Integrar o Gmail a uma solução de arquivamento de terceiros

Este recurso só está disponível no G Suite Enterprise e no G Suite Enterprise for Education. Para usá-lo na sua conta do G Suite para agências governamentais, você precisa fazer upgrade para o G Suite Enterprise. Para detalhes, entre em contato com seu revendedor ou representante de vendas.

Como administrador do G Suite, você pode configurar uma solução de arquivamento de terceiros para arquivar mensagens de diário do Gmail. Essa solução pode ser útil para:

  • obedecer aos requisitos do e-mail, como a SEC Rule 17a-4;
  • continuar usando uma solução de arquivamento de terceiros;
  • permitir que os usuários acessem arquivos.

Como a integração funciona

Para integrar o Gmail a uma solução de arquivamento de terceiros, você especifica um endereço de e-mail para o qual as mensagens de diário serão encaminhadas. Se você especificar mais de um endereço de e-mail, as mensagens de diário serão enviadas para todos os endereços de e-mail.

Configurar uma solução de arquivamento de terceiros

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin Console, acesse AppseG SuiteeGmaileConfigurações avançadas.

    Dica: para ver "Configurações avançadas", role até a parte inferior da página do Gmail.

  3. (Opcional) No lado esquerdo, selecione uma organização.
  4. Em Roteamento, role até Arquivamento de e-mails de terceiros ou digite Arquivamento de e-mails de terceiros no campo de pesquisa.
  5. Digite o endereço de e-mail para onde você quer enviar mensagens de diário.
  6. Clique em Adicionar configuração.
  7. Na parte inferior, clique em Salvar.

Como as mensagens são gerenciadas

Versões das mensagens que são registradas em diário

Importante: as mensagens registradas em diário também estão sujeitas às políticas do Gmail que rejeitam mensagem com possíveis vírus e softwares maliciosos. Veja mais informações em Tipos de arquivo bloqueados no Gmail.

  • Mensagens recebidas: a versão da mensagem recebida pelo usuário é a versão registrada em diário. Por exemplo, se uma política de compliance do conteúdo for acionada e remover o anexo, a cópia do diário não terá o anexo.
  • Mensagens enviadas: a versão da mensagem enviada pelo usuário é registrada em diário. Por exemplo, se uma política de compliance do conteúdo for acionada e remover o anexo, a cópia do diário mantém o anexo.
  • Mensagens internas: mensagens enviadas no seu domínio, por exemplo, uma mensagem recebida pelo destinatário e uma mensagem enviada pelo remetente.

Mensagens enviadas para quarentenas de administrador

  • Mensagens recebidas: se uma mensagem recebida for enviada para quarentenas de administrador, a cópia do diário só será enviada depois que a mensagem for liberada da quarentena. Se uma mensagem colocada em quarentena for recusada, o usuário nunca verá a mensagem, e ela não será arquivada. 
  • Mensagens enviadas: se uma mensagem enviada for colocada em quarentenas de administrador, uma cópia do diário será enviada quando o usuário clicar em Enviar, independentemente de a mensagem estar em quarentena.

Mensagens com vários destinatários

Às vezes, quando uma mensagem é enviada para vários destinatários, um grupo pode receber uma versão diferente da mensagem devido a políticas de compliance ou roteamento. 

  • Mensagens recebidas: uma cópia do diário separada com a versão relevante da mensagem será enviada para cada destinatário. Para determinar se vários destinatários receberam a mesma mensagem, a solução de arquivamento deve usar lógica que elimine a duplicação. 
  • Mensagens enviadas: a cópia enviada pelo remetente é registrada em diário.
  • Mensagens internas: os destinatários internos permanecerão na mensagem. Embora alguns destinatários internos não recebam a mensagem devido a políticas de compliance do conteúdo ou outras políticas, a entrega para alguns ou todos os destinatários será registrada.

Mensagens com destinatários não reconhecidos

Os diários não são enviados para mensagens recebidas de destinatários não reconhecidos. Para fazer um registro em diário para um determinado usuário, o usuário precisa estar registrado. 

Mecanismo de repetição para códigos de falha SMTP

Se uma mensagem não for enviada para o endereço do diário e o host SMTP retornar um erro temporário (4xx), o Gmail tentará reenviar a mensagem por oito dias. Se o host SMTP retornar um erro permanente (5xx), o Gmail não tentará reenviar a mensagem. 

Considerações sobre segurança

Recomendamos que você configure o arquivamento de terceiros para rejeitar mensagens que não sejam assinadas pelo SPF e pelo DKIM. O Google usa a assinatura do DKIM de duas formas:

  • chave do Google em nome do cliente (se o cliente não tiver configurado)
  • chave de cliente

O sistema de registro em diário é responsável por assegurar a conexão com o Google.

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