Artikel ini ditujukan bagi admin Google Workspace yang ingin menyiapkan delegasi Gmail untuk organisasi. Untuk menambahkan delegasi ke akun Gmail Anda, buka Mendelegasikan dan berkolaborasi di email.
Sebagai administrator organisasi (misalnya, kantor atau sekolah), Anda dapat mengontrol apakah pengguna dapat mendelegasikan akses ke akun Gmail mereka. Anda dapat mengizinkan semua orang untuk mendelegasikan akun mereka. Atau, hanya izinkan orang di departemen tertentu menyiapkan delegasi. Misalnya, Anda dapat:
- Menambahkan asisten administratif sebagai delegasi di akun Gmail Anda agar dia dapat membaca dan mengirim email atas nama Anda.
- Menambahkan grup, misalnya departemen penjualan, di Google Grup sebagai delegasi untuk memberi semua orang akses ke satu akun Gmail.
Pengguna hanya dapat mendelegasikan akses ke pengguna lain di organisasi yang sama, apa pun domain atau unit organisasi mereka.
Batas & pembatasan delegasi
- Opsi Izinkan pengguna memberikan akses kotak surat mereka ke grup Google: Untuk menggunakan opsi ini, opsi ini harus diaktifkan untuk OU akun yang didelegasikan dan untuk OU setiap anggota grup. Anggota grup yang berada di OU yang tidak mengaktifkan opsi ini tidak dapat mengakses akun yang didelegasikan.
- Dalam penggunaan normal, 40 pengguna yang didelegasikan dapat mengakses akun Gmail secara bersamaan. Penggunaan di atas rata-rata oleh satu atau beberapa delegasi dapat mengurangi jumlah ini.
- Proses otomatis yang sering mengakses Gmail juga dapat mengurangi jumlah delegasi yang dapat mengakses akun secara bersamaan. Proses ini mencakup API atau ekstensi browser yang sering mengakses Gmail.
- Satu akun Gmail mendukung hingga 1.000 delegasi unik. Sebuah grup di Google Grup dihitung sebagai satu delegasi sehingga mengurangi batas yang tersedia.
- Pelengkapan otomatis tidak tersedia bagi pengguna yang didelegasikan saat menggunakan kotak penelusuran Gmail di akun yang didelegasikan.
- Delegasi tidak meningkatkan batas untuk akun Gmail. Akun Gmail dengan pengguna yang didelegasikan memiliki batas dan kebijakan akun Gmail standar. Untuk mengetahui detailnya, buka Batas dan kebijakan Gmail.
Mengaktifkan delegasi Gmail untuk pengguna
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Aplikasi
Google Workspace
- Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan.
- Klik Delegasi email.
- Centang kotak Izinkan pengguna mendelegasikan akses ke kotak surat mereka kepada pengguna lain di domain.
- (Opsional) Untuk mengizinkan pengguna menentukan informasi pengirim apa saja yang akan disertakan dalam pesan yang didelegasikan dan dikirim dari akun mereka, centang kotak Izinkan pengguna menyesuaikan setelan ini.
- Pilih salah satu opsi untuk informasi pengirim default yang akan disertakan dalam pesan yang dikirim oleh delegasi:
- Tampilkan pemilik akun dan delegasi yang mengirim email—Pesan menyertakan alamat email pemilik akun Gmail dan delegasi.
- Tampilkan pemilik akun saja—Pesan menyertakan alamat email pemilik akun Gmail saja. Alamat email delegasi tidak disertakan.
- (Opsional) Untuk mengizinkan pengguna menambahkan grup di Google Grup sebagai delegasi, centang kotak Izinkan pengguna memberikan akses kotak surat mereka ke grup Google.
- Klik Simpan. Jika mengonfigurasi unit organisasi turunan, Anda mungkin dapat Mewarisi atau Mengganti setelan unit organisasi induk.
- (Opsional) Untuk mengaktifkan delegasi Gmail bagi unit organisasi lainnya, ulangi langkah 3—9.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
Meminta pengguna menyiapkan delegasi untuk akun mereka
Setelah Anda mengaktifkan delegasi, pengguna dapat membuka setelan Gmail mereka untuk menetapkan delegasi. Kemudian, delegasi dapat membaca, mengirim, dan menerima pesan atas nama pengguna.
Untuk mengetahui detailnya, arahkan pengguna ke Mendelegasikan dan berkolaborasi di email.
Menonaktifkan delegasi Gmail
Langkah ini akan menonaktifkan delegasi Gmail untuk pengguna di organisasi Anda. Untuk menghapus delegasi dari akun Anda, buka di sini .
Saat Anda menonaktifkan delegasi, semua hubungan delegasi di organisasi Anda akan dinonaktifkan, tetapi tidak dihapus. Jika Anda mengaktifkan kembali delegasi, hubungan delegasi lama akan segera diaktifkan kembali.
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
- Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan.
- Klik Delegasi email.
- Hapus centang kotak Izinkan pengguna mendelegasikan akses ke kotak surat mereka kepada pengguna lain di domain.
- Klik Simpan. Jika mengonfigurasi unit organisasi turunan, Anda mungkin dapat Mewarisi atau Mengganti setelan unit organisasi induk.
- (Opsional) Untuk menonaktifkan delegasi Gmail bagi unit organisasi lainnya, ulangi langkah 3–6.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
Mengelola delegasi di seluruh organisasi Anda
Developer di organisasi besar dapat menggunakan Gmail API untuk mengelola delegasi di akun mana pun di organisasi mereka (memerlukan pengetahuan pemrograman). Untuk mengetahui detailnya, buka Mengelola Delegasi.
