Após a inscrição no Google Workspace, você e sua equipe vão poder usar o Google Drive para armazenar, acessar e compartilhar arquivos. Confira como começar.
Etapa 1. Entenda os conceitos básicos do Google Drive
O Google Drive é o lugar onde sua organização pode mover e manter todos os arquivos. Por padrão, qualquer pessoa na organização com uma licença que inclua o Drive pode usar esse serviço. Você não precisa criar uma pasta ou um drive para elas.
- Saiba como funcionam o armazenamento, os uploads e a segurança de arquivos:
- Migre arquivos de outras ferramentas de colaboração ou compartilhamento de arquivos em massa. Saiba mais sobre o Google Workspace Migrate.
Etapa 2. Controle o compartilhamento de conteúdo com pessoas fora da sua organização (compartilhamento externo)
Você pode controlar se os usuários podem compartilhar conteúdo com pessoas externas. Talvez apenas determinados usuários possam compartilhar externamente ou somente com organizações específicas (domínios confiáveis).
Saiba como gerenciar o compartilhamento externo na sua organização.
Etapa 3. Configure os drives compartilhados para melhorar a colaboração
Os drives compartilhados são como pastas especiais no Drive. Com eles, as equipes podem colaborar em um conjunto de arquivos e pastas ou acessar um repositório de informações com facilidade. Os arquivos em drives compartilhados pertencem à sua organização, e não a um indivíduo. Isso evita a exclusão acidental de arquivos quando um usuário sai.
Por padrão, todos os usuários podem criar e gerenciar drives compartilhados para as equipes do projeto. No caso de projetos ou equipes confidenciais, talvez você queira ter mais controle sobre os participantes e o conteúdo dos drives compartilhados ou permitir que apenas usuários específicos os criem. Por exemplo, em uma instituição de ensino, convém que somente os professores criem drives compartilhados, e não os estudantes.
Saiba como configurar drives compartilhados na sua organização.
Etapa 4. Configure o acesso do Drive em computadores para seus usuários
Com o Google Drive para computador, os usuários sincronizam o conteúdo entre a nuvem e os dispositivos para:
- Começar a usar o Drive sincronizando os arquivos locais atuais com a nuvem.
- Abrir arquivos armazenados no Google Drive, inclusive arquivos de drives compartilhados, no computador deles com um software que já usam.
- Visualizar e organizar arquivos do Drive usando o sistema de arquivos do computador sem ocupar muito espaço em disco local.
- Salvar off-line arquivos e pastas específicos.
Saiba como ativar o Google Drive para computador.
Etapa 5. Treine seus usuários
Para garantir que seus usuários aproveitem o Drive ao máximo, usem esse recurso com segurança e colaborem de maneira eficiente, compartilhe os recursos a seguir com eles.
Comece pelo Centro de aprendizagem para usuários corporativos
- Centro de aprendizagem do Drive para usuários corporativos: receba ajuda com a migração para o Drive, os drives compartilhados, o Drive para computador e muito mais.
- Centro de aprendizagem para colaboração e documentação: receba ajuda com os apps Documentos Google, Planilhas, Apresentações e muito mais.
Receba ajuda para usar o Drive e os Editores de arquivos Google
Etapa 6. Configurações avançadas e empresariais (Opcional)
Se a organização tiver requisitos avançados de segurança de dados ou acesso ao Drive, você pode personalizar o Drive de acordo com suas necessidades.
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Controlar o acesso e o armazenamento
Permitir o acesso móvel aos apps Documentos, Planilhas e ApresentaçõesCaso sua organização use um gerenciamento de dispositivos móveis (MDM) de terceiros, atualize as listas de permissões dos aplicativos com os apps Documentos, Planilhas e Apresentações Google. Entre em contato com seu provedor de MDM para receber ajuda. Observação: o gerenciamento de endpoints do Google já permite acesso a vários apps do Google Workspace.
Mesmo que sua organização não permita esses apps, os usuários ainda podem fazer o upload e download de arquivos com o Google Drive. No entanto, não é possível editar documentos, planilhas ou apresentações em dispositivos móveis.
Sua organização recebe armazenamento com base na edição do Google Workspace e no número de usuários. Caso ela tenha armazenamento em pool, recomendamos definir a quantidade de armazenamento permitida para cada usuário e drive compartilhado para que as pessoas não usem mais do que a cota aceitável.
Saiba como definir limites de armazenamento.
Você pode controlar se os usuários vão poder acessar os apps Documentos, Planilhas e Apresentações Google quando os computadores não estiverem conectados à Internet.
Por padrão, o acesso off-line é permitido. Os usuários podem ativar ou desativar esse recurso para as próprias contas conforme necessário. Você pode desativar para usuários que trabalham em arquivos confidenciais.
Saiba como configurar o acesso off-line aos Editores de arquivos Google.
A maioria das edições do Google Workspace inclui o Drive e serviços de colaboração como o app Documentos, Planilhas e muito mais. No entanto, talvez algumas organizações queiram controlar quem pode criar, fazer o upload de arquivos ou usar o Drive.
Saiba como ativar ou desativar a criação com o app Documentos.
Controlar o compartilhamento
Definir regras de confiabilidade para um controle de compartilhamento mais granularSe a sua organização precisar de mais opções para restringir o compartilhamento interno e externo, configure regras de confiabilidade. Com elas, você controla o compartilhamento de arquivos entre unidades organizacionais, grupos, usuários e domínios.
Saiba como criar e gerenciar regras de confiabilidade para o compartilhamento do Drive.
Ao criar públicos-alvo, você ajuda os usuários a compartilhar conteúdo com grupos adequados, como um departamento ou uma divisão da organização. Os públicos-alvo evitam o compartilhamento excessivo.
Saiba como definir opções de acesso geral para o compartilhamento de arquivos no Drive.
Quando um usuário envia um e-mail ou um convite da agenda com um anexo, ele recebe uma solicitação para conceder acesso aos destinatários se ainda não tiverem. Você pode limitar a atribuição de acesso pelo remetente para evitar o compartilhamento excessivo ou o vazamento de dados.
Saiba como restringir a concessão de acesso a arquivos pelos usuários.
Configurar recursos avançados do Google Drive
Configurar marcadores do DriveAo configurar marcadores do Drive, você ajuda os usuários a classificar ou marcar arquivos para monitorar tipos e aprovações, aplicar políticas e melhorar a pesquisa. Esses marcadores adicionam metadados aos arquivos, como confidencialidade, status do documento ou data de conclusão.
Saiba como gerenciar marcadores no Drive.
A marca da sua organização é importante, e uma maneira de promovê-la é configurando modelos personalizados para os apps Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulários e Sites. Você pode permitir que todos ou apenas usuários específicos criem modelos personalizados.
Saiba como permitir modelos personalizados para sua organização.
Caso sua organização trabalhe com propriedade intelectual confidencial ou opere em um setor altamente regulado, você pode permitir que os usuários criem documentos criptografados do lado do cliente e outros arquivos que os servidores do Google não decifram.
Saiba mais sobre a criptografia do lado do cliente.
