Diese Funktion ist in der Cloud Search Platform verfügbar. Wenden Sie sich an den Manager Ihres Google-Kontos, wenn Sie weitere Informationen über die Aktivierung benötigen.
Als Administrator können Sie zulassen, dass Nutzer alle Inhalte Ihrer Organisation durchsuchen. Auch in Repositories von Drittanbietern kann gesucht werden. Hierfür müssen Sie in Google Cloud Search eine Datenquelle hinzufügen. Als Datenquelle wird der Index der durchsuchbaren Inhalte eines Repositorys bezeichnet.
Hinweis
Sie oder Ihr Entwickler müssen eine Dienstkonto-ID mit Zugriffsberechtigungen für die Cloud Search Indexing API haben. Auf der Website für Cloud Search-Entwickler finden Sie eine detaillierte Anleitung zum Initialisieren des Zugriffs auf die API.
Datenquellen hinzufügen
Auch Repositories von Drittanbietern können indexiert werden. Hierfür fügen Sie in Google Cloud Search eine Datenquelle hinzu. Für Google Workspace-Dienste wie Google Drive und Gmail müssen Sie nicht extra eine Datenquelle hinzufügen.
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Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
Apps
Google Workspace
- Klicken Sie auf die Karte Datenquellen von Drittanbietern.
- Klicken Sie links oben auf „Hinzufügen“
.
- Geben Sie einen Namen in die Textzeile Anzeigename ein. Bestimmte Namen können nicht verwendet werden (siehe Abschnitt Reservierte Namen).
Cloud Search-Nutzer sehen diesen Namen in den Suchfiltern oben auf der Suchergebnisseite oder in der Drop-down-Liste Mehr. Es empfiehlt sich, den Quellentyp im Namen zu nennen. So erkennen Nutzer die Quelle leichter.
- Geben Sie einen Namen in die Textzeile Kurzform ein. Bestimmte Namen können nicht verwendet werden (siehe Abschnitt Reservierte Namen).
Cloud Search-Nutzer können die Kurzform für den Suchoperator source verwenden, wenn sie die Suchergebnisse auf diese Datenquelle eingrenzen möchten.
- Wählen Sie für Sichtbarkeit eine Option aus:
- Für alle sichtbar: Alle Nutzer in Ihrer Organisation können Ergebnisse aus dieser Quelle sehen.
- Für niemanden sichtbar: Niemand in Ihrer Organisation kann Ergebnisse aus dieser Quelle sehen.
Falls manche Nutzer Ergebnisse sehen, die nicht für sie bestimmt sind, können Sie die Sichtbarkeit vorübergehend für alle Nutzer deaktivieren, bis das Problem behoben ist.
- Nur sichtbar für folgende Nutzer: Nur bestimmte Nutzer oder Nutzergruppen in Ihrer Organisation können Ergebnisse aus dieser Quelle sehen. Geben Sie hierfür die E-Mail-Adressen der Gruppen oder Nutzer in die Textzeile ein.
Wenn Sie eine Datenquelle erstmalig hinzufügen, sollten Sie die Sichtbarkeit zunächst nur für einige wenige Nutzer aktivieren und die Konfiguration testen. Nutzer sollten nur die Suchergebnisse sehen, die für sie bestimmt sind.
- Geben Sie unter Dienstkonto-ID die E-Mail-Adresse des Dienstkontos ein, über das die Indexierung dieser Quelle autorisiert wird.
Das ist die E-Mail-Adresse, die beim Einrichten der Anmeldedaten für die Cloud Search API generiert wurde.
- Klicken Sie nicht das Kästchen Schreibgeschützten Modus aktivieren an. Andernfalls indexiert Cloud Search keine Inhalte aus dieser Datenquelle.
- Klicken Sie auf Hinzufügen.
Nachdem Sie die Datenquelle hinzugefügt haben, wird sie in der Liste der Datenquellen von Drittanbietern angezeigt. Der Entwickler fügt die ID der gewünschten Datenquelle in die Konfiguration des Inhaltsconnectors ein.
Nächste Schritte
- Nennen Sie dem Entwickler die Datenquellen-ID für die Konfiguration des Inhaltsconnectors.
- Wenn das Inhaltsrepository strukturierte Daten enthält, muss der Entwickler ein Schema erstellen und registrieren.
- Überprüfen Sie, ob die Konfiguration wie gewünscht funktioniert, bevor Sie eine Quelle für alle sichtbar machen.
- Nutzeridentitäten in Cloud Search zuordnen
Reservierte Namen
Der Anzeigename oder der Kurzname der Datenquelle darf nicht mit „Google“ beginnen und kein reservierter Name sein.
Reservierte Namen für Datenquellen
- Kalender
- Neues Dokument erstellen
- Drive
- Gmail
- Gplus
- Groups
- Notizen
- Sites
Datenquellen bearbeiten oder löschen
Sie steuern, in welchen Datenquellen die Nutzer suchen können. Ein Beispiel: Sie möchten, dass das Vertriebsteam in anderen Repositories als das Team der Buchhaltung suchen kann.
