在 Cloud Search 中新增資料來源

這項功能適用於 Cloud Search Platform 和 G Suite Enterprise 版。如果 G Suite Enterprise 版客戶需要啟用這項功能,請洽詢 Google 帳戶管理員。

管理員可以針對貴機構所有內容設定搜尋功能。如要搜尋第三方存放區,您必須在 Google Cloud Search 中新增資料來源;資料來源是指存放區中可搜尋項目的索引。

事前準備

請開發人員提供具備 Cloud Search Indexing API 存取權的服務帳戶 ID。如需瞭解詳情,請造訪 Cloud Search 開發人員的網站。

新增資料來源

如要為第三方存放區中的項目建立索引,請在 Cloud Search 中新增資料來源。如果您是 G Suite 用戶,則不需為雲端硬碟、Gmail 等服務新增資料來源。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 在管理控制台首頁中,依序前往 [應用程式] 接下來 [G Suite] 接下來 [Cloud Search] 接下來 [搜尋設定]

    您可能需要按一下底部的 [更多控制項],才會看到 [應用程式]。

    必須擁有服務 Cloud Search 管理員權限

  3. 點選「第三方資料來源」資訊卡。
  4. 按一下左上角的「新增」圖示 ""
  5. 在 [顯示名稱] 文字欄位中輸入名稱。如要瞭解哪些名稱無法使用,請參閱保留名稱一節。

    Cloud Search 使用者會在搜尋結果網頁頂端的搜尋篩選器或是「更多」下拉式清單中看到這個名稱。您可以在名稱中加註來源類型,方便使用者辨識。

  6. 在 [簡稱] 文字欄位中輸入名稱。如要瞭解哪些名稱無法使用,請參閱保留名稱一節。

    Cloud Search 使用者可將這個名稱和「來源」搜尋運算子搭配使用,以縮小搜尋範圍。

  7. 在「顯示設定」部分選取以下任一選項:
    • 所有使用者都能看到:允許貴機構中所有使用者查看這個來源的結果。
    • 不對任何使用者顯示:不讓貴機構中任何使用者查看這個來源的結果。

      如果您發現部分使用者可以查看他們不應看到的結果,可以先為所有使用者關閉這個來源的搜尋結果,直到問題解決為止。

    • 只有下列使用者能檢視:僅允許貴機構中的特定使用者或使用者群組查看這個來源的結果。請在文字欄位中輸入群組或使用者電子郵件地址。

      首次新增資料來源時,建議您在完成整合作業的測試前,先將所有使用者的顯示設定關閉 (除了特定使用者外)。請確認使用者只能看到他們有權存取的搜尋結果。

  8. 在「服務帳戶 ID」底下,新增用於授權為此來源建立索引的服務帳戶電子郵件地址。

    請使用開發人員為 Cloud Search API 設定憑證時,系統為服務帳戶 ID 產生的電子郵件地址。

  9. 請勿勾選 [開啟唯讀模式] 方塊。如果您勾選了這個方塊,Cloud Search 就不會為這個資料來源的內容建立索引。
  10. 按一下 [新增]。

新增的資料來源會顯示於第三方資料來源清單中。為了方便辨識要存取的資料來源,請開發人員為內容連接器設定加入來源 ID。

後續步驟

  1. 將要用於內容連接器設定的資料來源 ID 提供給開發人員。
  2. 如果您的內容存放區含有結構化資料,則您的開發人員必須建立及註冊架構
  3. 請先確認您的整合作業運作正常,再為所有使用者開啟來源的顯示設定。
  4. 對應使用者識別資訊

保留名稱

資料來源的顯示名稱簡稱不能以「Google」為開頭,也不能使用保留名稱。

資料來源保留名稱

  • Calendar
  • Docs
  • Drive
  • Gmail
  • Gplus
  • Groups
  • Hangouts
  • Keep
  • Mail
  • Sites

編輯或刪除資料來源

您可以控管要讓哪些使用者搜尋哪些資料來源。舉例來說,您可能希望讓銷售小組和會計部門搜尋不同的存放區。

關閉特定資料來源的顯示設定,即可隱藏其搜尋結果。您關閉特定資料來源的顯示設定後,使用者就無法查看其搜尋結果,但系統不會因此將該資料來源從 Cloud Search 永久刪除。

