Chez Google, nous estimons qu'il est important que les parents (terme que nous utilisons dans cet article pour désigner également les représentants légaux) comprennent comment leurs enfants utilisent nos services dans leur classe. Cet article a pour objectif d'aider les établissements scolaires qui utilisent Google Workspace for Education à communiquer efficacement avec les parents et les représentants légaux sur l'utilisation par les élèves des services Google et de services tiers (parfois appelés "offres tierces") via des comptes Google Workspace for Education, et à obtenir les autorisations parentales appropriées.
Étant donné que les directeurs d'établissement peuvent choisir les services disponibles et les règles associées à chacun d'eux, l'utilisation de Google Workspace for Education est différente dans chaque établissement. Nous pensons que les établissements sont les mieux placés pour adapter les informations qu'ils fournissent aux parents en fonction de leur utilisation réelle des services Google. Il n'y a pas de solution unique, mais Google souhaite donner aux établissements les informations dont ils ont besoin au sujet de nos services, ainsi que de nos pratiques en matière de confidentialité et de sécurité, afin qu'ils puissent informer correctement les parents.
Les établissements équipés de Google Workspace for Education peuvent suivre les étapes ci-dessous pour aider les parents à comprendre comment ils utilisent les services Google, quelles informations Google reçoit lorsqu'ils les utilisent et ce que Google fait de ces données. Si un établissement scolaire choisit d'autoriser les élèves à accéder à des services tiers via leur compte Google Workspace for Education, il doit également en informer les parents et obtenir l'autorisation requise.
1. Définir les services Google que votre établissement utilisera
Google Workspace for Education propose deux catégories de services Google : des services principaux (comme Gmail, Drive, Agenda et Classroom) fournis conformément au contrat Google Workspace for Education de votre établissement, et des services supplémentaires (comme YouTube et Maps) qui peuvent être utilisés à des fins éducatives par des comptes Google Workspace for Education, après accord de l'administrateur du domaine de l'établissement. Dans cet article, vous trouverez plus d'informations sur les différences entre les services principaux et supplémentaires.
Les administrateurs Google Workspace for Education peuvent définir les services principaux et supplémentaires auxquels leurs utilisateurs sont autorisés à accéder via leur compte. Il est conseillé aux établissements scolaires de noter à quels services leurs utilisateurs de moins de 18 ans ont accès, afin de communiquer cette information aux parents.
2. Obtenir l'autorisation des parents ou représentants légaux le cas échéant
Les établissements scolaires peuvent exiger ou souhaiter une autorisation des parents ou représentants légaux pour les services Google mis à la disposition des élèves. Google propose ce modèle aux établissements américains afin de les aider dans cette tâche. Cependant, il leur appartient de déterminer la meilleure façon de l'utiliser, de le remplir avec leurs coordonnées et les informations sur les services qu'ils mettent à disposition, et de le partager, accompagné des ressources ci-dessous destinées aux parents.
- Les services complémentaires nécessitent une autorisation lorsque l'utilisateur est mineur : conformément au Contrat Google Workspace for Education (section 3.5), les établissements doivent obtenir l'accord des parents ou représentants légaux pour tout service complémentaire auquel leurs élèves de moins de 18 ans peuvent accéder.
- Les établissements peuvent aussi demander une autorisation pour les services principaux : nous recommandons aux établissements de demander également l'autorisation des parents ou représentants légaux pour les services principaux qu'elles mettent à disposition. Sinon, les établissements donnent leur accord pour les services principaux au nom des parents en s'inscrivant et en utilisant ces services Google Workspace for Education.
Si votre établissement scolaire autorise les utilisateurs de moins de 18 ans à accéder à des services tiers via leur compte Google Workspace for Education, il est tenu d'obtenir au préalable les autorisations parentales requises.
Ressources à communiquer aux parents et représentants légaux
En plus du modèle d'avis ci-dessus, nous recommandons aux établissements de fournir aux parents et représentants légaux les ressources listées ci-dessous lors de la demande d'autorisation :
- Notre Avis de confidentialité Google Workspace for Education décrit la manière dont les produits et services Google collectent et utilisent les informations issues de comptes Google Workspace for Education.
- Vous trouverez des informations sur les engagements juridiques de Google concernant les services principaux et supplémentaires de Google Workspace for Education dans notre centre d'aide.
- Pour plus d'informations sur la façon dont les produits Google protègent la confidentialité, consultez notre Guide sur la confidentialité des produits et la page privacy.google.com. Sachez que Google n'exploite aucune information personnelle des utilisateurs (ni aucune information associée à un compte Google Workspace for Education) pour présenter des annonces ciblées aux utilisateurs de Google Workspace for Education dans les établissements d'enseignement primaire et secondaire, ou aux utilisateurs désignés comme ayant moins de 18 ans par leur administrateur. Cette restriction figurant dans notre Avis de confidentialité prévaut sur les déclarations relatives aux annonces sur les pages que nous venons de citer.
- Des informations sur la conformité de Google aux obligations légales internationales en termes de protection des données sont disponibles dans l'Avenant relatif au traitement des données dans le cloud, qui décrit les mesures complètes liées à la sécurité des données convenues par Google et ses clients.
- Le Centre de sécurité et de confidentialité Google for Education répond à beaucoup de questions fréquentes concernant la confidentialité et la sécurité.
- Les parents peuvent consulter la page myaccount.google.com une fois connectés au compte Google Workspace for Education de leur enfant, afin de voir et de gérer les informations personnelles et les paramètres du compte.
Les établissements des différents pays et communautés suivent des réglementations et approches variées, c'est pourquoi Google n'est pas en mesure de vous conseiller sur le respect des lois qui régissent votre établissement. Vous devez obtenir l'autorisation parentale conformément aux lois en vigueur dans votre juridiction.
Erreurs possibles
En tant qu'administrateur, vous pouvez être contacté par les parents au sujet d'un message d'erreur qui s'affiche lorsqu'ils essaient d'ajouter un compte Google Workspace for Education à un appareil Android personnel sur lequel est déjà enregistré un compte Google géré avec Family Link. Cette erreur se produit principalement lorsque le compte Google de l'enfant est géré par Family Link et que le compte scolaire est soumis à la gestion des appareils mobiles (MDM) par l'administrateur de l'établissement.
Les messages d'erreur peuvent indiquer : "Impossible de se connecter. Un problème de communication avec les serveurs Google est survenu. Réessayez ultérieurement." ou "Votre compte Google Workspace for Education, géré par l'administrateur de l'établissement, ne peut pas être ajouté à cet appareil. Cet appareil est déjà géré via Family Link et ne peut avoir qu'un seul administrateur."
Nous vous recommandons les actions suivantes :
- Définissez le MDM sur De base, et non sur Avancé pour l'unité organisationnelle de l'élève.
- Vous pouvez également créer une unité organisationnelle distincte pour les élèves BYOD et définir le MDM sur De base.
Nous vous recommandons de ne pas désactiver le MDM.
