Si tienes varias ediciones de Google Workspace

Se considera que una organización tiene varias ediciones de Google Workspace cuando en ella hay usuarios con licencias de ediciones distintas.

En este artículo se responde a preguntas habituales sobre cómo comprar y utilizar varias ediciones de Google Workspace.

Primeros pasos

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Nunca he utilizado Google Workspace. ¿Por dónde empiezo?

Si es la primera vez que usas Google Workspace, te recomendamos que empieces con la configuración básica. Los pasos son los mismos aunque quieras usar varias ediciones. La principal diferencia es que, si quieres comprar licencias de varias ediciones, tienes que acudir a un representante de ventas o un partner de Google. Consulta el artículo Configurar Google Workspace en tu organización.

¿Cómo puedo comprar licencias de varias ediciones de Google Workspace?

Ponte en contacto con un representante de ventas o un partner de Google.

¿Cómo funciona la facturación?

Cuando se tienen varias ediciones de Google Workspace, los procesos de facturación son prácticamente iguales que cuando se tiene una. Estas son las únicas diferencias:

• Tanto si has seleccionado hacer pagos automáticos como si has optado por la facturación mensual, cada edición de Google Workspace aparecerá como un elemento de línea diferente en la factura.
• Todas tus ediciones se cobran el mismo día del mes. El primer mes se calcula de forma prorrateada, según corresponda, para que coincidan las fechas de cobro. Sin embargo, las fechas de renovación anual de cada edición pueden ser diferentes, ya que dependen de la fecha en que se compró cada una.

Consulta más información en Facturación y pagos.

¿Cómo asigno licencias basadas en usuarios?

Si en la edición de Google Workspace de tu organización no se incluye Vault, quizá puedas comprar licencias complementarias de Vault. Consulta más información en el artículo Comprar licencias de Vault para una organización.

Nota: Si tu organización tiene varias ediciones de Google Workspace, no podrás comprar suscripciones complementarias. Si necesitas funciones adicionales para algunos usuarios, como Vault, puedes asignarles una licencia de Google Workspace que incluya esas funciones. 

Usar licencias con varias ediciones

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¿Cómo gestiono las licencias de usuario?

Por lo general, para asignar licencias de varias ediciones de Google Workspace, se sigue el mismo proceso que para asignar las de una sola edición. Si lo haces manualmente, solo tienes que asignar la licencia correcta a cada usuario.

Nota: Si configuras unidades organizativas, los usuarios de las unidades organizativas secundarias pueden tener licencias diferentes a las de los usuarios de la unidad organizativa de nivel superior.

Asignar licencias automáticamente

• Puedes configurar la asignación automática de licencias solo en una de las ediciones. Si lo haces, se asignarán automáticamente licencias de esa edición tanto a los usuarios que no tengan licencia como a los usuarios nuevos. Los usuarios conservarán las licencias que ya tuvieran, salvo que las reasignes manualmente.
• Puedes cambiar la asignación automática de licencias a otra edición de Google Workspace cuando quieras. Si lo haces, se asignarán automáticamente licencias de la edición que elijas tanto a los usuarios que no tengan ninguna licencia como a los usuarios nuevos.

Más información sobre cómo asignar licencias

¿Cómo añado puestos (licencias o usuarios)?

Aunque tengas varias ediciones de Google Workspace, el proceso para obtener más licencias o añadir usuarios sigue siendo el mismo. Si has activado la asignación automática de licencias en una de tus ediciones, como máximo podrás añadir tantos usuarios como puestos tenga esa edición.

¿Cómo cambio la licencia de un usuario a otra edición?

Puedes cambiar la licencia de un usuario a otra edición; por ejemplo, para mejorar su cuenta de Business Standard a Business Plus.

El modo de ajustar licencias depende del plan de pagos que tengas:

• Si tienes una suscripción al plan flexible, puedes actualizar en cualquier momento las cuentas de algunos usuarios o de todos ellos.
• Si tienes una suscripción al plan anual, ponte en contacto con tu representante de ventas o partner de Google para solicitarle los nuevos niveles de licencias. Tienes un plazo de 15 días para asignar las licencias. Transcurrido este periodo, contabilizaremos el número de licencias que has contratado y te cobraremos por las licencias asignadas a los usuarios.

