Questions fréquentes sur la configuration de Google Workspace

Vous trouverez ci-dessous les questions fréquentes sur l'utilisation de l'assistant de configuration Google Workspace.

Gérer votre compte Google Workspace

Qu'est-ce qu'un administrateur ?
Les administrateurs gèrent les paramètres, les utilisateurs et la facturation de Google Workspace. Vous êtes un administrateur Google Workspace si vous avez procédé à l'inscription. Vous pouvez également attribuer des droits d'administrateur à d'autres utilisateurs.
Comment puis-je me connecter à Google Workspace si je suis déjà connecté avec un autre compte Google ?

Si vous êtes déjà connecté à un autre compte Google :

  1. En haut à droite de l'écran, cliquez sur votre image de profil ou vos initiales, puis sur Ajouter un autre compte.
  2. Connectez-vous à l'aide de votre nom d'utilisateur et de votre mot de passe Google Workspace. Ce nom d'utilisateur inclut votre nom de domaine, comme vous@votre-entreprise.com, il ne s'agit pas de votre adresse Gmail personnelle.

Découvrez comment basculer d'un compte Google à un autre.

Où puis-je gérer mes paramètres Google Workspace ?
Vous gérez Google Workspace dans la console d'administration. Connectez-vous à l'adresse admin.google.com à l'aide de votre nom d'utilisateur Google Workspace. Votre nom d'utilisateur est associé à votre domaine, comme "vous@votre-entreprise.com".
Que faire en cas d'oubli de mon nom d'utilisateur et de mon mot de passe ?

Vous choisissez votre nom d'utilisateur lors de l'inscription. Si vous avez oublié votre nom d'utilisateur, vous pouvez le retrouver dans votre e-mail de bienvenue à Google Workspace.

En cas d'oubli de votre mot de passe :

  1. Accédez au site admin.google.com.
  2. Saisissez votre adresse e-mail Google Workspace.
  3. Cliquez sur Mot de passe oublié ?.
  4. Suivez les instructions de ce message afin de réinitialiser votre mot de passe.

Si vous n'arrivez toujours pas à vous connecter, consultez l'article Connexion à la console d'administration impossible.

Comment utiliser Google Workspace ?
  1. Accédez à l'adresse gmail.google.com ou drive.google.com pour ouvrir Gmail ou Drive.
  2. Si vous êtes déjà connecté à un autre compte Google, cliquez sur votre image de profil ou vos initiales en haut à droite de l'écran, puis sur Ajouter un autre compte.
  3. Connectez-vous à l'aide de votre nom d'utilisateur et de votre mot de passe Google Workspace. Ce nom d'utilisateur inclut votre nom de domaine, comme vous@votre-entreprise.com, il ne s'agit pas de votre adresse Gmail personnelle.

Découvrez comment basculer d'un compte Google à un autre.

Une fois connecté à Google Workspace, vous pouvez basculer entre les services et les applications :

  1. En haut à droite de l'écran, cliquez sur le lanceur d'applications "".
  2. Cliquez sur l'application que vous souhaitez utiliser.
J'ai besoin d'aide. Où puis-je m'adresser ?

Gérer les comptes utilisateur

Comment procéder pour ajouter des comptes utilisateur ?

Pour se connecter et accéder aux services Google Workspace, les membres de votre équipe ont besoin d'un compte utilisateur.

Pendant l'essai gratuit : vous pouvez créer jusqu'à 10 comptes utilisateur. Si vous utilisez l'assistant de configuration, il vous indiquera la procédure à suivre pour ajouter des comptes utilisateur. Vous pourrez également ajouter des comptes utilisateur après la configuration, en utilisant la console d'administration Google. En savoir plus sur l'ajout de comptes utilisateur

Pour ajouter plus de 10 utilisateurs, vous devez mettre fin à la période d'essai et souscrire un forfait modulable ou annuel. Si vous utilisez l'assistant de configuration, choisissez l'option "Configuration manuelle" pour ouvrir la console d'administration Google, puis cliquez sur "Facturation".

La disponibilité du forfait annuel dépend de votre abonnement et de la façon dont vous vous êtes inscrit à votre service. Pour en savoir plus, consultez l'article Forfait annuel.

Après l'essai : vous pouvez gérer les comptes utilisateur, en ajouter et en supprimer, via la console d'administration Google. En savoir plus sur l'ajout de comptes utilisateur

Comment puis-je ajouter des adresses e-mail telles que "commercial@votre-entreprise.fr" ou "info@votre-entreprise.fr" ?

Il n'est pas nécessaire de créer un compte utilisateur pour ajouter ce type d'adresse. Vous pouvez créer des alias d'adresse e-mail et des adresses de groupe pour vos échanges professionnels. Les adresses de ce type sont gratuites et ne sont pas déduites de votre stock de licences utilisateur Google Workspace.

Alias d'adresse e-mail (convient pour une personne) : vous pouvez, par exemple, créer l'adresse "info@votre-entreprise.fr" pour la communiquer aux clients qui souhaitent contacter l'entreprise. Vous pouvez ajouter l'adresse en tant qu'alias de votre adresse professionnelle "vous@votre-entreprise.fr". Les messages envoyés à l'adresse "info@votre-entreprise.fr" arriveront ainsi dans votre boîte de réception Gmail "vous@votre-entreprise.fr". En savoir plus sur la création d'alias

Adresses de groupe (convient aux équipes) : si votre équipe a besoin d'une adresse professionnelle ("commercial@votre-entreprise.fr" ou "assistance@votre-entreprise.fr", par exemple), vous pouvez la créer en tant que groupe. Ainsi, tous les membres du service commercial recevront dans leur boîte de réception les messages envoyés à "commercial@votre-entreprise.fr". En savoir plus sur la création de groupes

Quels utilisateurs dois-je ajouter ?

