공유 드라이브란 무엇인가요?

이 기능은 G Suite Business, Education, Enterprise, 기업용 드라이브 버전에서 사용할 수 있습니다. 버전 비교

Google 드라이브의 공유 드라이브를 사용하여 팀원과 함께 파일을 저장, 검색, 액세스할 수 있습니다. 공유 드라이브 파일은 개인이 아니라 팀에 속하게 되며, 팀원이 탈퇴해도 파일은 그 위치에 남아 어떤 기기에서든 어디서나 정보를 공유하고 작업할 수 있습니다.

참고: 조직에서 2017년 7월 이전에 G Suite 또는 기업용 드라이브 계정에 가입하거나 업그레이드한 경우 사용자에 대해 공유 드라이브를 사용 설정해야 할 수 있습니다. 자세한 내용은 공유 드라이브 사용자 및 활동 관리하기를 참고하세요.

공유 드라이브에 대하여

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공유 드라이브로 어떤 작업을 할 수 있나요?

공유 드라이브를 만들어 프로젝트나 팀에서 정보를 공유하고 작업할 수 있습니다. 

기능 설명
직원이 퇴사한 후 파일 찾기  공유 드라이브에 있는 파일은 개인이 아닌 조직 소유이므로 직원이 퇴사한 후 관리자가 퇴사한 직원의 계정을 삭제해도 공유 드라이브에 해당 파일이 남게 됩니다.
향상된 공유 규칙 공유 드라이브의 모든 멤버에게 동일한 콘텐츠가 표시됩니다.
콘텐츠 검색 가능 사용자를 Google 그룹스의 그룹에 추가하면 해당 그룹이 포함된 모든 공유 드라이브에도 사용자가 자동으로 추가됩니다.
공유 드라이브에 외부 사용자 추가 조직 외부의 사용자를 공유 드라이브에 추가할 수 있으며 다음이 적용됩니다.
  • 공유 드라이브가 외부 사용자의 Google 드라이브에 표시됩니다.
  • 외부 사용자가 참여하는 모든 작업(예: 파일 수정, 생성, 업로드 등)은 공유 드라이브를 만든 도메인으로 전송되며 해당 도메인의 소유가 됩니다.
  • 외부 사용자는 Google 계정을 가지고 있어야 하며 드라이브에 로그인한 상태여야 합니다.
데스크톱에서 콘텐츠 동기화 사용자는 드라이브 파일 스트림을 사용하여 자신의 컴퓨터에서 공유 드라이브에 액세스할 수 있습니다. 조직에 동기화를 설정하는 방법에 대한 자세한 내용은 드라이브 파일 스트림 배포하기를 참고하세요.
공유 드라이브와 내 드라이브 비교
  공유 드라이브 내 드라이브
추가할 수 있는 파일 형식 Google 지도 파일을 제외한 모든 파일 유형 모든 파일 유형
파일 및 폴더 소유자  내 조직 파일 또는 폴더를 만든 개인
파일 및 폴더 이동 가능 여부

사용자는 파일만 이동할 수 있습니다. 

관리자는 파일 및 폴더를 이동할 수 있습니다.

가능
컴퓨터에 파일 동기화 가능 여부 

드라이브 파일 스트림 사용 시: 가능

백업 및 동기화 사용 시: 불가능

가능
공유 작동 방식 모든 팀원에게 동일한 파일 목록이 표시됩니다. 개별 파일에 대한 사용자의 액세스 권한에 따라 같은 폴더에서 서로 다른 파일이 표시될 수도 있습니다.
삭제한 파일이 휴지통에 남아 있는 기간
  • 공유 드라이브마다 자체 휴지통이 있습니다. 
  • 휴지통에 있는 파일과 폴더는 30일이 지나면 완전삭제됩니다. 
  • 멤버는 특정 파일을 더 빨리 삭제할 수 있습니다.
사용자가 완전삭제를 선택할 때까지 파일과 폴더가 휴지통에 남아 있습니다.
파일 복원 가능 여부 가능. 관리자, 콘텐츠 관리자 또는 참여자 액세스 권한이 있으면 가능합니다. 가능(본인이 파일을 만든 경우)
공유 드라이브 최대한 활용하기

G Suite 관리자는 내 드라이브 또는 공유 드라이브 사용 여부를 결정할 때 조직의 데이터를 구조화하고 공유하는 방법을 고려해야 합니다. 다음 권장사항을 검토하세요.

