Kontaktowanie się z rodzicami i opiekunami w sprawie G Suite dla Szkół i Uczelni

W Google uważamy, że rodzice (w tym artykule pojęcie to obejmuje również opiekunów) powinni wiedzieć, w jaki sposób ich dzieci korzystają z naszych usług w szkole. Ten artykuł ułatwi szkołom podstawowym i ponadpodstawowym, które korzystają z G Suite dla Szkół i Uczelni, efektywne komunikowanie się z rodzicami i opiekunami w sprawie używania przez uczniów usług Google i kont G Suite dla Szkół i Uczelni. Podane tu informacje pomogą również w uzyskaniu zgody rodziców w stosownych przypadkach.  
 
Każda placówka korzysta z G Suite na swój sposób – szkolni administratorzy dysponują informacjami o dostępności poszczególnych usług i zasadach ich użytkowania. Naszym zdaniem to szkoły najlepiej wiedzą, jakie informacje przekazywać rodzicom, bo mają rozeznanie w kwestii faktycznego używania usług Google. Nie ma uniwersalnego rozwiązania. Naszym celem jest udostępnienie informacji związanych z usługami, zabezpieczeniami i polityką prywatności Google, które pozwolą szkołom dobrze poinformować rodziców. 
 
Poniższe informacje ułatwią szkołom korzystającym z G Suite dla Szkół i Uczelni zapoznanie rodziców z zagadnieniami związanymi z używaniem usług Google w szkole, przesyłaniem informacji do Google w związku z używaniem tych usług oraz przetwarzaniem tych danych przez Google.

1. Określanie, które usługi Google będą używane w szkole

G Suite dla Szkół i Uczelni oferuje dwa rodzaje usług Google: usługi podstawowe (np. Gmail, Dysk, Kalendarz i Classroom) – dostępne w ramach umowy na korzystanie z G Suite dla Szkół i Uczelni – oraz ogólnodostępne usługi dodatkowe (np. YouTube, Mapy i Blogger), które mogą być używane na kontach G Suite dla Szkół i Uczelni do celów edukacyjnych, jeśli zezwoli na to administrator szkolnej domeny.  W tym artykule opisaliśmy różnice między usługami podstawowymi i dodatkowymi.
 
Administratorzy G Suite dla Szkół i Uczelni mogą decydować, które usługi podstawowe i dodatkowe są dostępne na kontach użytkowników. Szkoły podstawowe i ponadpodstawowe powinny wiedzieć, do których usług uczniowie mają dostęp, by móc przekazać rodzicom odpowiednie informacje.

2. Uzyskiwanie zgody rodzica lub opiekuna w stosownych przypadkach

Szkoły mogą chcieć – również ze względów formalnych – uzyskać zgodę rodziców lub opiekunów na udostępnianie uczniom usług Google. Aby im to ułatwić, przygotowaliśmy ten szablon. Jest on opracowany na podstawie wymogów obowiązujących w Stanach Zjednoczonych, ale szkoły mogą go dostosować, a następnie wpisać odpowiednie dane kontaktowe i informacje o udostępnianych usługach oraz rozpowszechnić go wśród rodziców razem z materiałami wymienionymi poniżej.

• Zgoda rodziców jest wymagana w przypadku używania usług dodatkowych przez osoby nieletnie: umowa na korzystanie z G Suite dla Szkół i Uczelni (sekcja 2.5) wymaga od szkół uzyskania zgody rodziców lub opiekunów na korzystanie z usług dodatkowych, które mają być dostępne dla niepełnoletnich uczniów.
• Szkoły mogą również poprosić o zgodę w przypadku używania usług podstawowych: najlepiej jest uzyskać zgodę rodziców lub opiekunów także na korzystanie z udostępnianych przez szkołę usług podstawowych. W innym przypadku zarejestrowanie konta w G Suite dla Szkół i Uczelni oraz rozpoczęcie korzystania z usług przez szkołę jest równoznaczne z wyrażeniem zgody w imieniu rodziców na używanie usług podstawowych.

Materiały dla rodziców i opiekunów

Oprócz wymienionego szablonu zalecamy przekazanie tych materiałów rodzicom lub opiekunom w ramach uzyskiwania ich zgody:

• W naszych Informacjach na temat ochrony prywatności w G Suite dla Szkół i Uczelni opisaliśmy sposób gromadzenia i używania danych przez usługi Google w przypadku kont G Suite dla Szkół i Uczelni.  
• W naszym Centrum pomocy opublikowaliśmy informacje o zobowiązaniach prawnych wprowadzonych przez Google w związku z podstawowymi i dodatkowymi usługami G Suite dla Szkół i Uczelni.
• Natomiast nasz Przewodnik po zasadach prywatności w usługach zawiera opis działania usług Google pod kątem ochrony prywatności.
  Informacje te są również dostępne na stronie privacy.google.com. W przypadku użytkowników G Suite dla Szkół i Uczelni ze szkół podstawowych i ponadpodstawowych Google nie wykorzystuje żadnych danych osobowych (ani żadnych informacji związanych z kontem G Suite dla Szkół i Uczelni) do kierowania reklam. To ograniczenie, zawarte w Informacjach na temat ochrony prywatności, jest nadrzędne wobec wszelkich stwierdzeń związanych z reklamami znajdujących się na wymienionych stronach.
• Informacje na temat spełniania przez Google międzynarodowych wymogów prawnych dotyczących ochrony danych można znaleźć w Aneksie o przetwarzaniu danych do umowy na G Suite lub inną usługę uzupełniającą, w którym opisano zaawansowane środki ochrony danych uzgodnione przez firmę Google i jej klientów.
• Strona na temat zaufania w Google for Education zawiera odpowiedzi na wiele z najczęstszych pytań związanych z prywatnością i bezpieczeństwem. 
• Jeśli rodzice zalogują się na konto G Suite dla Szkół i Uczelni swojego dziecka, na stronie myaccount.google.com mogą wyświetlić dane osobowe i ustawienia konta oraz zarządzać nimi.

Szkoły w różnych krajach i społecznościach są objęte różnymi regulacjami i zasadami, dlatego Google nie jest w stanie udzielać informacji na temat wymogów zgodności z prawem obowiązujących konkretną szkołę. Zgodę rodziców należy uzyskać zgodnie z lokalnym prawem.