Hoe licenties werken

Geldt voor Google Workspace, Essentials, Cloud Identity en andere services die worden beheerd in de Google Beheerdersconsole.

Een gebruiker moet een licentie hebben om een Google-service te kunnen gebruiken. Een gebruiker moet bijvoorbeeld een licentie voor Google Workspace hebben voordat deze Gmail, Google Drive of een andere Google Workspace-tool kan gebruiken. Een gebruiker kan licenties hebben voor meerdere services. Google Workspace-licenties kunnen niet worden gedeeld door meerdere gebruikers, zelfs niet als ze niet alle tools gebruiken.

Dit artikel bevat algemene informatie over licenties die geldt voor alle Google-services die worden beheerd in de Google Beheerdersconsole. Zie Hoe licenties worden toegewezen voor Cloud Identity voor informatie over licenties specifiek voor Cloud Identity.

Sitegebaseerde en gebruikergebaseerde licenties

Voor sommige Google-services, zoals Android, zijn de licenties sitegebaseerd. Wanneer u zich aanmeldt voor de service, krijgen alle gebruikers in uw organisatie automatisch een licentie, zelfs als ze al een licentie hebben voor een andere service. Sitegebaseerde licenties hoeven niet te worden toegewezen.

Voor andere Google-services, zoals Google Workspace, zijn de licenties gebruikergebaseerd. Gebruikers moeten een licentie krijgen om de service te kunnen gebruiken. In het volgende gedeelte vindt u meer informatie over het toewijzen van gebruikergebaseerde licenties.

Gebruikergebaseerde licenties toewijzen

Als u slechts één Google-service met gebruikergebaseerde licenties heeft aangeschaft, krijgen al uw gebruikers standaard een licentie voor die service. U hoeft geen licenties toe te wijzen.

U moet licenties toewijzen als een van deze situaties op u van toepassing is:

• U heeft meer dan één op gebruikers gebaseerde Google-service gekocht, zoals Google Workspace en Google Voice. Voor services die aanvullende services bevatten, heeft een gebruiker alleen een licentie voor de overkoepelende service nodig. Met een Google Workspace-licentie krijgt een gebruiker bijvoorbeeld toegang tot Gmail, Google Agenda, Drive en alle andere services in Google Workspace.
• U heeft meerdere abonnementen gekocht voor dezelfde service, zoals verschillende versies van Google Workspace.

U kunt licenties toewijzen aan individuele gebruikers, aan iedereen in een organisatie-eenheid of aan iedereen in uw organisatie.

Belangrijk: Als u het jaarmodel heeft voor uw abonnement, kunt u niet meer licenties toewijzen dan u heeft gekocht. Als u meer licenties probeert toe te wijzen dan u heeft gekocht, ziet u een foutmelding en worden de licenties niet toegewezen. U moet dan gebruikers verwijderen of meer licenties kopen.

Manieren om gebruikergebaseerde licenties toe te wijzen

Gebruikergebaseerde licenties automatisch toewijzen

Als licenties niet standaard worden toegewezen en u weet dat iedereen in uw organisatie een bepaalde service gebruikt, kunt u inschakelen dat licenties automatisch worden toegewezen. Gebruikers in uw account die geen licentie hebben voor de geselecteerde service (en eventuele nieuwe gebruikers die u later toevoegt), krijgen dan een licentie voor die service. Als u meerdere Google-services of meerdere abonnementen voor dezelfde service heeft, kunt u licenties laten toewijzen voor één service of abonnement.

Bestaande gebruikerslicenties worden op geen enkel niveau gewijzigd, inclusief licenties voor dezelfde service of voor verschillende abonnementen voor dezelfde service.

Als u organisatie-eenheden heeft onder de organisatie op het hoogste niveau, kunt u opties voor het automatisch toewijzen van licenties instellen voor specifieke organisatie-eenheden.

Google Workspace met het jaarmodel

Als u Google Workspace gebruikt met het jaarmodel, kan het aantal gebruikers dat u kunt maken worden beperkt als u het automatisch toewijzen van licenties inschakelt. Als u een andere service heeft met gebruikergebaseerde licenties en u het automatisch toewijzen van licenties aanzet voor die service of voor Google Workspace op het hoogste niveau, kunt u niet meer gebruikers toevoegen dan het kleinste aantal licenties voor uw gebruikergebaseerde services.

Stel dat u 20 Google Workspace-licenties en 5 Google Voice Premium-licenties heeft gekocht. Als het automatisch toewijzen van licenties is ingeschakeld voor de organisatie op het hoogste niveau, kunt u niet meer dan 5 gebruikers maken.

Gebruikergebaseerde licenties handmatig toewijzen

Als u meer dan één Google-service met gebruikergebaseerde licenties of meerdere abonnementen op een service heeft, kunt u op deze manier licenties handmatig toewijzen:

• Als u licenties voor één service of abonnement automatisch toewijst, moet u licenties voor een andere service of ander abonnement handmatig toewijzen.
• Als u het automatisch toewijzen van licenties uitschakelt voor alle services en abonnementen, moet u alle licenties handmatig toewijzen.

U kunt handmatig licenties toewijzen aan individuele gebruikers, een geüploade lijst met gebruikers of een hele organisatie-eenheid. Zie Licenties toewijzen, verwijderen en opnieuw toewijzen voor meer informatie.

Als u handmatig licenties toewijst aan een organisatie-eenheid, krijgen alleen gebruikers in die organisatie-eenheid een licentie. Gebruikers in onderliggende organisatie-eenheden krijgen niet automatisch een licentie. U moet deze ook handmatig toewijzen.

Licenties verminderen

U kunt het aantal licenties voor een betaalde service, zoals Google Workspace, verminderen om het maandbedrag te verlagen. U kunt ook het aantal licenties voor een gratis service verminderen als u die niet meer nodig heeft.

• Als u het jaarmodel heeft voor uw abonnement, kunt u alleen het aantal licenties verminderen als het tijd is uw contract te verlengen.
• Als u het flexibele model heeft voor uw abonnement of uw Google-service sitegebaseerde licenties gebruikt, kunt u het aantal licenties niet rechtstreeks verminderen. In plaats daarvan kunt u altijd gebruikers verwijderen. De licenties van deze gebruikers worden dan verwijderd uit uw account.