  • 책임 있게 콘텐츠 공유: 공유 드라이브에는 대중에게 또는 조직에게 공개하려는 콘텐츠를 공유합니다. 개인 및 비공개 파일은 내 드라이브에 보관합니다.
  • 공동작업 개선: 각 프로젝트마다 공유 드라이브를 만들고 모든 팀원에게 가장 높은 액세스 수준을 부여합니다.
  • 공유 드라이브 활용도 및 가시성 향상: 관리자와 직원에게 공유 드라이브 사용 방법을 교육합니다. 
  • 콘텐츠 구조화: 사용자가 콘텐츠를 내 드라이브에서 공유 드라이브로 이동할 수 있도록 돕습니다. 
  • 공유 드라이브에서 콘텐츠 공유: 공유 드라이브에 추가된 사용자는 해당 공유 드라이브의 모든 항목에 액세스할 수 있습니다. 관리자는 하위 폴더에 대한 액세스를 제한할 수 없습니다. 사용자에게 다양한 수준의 권한이 필요한 경우에는 새 공유 드라이브를 만드세요.
  • 콘텐츠 이동: 사용자는 자신이 소유한 어떤 파일이든 내 드라이브에서 공유 드라이브로 이동할 수 있습니다. 공유 드라이브에 필요한 파일을 다른 사용자가 소유하고 있으면 파일 소유자에게 이동을 요청해야 합니다.
  • 공유 드라이브의 멤버가 아닌 사용자: 관리자와 사용자는 공유 드라이브에 있는 파일을 공유 드라이브의 멤버가 아닌 사용자와 공유할 수 있습니다. 파일을 공유하면 파일이 공유한 사용자의 '공유 문서함'과 다른 보기에는 표시되지만 해당 사용자의 '내 드라이브'나 다른 공유 드라이브에는 추가되지 않습니다.
공유 드라이브를 새로 만드는 것이 좋은 경우

조직의 사용자가 어떤 경우에 공유 드라이브를 만들어야 하는지 문의하면 다음을 생각해 보세요. 

  • 특정 프로젝트팀의 대부분 또는 모든 팀원이 관심 있는 파일인가?
  • 파일 주제가 일관적인가?

두 질문에 대한 답이 '예'라면 새 공유 드라이브를 만드는 것이 좋습니다. 

다양한 프로젝트와 관련된 여러 파일이 있다면 공유 드라이브를 여러 개 만드세요. 프로젝트 수와 팀 수가 늘어나면 단일 공유 드라이브에서 콘텐츠를 찾고 관리하기가 어려워질 수 있습니다.

공유 드라이브 구조를 변경해야 하는 경우
시간이 지남에 따라 사용자가 공유 드라이브 사용에 어려움을 겪는다면 콘텐츠를 재구성해야 할 필요가 있습니다. 다음은 이와 같은 작업이 필요함을 나타내는 몇 가지 징후입니다. 
상태 설명
루트 수준의 파일이 너무 많음

공유 드라이브에 루트 수준의 파일이 많으면 다음 문제 중 하나가 있을 수 있습니다.

  • 목적이 모호하며 여러 프로젝트에서 임의의 파일을 보관하는 용도로 공유 드라이브를 사용하고 있습니다.
  • 멤버십 목록이 지나치게 광범위하고 멤버로 지정된 프로젝트팀 또는 조직 단위가 너무 많습니다.

개별 프로젝트 및 업무팀(또는 협업팀)에 맞도록 공유 드라이브를 여러 공유 드라이브로 재구성해야 합니다.

프로젝트별 폴더 생성 시도

사용자가 다수의 프로젝트 또는 프로그램을 포함하는 포트폴리오로 공유 드라이브를 만든 다음, 그 아래 프로젝트별 개별 폴더를 만들고 싶어할 수 있습니다. 이들이 공유 드라이브에 폴더별로 액세스 권한을 다르게 설정하는 방법을 문의할 수 있으며 이는 공유 드라이브의 멤버가 지나치게 많음을 의미할 수 있습니다. 

이 경우 각 폴더를 별도의 공유 드라이브로 재구성해야 합니다.

폴더 또는 파일 구성 방법에 대한 팀 논쟁

여러 팀에서 공유 드라이브의 파일 및 폴더 구조를 어떻게 구성해야 하는지 논쟁을 한다면 이는 공유 드라이브에 프로젝트와 팀이 지나치게 많음을 나타냅니다. 이 경우 공유 드라이브를 다음과 같은 2~3개의 새로운 공유 드라이브로 재구성해야 합니다.

  • 단일한 부서 간 협업팀을 위해 생성되었으며 '공유' 콘텐츠만 포함하는 공유 드라이브 하나
  • 각 업무 부서마다 부서 내 개별 콘텐츠를 위한 공유 드라이브 하나 이상
공유 드라이브에는 그룹 콘텐츠만 포함할 것 사용자는 공유 드라이브에 개인 콘텐츠나 메모를 추가하지 않아야 합니다. 공유 드라이브는 팀 또는 그룹 전체에서 관심을 갖는 공유 프로젝트 파일 및 항목을 위한 장소입니다.
공유 드라이브 멤버로 포함시킬 사용자

특정 사안에 중점을 둔 콘텐츠가 아니라면 공유 드라이브에 조직 전체를 멤버로 추가하지 마세요. 

예를 들어 미국 회사 직원을 위한 미국 복지 정보가 포함된 공유 드라이브는 유용한 공유 드라이브가 될 수 있습니다. 반면 회사 전체를 대상으로 공유 드라이브를 하나 만든 다음 미국 복지라는 폴더를 추가하면 공유 드라이브를 구성하고 검색하는 데 문제가 발생할 수 있습니다.

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