這項功能適用於 Cloud Search Platform。請與您的 Google 客戶經理聯絡,進一步瞭解如何啟用這項功能。
管理員可以針對貴機構所有內容設定搜尋功能。如要搜尋第三方存放區,您必須在 Google Cloud Search 中新增資料來源;資料來源是指存放區中可搜尋項目的索引。
事前準備
您 (或您的開發人員) 必須具備可以存取 Cloud Search Indexing API 的服務帳戶 ID。如需啟用 API 存取權的逐步操作說明,請造訪 Cloud Search 開發人員網站。
新增資料來源
如要為第三方存放區中的項目建立索引,請在 Cloud Search 中新增資料來源。如果您是 Google Workspace 用戶,就不需為雲端硬碟、Gmail 等服務新增資料來源。
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在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 「應用程式」「Google Workspace」「Cloud Search」。
- 點選「第三方資料來源」資訊卡。
- 按一下左上方的「新增」圖示 。
- 在「顯示名稱」文字欄位中輸入名稱。如要瞭解哪些名稱無法使用,請參閱保留名稱一節。
Cloud Search 使用者會在搜尋結果網頁頂端的搜尋篩選器或「更多」下拉式清單中看到這個名稱。您可以在名稱中加註來源類型,方便使用者辨識。
- 在「簡稱」文字欄位中輸入名稱。如要瞭解哪些名稱無法使用,請參閱保留名稱一節。
Cloud Search 使用者可將這個名稱和「來源」搜尋運算子搭配使用,以縮小搜尋範圍。
- 在「瀏覽權限」部分選取以下任一選項:
- 所有使用者都能看到:允許貴機構中所有使用者查看這個來源的結果。
- 不對任何使用者顯示:不讓貴機構中任何使用者查看這個來源的結果。
如果您發現部分使用者可以查看他們不應看到的結果,可以先為所有使用者關閉這個來源的搜尋結果,直到問題解決為止。
- 只有下列使用者能檢視:僅允許貴機構中的特定使用者或使用者群組查看這個來源的結果。您可以在文字欄位中輸入群組或使用者電子郵件地址。
首次新增資料來源時,建議您只先啟用特定使用者的瀏覽權限,等整合作業測試完畢後,再啟用所有人的瀏覽權限。請確認使用者只能看到他們有權存取的搜尋結果。
- 在「服務帳戶 ID」底下,新增服務帳戶的電子郵件地址,以授予為此來源建立索引的權限。
請使用開發人員為 Cloud Search API 設定憑證時,系統為服務帳戶 ID 產生的電子郵件地址。
- 請勿勾選 [開啟唯讀模式] 方塊。如果您勾選了這個方塊,Cloud Search 就不會為這個資料來源的內容建立索引。
- 按一下 [新增]。
新增的資料來源會顯示於第三方資料來源清單中。為了方便辨識要存取的資料來源,請開發人員為內容連接器設定加入來源 ID。
後續步驟
- 將要用於內容連接器設定的資料來源 ID 提供給開發人員。
- 如果您的內容存放區含有結構化資料,則開發人員必須建立及註冊結構化定義。
- 請先確認整合後可正常運作,再為所有使用者開啟來源的瀏覽權限。
- 對應使用者識別資訊。
保留名稱
資料來源的顯示名稱或簡稱不能以「Google」為開頭,也不能使用保留名稱。
資料來源保留名稱
- Calendar
- 文件
- 雲端硬碟
- Gmail
- Gplus
- Groups
- Keep
- Sites
編輯或刪除資料來源
您可以控管要讓哪些使用者搜尋哪些資料來源。舉例來說,您可能希望讓銷售小組和會計部門搜尋不同的存放區。
關閉特定資料來源的顯示設定,即可隱藏其搜尋結果。您關閉特定資料來源的顯示設定後,使用者就無法查看其搜尋結果,但系統不會因此將該資料來源從 Cloud Search 永久刪除。
開啟或關閉顯示設定
事前準備:如要為特定一組使用者開啟或關閉瀏覽權限,請將他們的帳戶放入同一群組。
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在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 「應用程式」「Google Workspace」「Cloud Search」。
