Gestionar políticas de datos de unidades compartidas concretas

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; G Suite Business; Essentials.  Comparar ediciones

Como administrador, puedes controlar las políticas de tu organización sobre archivos de Google Drive, incluidos los archivos de unidades compartidas. De forma predeterminada, las unidades compartidas se asignan a la unidad organizativa superior, y las políticas que definas se aplicarán a todas las unidades compartidas. Sin embargo, también puedes asignar unidades compartidas a unidades organizativas secundarias para que las políticas que tengan aplicadas se apliquen a las unidades compartidas que se les han asignado. También puedes definir la unidad organizativa predeterminada en la que se crean las unidades compartidas.

Ventajas de asignar unidades compartidas a unidades organizativas

Al asignar unidades compartidas a unidades organizativas, tienes un control más detallado sobre la seguridad, el almacenamiento y las opciones para compartir datos. Por ejemplo:

• Si en las opciones para compartir de Drive de tu unidad organizativa principal no puedes compartir contenido con usuarios externos ni mover contenido a ubicaciones de Drive externas, pero sí lo haces con unidades organizativas secundarias que colaboren con personas externas, puedes asignar lo que sea necesario a esas unidades organizativas secundarias. De esta forma, esos equipos podrán usar las unidades compartidas de forma eficaz y la política general seguirá siendo más restrictiva.
• Si quieres que las reglas de protección de datos de una unidad organizativa se apliquen a determinadas unidades compartidas, puedes asignarlas a esa unidad organizativa para que se apliquen las mismas reglas de protección de datos.
• Si defines políticas de la región de datos en unidades organizativas concretas y quieres que esas políticas se apliquen a datos de unidades compartidas que se utilicen en ellas, puedes asignar las unidades compartidas a esa unidad organizativa. De esta forma, los datos de esas unidades compartidas seguirán las políticas de la región de datos.
• Si quieres definir diferentes límites de almacenamiento en unidades compartidas según la unidad organizativa, puedes asignar unidades compartidas a unidades organizativas y, a continuación, establecer límites de almacenamiento para cada una.

Asignar unidades compartidas a unidades organizativas

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
3. Haz clic en Gestionar unidades compartidas.
4. Busca una o varias unidades compartidas que quieras mover.
   • Para ordenarlas por la cantidad de almacenamiento utilizado, haz clic en el encabezado de la columna Almacenamiento usado.
   • Para filtrar la lista, haz clic en Añadir un filtro. Puedes filtrar por Nombre de la unidad compartida, Estado, Fecha de creación, No hay ningún miembro y No hay ningún administrador.
   • Para buscar unidades compartidas en unidades organizativas concretas, en la parte izquierda, haz clic en Unidades organizativas seleccionadas. Indica las unidades organizativas en las que quieres buscar unidades compartidas.
5. Para mover una única unidad compartida, haz clic en MásCambiar unidad organizativa. Para mover varias unidades compartidas a la vez, marca la casilla situada junto a cada unidad compartida y, a continuación, en la parte superior, haz clic en Cambiar unidad organizativa.
6. Selecciona la unidad organizativa a la que quieras mover las unidades compartidas y haz clic en Continuar.
7. Haz clic en Mover.

Definir la unidad organizativa predeterminada de las nuevas unidades compartidas

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2. En la consola de administración, ve a Menú  AplicacionesGoogle WorkspaceDrive y Documentos.
3. Haz clic en Opciones para compartir.
4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria.
5. Haz clic en Crear unidades compartidas.
6. En Unidad organizativa de las nuevas unidades compartidas, selecciona la unidad organizativa a la que quieres asignar las unidades compartidas.
7. Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa secundaria, es posible que tengas la opción de Heredar o Anular la configuración de su unidad organizativa principal.