開啟或關閉顯示設定

事前準備:如要為特定一群使用者開啟或關閉顯示設定,請將他們的帳戶放入同一群組。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 依序點選 [應用程式] 接下來 [G Suite] 接下來 [Cloud Search] 接下來 [搜尋設定]。
  3. 點選「第三方資料來源」資訊卡。
  4. 在清單中選取您要變更的資料來源,然後按一下「編輯」圖示 ""
  5. 在「顯示設定」部分選取以下任一選項:
    • 所有使用者都能看到:允許貴機構中所有使用者查看這個來源的結果。
    • 不對任何使用者顯示:不讓貴機構中任何使用者查看這個來源的結果。
    • 只有下列使用者能檢視:僅允許貴機構中的特定使用者或使用者群組查看這個來源的結果。請在文字欄位中輸入群組或使用者電子郵件地址。
  6. 按一下 [儲存]。

暫停為新內容建立索引

您可以暫時禁止搜尋結果顯示新內容。如果您選擇暫停建立索引,貴機構的使用者就不會看到來源中的新內容或經過修改的內容;暫停建立索引的設定會套用至整個機構,您無法單獨暫停某個機構單位的索引建立作業。

注意:您無法為 Gmail、雲端硬碟或網路論壇等 G Suite 服務關閉索引建立功能。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 依序點選 [應用程式] 接下來 [G Suite] 接下來 [Cloud Search] 接下來 [搜尋設定]。
  3. 點選「第三方資料來源」資訊卡。
  4. 在清單中選取您要變更的資料來源,然後按一下「編輯」圖示 ""
  5. 勾選 [開啟唯讀模式] 方塊。
  6. 按一下 [儲存]。

變更搜尋篩選器和搜尋運算子上的顯示名稱

您可以變更使用者在搜尋結果網頁頂端的搜尋篩選器上看到的名稱,或是「更多」下拉式清單中的顯示名稱,也可以變更「來源」搜尋運算子使用的名稱。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 依序點選 [應用程式] 接下來 [G Suite] 接下來 [Cloud Search] 接下來 [搜尋設定]。
  3. 點選「第三方資料來源」資訊卡。
  4. 在清單中選取您要變更的來源,然後按一下「編輯」圖示 ""
  5. 在 [顯示名稱] 欄位中,輸入要在搜尋篩選器中顯示的新名稱。
  6. 在 [簡稱] 欄位中,輸入顯示名稱的新簡稱。
  7. 按一下 [儲存]。

更新服務帳戶

您可以變更用於為來源內容建立索引的服務帳戶,或是新增其他服務帳戶。這裡的服務帳戶是指開發人員為 Cloud Search Indexing API 設定憑證時建立的服務帳戶。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 依序點選 [應用程式] 接下來 [G Suite] 接下來 [Cloud Search] 接下來 [搜尋設定]。
  3. 點選「第三方資料來源」資訊卡。
  4. 在清單中選取您要變更的來源,然後按一下「編輯」圖示 ""
  5. 在「服務帳戶電子郵件地址」底下,輸入授權服務帳戶的電子郵件地址。
    • 如要移除電子郵件地址,請按一下地址旁邊的「移除」圖示 ""
  6. 按一下 [儲存]。

刪除資料來源

如果貴機構不再需要搜尋特定資料來源,您可以將該來源永久刪除。舉例來說,如果您和某家服務供應商之間的合約已經終止,您就不需要再存取該資料來源。

如果您只想暫時禁止搜尋結果顯示特定資料來源的內容,或是針對部分使用者移除特定來源,請勿按照本節說明的方法移除來源,只需為貴機構中所有或特定使用者關閉該來源的顯示設定即可。

重要事項:刪除資料來源後,系統已為該來源建立索引的內容也會全數遭到刪除,且無法復原。

  1. 登入您的 Google 管理控制台

    請使用您的「管理員帳戶」(結尾「不是」@gmail.com) 登入。

  2. 依序點選 [應用程式] 接下來 [G Suite] 接下來 [Cloud Search] 接下來 [搜尋設定]。
  3. 點選「第三方資料來源」資訊卡。
  4. 在清單中選取您要變更的資料來源,然後按一下「刪除」圖示 ""
  5. 按一下 [儲存]。

您無法搜尋已刪除的內容來源,也無法為其建立索引。如果您日後改變心意,可以再次新增已刪除的來源,並重新建立索引。