Ajouter une source de données dans Google Cloud Search

Cette fonctionnalité est disponible dans Cloud Search Platform. Veuillez contacter le responsable de votre compte Google pour en savoir plus sur son activation.

En tant qu'administrateur, vous pouvez configurer une recherche portant sur l'ensemble des contenus de votre organisation. Pour effectuer une recherche dans des référentiels tiers, vous devez ajouter une source de données dans Google Cloud Search. La source de données est, pour un référentiel donné, l'index des éléments pouvant faire l'objet d'une recherche.

Avant de commencer

Vous (ou votre développeur) devez disposer d'un ID de compte de service ayant des autorisations d'accès à l'API Cloud Search Indexing. Consultez le site Web des développeurs Cloud Search pour obtenir des instructions détaillées sur l'initialisation de l'accès à l'API.

Ajouter une source de données

Pour indexer des éléments à partir d'un référentiel tiers, ajoutez une source de données dans Cloud Search. Si vous êtes inscrit à Google Workspace, vous n'avez pas besoin d'ajouter des sources de données pour ces services, tels que Drive et Gmail.

Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
Dans la console d'administration, accédez à Menu Applications Google Workspace Cloud Search.
Cliquez sur la fiche Sources de données tierces.
En haut à gauche, cliquez sur Ajouter .
Saisissez un nom dans la ligne de texte Nom à afficher. Pour les noms que vous ne pouvez pas utiliser, reportez-vous à la section sur les noms réservés.
Les utilisateurs de Cloud Search voient ce nom dans les filtres de recherche en haut de leur page de résultats de recherche ou dans la liste déroulante Plus. Il peut être utile d'inclure le type de source dans le nom pour que les utilisateurs l'identifient plus facilement.
Saisissez un nom dans la ligne de texte Nom abrégé. Pour les noms que vous ne pouvez pas utiliser, reportez-vous à la section sur les noms réservés.
Les utilisateurs de Cloud Search peuvent utiliser ce nom avec l'opérateur de recherche source pour affiner les résultats de recherche.
Sélectionnez l'une des options de Visibilité suivantes :
- Visible par tout le monde : permet à tous les membres de votre organisation de voir les résultats de cette source.
- Visible pour personne : empêche tous les membres de votre organisation de voir les résultats de cette source.
  Si vous découvrez que certains utilisateurs ont accès à des résultats qu'ils ne devraient pas voir, vous pouvez désactiver les résultats pour tout le monde jusqu'à ce que vous résolviez le problème.
- Uniquement visible par les utilisateurs suivants : permet d'autoriser uniquement des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs spécifiques de votre organisation à voir les résultats de cette source. Saisissez les adresses e-mail des groupes ou des utilisateurs dans la ligne de texte.
  Lorsque vous ajoutez une source de données pour la première fois, vous pouvez désactiver la visibilité pour tout le monde, à l'exception de quelques utilisateurs spécifiques, jusqu'à ce que vous testiez votre intégration. Vérifiez que les utilisateurs ne voient que les résultats de recherche auxquels ils ont accès.
Sous ID de compte de service, ajoutez l'adresse e-mail du compte de service qui autorise l'indexation de cette source.
Utilisez l'adresse e-mail qui a été générée pour l'ID de compte de service lorsque votre développeur a configuré les identifiants pour l'API Cloud Search.
Ne cochez pas l'option Activer le mode lecture seule. Cloud Search ne commencera pas à indexer le contenu de cette source de données si cette option est cochée.
Cliquez sur Ajouter.

Une fois que vous avez ajouté la source de données, elle apparaît dans la liste des sources de données tierces. Pour identifier la source de données à laquelle accéder, votre développeur doit ajouter l'ID source à la configuration du connecteur de contenu.

Prochaines étapes

Indiquez à votre développeur l'ID de la source de données à utiliser dans la configuration du connecteur de contenu.
Votre développeur doit créer et enregistrer un schéma (si votre référentiel de contenu contient des données structurées).
Avant d'activer la visibilité d'une source pour tout le monde, vérifiez que votre intégration fonctionne correctement.
Associez les identités des utilisateurs.

Noms réservés

Le nom à afficher ou le nom abrégé de votre source de données ne peuvent pas commencer par "Google" ni utiliser un nom réservé.

Noms de sources de données réservés

Agenda
Docs
Drive
Gmail
Gplus
Groupes
Keep
Messagerie
Sites

Modifier ou supprimer une source de données

Vous contrôlez dans quelles sources de données les différents utilisateurs peuvent effectuer une recherche. Par exemple, vous pouvez souhaiter que votre équipe de vente effectue une recherche dans des référentiels différents de ceux de votre service comptable.

Vous pouvez masquer les résultats de recherche provenant d'une source de données particulière si vous désactivez sa visibilité. Si vous la désactivez, les utilisateurs ne verront pas les résultats de cette source de données. Cela ne supprime pas définitivement la source de données de Cloud Search.

