Hantera teamenheter

Den här funktionen är tillgänglig med utgåvorna G Suite Business, Education, Enterprise och Drive Enterprise. Jämför utgåvor

Googles teamenheter är delade utrymmen där team kan lagra filer enkelt och säkert och få tillgång till dem på alla enheter.  

Filer på teamenheter tillhör ett team i stället för en enskild person. Även om medlemmar slutar finns filerna kvar så att ditt team kan fortsätta dela information och uppgifter.

Obs! Teamenheter är aktiverade som standard för nya G Suite-konton. Om din organisation registrerade ett G Suite-konto före juli 2017 kan du behöva aktivera teamenheter för domänen eller specifika organisationsenheter. Läs mer.

Vad kan du göra med teamenheter?

Med teamenheter kan du dela information och jobb genom att skapa en teamenhet för ett projekt eller team. 

Funktion Beskrivning
Hitta filer när en anställd har slutat  Filerna ägs av ett team och en organisation, inte av en enskild person. Filerna finns kvar på teamenheten när en anställd slutar i organisationen och personens konton tas bort.
Förbättrade delningsregler Alla medlemmar på en teamenhet ser samma innehåll.
Synlighet för innehåll När en användare läggs till i en Google-grupp läggs personen automatiskt till i alla teamenheter som gruppen ingår i.
Dela teamenheter med externa användare

Du kan lägga till externa användare på en teamenhet.

  • Teamenheten visas på den externa användarens Google Drive.
  • Allt arbete som en extern användare bidrar med (exempelvis redigeringar inom en fil, nya filer som skapas, uppladdade filer) överförs till och ägs av domänen som skapade teamenheten.
  • Den externa användaren måste ha ett Google-konto och vara inloggad på Drive. 

Tips! Som G Suite-administratör kan du även begränsa personer utanför organisationen från att komma åt filer. Läs mer.

Synkronisera innehåll på datorn Användarna kan få tillgång till sina teamenheter på datorn med Drive Direktsynk

Jämförelse av Min enhet och Teamenheter

  Teamenhet Min enhet
Vilka typer av filer kan läggas till? Alla filtyper* Alla filtyper
Vem äger filer och mappar?  Teamet Personen som skapade filen eller mappen
Kan jag flytta filer och mappar?

Användarna kan bara flytta filer. 

Administratörer kan flytta mappar.

Ja
Kan jag synkronisera filer med datorn? 

Det beror på vilken synkroniseringslösning/0} du använder:

  • Drive Direktsynk: Ja
  • Säkerhetskopiering och synkronisering: Nej
Ja
Delning Samma filer visas för alla användare i teamet. Olika filer i en mapp kanske visas för olika användare, beroende på användarens åtkomst till enskilda filer.
Hur länge finns borttagna filer kvar i papperskorgen?
  • Varje teamenhet har en egen papperskorg. 
  • Filer och mappar i papperskorgen raderas permanent efter 30 dagar. 
  • Medlemmar kan radera specifika filer tidigare.
Filer och mappar i papperskorgen finns kvar där tills en användare väljer Radera permanent.
Kan jag återställa filer? Ja, om du har redigeringsåtkomst eller fullständig åtkomst. Ja, om du har skapat dem.

* Förutom Google Maps.