- 點選「第三方資料來源」資訊卡。
- 在清單中選取您要變更的資料來源,然後按一下「編輯」圖示 。
- 在「瀏覽權限」部分選取以下任一選項:
- 所有使用者都能看到:允許貴機構中所有使用者查看這個來源的結果。
- 不對任何使用者顯示:不讓貴機構中任何使用者查看這個來源的結果。
- 只有下列使用者能檢視:僅允許貴機構中的特定使用者或使用者群組查看這個來源的結果。請在文字欄位中輸入群組或使用者電子郵件地址。
- 按一下 [儲存]。
暫停為新內容建立索引
您可以暫時禁止搜尋結果顯示新內容。如果您選擇暫停建立索引,貴機構的使用者就不會看到來源中的新內容或經過修改的內容;暫停建立索引的設定會套用至整個機構,您無法單獨暫停某個機構單位的索引建立作業。
注意:您無法為 Gmail、雲端硬碟或網路論壇等任何 Google Workspace 服務關閉索引建立功能。
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在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 「應用程式」「Google Workspace」「Cloud Search」。
- 點選「第三方資料來源」資訊卡。
- 在清單中選取您要變更的資料來源,然後按一下「編輯」圖示 。
- 勾選 [開啟唯讀模式] 方塊。
- 按一下 [儲存]。
變更搜尋篩選器和搜尋運算子上的顯示名稱
您可以變更使用者在搜尋結果網頁頂端的搜尋篩選器上看到的名稱,或是「更多」下拉式清單中的顯示名稱,也可以變更「來源」搜尋運算子使用的名稱。
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在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 「應用程式」「Google Workspace」「Cloud Search」。
- 點選「第三方資料來源」資訊卡。
- 在清單中選取您要變更的來源,然後按一下「編輯」圖示 。
- 在 [顯示名稱] 欄位中,輸入要在搜尋篩選器中顯示的新名稱。
- 在 [簡稱] 欄位中,輸入顯示名稱的新簡稱。
- 按一下 [儲存]。
更新服務帳戶
您可以變更用於為來源內容建立索引的服務帳戶,或是新增其他服務帳戶。這裡的服務帳戶是指開發人員為 Cloud Search Indexing API 設定憑證時建立的服務帳戶。
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在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 「應用程式」「Google Workspace」「Cloud Search」。
- 點選「第三方資料來源」資訊卡。
- 在清單中選取您要變更的來源,然後按一下「編輯」圖示 。
- 在「服務帳戶電子郵件地址」底下,輸入授權服務帳戶的電子郵件地址。
- 如要移除電子郵件地址,請按一下地址旁邊的「移除」圖示 。
- 按一下 [儲存]。
刪除資料來源
如果貴機構不再需要搜尋特定資料來源,您可以將該來源永久刪除。舉例來說,如果您和某家服務供應商之間的合約已經終止,您就不需要再存取該資料來源。
如果您只想暫時禁止搜尋結果顯示特定資料來源的內容,或是針對部分使用者移除特定來源,請勿按照本節說明的方法移除來源,只需為貴機構中所有或特定使用者關閉該來源的顯示設定即可。
重要事項:刪除資料來源後,系統已為該來源建立索引的內容也會全數遭到刪除,且無法復原。
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在管理控制台中,依序點選「選單」圖示 「應用程式」「Google Workspace」「Cloud Search」。
- 點選「第三方資料來源」資訊卡。
- 在清單中選取您要變更的資料來源,然後按一下「刪除」圖示 。
- 按一下 [儲存]。
您無法搜尋已刪除的內容來源,也無法為其建立索引。如果您日後改變心意,可以再次新增已刪除的來源,並重新建立索引。