Activer ou désactiver la visibilité

Avant de commencer : Pour activer ou désactiver la visibilité d'un groupe d'utilisateurs, affectez leurs comptes à un groupe.

Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
Dans la console d'administration, accédez à Menu Applications Google Workspace Cloud Search.
Cliquez sur la fiche Sources de données tierces.
Dans la liste, mettez en surbrillance la source de données à modifier, puis cliquez sur Modifier .
Sélectionnez l'une des options de Visibilité suivantes :
- Visible par tout le monde : permet à tous les membres de votre organisation de voir les résultats de cette source.
- Visible pour personne : empêche tous les membres de votre organisation de voir les résultats de cette source.
- Uniquement visible par les utilisateurs suivants : permet d'autoriser uniquement des utilisateurs ou des groupes d'utilisateurs spécifiques de votre organisation à voir les résultats de cette source. Saisissez les adresses e-mail des groupes ou des utilisateurs dans la ligne de texte.
Cliquez sur Enregistrer.

Suspendre l'indexation de nouveaux contenus

Vous pouvez empêcher temporairement les nouveaux contenus d'apparaître dans les résultats de recherche. Vos utilisateurs ne verront aucun contenu nouveau ou modifié provenant d'une source donnée si vous en suspendez l'indexation. Lorsque vous suspendez l'indexation, cela s'applique à l'ensemble de votre organisation. Vous ne pouvez pas suspendre l'indexation pour une unité organisationnelle individuelle.

Remarque : Vous ne pouvez pas désactiver l'indexation pour les services Google Workspace tels que Gmail, Drive ou Groupes.

Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
Dans la console d'administration, accédez à Menu Applications Google Workspace Cloud Search.
Cliquez sur la fiche Sources de données tierces.
Dans la liste, mettez en surbrillance la source de données à modifier, puis cliquez sur Modifier .
Cochez l'option Activer le mode lecture seule.
Cliquez sur Enregistrer.

Modifier le nom affiché dans les filtres de recherche et l'opérateur de recherche

Vous pouvez modifier le nom que les utilisateurs voient dans les filtres de recherche en haut de la page de résultats de recherche ou dans la liste déroulante Plus. Vous pouvez également modifier le nom utilisé dans l'opérateur de recherche source.

Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
Dans la console d'administration, accédez à Menu Applications Google Workspace Cloud Search.
Cliquez sur la fiche Sources de données tierces.
Dans la liste, mettez en surbrillance la source à modifier, puis cliquez sur Modifier .
Dans le champ Nom à afficher, saisissez un nouveau nom à afficher dans les filtres de recherche.
Dans le champ Nom abrégé, saisissez une nouvelle version abrégée du nom.
Cliquez sur Enregistrer.

Mettre à jour le compte de service

Vous pouvez modifier le compte de service pouvant indexer le contenu de cette source ou ajouter un autre compte de service. Il s'agit du compte de service créé lorsque votre développeur a configuré les identifiants pour l'API Cloud Search Indexing.

Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
Dans la console d'administration, accédez à Menu Applications Google Workspace Cloud Search.
Cliquez sur la fiche Sources de données tierces.
Dans la liste, mettez en surbrillance la source à modifier, puis cliquez sur Modifier .
Dans le champ Adresse e-mail du compte de service, saisissez l'adresse e-mail d'un compte de service autorisé.
- Pour supprimer une adresse e-mail, cliquez sur Supprimer à côté de l'adresse.
Cliquez sur Enregistrer.

Supprimer une source de données

Si votre organisation n'a plus besoin d'effectuer de recherches dans une source de données, vous pouvez la supprimer définitivement. Par exemple, si vous mettez fin à votre contrat avec un fournisseur de services, vous n'aurez plus besoin d'accéder à la source de données concernée.

Vous souhaitez empêcher temporairement une source de données d'apparaître dans les résultats de la recherche ? Ou supprimer une source uniquement pour certaines personnes ? Ne supprimez pas la source comme décrit ci-après. Désactivez simplement la visibilité de cette source, pour tous les membres de votre organisation ou certaines personnes uniquement.

Important : La suppression d'une source de données entraîne également celle de tout le contenu indexé pour cette source et ne peut pas être annulée.

Connectez-vous à la Console d'administration Google.
Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").
Dans la console d'administration, accédez à Menu Applications Google Workspace Cloud Search.
Cliquez sur la fiche Sources de données tierces.
Dans la liste, mettez en surbrillance la source de données à modifier, puis cliquez sur Modifier .
Cliquez sur Enregistrer.

Une fois la source de contenu supprimée, l'indexation et la recherche ne sont plus disponibles pour cette source. Si vous changez d'avis plus tard, vous pourrez ajouter la source et la réindexer.

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