Gestionar las unidades de equipo

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite Enterprise y Drive Enterprise. Comparar ediciones

Las unidades de equipo de Google son espacios compartidos donde los equipos pueden guardar sus archivos, buscarlos y acceder a ellos fácilmente desde cualquier lugar y con cualquier dispositivo.  

Los archivos de unidades de equipo pertenecen a un equipo y no a un usuario concreto. Aunque un miembro deje la unidad, los archivos permanecerán en el mismo lugar para que el resto del equipo pueda seguir compartiendo información y trabajando igual que antes.

Nota: Las unidades de equipo están activadas de forma predeterminada en las nuevas cuentas de G Suite. Si tu organización se registró en G Suite antes de julio del 2017, debes activar las unidades de equipo de tu dominio o de unidades organizativas concretas. Más información

¿Qué puedes hacer con las unidades de equipo?

Puedes crear una unidad de equipo para tus proyectos o equipo con el fin de compartir información y trabajar. 

Función Descripción
Usar archivos aunque un empleado haya dejado el equipo  Los archivos son propiedad de un equipo y una organización, no de un usuario concreto. Cuando un empleado deja la organización y su cuenta se elimina, sus archivos permanecen en las unidades de equipo.
Reglas para compartir contenido mejoradas Todos los miembros de una unidad de equipo ven el mismo contenido.
Visibilidad del contenido Cuando se añade un usuario a un grupo de Google, se incluye automáticamente en todas las unidades de equipo de ese grupo.
Compartir unidades de equipo con usuarios externos

Puedes añadir usuarios externos a una unidad de equipo.

  • Los usuarios externos verán la unidad de equipo cuando inicien sesión en Google Drive.
  • El trabajo que realicen los usuarios externos en el contenido (por ejemplo, editar, crear o subir archivos) se transferirá al dominio donde se creó la unidad de equipo, que pasará a ser su propietario.
  • Los usuarios externos deben tener una cuenta de Google y haber iniciado sesión en Drive. 

Nota: Como administrador de G Suite, también puedes impedir que personas ajenas a tu organización accedan a los archivos. Más información

Sincronizar el contenido en el ordenador Los usuarios pueden acceder a las unidades de equipo desde sus ordenadores mediante la función File Stream de Drive

Diferencias entre Mi unidad y las unidades de equipo

  Unidades de equipo Mi unidad
¿Qué tipos de archivos puedo añadir? Cualquier tipo de archivo.* Cualquier tipo de archivo.
¿Quién es el propietario de los archivos y las carpetas?  El equipo. El usuario que ha creado el archivo o la carpeta.
¿Puedo mover archivos y carpetas?

Los usuarios solo pueden mover archivos. 

Los administradores pueden mover carpetas.

Sí.
¿Puedo sincronizar archivos en mi ordenador? 

Depende de la solución de sincronización que utilices:

  • File Stream de Drive: sí.
  • Copia de seguridad y sincronización: no.
Sí.
Compartir archivos Todos los miembros del equipo ven el mismo conjunto de archivos. Puede que los usuarios no vean los mismos archivos en una carpeta, dependiendo del tipo de acceso que tengan a cada archivo.
¿Cuánto tiempo permanecen en la papelera los archivos que elimino?
  • Todas las unidades de equipo tienen su propia papelera. 
  • Los archivos y las carpetas de la papelera se eliminan permanentemente a los 30 días. 
  • Los miembros pueden eliminar archivos concretos antes.
Los archivos o las carpetas permanecen en la papelera hasta que el usuario seleccione Eliminar definitivamente.
¿Puedo restaurar archivos? Sí, si tienes acceso para editar o acceso completo. Sí, si los has creado tú.

* Excepto los de Google Maps.

