Preguntas frecuentes sobre la configuración de Google Workspace

En este artículo se incluyen algunas preguntas frecuentes sobre el uso del asistente de configuración de Google Workspace.

Gestionar tu cuenta de Google Workspace

¿Qué hace un administrador?
Los administradores gestionan la configuración, los usuarios y la facturación de Google Workspace. Si te has registrado en Google Workspace, ya eres administrador. También puedes asignar privilegios de administrador a otros usuarios.
¿Cómo puedo iniciar sesión en Google Workspace si ya la he iniciado con otra cuenta de Google?

Si ya has iniciado sesión con otra cuenta de Google, sigue estos pasos:

  1. En la parte superior derecha de la pantalla, haz clic en tu imagen de perfil o en tu inicial y haz clic en Añadir otra cuenta.
  2. Inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña de Google Workspace. Tu nombre de usuario tiene el formato tunombre@tuempresa.com; es decir, contiene también el nombre de tu dominio. No lo confundas con tu dirección personal de Gmail.

Más información sobre cómo cambiar de cuenta de Google

¿Dónde puedo gestionar mi configuración de Google Workspace?
Puedes gestionar Google Workspace en la consola de administración. Para acceder a ella, inicia sesión en admin.google.com con tu nombre de usuario de Google Workspace. Tu nombre de usuario incluye también tu dominio, ya que tiene el formato tunombre@tuempresa.com.
¿Qué debo hacer si he olvidado mi nombre de usuario y contraseña?

Escoges tu nombre de usuario al registrarte. Si lo has olvidado, recuerda que aparece en el correo electrónico de bienvenida de Google Workspace.

Si no recuerdas tu contraseña, sigue estos pasos:

  1. Ve a admin.google.com.
  2. Escribe tu dirección de correo electrónico de Google Workspace. 
  3. Haz clic en ¿Has olvidado tu contraseña?
  4. Sigue las instrucciones para cambiar de contraseña.

Si sigues teniendo problemas, consulta más información sobre cómo acceder a la consola de administración.

¿Cómo empiezo a utilizar Google Workspace?
  1. Ve a gmail.google.com para abrir Gmail o a drive.google.com para abrir Google Drive.
  2. Si ya has iniciado sesión con otra cuenta de Google, en la parte superior derecha de la pantalla, haz clic en tu imagen de perfil o en tu inicial y selecciona Añadir otra cuenta.
  3. Inicia sesión con tu nombre de usuario y contraseña de Google Workspace. Tu nombre de usuario tiene el formato tunombre@tuempresa.com; es decir, contiene también el nombre de tu dominio. No lo confundas con tu dirección personal de Gmail.

Más información sobre cómo cambiar de cuenta de Google

Una vez que hayas iniciado sesión en Google Workspace, puedes cambiar entre los distintos servicios y aplicaciones que incluye siguiendo estos pasos:

  1. En la esquina superior derecha de la pantalla, haz clic en el Menú de aplicaciones "".
  2. Haz clic en la aplicación que quieras usar.
¿Dónde puedo obtener ayuda?

Gestionar usuarios

¿Cómo añado usuarios?

Para que los miembros de tu equipo puedan iniciar sesión y acceder al servicio de Google Workspace, deben tener una cuenta de usuario.

Durante el periodo de prueba gratuita: puedes crear hasta diez cuentas de usuario. Si utilizas el asistente de configuración, seguirás estos pasos para añadir usuarios. Una vez realizada la configuración, también podrás añadir usuarios en la consola de administración de Google. Más información sobre cómo añadir usuarios

Para añadir más de diez usuarios, debes finalizar la prueba y registrarte en el plan de facturación flexible o anual. Si estás usando el asistente de configuración, elige la opción de configuración manual para abrir la consola de administración de Google y, a continuación, haz clic en Facturación.

La disponibilidad del plan anual depende de tu suscripción y de cómo te hayas registrado en el servicio. Para obtener más información, consulta la sección Plan anual.

Después de la prueba: puedes añadir, eliminar y gestionar tus usuarios en la consola de administración de Google. Más información sobre cómo añadir usuarios

¿Cómo añado direcciones de correo electrónico como ventas@tuempresa.com o info@tuempresa.com?

No hace falta que añadas direcciones de correo electrónico como cuentas de usuario. En vez de eso, puedes crear alias de correo electrónico y direcciones de grupo para las comunicaciones de tu empresa. Estos tipos de direcciones son gratuitas y no se tienen en cuenta para calcular tus licencias de usuario de Google Workspace.

Alias de correo electrónico (opción más adecuada para una sola persona): por ejemplo, puedes crear la dirección info@tuempresa.com para que los clientes se pongan en contacto con tu empresa. Puedes añadir la dirección como alias de la dirección de tu empresa, tunombre@tuempresa.com. Si lo haces, los mensajes que se envíen a info@tuempresa.com también llegarán a la bandeja de entrada de Gmail de tunombre@tuempresa.com. Más información sobre cómo crear alias

Direcciones de grupo (opción más adecuada para equipos): si es necesario que tu equipo tenga una dirección de empresa, como ventas@tuempresa o asistencia@tuempresa, puedes crear estas direcciones como grupos. De esta forma, todos los miembros del equipo de ventas podrán recibir en su bandeja de entrada los mensajes que se envíen a ventas@tuempresa.com. Más información sobre cómo crear grupos

¿Qué usuarios debo añadir?

