Как настроить общие диски для организации

Эта функция доступна в версиях Business Standard, Business Plus, Enterprise Standard и Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade и Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials и Enterprise Essentials Plus, Nonprofits и G Suite Business. Сравнение версий

Клиенты Business Starter получат доступ к некоторым функциям общих дисков позднее в 2024 году. Вы сможете создавать общие диски, а также добавлять участников, файлы и папки. Однако для использования настроек безопасности администратора, общего доступа и параметров пользователей для общих дисков нужна версия Business Standard или выше.

Если вам нужно создать общий диск, ознакомьтесь со статьей Возможности общих дисков.

Как администратор, вы можете управлять тем, каким образом пользователи в организации могут создавать и использовать общие диски для совместной работы в Google Диске. Файлы на общих дисках принадлежат организации, а не отдельному человеку, поэтому они сохраняются даже в том случае, если владелец покинет организацию. Это помогает избежать потери данных.

Рекомендуйте пользователям размещать контент, который может понадобиться всем сотрудникам или команде, например планы проектов, результаты исследований или заметки к встречам команды, на общем диске, а личные документы, например заметки к личным встречам, результаты аттестации и планы служебного роста, – в разделе "Мой диск".

Содержание

Быстрое начало работы – если вы просто хотите создать общие диски и начать совместную работу. Вам не нужно перемещать много файлов или управлять общим доступом.
Расширенное управление – вам нужно перемещать много контента, не предоставляя доступ слишком большому числу пользователей.

Быстрое начало работы

Ознакомьтесь с информацией об общих дисках и рекомендациями по их эффективному использованию в статье Что такое общие диски?
Узнайте, как создавать общие диски и добавлять пользователей. Примечание: общие диски создаются на Google Диске, а не в консоли администратора.
Как добавить файлы и папки на общий диск.
(Необязательно) Определите, нужно ли ограничить общий доступ для внешних пользователей, посетителей или лиц, не являющихся пользователями диска, и настройте стандартные разрешения на предоставление доступа к общим дискам.

Расширенное управление общими дисками

Эти действия помогут вам понять и настроить параметры управления общими дисками.

Шаг 1. Ознакомьтесь с информацией об общих дисках и выясните потребности своей организации

Ознакомьтесь с информацией об общих дисках и рекомендациями по их эффективному использованию в статье Что такое общие диски?
Узнайте, что такое контроль доступа к общим дискам.
Доступом к файлам и папкам на общих дисках можно управлять двумя способами: 1) уровни доступа пользователей; 2) ограничения совместного доступа к файлам и папкам.
1. Уровни доступа. Узнайте, какие уровни доступа к общим дискам могут быть у пользователей. Они варьируются от возможности просмотра контента общего диска (пользователь с правами просмотра) до возможности управления пользователями и удаления общего диска (менеджер).
2. Доступ к файлам и папкам на общих дисках можно настроить несколькими способами:
  - Настройки доступа к Диску для организационного подразделения, которому назначен общий диск (по умолчанию это организационное подразделение верхнего уровня).
  - Настройки доступа к общим дискам по умолчанию, которые устанавливаются в консоли администратора.
  - Настройки доступа для отдельных общих дисков, которые устанавливают менеджеры.
  Важные примечания:
  - При переносе файлов на общие диски пользователи, которым был предоставлен доступ к файлу, могут его потерять. Настройки доступа к общему диску могут переопределить предоставленный доступ к файлу. Например, если внешнему пользователю был предоставлен доступ к файлу, но для общего диска внешний доступ запрещен, этот пользователь потеряет доступ к файлу.
  - Если у некоторых пользователей в организации есть лицензии без поддержки общих дисков, например Frontline или Cloud Identity Premium, рассмотрите, как эти пользователи могут получить доступ к контенту на общих дисках.
  - Чтобы разрешить делиться файлами и папками с теми, у кого нет аккаунта Google, вы можете включить гостевой доступ.
Запланируйте, как вы будете перемещать контент на общие диски.
- Если вам нужно перенести на общие диски большое количество файлов и папок, ознакомьтесь с ограничениями общих дисков и рекомендациями по переносу большого количества файлов на Google Диск.
- Чтобы сохранить структуру папок из Моего диска, администраторы и пользователи с правами менеджера могут перенести папки, которые принадлежат им или находятся в общем доступе, на общий диск. В противном случае пользователи общего диска с правами участника или выше смогут создавать папки и добавлять файлы.

