Permitir que los alumnos que se van a graduar transfieran sus datos

Este artículo está dirigido a administradores de Google Workspace for Education.

Permite que los alumnos y el personal utilicen Google Takeout para copiar sus archivos de Drive y mensajes de Gmail y pegarlos en otra cuenta de Google. Por ejemplo, los alumnos que se van a graduar pueden copiar y transferir datos a su cuenta personal de Google.

Consulta cómo copiar contenido de cuentas de centros educativos a otras cuentas.

Para gestionar la transferencia de datos de otros servicios de Google, como YouTube o Google Fotos, consulta el artículo Permitir o bloquear el acceso de usuarios a Takeout.

Qué pueden copiar y transferir los usuarios

De forma predeterminada, el permiso de transferencia de Takeout está activado en todas las unidades organizativas. Con este permiso, los usuarios pueden descargar sus datos de Gmail y Drive:

• Gmail: copia y transfiere su correo (no los de los contactos, los chats ni las tareas).
• Drive: los usuarios pueden transferir copias de documentos y carpetas de su propiedad en Mi unidad.
  
  No se elimina ningún documento durante el proceso: los originales no se alteran, solo se guardan copias en la otra cuenta. Si has desactivado la opción para compartir archivos fuera de tu dominio, no se copiará ningún dato.

Paso 1: Define los permisos de transferencia

Para seguir este paso, necesitas privilegios de administrador en Unidades organizativas (nivel superior) y Configuración del servicio.

1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

   Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

2.  En la consola de administración, ve a Menú  CuentaGoogle Takeout.

3. Haz clic en Permisos de transferencia adicionales.
4. Marca o desmarca la casilla Permite que los usuarios de esta unidad organizativa accedan a Transferir tu contenido.
5. (Opcional) Para permitir o no permitir una unidad organizativa:
   1. En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa que quieras.
   2. Para cambiar, marca o desmarca el ajuste.
   3. Elige una opción:
      • Si el estado del servicio es Heredado y quieres mantener el ajuste actualizado, aunque cambie el ajuste de la unidad organizativa superior, haz clic en Anular.
      • Si el estado del servicio es Anulado, haz clic en Heredar para volver al mismo ajuste que la unidad organizativa superior o en Guardar para conservar el nuevo, aunque cambie el ajuste de la unidad organizativa superior.

        Más información sobre la estructura organizativa

6. Haz clic en Guardar.

Paso 2. Asegúrate de que tus ajustes permitan la transferencia de datos

Asegúrate de que los usuarios tengan activado Google Takeout para Gmail y Drive. De lo contrario, los usuarios no podrán acceder a la herramienta Transferir tu contenido aunque esté habilitada. Además, el uso compartido externo debe estar activado en Drive para que los usuarios puedan copiar y transferir sus archivos de Drive a una cuenta de consumidor de Google.

Para obtener más información, consulta los artículos Permitir o bloquear Google Takeout, Ver qué aplicaciones están activadas en un usuario, grupo o unidad organizativa y Gestionar las opciones para compartir contenido de forma externa para tu organización. 

Paso 3: Enseña a tus alumnos el proceso de transferencia

Si en tu centro educativo hay alumnos que se van a trasladar o graduar, pueden configurar la transferencia de datos en las páginas de sus cuentas de Google. Comparte las instrucciones de la sección Copiar contenido de tu cuenta de centro educativo a otra cuenta para ayudar a los alumnos a empezar.