Hantera delade enheter

Den här funktionen är tillgänglig med utgåvorna G Suite Business, Education, Enterprise och Drive Enterprise. Jämför utgåvor

Googles delade enheter är delade utrymmen där team kan lagra filer enkelt och säkert och få tillgång till dem på alla enheter.  

Filer på delade enheter tillhör ett team i stället för en enskild person. Även om medlemmar slutar finns filerna kvar så att ditt team kan fortsätta dela information och uppgifter.

Obs! Delade enheter är aktiverade som standard för nya G Suite-konton. Om organisationen registrerade dig för ett G Suite-konto före juli 2017 kan du behöva aktivera delade enheter för domänen eller för enskilda organisationsenheter. Läs mer

Vad kan du göra med delade enheter?

Med delade enheter kan du dela information och jobb genom att skapa en teamenhet för ett projekt eller team. 

Funktion Beskrivning
Hitta filer när en anställd har slutat  Filerna ägs av ett team och en organisation, inte av en enskild person. Filerna finns kvar på delade enheter när en anställd slutar i organisationen och personens konton tas bort.
Förbättrade delningsregler Alla medlemmar på en delad enhet ser samma innehåll.
Synlighet för innehåll När en användare läggs till i en Google-grupp läggs personen automatiskt till i alla delade enheter som gruppen ingår i.
Lägg till externa användare på delade enheter

Du kan lägga till externa användare på en delad enhet.

  • Den delade enheten visas på den externa användarens Google Drive.
  • Allt arbete som en extern användare bidrar med (exempelvis redigeringar inom en fil, nya filer som skapas, uppladdade filer) överförs till och ägs av domänen som skapade den delade enheten.
  • Den externa användaren måste ha ett Google-konto och vara inloggad på Drive. 

Tips! Som G Suite-administratör kan du även begränsa personer utanför organisationen från att komma åt filer. Läs mer.

Synkronisera innehåll på datorn Användare kan få åtkomst till sina delade enheter på datorn med Drive Direktsynk

Jämförelse av Min enhet och delade enheter

  Delade enheter Min enhet
Vilka typer av filer kan läggas till? Alla filtyper* Alla filtyper
Vem äger filer och mappar?  Teamet Personen som skapade filen eller mappen
Kan jag flytta filer och mappar?

Användarna kan bara flytta filer. 

Administratörer kan flytta mappar.

Ja
Kan jag synkronisera filer med datorn? 

Det beror på vilken synkroniseringslösning/0} du använder:

  • Drive Direktsynk: Ja
  • Säkerhetskopiering och synkronisering: Nej
Ja
Delning Samma filer visas för alla användare i teamet. Olika filer i en mapp kanske visas för olika användare, beroende på användarens åtkomst till enskilda filer.
Hur länge finns borttagna filer kvar i papperskorgen?
  • Varje delad enhet har en egen papperskorg. 
  • Filer och mappar i papperskorgen raderas permanent efter 30 dagar. 
  • Medlemmar kan radera specifika filer tidigare.
Filer och mappar i papperskorgen finns kvar där tills en användare väljer Radera permanent.
Kan jag återställa filer? Ja, om du har redigeringsåtkomst eller fullständig åtkomst. Ja, om du har skapat dem.

* Förutom Google Maps.