Шаг 2. Установите разрешения, а также настройки доступа и хранения данных для общих дисков

Укажите, кто может создавать общие диски.
В версиях Google Workspace Business и Enterprise все пользователи по умолчанию могут создавать общие диски. Для пользователей Google Workspace for Education создание общих дисков по умолчанию отключено. Вы можете разрешить или запретить создание общих дисков в зависимости от организационного подразделения.
Установите настройки доступа по умолчанию для общих дисков.
- Укажите, можно ли предоставлять общий доступ к контенту общего диска внешним пользователям или людям, не являющимся пользователями общего диска.
- Укажите, могут ли пользователи с правом на чтение или комментирование скачивать, распечатывать и копировать файлы на общем диске.
- Укажите, могут ли пользователи общего диска с правами менеджерапереопределять стандартные настройки общего доступа.
Выберите организационное подразделение, которому назначаются новые общие диски.
По умолчанию они назначаются организационному подразделению верхнего уровня и применяются правила в отношении данных на Диске. Для более точного контроля вы можете выбрать организационное подразделение создателя диска или любое другое.
Если в вашей организации действуют правила защиты от потери данных (DLP) для Диска, проверьте их и убедитесь, что они подходят для файлов на общих дисках. Правила DLP для Диска применяются к файлам на общих дисках для каждого отдельного организационного подразделения. Узнайте больше о DLP и о том, как назначать общие диски организационным подразделениям.
Если в вашей организации для хранения файлов на Google Диске используется Google Сейф, установите правила хранения для файлов на общих дисках.
Укажите, кто может переносить файлы на общие диски.

Шаг 3. При необходимости создайте общие диски и перенесите файлы

Вы можете создавать общие диски в качестве администратора в следующих ситуациях:

Если вы решили предоставить права на создание общих дисков и перенос файлов только администраторам (в том числе себе) и нужно настроить общие диски для пользователей.
Если ваша организация только начинает использовать общие диски и хочет создать структуру для широко используемых общих дисков.

Узнайте, как создавать общие диски, добавлять пользователей и настраивать их уровень доступа. Вы можете добавлять пользователей в консоли администратора, а если являетесь менеджером общего диска, то и на странице drive.google.com.

Важно! Пока вы не добавите пользователей в общий диск, доступ к файлам будет только у тех, с кем ими поделились напрямую.

Шаг 4. Обучите пользователей

Чтобы ваши сотрудники использовали общие диски максимально эффективно, поделитесь с ними следующими ресурсами:

Доступ для пользователей с лицензиями, которые не поддерживают общие диски

Возможность пользователей Frontline Starter и Frontline Standard, Business Starter, G Suite Basic, Cloud Identity Premium и Cloud Identity Free управлять файлами на общих дисках зависит от того, где размещены эти диски: в домене организации или за его пределами.

Внутренние общие диски

Этих сотрудников можно сделать пользователями общих дисков, но только с правами читателя. Однако, если доступ к файлу на общем диске предоставляется напрямую, им также можно разрешить комментировать или изменять его. Таким сотрудникам запрещено загружать файлы на общий диск даже при наличии прав его пользователя.

Внешние общие диски

Этих сотрудников можно сделать пользователями общих дисков с любым уровнем доступа, в том числе с правами менеджера.

Эта информация оказалась полезной?

Как можно улучшить эту статью?