Activar o desactivar Drive y Documentos para los usuarios

Este artículo está dirigido a administradores. Si necesitas ayuda para gestionar tus propios archivos, visita el Centro de Aprendizaje.

Con tu cuenta de administrador, puedes activar o desactivar Google Drive para los miembros de tu organización. Este ajuste también controla el acceso a los editores de Documentos de Google, como Documentos de Google, Sites y Apps Script. En la mayoría de los casos, el servicio Drive y Documentos está activado en tu organización de forma predeterminada.

Cuando Drive y Documentos están desactivados

Los usuarios no pueden hacer lo siguiente:

  • Crear archivos o acceder a ellos en Drive, Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Formularios, Sites o Apps Script. Los scripts de Apps Script existentes se siguen ejecutando. Cuando el propietario de un archivo tiene desactivado Drive y Documentos, los demás usuarios que tengan Drive y Documentos activados con los que se haya compartido el archivo seguirán teniendo acceso a él.
  • Enviar formularios de Google que requieran compartir documentos con usuarios ajenos a tu organización.
  • Subir archivos a espacios en la experiencia integrada de Gmail. Más información sobre la experiencia integrada de Gmail
  • Usa plantillas de correo personalizadas en Gmail.

Los administradores tienen limitaciones a la hora de gestionar las opciones para compartir archivos:

Si quieres que los usuarios puedan usar Drive, pero no crear archivos con Documentos, Hojas de cálculo u otros editores de Documentos, activa el servicio Drive y Documentos y desactiva la opción de crear documentos.

Controlar quién utiliza Drive y los editores de Documentos en tu organización

Antes de empezar: Para activar o desactivar el servicio en cuentas de usuario concretas, incluye esas cuentas en una unidad organizativa si quieres controlar el acceso por departamento, o en un grupo de acceso si quieres controlar el acceso de determinados usuarios de varios departamentos o de un mismo departamento.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la consola de administración, ve a Menú y luego Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
    Drive
  3. Haz clic en Estado del servicio.
  4. Para activar o desactivar un servicio en toda tu organización, haz clic en Activado para todos o en Desactivado para todos y luego en Guardar.

  5. (Opcional) Para activar o desactivar un servicio en una unidad organizativa, sigue estos pasos:
    1. En la parte izquierda, selecciona la unidad organizativa.
    2. Para cambiar el estado del servicio, selecciona Activado o Desactivado.
    3. Elige una opción:
      • Si el estado del servicio es Heredado y quieres mantener el ajuste actualizado aunque cambie el ajuste principal, haz clic en Anular.
      • Si el estado del servicio es Anulado, haz clic en Heredar para volver al mismo ajuste que la unidad organizativa superior o en Guardar para conservar el nuevo, incluso si cambia el ajuste de la organización principal.
        Nota: Consulta más información sobre la estructura organizativa.
  6. Para activar un servicio en determinadas cuentas de usuario de varias unidades organizativas o de una misma unidad, utiliza un grupo de acceso. Consulta más información en la sección sobre cómo activar servicios en grupos.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información

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