Få ut mesta möjliga av delade enheter

Som G Suite-kund kan du ta del av de många fördelarna med delade enheter jämfört med Min enhet. Fundera på hur du vill organisera dina uppgifter när du bestämmer vilken alternativ som ska användas i din organisation.
Rekommenderade metoder
  • Dela innehåll på ett ansvarsfullt sätt – använd delade enheter för att dela innehåll som är avsett för offentlig visning. Behåll personliga och privata filer på Min enhet.
  • Underlätta samarbetet – skapa en delad enhet för varje projekt och ge alla teammedlemmar den högsta åtkomstnivån (exempelvis fullständig åtkomst).
  • Öka användningen av och synligheten för delade enheter – utbilda chefer och medarbetare om användningen av delade enheter. 
  • Organisera innehåll – hjälp användare att flytta allt innehåll från Min enhet till delade enheter. 
  • Migrera innehåll så snart som möjligt – be användare att börja migrera aktiva projekt eller teamdokument om de har ont om resurser eller tid. 
  • Dela innehåll på delade enheter:
    • När användare läggs till på en delad enhet får de åtkomst till allt på den delade enheten. Du kan inte begränsa åtkomsten till undermappar. När en annan behörighet krävs skapar du en ny delad enhet istället.  
    • Användarna kan flytta filer de äger från Min enhet till en delad enhet. Om filen ägs av någon annan ber du personen att flytta den.
    • Individuella filer på en delad enhet kan delas direkt med medlemmar på en enhet som inte delas. När detta händer visas filen i Delas med mig och andra vyer för användaren, men kan inte läggas till på Min enhet eller på en annan delad enhet.
    • Styr delningen av innehåll på delade enheter.

När ska jag skapa en ny delad enhet?

Tänk på följande om användare i din organisation frågar när de ska skapa delade enheter: 

  1. Är filerna av intresse för de flesta/alla medlemmar i ett visst projektteam?
  2. Har filerna ett gemensamt tema?

Om svaret på båda frågorna är ”ja” är det en god idé att skapa en ny delad enhet. 

Om filerna ska användas för många olika projekt skapar du flera delade enheter. När antalet projekt och team ökar kan det bli svårt att hitta och hantera innehåll.

Då bör du omorganisera en delad enhet

Om användarna får svårt att använda en delad enhet över tid måste du kanske organisera om innehållet. Här är några varningstecken på att detta kan vara nödvändigt. 
Villkor Beskrivning
För många filer på rotnivå

Om en delad enhet har många filer på rotnivå kan det bero på något av följande problem:

  • Syftet med den delade enheten är otydligt, den används som en samlingsplats för alla möjliga filer från flera olika projekt.
  • Medlemslistan för den delade enheten är för lång – för många projektteam/organisationer har lagts till som medlemmar.

Den delade enheten bör organiseras om till flera teamenheter för enskilda projekt och funktionella (eller tvärfunktionella) team. 

Försök att koppla mappar till projekt

Dina användare kan testa att skapa en delad enhet för att representera en portfölj av projekt eller program och sedan skapa enskilda mappar för varje projekt. De kan be dig att ange olika åtkomstbehörighet för varje mapp på en delad enhet. Detta kan vara ett tecken på att en delad enhet har för många medlemmar. 

Varje mapp i detta scenario ska organiseras om till en enskild delad enhet.

Obs! G Suite-teamet kan undersöka möjligheterna att erbjuda effektivare kontroller för organisation av större antal delade enheter i framtiden för att underlätta denna omorganisation. 

Team som diskuterar hur mappar eller filer ska ordnas

Om flera team har långa diskussioner kring hur filer och mappar på en delad enhet ska organiseras kan det vara ett tecken på att det finns för många projekt och team på en delad enhet. En sådan delad enhet ska organiseras om i 2–3 nya:

  • En delad enhet som enbart innehåller det delade innehållet och som representerar ett tvärfunktionellt projektteam
  • En (eller flera) delade enheter för det specifika innehållet i vart och ett av de funktionella teamen
Inkludera enbart gruppinnehåll på en delad enhet Användarna bör undvika att lägga till sitt personliga innehåll eller personliga anteckningar på en delad enhet. Delade enheter är avsedda för delat projektmaterial som är av intresse för ett helt team eller en hel grupp. 
Vilka ska vara medlemmar på en delad enhet?

Undvik att lägga till en hel organisation på en delad enhet om inte innehållet har tydlig fokusering. 

Exempelvis kan en delad enhet med information om löneförmåner i USA vara bra för medarbetare på ett företag med bas i USA. Att skapa en enskild delad enhet för hela företaget och sedan lägga till en mapp med namnet Löneförmåner i USA kan leda till problem vid organisering och sökningar på den delade enheten.

Relaterade ämnen

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?