Si votre messagerie est déjà configurée (vous recevez des messages à l'adresse "votrenom@votre-entreprise.fr", par exemple), vous devez ajouter un compte pour chaque personne disposant d'une adresse e-mail sur votre domaine. Ainsi, lorsque vous transférerez votre messagerie dans Google Workspace, elles continueront de recevoir leurs messages. Vous pouvez consulter des informations supplémentaires sur la configuration de la messagerie pour votre équipe.

Options avancées : il peut arriver que les types d'adresses e-mail suivants soient déjà configurés pour votre domaine :

  • Liste de diffusion pour votre équipe ("info@votre-entreprise.fr", par exemple)
  • Alias d'adresse e-mail
  • Adresse e-mail associée à plusieurs domaines

Dans ce cas, vous devez sélectionner l'option Configuration manuelle située dans l'angle supérieur droit de l'assistant de configuration. Cette option vous redirige vers la console d'administration Google. Dans la console d'administration, vous devez confirmer que vous êtes bien le propriétaire du domaine, puis ajouter tous vos comptes utilisateur, vos alias d'adresse e-mail et vos domaines avant de passer à Google Workspace.

Puis-je renommer ou supprimer un compte utilisateur ?

Changer le nom d'un compte utilisateur

Oui. Vous pouvez modifier le prénom, le nom ou l'adresse e-mail d'un compte utilisateur. L'utilisateur peut continuer à recevoir les messages adressés à son ancienne adresse e-mail, mais vous pouvez aussi choisir d'attribuer cette dernière à un autre utilisateur.

Supprimer un compte utilisateur

Oui. Vous pouvez supprimer un compte utilisateur de votre compte Google Workspace. Cette opération a pour effet de retirer l'accès à l'utilisateur et de supprimer ses données Google Workspace. Vous avez également la possibilité de transférer ou de télécharger les données du compte de l'utilisateur en question.

Vous pouvez aussi suspendre un compte, ce qui empêche l'utilisateur d'y accéder sans que ses données soient supprimées. Dans ce cas, vous êtes toujours facturé pour le compte utilisateur et vous pouvez rétablir l'accès de l'utilisateur à tout moment.

Comment sont facturés les comptes utilisateur ajoutés ou supprimés ?

Tout dépend du forfait que vous avez choisi :

  • Forfait modulable : vous pouvez ajouter ou supprimer des comptes utilisateur à tout moment. Vous ne payez que pour les services utilisés au cours de chaque mois.
  • Forfait annuel : vous vous abonnez à Google Workspace pour une année entière. Vous pouvez à tout moment ajouter des licences. Cependant, vous ne pouvez réduire le nombre de licences qu'à la fin de votre contrat. Si vous supprimez un utilisateur, vous pouvez réaffecter sa licence à tout nouveau compte utilisateur ajouté.

La disponibilité du forfait annuel dépend de votre abonnement et de la façon dont vous vous êtes inscrit à votre service. Pour en savoir plus, consultez l'article Forfait annuel.

Comment informer mon équipe du passage à Google Workspace ?

L'assistant de configuration envoie un message de bienvenue aux utilisateurs pour lesquels vous avez ajouté un compte. Cette notification inclut leur nom d'utilisateur, un mot de passe temporaire et un court message sur le passage à Google Workspace. Vous pouvez également ajouter une note personnelle au message de bienvenue.

L'assistant de configuration envoie le message de bienvenue immédiatement. Toutefois, les comptes de vos utilisateurs ne seront actifs qu'une fois la propriété de votre domaine validée dans l'assistant de configuration. (Si de nouveaux utilisateurs tentent de se connecter avant, ils recevront un message les informant que leur compte n'existe pas.)

Conseils concernant le message de bienvenue :

  • Dans la section consacrée au message personnalisé, précisez aux membres de votre équipe la date à laquelle ils pourront se connecter à leur nouveau compte Google Workspace.
  • Veillez à ce que les adresses des destinataires du message de bienvenue puissent d'ores et déjà recevoir des messages.

Effectuer la migration de vos données vers Google Workspace

Puis-je importer mes e-mails et contacts existants ou effectuer leur migration vers Google Workspace ?

Oui. Lorsque vous passez à Google Workspace, vous pouvez transférer les e-mails, les contacts et les données d'agenda figurant dans l'application ou le service que vous utilisiez précédemment (Microsoft Outlook, par exemple). En fonction de la taille de votre organisation et de votre système actuel, différentes options s'offrent à vous pour effectuer la migration des données vers Google Workspace. En savoir plus sur les options de migration

Que faire si je ne veux pas changer de messagerie pour l'instant ou si je veux seulement utiliser Drive et Docs ?

Si vous utilisez l'assistant de configuration, choisissez l'option "Configuration manuelle" située dans l'angle supérieur droit de l'écran. Vous quitterez alors l'assistant et serez redirigé vers la console d'administration Google. Suivez ensuite les procédures pour :

  1. valider la propriété de votre domaine ;
  2. ajouter vos comptes utilisateur ;
  3. configurer la facturation (facultatif pendant la période d'essai).
Ensuite, vous pouvez utiliser des services Google Workspace tels que Drive et Meet. En revanche, vous ne pouvez pas utiliser Gmail tant que vous n'avez pas configuré vos enregistrements MX de messagerie de sorte qu'ils renvoient aux serveurs Google Workspace.

 

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