Google Workspace Sync for Microsoft Outlook
El correo, el calendario y los datos de contactos de tu cuenta de Google y de Microsoft Outlook se sincronizan periódicamente mediante Google Workspace Sync for Microsoft Outlook (GWSMO).
Sin embargo, algunos tipos de datos no se sincronizan y, además, algunas funciones de Outlook se comportan de manera distinta si utilizas GWSMO. Los datos podrían aparecer de forma diferente en determinados productos de Google Workspace, como Gmail.
Frecuencia de sincronización
GWSMO sincroniza datos cada vez que tus usuarios inicien Outlook y con las siguientes frecuencias:
- Correo: cada minuto
- Calendario: cada 10 minutos o inmediatamente después de crear o recibir una invitación a una reunión
- Contactos: cada 20 minutos
- Lista global de direcciones: cada 24 horas
- Notas: cada 60 minutos o inmediatamente después de crear o de modificar una nota
- Tareas: cada 2 horas
Tipos de datos que sí se sincronizan
Email| Datos del correo en tu perfil de Outlook anterior | Se importan a tu perfil de Google Workspace en Outlook | Se pueden utilizar en Outlook con GWSMO | Se sincronizan con Google Workspace | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Mensajes de correo electrónico | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Estado de los mensajes (leídos o no leídos) | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Elementos eliminados | ✔ | ✔ | ✔ | La importación es opcional. |
| Carpetas y subcarpetas | ✔ | ✔ | ✔ | Las carpetas de Outlook se asignan a etiquetas de Gmail. Las subcarpetas aparecen como etiquetas anidadas. |
| Subcarpetas anidadas en Recibidos (y en otras carpetas del sistema) | ✔ | ✔ | Gmail no permite anidar etiquetas en Recibidos, Enviados ni en otras etiquetas del sistema. En su lugar, las etiquetas aparecen como Recibidos/nombre_carpeta. | |
| Correo electrónico no deseado | ✔ | ✔ | ✔ | La importación es opcional. El correo electrónico no deseado se etiqueta como Spam en Gmail. |
| Borradores | ✔ | ✔ | ||
| Archivos adjuntos | ✔ | ✔ | ✔ | Los archivos adjuntos de más de 25 MB no se sincronizan con Gmail. |
| Archivos adjuntos ejecutables | No se admiten en Gmail. | |||
| Publicaciones en carpetas del buzón de correo | ✔ | ✔ | ||
| Niveles de importancia | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Marcas de los mensajes | ✔ | ✔ | ✔ | Las marcas aparecen como estrellas en Gmail. |
| Fechas de seguimiento y recordatorios (usados con marcas) | ✔ | No se importan ni sincronizan con Gmail, pero se pueden usar en Outlook después de realizar la importación. | ||
| Iconos de flecha en respuestas y mensajes reenviados | ✔ | ✔ | Aparecen en los mensajes que respondes o reenvías en Outlook, pero no se sincronizan con Gmail ni con otros clientes de Outlook. | |
| Reglas | ✔ | No se importan ni se sincronizan, pero se pueden volver a crear en Outlook. Puedes crear filtros equivalentes en Gmail que se apliquen en ambas interfaces. | ||
| Firmas | ✔ | No se importan ni se sincronizan, pero se pueden volver a crear en Outlook y en Gmail. | ||
| Mensajes POP | ✔ | Los mensajes de protocolo de correo POP de tu bandeja de entrada principal se importan desde tu perfil anterior y se sincronizan con Gmail (quizá esto no sea lo que deseas). Los mensajes POP que se reciban después de realizar la importación no se sincronizan. | ||
| Cuenta POP o IMAP | ✔ | La configuración de la cuenta no se importa, pero puedes volver a crear la cuenta en tu perfil de Google Workspace. | ||
| Definiciones de categorías | ✔ | ✔ | Las categorías no están disponibles en Gmail. | |
| Categorías asignadas | ✔ | No se importan, pero puedes clasificar los mensajes en Outlook después de realizar la importación. | ||
| Envío S/MIME | El envío S/MIME no está disponible en GWSMO. |
Temas relacionados
| Datos del calendario de tu antiguo perfil de Outlook | Se importan a tu perfil de Google Workspace en Outlook | Se pueden utilizar en Outlook con GWSMO | Se sincronizan con Google Workspace | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Calendario predeterminado | ✔ | ✔ | ✔ | Incluye eventos, descripciones, participantes y ubicaciones. |