Aprovechar al máximo las posibilidades de las unidades de equipo

Como cliente de G Suite, puedes consultar todas las ventajas que tienen las unidades de equipo con respecto a Mi unidad. A la hora de decidir qué sistema usar en tu organización, piensa cómo quieres organizar los datos.
Prácticas recomendadas generales
  • Comparte el contenido de forma responsable: utiliza las unidades de equipo para compartir el contenido que quieras hacer público. Guarda los archivos personales y privados en Mi unidad.
  • Mejora la colaboración: crea una unidad de equipo para cada proyecto y asigna el nivel más alto de acceso (como acceso completo) a todos los miembros del equipo.
  • Aumenta el uso y la visibilidad de las unidades de equipo: enseña a los responsables y empleados de tu empresa cómo utilizarlas. 
  • Organiza el contenido: ayuda a los usuarios a pasar todo su contenido de Mi unidad a unidades de equipo. 
  • Migra el contenido de forma oportuna: pide a los usuarios que empiecen a migrar proyectos activos o documentos de equipo si no disponen de muchos recursos o tiempo para hacerlo. 
  • Al compartir el contenido de las unidades de equipo, ten en cuenta lo siguiente:
    • Cuando se añaden usuarios a una unidad de equipo, pueden acceder a todo su contenido, ya que no es posible restringir el acceso a las subcarpetas. Si necesitas conceder otro tipo de permisos, crea otra unidad de equipo.  
    • Los usuarios pueden mover todos sus archivos de Mi unidad a una unidad de equipo. Si el archivo pertenece a otro usuario, pídele que lo mueva.
    • Se puede compartir un archivo concreto de una unidad de equipo directamente con un usuario que no sea miembro de dicha unidad. En ese caso, el usuario verá el archivo en "Compartido conmigo" y en otras vistas, pero no podrá añadirlo a Mi unidad ni a ninguna unidad de equipo.
    • Controla cómo se comparte el contenido de las unidades de equipo.

Cuándo se deben crear unidades de equipo

Si los usuarios de tu organización quieren saber cuándo se recomienda crear una unidad de equipo, responde a estas preguntas: 

  1. ¿Los archivos son de interés para todos o para la mayoría de los miembros del equipo de un proyecto concreto?
  2. ¿Los archivos tratan de una misma temática?

Si has respondido afirmativamente a ambas preguntas, es una buena idea crear una unidad de equipo. 

Si los archivos son de distintos proyectos, crea varias unidades de equipo. Sin embargo, ten en cuenta que, a medida que aumenta el número de proyectos y equipos, puede ser más difícil encontrar y gestionar el contenido.

Cuándo se deben reorganizar unidades de equipo

Si, al cabo de un tiempo, a tus usuarios les resulta cada vez más difícil utilizar las unidades de equipo, es posible que tengas que reorganizar el contenido. Estas son algunas señales que indican que la reorganización puede ser necesaria. 
Señal Descripción
Hay demasiados archivos en el nivel raíz

Si una unidad de equipo tiene muchos archivos en el nivel raíz, podría deberse a uno de estos problemas:

  • El objetivo de la unidad de equipo es demasiado general: hay varios proyectos que la utilizan como depósito para todo tipo de archivos.
  • La lista de miembros de la unidad de equipo es excesivamente larga: hay demasiados equipos de proyectos u organizaciones asignados como miembros.

La unidad de equipo debería reorganizarse en otras nuevas por cada proyecto específico y equipo funcional (o multifuncional). 

Se intenta asignar carpetas a proyectos

Es posible que los usuarios decidan crear una unidad de equipo para trabajar en un conjunto de proyectos o programas y luego crear una carpeta para cada proyecto, y puede que te pidan configurar diferentes permisos de acceso a cada una de las carpetas de la unidad de equipo. Esta situación puede indicar que la unidad de equipo está saturada. 

En un caso así, debería crearse una unidad de equipo por cada carpeta.

Nota: Para facilitar esta reorganización, es posible que el equipo de G Suite decida proporcionar controles más eficaces para organizar una gran cantidad de unidades de equipo en el futuro. 

Los equipos no se ponen de acuerdo sobre cómo deberían organizarse las carpetas y los archivos

Si varios equipos no consiguen ponerse de acuerdo sobre cómo deberían organizarse los archivos y las carpetas en una unidad de equipo, puede significar que esta contiene demasiados proyectos y equipos. La unidad de equipo debería reorganizarse en 2 o 3 unidades nuevas:

  • Una unidad de equipo que solo incluya el contenido "compartido" y que represente un equipo de proyecto multifuncional.
  • Una unidad de equipo (o varias) que incluya el contenido específico de cada equipo funcional.
Se incluye contenido personal en una unidad de equipo Los usuarios no deberían incluir sus notas o su contenido personal en una unidad de equipo. Las unidades de equipo están ideadas para guardar archivos de proyectos compartidos que podrían ser de interés para todo un equipo o un grupo. 
¿Qué miembros se deben añadir a una unidad de equipo?

Salvo que el contenido sea sumamente importante, no se debería incluir a todos los miembros de una organización en una unidad de equipo. 

Un ejemplo de uso correcto sería crear una unidad de equipo para los empleados de una empresa de Estados Unidos donde se incluya información sobre las prestaciones sociales en el país. En cambio, crear una unidad de equipo para toda la empresa y luego añadir una carpeta llamada Prestaciones de Estados Unidos podría complicar las tareas de organizar la unidad de equipo y buscar contenido.

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