Sie blenden Suchergebnisse aus einer bestimmten Datenquelle aus, indem Sie einfach die Sichtbarkeit deaktivieren. Dadurch sehen die Nutzer keine Ergebnisse aus dieser Datenquelle. Die Datenquelle selbst wird dabei nicht aus Cloud Search gelöscht.
Sichtbarkeit ein- oder ausschalten
Vorbereitung: Erstellen Sie eine Gruppe mit den Konten, für die Sie die Sichtbarkeit ein- oder ausschalten möchten.
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- Klicken Sie auf die Karte Datenquellen von Drittanbietern.
- Markieren Sie in der Liste die Datenquelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten"
.
- Wählen Sie für Sichtbarkeit eine Option aus:
- Für alle sichtbar: Alle Nutzer in Ihrer Organisation können Ergebnisse aus dieser Quelle sehen.
- Für niemanden sichtbar: Niemand in Ihrer Organisation kann Ergebnisse aus dieser Quelle sehen.
- Nur sichtbar für folgende Nutzer: Nur bestimmte Nutzer oder Nutzergruppen in Ihrer Organisation können Ergebnisse aus dieser Quelle sehen. Geben Sie hierfür die E-Mail-Adressen der Gruppen oder Nutzer in die Textzeile ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Indexierung neuer Inhalte pausieren
Sie können vorübergehend verhindern, dass neue Inhalte in den Suchergebnissen angezeigt werden. Wenn Sie die Indexierung pausieren, sehen die Nutzer keine neuen oder geänderten Inhalte aus der betreffenden Quelle. Das gilt für alle Nutzer in Ihrer Organisation. Die Indexierung lässt sich nicht für einzelne Organisationseinheiten pausieren.
Hinweis: Sie können die Indexierung für Folgendes nicht deaktivieren: Google Workspace-Dienste wie Gmail, Google Drive oder Google Groups.
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- Klicken Sie auf die Karte Datenquellen von Drittanbietern.
- Markieren Sie in der Liste die Datenquelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten"
- Klicken Sie das Kästchen Schreibgeschützten Modus aktivieren an.
- Klicken Sie auf Speichern.
Name für Suchfilter und Suchoperator ändern
Sie können den Namen ändern, den Nutzer in Suchfiltern oben auf der Suchergebnisseite oder in der Drop-down-Liste Mehr sehen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, die Kurzform für den Suchoperator source anzupassen.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
- Klicken Sie auf die Karte Datenquellen von Drittanbietern.
- Markieren Sie in der Liste die Quelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten"
- Geben Sie in das Feld Anzeigename den neuen Namen ein, der in den Suchfiltern angezeigt werden soll.
- Geben Sie in das Feld Kurzform die neue Kurzform des Namens ein.
- Klicken Sie auf Speichern.
Dienstkonto aktualisieren
Sie können das Dienstkonto für die Inhaltsindexierung dieser Quelle ändern oder ein anderes Dienstkonto hinzufügen. Dienstkonten werden erstellt, wenn Entwickler die Anmeldedaten für die Cloud Search Indexing API einrichten.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
- Klicken Sie auf die Karte Datenquellen von Drittanbietern.
- Markieren Sie in der Liste die Quelle, die Sie ändern möchten, und klicken Sie auf "Bearbeiten"
- Geben Sie unter E-Mail-Adresse des Dienstkontos die E-Mail-Adresse eines autorisierten Dienstkontos ein.
- Wenn Sie eine E-Mail-Adresse entfernen möchten, klicken Sie auf "Entfernen"
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- Wenn Sie eine E-Mail-Adresse entfernen möchten, klicken Sie auf "Entfernen"
- Klicken Sie auf Speichern.
Datenquellen löschen
Wenn eine Datenquelle nicht mehr benötigt wird, weil beispielsweise der Vertrag mit einem Dienstanbieter ausläuft, können Sie sie löschen.
Möchten Sie Inhalte einer Datenquelle nur vorübergehend in den Suchergebnissen ausblenden? Oder eine Datenquelle nur für bestimmte Personen entfernen? Dann müssen Sie die Quelle nicht wie hier beschrieben löschen. Deaktivieren Sie stattdessen einfach die Sichtbarkeit der Quelle für alle Personen in Ihrer Organisation oder nur für bestimmte Personen.
Wichtig: Beim Löschen einer Datenquelle wird auch der gesamte für diese Quelle indexierte Inhalt gelöscht. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden.
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Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
- Klicken Sie auf die Karte Datenquellen von Drittanbietern.
- Markieren Sie in der Liste die betreffende Datenquelle und klicken Sie auf "Löschen"
.
- Klicken Sie auf Speichern.
Nach dem Löschen ist die Inhaltsquelle nicht mehr für die Indexierung und Suche verfügbar. Falls Sie Ihre Meinung später ändern, können Sie die Quelle wieder hinzufügen und neu indexieren.