共有ドライブを管理する

この機能は G Suite Business、G Suite for Education、G Suite Enterprise、Drive Enterprise の各エディションでご利用いただけます(各エディションの比較)。

Google 共有ドライブは、チームで使うファイルを保存、検索、使用するためのスペースで、どこからでも、どのデバイスを使っていても簡単に操作することができます。

共有ドライブ内のファイルは、個人ではなくチームが所有します。一部のメンバーがチームを離れてもファイルは共有ドライブに残るため、チームで引き続き情報を共有して仕事を進めることができます。

注: 新規の G Suite アカウントでは、共有ドライブがデフォルトで有効になっています。2017 年 7 月以前に G Suite をお申し込みいただいた組織では、管理者がドメインまたは特定の組織部門に対して共有ドライブを有効化する必要がある場合があります。詳細

共有ドライブでできること

プロジェクトやチーム用の共有ドライブを作成すると、情報を共有し、連携して作業することができます。

機能 説明
従業員の離職後もファイルが残る ファイルは個人ではなくチームや組織が所有するため、従業員が離職してアカウントが削除されても、ファイルは共有ドライブ内に残ります。
強化された共有ルール 共有ドライブのすべてのメンバーに同じコンテンツが表示されます。
コンテンツの利用 Google グループにユーザーを追加すると、そのユーザーは、所属先のグループがメンバーになっているすべての共有ドライブを自動的に利用できるようになります。
共有ドライブへの外部ユーザーの追加

外部ユーザーを共有ドライブのメンバーとして追加することもできます。

  • 共有ドライブが外部ユーザーの Google ドライブ内に表示されます。
  • 外部ユーザーによる作業(ファイルの編集、新しいファイルの作成、ファイルのアップロードなど)は、共有ドライブを作成したドメインに移管され、そのドメインが所有します。
  • 外部ユーザーは Google アカウントを所有し、ドライブにログインしている必要があります。

ヒント: G Suite 管理者は、組織外のユーザーとのファイルの共有を許可するかどうかを設定できます。詳細

パソコン上でのコンテンツ同期 ドライブ ファイル ストリームを使ってパソコンから共有ドライブにアクセスできます。

マイドライブと共有ドライブの比較

  共有ドライブ マイドライブ
追加できるファイル形式 すべてのファイル形式 * すべてのファイル形式
ファイルとフォルダのオーナー チーム ファイルまたはフォルダを作成したユーザー
ファイルとフォルダの移動

ユーザーはファイルのみ移動できます。

管理者はフォルダを移動できます。

パソコンとのファイル同期

どの同期ソリューションを使用しているかによって異なります。

  • ドライブ ファイル ストリーム: 可
  • バックアップと同期: 不可
共有 チームメンバー全員に同じファイルやフォルダが表示されます。 個々のファイルへのアクセス権限に応じて、フォルダに表示されるファイルはユーザーごとに異なることがあります。
ゴミ箱内のファイルの保持期間
  • 各共有ドライブに、それぞれゴミ箱があります。
  • ゴミ箱内にあるファイルとフォルダは、30 日後に完全に削除されます。
  • メンバーはそれ以前に特定のファイルを削除できます。
ゴミ箱内のファイルやフォルダは、ユーザーが [完全に削除] を選択するまで削除されません。
ファイルの復元 編集アクセス権かフルアクセス権があれば復元できます。 該当ファイルの作成者であれば復元できます。