Få ut mesta möjliga av teamenheter

Som G Suite-kund kan du ta del av de många fördelarna med teamenheter jämfört med Min enhet. Fundera på hur du vill organisera din data när du väljer vilket alternativ du vill använda i organisationen.
Rekommenderade metoder
  • Dela innehåll på ett ansvarsfullt sätt – Använd teamenheter när du vill dela material som är avsett att användas av andra. Behåll personliga och privata filer på Min enhet.
  • Underlätta samarbete – Skapa en teamenhet för varje projekt och ge alla teammedlemmar den högsta åtkomstnivån (exempelvis fullständig åtkomst).
  • Öka teamenheters synlighet och deras användning – Utbilda chefer och medarbetare i hur teamenheter ska användas. 
  • Ordna innehåll – Hjälp användare att flytta allt sitt innehåll från Min enhet till teamenheter. 
  • Migrera innehåll så snart som möjligt – Be användare att börja migrera aktiva projekt eller teamdokument om de har ont om resurser eller tid. 
  • Dela innehåll på teamenheter:
    • När användare läggs till på en teamenhet har de tillgång till allt på den teamenheten. Du kan inte begränsa åtkomsten till undermappar. När en annan behörighet krävs skapar du en ny teamenhet istället.  
    • Användarna kan flytta filer de äger från Min enhet till en teamenhet. Om filen ägs av någon annan ber du personen att flytta den.
    • Enskilda filer inom en teamenhet kan delas direkt med personer som inte är medlemmar på teamenheten. När detta händer visas filen i Delas med mig och andra vyer för användaren, men kan inte läggas till på Min enhet eller på en annan teamenhet.
    • Styr delningen av innehåll på teamenheter.

När ska jag skapa en ny teamenhet?

Om användarna i din organisation frågar dig när de ska skapa teamenheter, bör du tänka på följande: 

  1. Är filerna av intresse för de flesta/alla medlemmar i ett visst projektteam?
  2. Har filerna ett gemensamt tema?

Om svaret på båda frågorna är ”ja” är det en god idé att skapa en ny teamenhet. 

Om filerna ska användas för många olika projekt skapar du flera teamenheter. När antalet projekt och team ökar kan det bli svårt att hitta och hantera innehåll.

Då bör du omorganisera en teamenhet

Om användarna får svårt att använda en teamenhet över tid måste du kanske organisera om innehållet. Här är några varningstecken på att detta kan vara nödvändigt. 
Villkor Beskrivning
För många filer på rotnivå

Om en teamenhet har många filer på rotnivå kan det bero på något av följande problem:

  • Syftet med teamenheten är otydligt, den används som en samlingsplats för alla möjliga filer från flera olika projekt.
  • Medlemslistan för teamenheten är för lång – för många projektteam/organisationer har lagts till som medlemmar.

Teamenheten bör organiseras om till flera teamenheter för enskilda projekt och funktionella (eller tvärfunktionella) team. 

Försök att koppla mappar till projekt

Dina användare kan testa att skapa en teamenhet för att representera en portfölj av projekt eller program och sedan skapa enskilda mappar för varje projekt. De kan be dig att ange olika åtkomstbehörighet för varje mapp på en teamenhet. Detta kan vara ett tecken på att en teamenhet har för många medlemmar. 

Varje mapp i detta scenario ska organiseras om till en enskild teamenhet.

Obs! För att göra sådan omorganisation lättare kan G Suite-teamet komma att undersöka möjligheterna att lägga till effektivare funktioner för organisation av ett stort antal teamenheter. 

Team som diskuterar hur mappar eller filer ska ordnas

Om flera team har långa diskussioner kring hur filer och mappar på en teamenhet ska organiseras kan det vara ett tecken på att det finns för många projekt och team på en teamenhet. En sådan teamenhet ska organiseras om i 2–3 nya:

  • En teamenhet som enbart innehåller det delade innehållet och som representerar ett tvärfunktionellt projektteam
  • En (eller flera) teamenheter för det specifika innehållet i vart och ett av de funktionella teamen
Inkludera enbart gruppinnehåll på en teamenhet Användarna bör undvika att lägga till sitt personliga innehåll eller personliga anteckningar på en teamenhet. Teamenheter är avsedda för delat projektmaterial som är av intresse för ett helt team eller en hel grupp. 
Vilka ska vara medlemmar på en teamenhet?

Undvik att lägga till en hel organisation på en teamenhet om inte innehållet har tydlig fokusering. 

Exempelvis kan en teamenhet med information om löneförmåner i USA vara bra för medarbetare på ett företag med bas i USA. Att skapa en enskild teamenhet för hela företaget och sedan lägga till en mapp med namnet Löneförmåner i USA kan leda till problem vid organisering och sökningar på teamenheten.

Relaterade ämnen

Var den här artikeln till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?