Berkomunikasi dengan Orang Tua dan Wali tentang Google Workspace for Education

Di Google, kami percaya bahwa penting bagi orang tua (yang di artikel ini, termasuk wali) untuk memahami cara anaknya menggunakan layanan Google di kelas. Artikel ini akan membantu sekolah dasar dan menengah yang menggunakan Google Workspace for Education untuk memastikan bahwa sekolah tersebut dapat menyampaikan secara efektif kepada orang tua dan wali terkait penggunaan layanan Google oleh siswa dengan akun Google Workspace for Education, dan membantu mendapatkan izin orang tua jika diperlukan.  
 
Karena administrator sekolah dapat menentukan layanan mana yang tersedia dan kebijakan untuk tiap layanan, penggunaan Google Workspace for Education oleh sekolah dapat berbeda antara satu sekolah dengan sekolah lain. Kami yakin bahwa sekolah berada di posisi terbaik untuk menyesuaikan informasi yang dibagikan kepada orang tua berdasarkan penggunaan layanan Google yang sebenarnya oleh sekolah. Tidak ada solusi tunggal yang cocok untuk semua situasi, namun Google bertujuan untuk memberikan informasi yang diperlukan oleh sekolah tentang praktik keamanan, privasi, dan layanan kami sehingga sekolah dapat terus memberikan informasi terbaru kepada orang tua. 
 
Sekolah yang menggunakan Google Workspace for Education dapat mengikuti langkah-langkah di bawah untuk membantu orang tua memahami cara sekolah menggunakan layanan Google, informasi yang didapatkan oleh Google saat sekolah menggunakan layanan ini, dan cara Google menggunakan informasi tersebut.

1. Tentukan layanan Google yang akan digunakan oleh sekolah Anda

Google Workspace for Education menawarkan dua kategori layanan Google: Layanan Inti (seperti Gmail, Drive, Kalender, dan Classroom) yang disediakan berdasarkan perjanjian Google Workspace for Education milik sekolah Anda, dan Layanan Tambahan (seperti YouTube, Maps, dan Blogger) yang dapat digunakan dengan akun Google Workspace for Education jika diizinkan untuk tujuan pendidikan oleh administrator domain sekolah.  Artikel ini menjelaskan perbedaan antara Layanan Inti dan Tambahan lebih lanjut.
 
Administrator Google Workspace for Education dapat mengelola Layanan Inti dan Tambahan yang dapat diakses oleh pengguna dengan akun mereka. Sekolah dasar/menengah harus memperhatikan layanan mana yang diizinkan untuk diakses oleh siswa, sehingga mereka dapat berbagi informasi tentang layanan tersebut dengan orang tua.

2. Dapatkan izin orang tua atau wali jika perlu

Sekolah mungkin perlu atau sebaiknya mendapatkan izin orang tua atau wali atas layanan Google yang diizinkan untuk diakses oleh siswa. Untuk sekolah di Amerika Serikat, Google menyediakan template ini guna membantu sekolah mendapatkan izin tersebut. Namun, sekolah berhak menentukan cara terbaik dalam menggunakannya, mengisinya dengan informasi kontak milik sekolah dan informasi layanan yang diaktifkan sekolah, serta membagikan informasi tersebut dengan referensi lain untuk orang tua yang telah disebutkan di bawah.

  • Layanan Tambahan mengharuskan izin untuk pengguna di bawah umur: Google Workspace for Education mewajibkan di dalam perjanjiannya (pasal 2.5) bahwa sekolah harus mendapatkan izin orang tua atau wali untuk penggunaan Layanan Tambahan apa pun yang diizinkan bagi siswa yang berusia di bawah 18 tahun.
  • Sekolah juga dapat memilih untuk mendapatkan izin bagi Layanan Inti: Sebagai praktik terbaik, sekolah juga sebaiknya mendapatkan izin orang tua atau wali untuk Layanan Inti yang diizinkan. Jika tidak, sekolah akan memberikan izin untuk Layanan Inti atas nama orang tua dengan mendaftar ke dan menggunakan layanan Google Workspace for Education tersebut.

Referensi yang dibagikan kepada orang tua dan wali

Selain pemberitahuan template di atas, sebaiknya sekolah membagikan referensi yang tercantum di bawah kepada orang tua dan wali sebagai bagian dari proses untuk mendapatkan izin mereka:

Sekolah di berbagai negara dan komunitas memiliki peraturan dan pendekatan yang berbeda, dan Google tidak dapat memberi saran kepada Anda terkait kepatuhan terhadap hukum yang berlaku di sekolah Anda. Anda harus mendapatkan izin orang tua menggunakan cara yang sesuai dengan hukum di wilayah hukum Anda.

Kemungkinan error

Sebagai administrator, orang tua dapat menghubungi Anda terkait pesan error yang mereka dapatkan saat mencoba menambahkan akun Google Workspace for Education ke perangkat Android pribadi yang menggunakan akun anak yang sudah ada, yang berada di bawah pengawasan dengan aplikasi Family Link. Error ini terjadi terutama saat akun anak dikelola oleh aplikasi Family Link dan akun sekolah tunduk pada pengelolaan perangkat seluler (MDM) oleh administrator sekolah.

Error tersebut mungkin menyatakan “Tidak dapat login. Terjadi masalah saat berkomunikasi dengan server Google. Coba lagi nanti”. Atau, “Akun Google Workspace for Education, yang dikelola oleh administrator sekolah, tidak dapat ditambahkan ke perangkat ini. Perangkat ini sudah dikelola melalui Family Link dan hanya dapat memiliki 1 pengelola".

Sebaiknya:

  1. Setel MDM ke Dasar, bukan Lanjutan, untuk unit organisasi siswa.
  2. Atau, Anda dapat membuat unit organisasi terpisah untuk siswa BYOD dan menetapkan MDM ke Dasar.

Sebaiknya jangan nonaktifkan MDM.

Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?

Perlu bantuan lain?

Login untuk opsi dukungan tambahan guna memecahkan masalah dengan cepat