| Otros calendarios que sean tuyos en Calendario | ✔ | ✔ | ✔ | Deben residir en la carpeta Calendario de Outlook o en una subcarpeta. |
| Otros calendarios que tengas en Calendario, pero que no sean tuyos | ✔ | Los calendarios que no están en la carpeta Calendario de Outlook no se sincronizan. | ||
| Estado de disponibilidad para usuarios de Google Workspace | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Estado de disponibilidad para usuarios que no pertenezcan a Google Workspace | ✔ | ✔ | ✔ | Es obligatorio que el administrador active el servicio Google Calendar. |
| Estado Provisional/Fuera de la oficina | ✔ | ✔ | Disponibles en Outlook, pero estos dos estados se muestran como Ocupado, tanto en Google Calendar como para otros usuarios de Outlook. | |
| Archivos adjuntos del calendario | ✔ |
Disponibles en Outlook, pero los archivos adjuntos que se añaden en un evento de calendario de Outlook no se sincronizan con los calendarios de otros usuarios. En su lugar, cuando los usuarios consultan el evento en Google Calendar, ven una nota en la descripción de la invitación en la que se indica que se ha retirado el archivo adjunto. |
||
| Definiciones de categorías | ✔ | ✔ | Las categorías no están disponibles en Google Calendar. | |
| Categorías asignadas | ✔ | ✔ | ||
| Invitados marcados como "Opcional" | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Contenido enriquecido en las descripciones de eventos (imágenes, enlaces, tablas, negrita o cursiva) | ✔ | Puedes añadir contenido enriquecido a una descripción de calendario de Outlook, pero puede que ese formato no se mantenga en los calendarios de otros usuarios. Si estás usando Outlook 2016, guarda los eventos en formato RTF para que su formato se sincronice. Más información | ||
| Recordatorios de eventos | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Recursos de calendario | ✔ | ✔ | Los recursos de calendario que se añaden mediante la libreta de direcciones de Outlook no se sincronizan con Google Workspace. Puedes consultar más información en No se sincronizan recursos de calendario añadidos con la libreta de direcciones de Outlook. |
Temas relacionados
| Datos de los contactos personales en tu perfil de Outlook anterior | Se importan a tu perfil de Google Workspace en Outlook | Se pueden utilizar en Outlook con GWSMO | Se sincronizan con Google Workspace | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Contactos personales incluidos en Contactos | ✔ | ✔ | ✔ | Se incluyen todos los campos (por ejemplo, Archivar como, imágenes y notas). |
| Contactos personales no incluidos en Contactos | ✔ | Para que se sincronicen los contactos, deben estar en la carpeta Contactos de Outlook o en una de sus subcarpetas. | ||
| Carpetas de contactos | ✔ | ✔ | Las carpetas de contactos de Outlook no se sincronizan con Google Workspace. Sin embargo, todos los contactos aparecen en Contactos de Google. Puedes organizar tus contactos mediante etiquetas en Contactos de Google. | |
| Formato enriquecido en las notas | ✔ | ✔ | El formato enriquecido solo se mantiene en Outlook si no actualizas los contactos desde tu cuenta de Google. | |
| Listas de distribución personales | ✔ | ✔ | Tus listas de distribución de Outlook no se sincronizan con Google Workspace. Sin embargo, para enviar correo a una lista de Gmail puedes crear un grupo de Google. | |
| Notas superiores a 16 kB | ✔ | ✔ | Estas notas se muestran incompletas en Google Workspace, aunque la nota completa se conserva en Outlook. | |
| Marcas, fechas y recordatorios de seguimiento | ✔ | ✔ | Las marcas no están disponibles en Contactos de Google. | |
| Definiciones de categorías | ✔ | ✔ | Las categorías no están disponibles en Contactos de Google. | |
| Categorías asignadas | ✔ | ✔ | Las categorías no están disponibles en Contactos de Google. | |
| Campos definidos por el usuario para un contacto | ✔ | ✔ | ||
| Archivos adjuntos | ✔ | ✔ | Los archivos adjuntos no están disponibles en Contactos de Google.
