Gestionar los usuarios y la actividad de unidades compartidas

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus, Organizaciones sin Ánimo de Lucro, G Suite Business y Essentials.  Comparar ediciones

Como administrador, puedes gestionar la configuración y los miembros de las unidades compartidas de tu organización. Puedes permitir que los usuarios creen unidades compartidas en unidades organizativas específicas (por ejemplo, en la unidad de un departamento de ventas o de una oficina regional).

Antes de empezar, activa Drive

Antes de gestionar la creación, los miembros o el contenido de las unidades compartidas, comprueba que Google Drive está activado en tu organización.

Las unidades compartidas heredan las opciones para compartir de Google Drive que hay definidas en el nivel organizativo superior. Por ejemplo, si la unidad organizativa del usuario tiene desactivado el uso compartido con usuarios externos, pero en el nivel organizativo superior está activado, ese usuario puede compartir documentos en unidades compartidas con personas ajenas a tu empresa o centro educativo.

Permitir que los usuarios creen unidades compartidas

Al activar unidades compartidas, puedes permitir que los usuarios las creen en determinadas unidades organizativas (por ejemplo, en la unidad de un departamento de ventas o de una oficina regional). Aunque la opción para que los usuarios de una unidad organizativa puedan crear unidades compartidas esté desactivada, las personas de dentro y fuera de tu organización o centro educativo pueden seguir añadiendo estos usuarios a sus unidades compartidas.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Comprueba que tu organización tiene activado Drive.
  4. Haz clic en Configuración para compartir.
  5. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria.
  6. Haz clic en Crear unidades compartidas y elige una opción:
    • Para permitir que los usuarios creen unidades compartidas, desmarca la casilla Impedir que los usuarios de tu organización creen unidades compartidas
    • Si no quieres que los usuarios puedan crear unidades compartidas, marca la casilla Impedir que los usuarios de tu organización creen unidades compartidas.
  7. Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes Heredar o Anular una unidad organizativa principal, o bien elegir la opción Sin definir para un grupo.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Gestionar los miembros y el contenido de unidades compartidas

Aunque desactives la creación de unidades compartidas para usuarios, las personas de dentro y fuera de tu empresa o centro educativo aún podrán añadirlos a unidades compartidas.

Nota: Si quitas todos los miembros de una unidad compartida, esa unidad seguirá existiendo, pero no se podrá acceder a ella. Para restaurar el acceso a los archivos de una unidad compartida, añade miembros a esa unidad.

Gestionar los miembros y ver el espacio utilizado de las unidades compartidas

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Comprueba que tu organización tiene activado Drive.
  4. Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
    Fíjate en los datos que aparecen en la columna Almacenamiento usado. Más información sobre los límites de las unidades compartidas
  5. (Opcional) Para seleccionar una opción de filtro, haz clic en Añadir un filtro.
  6. Coloca el cursor sobre una unidad compartida y haz clic en Gestionar miembros.
  7. (Opcional) Para cambiar el nivel de acceso de un usuario o quitar al usuario de la unidad compartida, haz clic en la flecha hacia abajo "" que hay junto al usuario y elige una opción.

    Nota: Si quitas todos los miembros de una unidad compartida, esa unidad seguirá existiendo, pero no se podrá acceder a ella. Para restaurar el acceso a los archivos de una unidad compartida, añade miembros a esa unidad.

  8. (Opcional) Para añadir miembros, sigue estos pasos:
    1. En la parte superior, haz clic en Añadir personas y grupos e introduce los nombres o las direcciones de correo electrónico de las personas o los grupos que quieras añadir.

      Consejo: Cuando añadas varios miembros, con Grupos de Google puedes asegurarte de que no superas los límites de la unidad.

    2. Define un nivel de acceso y escribe un mensaje:
      • Haz clic en la flecha hacia abajo "" y elige una opción de acceso. De forma predeterminada, los miembros pueden subir, editar y eliminar archivos, así como invitar a otros miembros.
      • En el campo Mensaje, introduce el mensaje personalizado que aparecerá en el correo electrónico de notificación.
      • Si no quieres que los nuevos miembros reciban un mensaje de bienvenida con un enlace para abrir la unidad compartida, desmarca la casilla Notificar a los usuarios.
    3. Haz clic en Enviar.

Gestionar quién puede mover contenido

Puedes permitir que los editores de archivos de tu organización muevan contenido a unidades compartidas, así como mover tú mismo carpetas y archivos de Google Drive de tu organización a este tipo de unidades. Consulta más información en el artículo Mover contenido a unidades compartidas.

Consultar la actividad de unidades compartidas

Puedes ver qué hacen los usuarios con los archivos. También puedes revisar cuándo se han cambiado los ajustes o los miembros de una unidad compartida. Para obtener más información, consulta el artículo Registro de auditoría de Drive.

Gestionar los archivos de unidades compartidas con Google Vault

Si tienes al menos una licencia activa en una edición compatible con Google Vault, puedes buscar, exportar y definir políticas de conservación y retenciones por motivos legales en archivos de las unidades compartidas de tu organización mediante Vault. 

Temas relacionados

Prevención de la pérdida de datos en unidades compartidas

Si tienes al menos una licencia activa de Enterprise o Essentials (con el dominio verificado), puedes asignar reglas de prevención de la pérdida de datos (DLP) en el nivel organizativo superior para proteger todas las unidades compartidas de tu organización.

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