* Google マップを除く

共有ドライブを最大限に活用する

G Suite をご利用のお客様にとって、共有ドライブにはマイドライブを超える数多くの利点があります。データをどのように管理、運用していきたいかに応じて、組織でどちらのドライブをご利用になるかをご検討ください。
一般的に推奨される利用方法
  • 責任を持ってコンテンツを共有する - 公開されることを前提にコンテンツを共有ドライブで共有します。個人のファイルや公開したくないファイルはマイドライブに保存します。
  • 共同作業を効率化する - プロジェクトごとに共有ドライブを作成し、すべてのチームメンバーに最も高いアクセスレベル(フルアクセス権など)を割り当てます。
  • 共有ドライブの普及率や認知度を上げる - 共有ドライブの使い方について管理職や従業員にトレーニングを実施します。
  • コンテンツを整理する - ユーザーが自分のコンテンツをすべて、マイドライブから共有ドライブに移動できるようにサポートします。
  • 適切なタイミングでコンテンツを移行する - 十分なリソースや時間がユーザーにない場合には、プロジェクトやチームで使用中のドキュメントから移行を開始するようユーザーに依頼します。
  • 共有ドライブのコンテンツを共有する:
    • 共有ドライブにユーザーが追加されると、そのユーザーは共有ドライブ内のすべてのデータにアクセスできるようになります。サブフォルダへのアクセスを制限することはできないため、アクセス権の設定が必要な場合は、新たに共有ドライブを作成します。
    • ユーザーは、自分がオーナーになっているものであれば、どのファイルでもマイドライブから共有ドライブに移動できます。別のユーザーがオーナーのファイルについては、そのオーナーに移動してもらうよう依頼します。
    • 共有ドライブ内の個々のファイルを、そのドライブのメンバー以外のユーザーと直接共有することができます。この場合、共有相手はそのファイルを [共有アイテム] などのビューで閲覧することができますが、マイドライブや他の共有ドライブに追加することはできません。
    • 共有ドライブでのコンテンツの共有設定を管理します。

共有ドライブの作成が望ましいケース

組織のユーザーに共有ドライブの作成を依頼されたら、次の 2 点を確認します。

  1. 特定のプロジェクト チームの大多数もしくはすべてのメンバーがファイルを必要としている。
  2. ファイルのテーマが一貫している。

上記のどちらにも当てはまる場合は、共有ドライブを作成するのが望ましいと考えられます。

ファイルがさまざまなプロジェクトで使われるものである場合は、複数の共有ドライブを作成してください。プロジェクトやチームの数が増えると、コンテンツの検索や管理が困難になるためです。

共有ドライブの整理が必要なケース

共有ドライブの使用がスムーズに進まない場合は、コンテンツの整理を検討するのも一案です。たとえば次の場合に整理が必要であると考えられます。
条件 説明
ルートレベルにあるファイルが多すぎる

共有ドライブのルートレベルにファイルが多数ある場合、次のような状況が発生している可能性があります。

  • 共有ドライブの目的があいまい - 複数のプロジェクトのファイルが共有ドライブにまとめて保管されている
  • 共有ドライブのメンバーの範囲が広すぎる - メンバーとして割り当てられたプロジェクト チームまたは組織が多すぎる

共有ドライブを、それぞれのプロジェクトごと、部門(または関わっている複数の部門)のチームごとにいくつかの新しい共有ドライブに分けましょう。

プロジェクトごとにフォルダを作ろうとしている

ユーザーが、プロジェクトやプログラムを一覧できる共有ドライブを作成したうえで、プロジェクトごとにフォルダを作ろうとしている場合、共有ドライブ内のフォルダごとに個別のアクセス権を設定して欲しいという依頼がユーザーから管理者に届く可能性があります。その場合、共有ドライブのメンバーが多すぎることが考えられます。

このケースでは、各フォルダをそれぞれ別の共有ドライブとして整理しなおすのが妥当です。

注: このような再整理に対応できるよう、G Suite チームでは多数の共有ドライブをより効率よく管理するための機能の展開を検討中です。

フォルダとファイルの整理について、チームで議論が起こっている

いくつものチームで共有ドライブ内のファイルとフォルダの整理について意見がまとまらない場合は、その共有ドライブに属しているプロジェクトやチームの数が多すぎることを示している可能性があります。この場合は、次のように新たに 2~3 個の共有ドライブに整理しなおすのが効果的です。

  • 部門をまたぐプロジェクト チームの「共有」コンテンツのみを保存する 1 つの共有ドライブ
  • 各部門チーム固有のコンテンツを保存する共有ドライブ(1 つまたは複数)
共有ドライブにはグループのコンテンツのみを保存する 共有ドライブに個人的なコンテンツやメモを保存するべきではありません。共有ドライブは共有プロジェクト向けに設計されており、チームやグループ全体での利用を想定しています。
共有ドライブのメンバーの決定方法

組織全体を共有ドライブに追加するのは、コンテンツのテーマがきわめて明確である場合のみにします。

たとえば、日本に拠点を置く会社が従業員向けに日本の福利厚生情報を 1 つの共有ドライブにまとめるのは望ましい使い方ですが、組織全体用の共有ドライブを 1 つ作成して [日本の福利厚生] というフォルダを追加すると、将来、共有ドライブの整理と検索に支障をきたすことが懸念されます。

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