  Por ejemplo, supongamos que empiezas con 1000 usuarios de licencias de Business Standard en el plan anual. En un momento determinado, hablas con el representante de ventas o el partner de Google con el que trabajas y actualizas la edición de 500 usuarios a Business Plus. Tienes 15 días a partir de ese momento para asignar licencias de Business Plus a esos 500 usuarios. Si, transcurrido este periodo, solo has asignado licencias de Business Plus a 300 usuarios, cambiaremos el número de licencias contratadas de Business Standard a 700 (las 1000 iniciales menos las 300 reasignadas) y te cobraremos el importe correspondiente.

Más información sobre cómo cambiar licencias de usuarios a otra edición

Gestionar usuarios

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Quiero redistribuir unos cuantos usuarios a otras ediciones. ¿Cómo puedo hacerlo?

1. Comprueba que tengas suficientes licencias para todos los usuarios.
2. Si es necesario, obtén más licencias.
3. Asigna el tipo de licencia correcto a cada usuario.

   Puedes cambiar el tipo de licencia a una edición superior o inferior. Consulta cómo cambia la configuración de la gestión y del servicio si asignas a un usuario una licencia de una edición inferior.

¿Están disponibles todas las funciones si tengo usuarios con varias ediciones?

Si en tu organización hay usuarios con diferentes licencias, es posible que no todos tengan acceso a ciertas funciones. También es posible que algunas funciones avanzadas de la edición Enterprise se apliquen a los usuarios de la edición Business de la misma organización, como la Prevención de la pérdida de datos (DLP) de Gmail y el uso compartido y acceso a datos de Google Drive.

Ejemplo: Configurar la duración de sesión

Ediciones compatibles con esta función:Frontline Standard; Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Comparar ediciones

No puedes definir la duración de las sesiones de los usuarios con licencias Business Starter o Standard.

Ejemplo: Registro de auditoría de dispositivos

Ediciones compatibles con esta función: Frontline Standard; Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Standard, Education Plus y Endpoint Education Upgrade; G Suite Business, y Cloud Identity Premium.  Comparar ediciones

No se mostrarán los datos de los usuarios con licencias Business Starter o Standard.

Ejemplo: Política de uso compartido de Drive

Si algunos usuarios de una organización tienen licencias de la edición Enterprise y un administrador configura una unidad organizativa de modo que se pueda compartir contenido con usuarios de dominios permitidos, todos los usuarios de esa unidad organizativa podrán compartir elementos de Google Drive con los usuarios de esos dominios.

Comparar ediciones

¿Qué ocurre cuando un ajuste afecta solo a algunos de mis usuarios?

Los usuarios solo se ven afectados por los ajustes correspondientes a la edición de Google Workspace que tienen asignada. Cuando configuras un ajuste que solo está disponible en algunas ediciones, los usuarios asignados a ediciones que no lo incluyen se gestionan mediante el valor predeterminado o no se gestionan. 

Por ejemplo, si un ajuste que está activado de forma predeterminada solo está disponible en Business Plus y Enterprise, los usuarios que tengan licencias de Business Starter o de Standard no se verán afectados cuando lo cambies. Consulta la documentación de ajustes específicos para saber cómo se aplican esos ajustes en las organizaciones con varias licencias.

Al restaurar la cuenta de un usuario, ¿qué licencia se le asigna?

Si has activado la asignación automática de licencias en una de tus ediciones de Google Workspace, los usuarios restaurados obtienen automáticamente licencias de esa edición (si hay alguna disponible). Por tanto, es posible que se les asigne una licencia diferente de la que tenían antes de que se suspendiera su cuenta.

Si la asignación automática de licencias no está activada, deberás reasignar manualmente las licencias a los usuarios restaurados.

Las licencias de usuario archivado no se asignan de forma automática, por lo que deberás hacerlo manualmente para que se restauren correctamente los datos y las políticas de estos usuarios. Consulta el artículo Gestionar antiguos empleados y sus datos.

¿Necesitas ayuda?

Para obtener más información sobre cómo trabajar con varias ediciones de Google Workspace, ponte en contacto con tus representantes de ventas de Google, con un partner de Google o con el equipo de Asistencia de Google Workspace.