Communiceren met ouders/verzorgers over Google Workspace for Education

Bij Google vinden we het belangrijk dat ouders/verzorgers begrijpen hoe hun kinderen Google-services gebruiken in het klaslokaal. Dit artikel zorgt dat basisscholen en middelbare scholen die Google Workspace for Education gebruiken, effectief met ouders/verzorgers kunnen communiceren over hoe Google-services door leerlingen worden gebruikt met Google Workspace for Education-accounts, en waar nodig toestemming van ouders/verzorgers kunnen krijgen.  
 
Omdat schoolbeheerders kunnen bepalen welke services beschikbaar zijn en welke beleidsregels voor elke service gelden, is het gebruik van Google Workspace for Education voor elke school anders. We vinden dat de informatie die met ouders/verzorgers wordt gedeeld, het best door de school zelf kan worden aangepast, afhankelijk van welke Google-services de school gebruikt. Er bestaat geen algemeen informatiepakket voor alle scholen, maar Google probeert scholen de informatie over onze services en onze privacy- en beveiligingsprocedures te geven die ze nodig hebben om ouders/verzorgers goed op de hoogte te houden. 
 
Scholen die Google Workspace for Education gebruiken, kunnen de onderstaande stappen volgen om ouders/verzorgers te laten zien hoe de school Google-services gebruikt, welke gegevens Google verzamelt tijdens het gebruik van deze services en hoe Google die gegevens gebruikt.

1. Bepalen welke Google-services uw school gaat gebruiken

Google Workspace for Education biedt 2 categorieën Google-services: kernservices (zoals Gmail, Drive, Agenda en Classroom) die worden geleverd onder de Google Workspace for Education-overeenkomst van uw school en aanvullende services (zoals YouTube, Maps en Blogger) die kunnen worden gebruikt met Google Workspace for Education-accounts als dit is toegestaan voor educatieve doeleinden door de domeinbeheerder van een school.  In dit artikel worden de verschillen tussen kernservices en aanvullende services uitgelegd.
 
Google Workspace for Education-beheerders kunnen bepalen tot welke kernservices en aanvullende services hun gebruikers toegang hebben met hun account. Basisscholen en middelbare scholen moeten bijhouden tot welke services leerlingen toegang hebben, zodat ze informatie over die services kunnen delen met ouders/verzorgers.

2. Waar nodig toestemming van ouders/verzorgers krijgen

Scholen moeten of willen mogelijk toestemming van ouders/verzorgers krijgen voor de Google-services waartoe ze leerlingen toegang willen geven. Voor scholen in de Verenigde Staten biedt Google daarvoor deze template. Elke school moet echter zelf bepalen hoe deze het best kan worden gebruikt, eigen contactgegevens invullen, informatie verstrekken over de services die de school inschakelt, en de template samen met de onderstaande bronnen voor ouders delen.

  • Voor aanvullende services is toestemming nodig voor minderjarigen: In de Google Workspace for Education-overeenkomst (artikel 2.5) staat dat scholen toestemming van ouders/verzorgers moeten krijgen om leerlingen jonger dan 18 jaar toegang te geven tot aanvullende services.
  • Scholen kunnen ervoor kiezen ook toestemming voor kernservices te vragen: We raden scholen aan ook toestemming van ouders/verzorgers te krijgen voor de kernservices die ze inschakelen. Anders zouden scholen namens ouders/verzorgers toestemming geven voor kernservices door zich aan te melden voor en gebruik te maken van deze Google Workspace for Education-services.

Bronnen om te delen met ouders/verzorgers

Naast de bovenstaande meldingstemplate raden we scholen aan de onderstaande bronnen te delen met ouders/verzorgers als onderdeel van het verzoek om toestemming:

Scholen in verschillende landen en gemeenschappen hebben verschillende regelgevingen en benaderingen. Google kan geen advies geven over hoe u de wetten die gelden voor uw school kunt naleven. U moet toestemming van ouders/verzorgers krijgen op een manier waarmee u de wetten in uw jurisdictie naleeft.

Mogelijke foutmeldingen

Ouders/verzorgers nemen mogelijk contact met u als beheerder op als ze een foutmelding zien wanneer ze een Google Workspace for Education-account proberen toe te voegen aan een persoonlijk Android-apparaat met een bestaand kinderaccount onder toezicht, via de Family Link-app. Deze fouten doen zich voornamelijk voor als het kindaccount wordt beheerd via de Family Link-app en het schoolaccount valt onder beheer van mobiele apparaten (Mobile Device Management, MDM) van de school.

In de foutmelding staat iets als 'Inloggen mislukt. Er is een probleem opgetreden bij de communicatie met de Google-servers. Probeer het later opnieuw.' Of 'U kunt uw Google Workspace for Education-account, dat wordt beheerd door de schoolbeheerder, niet toevoegen aan dit apparaat. Dit apparaat wordt al beheerd via Family Link en mag slechts één beheerder hebben.'

We raden het volgende aan:

  1. Stel MDM in op Basisbeheer, niet op Geavanceerd beheer voor de organisatie-eenheid van de leerling.
  2. Of maak een aparte organisatie-eenheid voor BYOD-leerlingen en stel MDM voor die organisatie-eenheid in op Basisbeheer.

Schakel MDM niet helemaal uit.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?

Meer hulp nodig?

Log in voor extra supportopties om uw probleem snel op te lossen