Esta función está disponible en Cloud Search Platform. Ponte en contacto con tu gestor de cuentas de Google para obtener más información sobre cómo habilitarla.
Como administrador, puedes configurar la búsqueda en todo el contenido de tu organización. Para buscar en repositorios de terceros, debes añadir a Google Cloud Search la fuente de datos correspondiente. La fuente de datos es el índice de elementos de búsqueda de un repositorio.
Antes de empezar
Tú o tu desarrollador debéis tener un ID de cuenta de servicio con permisos de acceso a la API Indexing de Cloud Search. Consulta el sitio web para desarrolladores de Cloud Search para obtener instrucciones paso a paso sobre cómo inicializar el acceso a la API.
Añadir fuentes de datos
Para indexar elementos de un repositorio de terceros, añade una fuente de datos a Cloud Search. Si tienes Google Workspace, no hace falta que añadas fuentes de datos a los servicios incluidos en este paquete de aplicaciones, como, por ejemplo, Drive o Gmail.
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
Aplicaciones
Google Workspace
- Haz clic en la tarjeta Fuentes de datos de terceros.
- En la parte superior izquierda, haz clic en Añadir
.
- Introduce un nombre en la línea de texto Nombre visible. En la sección Nombres reservados se indica qué nombres no se pueden usar.
Los usuarios de Cloud Search verán este nombre en la lista desplegable Más o en los filtros de búsqueda, situados en la parte superior de su página de resultados de búsqueda. Si quieres, puedes incluir el tipo de fuente en el nombre para que los usuarios puedan identificarla más fácilmente.
- Escribe un nombre en la línea de texto Nombre corto. En la sección Nombres reservados se indica qué nombres no se pueden usar.
Para restringir los resultados de búsqueda, los usuarios de Cloud Search pueden utilizar este nombre con el operador de búsqueda source (origen).
- En Visibilidad, selecciona una opción:
- Visible para todos: todos los miembros de tu organización pueden ver resultados de esta fuente.
- Invisible para todos: ningún miembro de tu organización puede ver resultados de esta fuente.
Si descubres que algunos usuarios están viendo resultados a los que no deberían tener acceso, puedes desactivar los resultados en las cuentas de todos los miembros de la organización hasta que soluciones el problema.
- Solo visible para los siguientes usuarios: solo algunos usuarios o grupos de usuarios de tu organización pueden ver resultados de esta fuente. Escribe en la línea de texto las direcciones de correo electrónico de los usuarios o del grupo que quieras que puedan verlos.
La primera vez que añadas una fuente de datos, se recomienda desactivar la visibilidad en todas las cuentas de usuario, salvo en algunas concretas, al menos hasta que pruebes la integración. Verifica que los usuarios solo ven los resultados de búsqueda a los que tienen acceso.
- En ID de cuenta de servicio, añade la dirección de correo electrónico de la cuenta de servicio que permite indexar esta fuente.
Utiliza la dirección de correo que se generó para usarse como ID de cuenta de servicio cuando tu desarrollador configuró las credenciales de la API de Cloud Search.
- Deja sin marcar la casilla Activa el modo de solo lectura, ya que Cloud Search no indexará contenido de esta fuente de datos si la tienes marcada.
- Haz clic en Añadir.
Una vez añadida la fuente de datos, aparecerá en la lista de fuentes de datos de terceros. Para saber a qué fuente de datos se accederá, tu desarrollador añade el ID de la fuente a la configuración del conector de contenido.
Pasos siguientes
- Indica a tu desarrollador el ID de la fuente de datos que se usará para configurar el conector de contenido.
- Si tu repositorio de contenido incluye datos estructurados, el desarrollador deberá crear y registrar un esquema.
- Antes de activar la visibilidad de una fuente en todas las cuentas de usuario, comprueba que la integración funciona correctamente.
- Asigna identidades de usuarios.
Nombres reservados
Ni el nombre visible ni el nombre abreviado de tu fuente de datos puede comenzar por "Google" ni ser un nombre reservado.
Nombres de fuentes de datos reservados
- Calendar
- Documentos
- Drive
- Gmail
- Gplus
- Grupos
- Keep
- Correo
- Google Sites
Editar o eliminar fuentes de datos
Como administrador, decides en qué fuentes de datos pueden hacer búsquedas distintos usuarios, lo que te permite hacer que, por ejemplo, tu equipo de ventas y tu departamento de contabilidad busquen en repositorios diferentes.
