卒業予定の生徒にデータの移行を許可する

この記事は Google Workspace for Education の管理者を対象としています。

生徒や職員が Google データ エクスポートを使用してドライブのファイルと Gmail のメッセージを別の Google アカウントにコピーできるようにしましょう。たとえば、卒業予定の生徒は自分のデータをコピーして個人の Google アカウントに移行できます。

ユーザーが学校のアカウントから別のアカウントにコンテンツをコピーする方法をご確認ください。

YouTube や Google フォトなど、他の Google サービスのデータ移転を管理するには、ユーザーのデータ エクスポートを許可またはブロックするをご覧ください。

ユーザーがコピーして移行できるデータ

デフォルトでは、すべての組織部門で、データ エクスポートによる移行の権限が有効になっています。この権限が有効になっていると、ユーザーは Gmail とドライブのデータをダウンロードできます。

• Gmail: メールをコピーして移行できます（連絡先、チャット、タスクの移行は行われません）。
• ドライブ: ユーザーは、自分が所有するマイドライブ内のドキュメントとフォルダのコピーと、共有されたドキュメントのコピーを移行できます。ドキュメントのオーナーが、「閲覧者（コメント可）」や「閲覧者」によるダウンロードやコピーを無効にして共有を制限している場合は、移行プロセスでもその設定が適用されます。
  
  なお、移行によってドキュメントが削除されることはありません。移行先のアカウントにはドキュメントのコピーが作成され、元のドキュメントはそのまま残ります。また、ドメイン外とのファイルの共有を無効にしている場合、データは一切コピーされません。

ステップ 1: 移行権限を設定する

この手順を実施するには、組織部門（最上位）とサービス設定に対する管理者権限が必要です。

1. Google 管理コンソールにログインします。

   管理者アカウント（末尾が @gmail.com でないもの）でログインします。

2. 管理コンソールで、メニュー アイコン [アカウント][Google データ エクスポート] の順に移動します。

3. [追加の移行権限] をクリックします。
4. [この組織部門のユーザーに「コンテンツの移行」へのアクセスを許可します] のチェックボックスをオンまたはオフにします。
5. （省略可）組織部門を許可または不許可にする方法は次のとおりです。
   1. 左側で組織部門を選択します。
   2. 変更するには、チェックボックスをオンまたはオフにします。
   3. 次のいずれかを行います。
      • [サービスのステータス] が [継承] になっており、親組織の設定が変更されても現在の設定を維持したい場合は、[オーバーライド] をクリックします。
      • [サービスのステータス] が [オーバーライド] になっている場合は、[継承] をクリックして親と同じ設定に戻すか、[保存] をクリックして新しい設定を維持します（親組織の設定が変更された場合でも、現在の設定を維持します）。
        注: 詳しくは、組織構造についてのページをご覧ください。
6. [保存] をクリックします。

ユーザーのドライブの外部共有がオンになっていることを確認してください。これがオンになっていないと、ユーザーはドライブのファイルをダウンロードして自身の Google アカウントに移行することができません。

ステップ 2: 移行プロセスについて生徒に知らせる

転校または卒業を控えている生徒に、各自の Google アカウント ページから移行を設定してもらいます。生徒が操作を行えるよう、学校のアカウントから別のアカウントにコンテンツをコピーするの手順を共有してください。