En el campo Notas del contacto se incluye la frase "Los archivos adjuntos no se pudieron sincronizar". El archivo adjunto seguirá estando disponible en Outlook. |
Temas relacionados
Si el administrador de tu dominio ha activado el directorio, estará disponible en Outlook. Más información sobre cómo configurar y gestionar el directorio
| Funciones y datos de los contactos globales | Se importan a tu perfil de Google Workspace en Outlook | Se pueden utilizar en Outlook con GWSMO | Se sincronizan con Google Workspace | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Contactos del dominio (direcciones individuales y de grupos) | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Contactos ajenos al dominio | ✔ | ✔ | ✔ | Se añaden al directorio global. |
| Autocompletar | ✔ | ✔ | ✔ | Funciona para direcciones de usuarios, de grupos y de recursos a las que hayas enviado mensajes de correo electrónico al menos una vez. |
| Datos de campos más amplios para cada usuario | ✔ | ✔ | ✔ |
Outlook muestra los atributos que coinciden con los campos asignados a un contacto en el directorio de Google Workspace. Los atributos personalizados no se muestran. |
| Información del remitente o del destinatario en la lista global de direcciones (GAL) | La información de un remitente o destinatario incluida en la lista global de direcciones no aparece al colocar el cursor sobre su dirección de correo electrónico en un mensaje de Outlook. | |||
| Comprobar nombres (alias de la lista global de direcciones) | La lista global de direcciones no sincroniza alias de correo electrónico, por lo que la función "Comprobar nombres" de Outlook no los puede encontrar.
No puedes consultar la lista de miembros de grupos desde Outlook si utilizas GCDS con Outlook. |
| Notas de Outlook en tu perfil de Outlook anterior | Se importan a tu perfil de Google Workspace en Outlook | Se pueden utilizar en Outlook con GWSMO | Se sincronizan con Documentos de Google | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Notas (en la carpeta Notas de nivel superior) | ✔ | ✔ | ✔ | Las notas de Outlook se sincronizan como archivos de texto sin formato que se guardan en Documentos. |
| Notas (en subcarpetas) | ✔ | ✔ | ✔ | Las subcarpetas de Notas en Outlook se sincronizan con las carpetas de Documentos. |
| Categorías asignadas | ✔ | ✔ | Las categorías no están disponibles en Documentos. |
Tema relacionado
| Tareas de Outlook en tu perfil de Outlook anterior | Se importan a tu perfil de Google Workspace en Outlook | Se pueden utilizar en Outlook con GWSMO | Se sincronizan con Google Tasks | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Tareas | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Notas en las tareas | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Fechas de vencimiento | ✔ | ✔ | ✔ | |
| Tareas marcadas como completadas | ✔ | ✔ | ✔ | Al marcar una tarea como completada en Outlook, esta se desmarca en Google Tasks. Sin embargo, al marcar una tarea como completada en Tasks, no se completa en Outlook. |
| Tareas en otros estados (En curso o Aplazada) | ✔ | ✔ | No disponibles en Google Tasks. | |
| Avisos | ✔ | ✔ | No disponibles en Google Tasks. | |
| Fechas de inicio | ✔ | ✔ | No disponibles en Google Tasks. | |
| Categorías asignadas | ✔ | ✔ | No disponibles en Google Tasks. | |
| Carpetas de nivel superior en Tareas | ✔ | ✔ | Aparecen como listas de tareas independientes en Google Tasks. | |
| Subcarpetas en Tareas | ✔ | ✔ | En Google Tasks solo hay listas de tareas de nivel superior. Las Tareas de las subcarpetas de Outlook se sincronizan con la lista principal en Tareas de Google. |
Tema relacionado
| Datos del diario de Outlook en tu perfil de Outlook anterior | Se importan a tu perfil de Google Workspace en Outlook | Se pueden utilizar en Outlook con GWSMO | Se sincronizan con Documentos de Google | Notas |
|---|---|---|---|---|
| Entradas del diario | ✔ | ✔ |
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