Si tienes el correo electrónico configurado (por ejemplo, recibes correos en tunombre@tuempresa.com), deberías añadir a todas las personas que ya tienen una dirección de correo electrónico de tu dominio. De este modo, seguirán recibiendo los mensajes cuando cambies tu correo electrónico a Google Workspace. Más información sobre cómo configurar el correo electrónico de tu equipo

Opciones avanzadas: úsalas si ya tienes configurados en tu dominio alguno de los tipos de direcciones de correo electrónico que se indican a continuación.

  • Listas de distribución de tu equipo (por ejemplo, info@tuempresa.com)
  • Alias de correo electrónico
  • Correo electrónico de más de un dominio

Deberás elegir la opción Configuración manual en la esquina superior derecha del asistente de configuración. Esta opción te llevará a la consola de administración de Google. Aquí deberás verificar que eres el propietario del dominio. A continuación, podrás añadir todos los usuarios, los alias de correo electrónico y los dominios antes de cambiar a Google Workspace.

¿Puedo eliminar un usuario o cambiarle el nombre?

Cambiar el nombre de un usuario

Sí, puedes cambiar el nombre y los apellidos o la dirección de correo electrónico de un usuario. El usuario puede seguir recibiendo los mensajes que se envíen a su dirección de correo electrónico anterior o, si lo prefieres, puedes asignar esa dirección a un nuevo usuario.

Eliminar un usuario

Sí, puedes eliminar un usuario de tu cuenta de Google Workspace. Al realizar esta acción, el usuario ya no podrá acceder a Google Workspace y se eliminarán sus datos. También dispones de varias opciones para transferir o descargar los datos de la cuenta del usuario.

También puedes suspender a un usuario. Con esta opción, impedirás que acceda a su cuenta, pero se mantendrán sus datos. Se te seguirá facturando por el usuario y podrás restaurar su acceso a la cuenta en el momento que quieras.

¿Cómo se facturan los usuarios añadidos o eliminados?

Depende del plan de facturación que hayas elegido:

  • Plan flexible: puedes añadir y eliminar usuarios en cualquier momento. Solo pagas por los servicios que hayas utilizado cada mes.
  • Plan anual: te comprometes a utilizar Google Workspace durante todo un año. Puedes añadir licencias en cualquier momento. Sin embargo, solo podrás reducir el número de licencias cuando venza el contrato. Si eliminas un usuario, podrás reasignar su licencia a cualquier usuario que añadas.

La disponibilidad del plan anual depende de tu suscripción y de cómo te hayas registrado en el servicio. Para obtener más información, consulta la sección Plan anual.

¿Cómo debo notificar a mi equipo el cambio a Google Workspace?

El asistente de configuración envía un mensaje de bienvenida a los usuarios que añadas. En esta notificación, se incluye su nombre de usuario, una contraseña temporal y un breve mensaje sobre el cambio a Google Workspace. También puedes añadir una nota personalizada al mensaje de bienvenida.

El asistente de configuración envía este mensaje de bienvenida de forma inmediata. Sin embargo, para que se activen las cuentas de los usuarios, primero deberás verificar la propiedad del dominio en dicho asistente. Si los nuevos usuarios intentan iniciar sesión antes de que realices la verificación, recibirán un mensaje en el que se les indicará que su cuenta no existe.

Consejos para el mensaje de bienvenida:

  • En la sección del mensaje personalizado, añade una nota para informar a los miembros de tu equipo de que les avisarás cuando puedan iniciar sesión en su nueva cuenta de Google Workspace.
  • Cuando añadas las direcciones a donde se enviará el mensaje de bienvenida, asegúrate de que ya pueden recibir mensajes en esas direcciones.

Migrar tus datos a Google Workspace

¿Puedo importar o migrar mi correo electrónico y contactos a Google Workspace?

Sí, puedes transferir tus datos del correo, los contactos y el calendario cuando pasas a Google Workspace desde otra aplicación o servicio, como Microsoft Outlook. Dispones de varias opciones para migrar los datos a Google Workspace, en función del tamaño de la organización y del sistema desde el que realices la migración. Más información sobre las opciones para migrar datos

¿Y si no quiero cambiar el correo electrónico ahora o solo quiero usar Drive y Documentos de Google?

Si estás usando el asistente de configuración, en la parte superior derecha, elige la opción Configuración manual. Saldrás del asistente y se te dirigirá a la consola de administración de Google. Aquí seguirás los pasos para:

  1. Verificar la propiedad del dominio
  2. Añadir usuarios
  3. Configurar la facturación (opcional durante el periodo de prueba)
Una vez realizados estos pasos, podrás utilizar los servicios de Google Workspace, como Drive y Meet. No obstante, no podrás utilizar Gmail hasta que configures tus registros MX de correo electrónico para que apunten a los servidores de Google Workspace.

 

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