Si quieres ocultar los resultados de búsqueda de una fuente de datos concreta, solo tienes que desactivar su visibilidad. De esa manera, los usuarios no podrán ver sus resultados. Ten en cuenta, sin embargo, que esa fuente de datos no se elimina definitivamente de Cloud Search.
Activar o desactivar la visibilidad
Antes de nada, si quieres activar o desactivar la visibilidad para algunos usuarios concretos, coloca sus cuentas en un grupo.
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Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en la tarjeta Fuentes de datos de terceros.
- En la lista, elige la fuente de datos que quieres cambiar y, a continuación, haz clic en Editar
.
- En Visibilidad, selecciona una opción:
- Visible para todos: todos los miembros de tu organización pueden ver resultados de esta fuente.
- Invisible para todos: ningún miembro de tu organización puede ver resultados de esta fuente.
- Solo visible para los siguientes usuarios: solo algunos usuarios o grupos de usuarios de tu organización pueden ver resultados de esta fuente. Escribe en la línea de texto las direcciones de correo electrónico de los usuarios o del grupo que quieras que puedan verlos.
- Haz clic en Guardar.
Pausar la indexación de contenido nuevo
Puedes impedir temporalmente que se muestre contenido nuevo en los resultados de búsqueda. Si pausas la indexación, los usuarios no verán ningún contenido que sea nuevo o se haya modificado. Las pausas de la indexación se aplican en toda la organización. No es posible pausar la indexación en unidades organizativas concretas.
Nota: No se puede desactivar la indexación en ningún servicio de Google Workspace, como Gmail, Drive o Grupos.
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Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en la tarjeta Fuentes de datos de terceros.
- En la lista, elige la fuente de datos que quieres cambiar y, a continuación, haz clic en Editar
- Marca la casilla Activa el modo de solo lectura.
- Haz clic en Guardar.
Cambiar el nombre de los filtros de búsqueda y del operador de búsqueda
Puedes cambiar el nombre que los usuarios ven en los filtros de búsqueda en la parte superior de la página de resultados de búsqueda o en la lista desplegable Más, así como el nombre del operador de búsqueda source (origen).
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Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en la tarjeta Fuentes de datos de terceros.
- En la lista, elige la fuente que quieres cambiar y, a continuación, haz clic en Editar
- En el campo Nombre visible, indica el nuevo nombre que se mostrará en los filtros de búsqueda.
- En el campo Nombre abreviado, escribe una nueva versión corta del nombre.
- Haz clic en Guardar.
Actualizar una cuenta de servicio
Puedes cambiar la cuenta de servicio que indexa el contenido de esta fuente o añadir otra. Esta cuenta de servicio es la que se creó cuando tu desarrollador configuró las credenciales de la API Indexing de Cloud Search.
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Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en la tarjeta Fuentes de datos de terceros.
- En la lista, elige la fuente que quieres cambiar y, a continuación, haz clic en Editar
- En Dirección de correo electrónico de la cuenta de servicio, introduce la dirección de una cuenta de servicio autorizada.
- Para eliminar una dirección de correo electrónico, haz clic en el icono Quitar
situado junto a ella.
- Para eliminar una dirección de correo electrónico, haz clic en el icono Quitar
- Haz clic en Guardar.
Eliminar fuentes de datos
Puedes eliminar fuentes de datos definitivamente si tu organización ya no necesita hacer búsquedas en ellas, por ejemplo, porque ha terminado tu contrato con un proveedor de servicios y ya no vas a seguir accediendo a su fuente de datos.
¿Quieres impedir solo temporalmente que aparezca una determinada fuente de datos en los resultados de búsqueda? ¿O quizá quieres que determinados usuarios no vean una fuente? En ese caso, no sigas los pasos aquí descritos. Solo tienes que desactivar la visibilidad en esa fuente, ya sea para todos los miembros de tu organización o solo para algunas personas concretas.
Importante: Al eliminar fuentes de datos, también se elimina todo el contenido indexado en ellas. Esta operación no se puede deshacer.
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Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
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En la consola de administración, ve a Menú
- Haz clic en la tarjeta Fuentes de datos de terceros.
- En la lista, destaca la fuente de datos que quieres cambiar y, a continuación, haz clic en Eliminar
.
- Haz clic en Guardar.
Una vez eliminada una fuente de contenido, ya no se podrá indexar ni se podrán hacer búsquedas en ella. Si más tarde cambias de idea, deberás volver a añadirla y a indexarla.