Den här artikeln är avsedd för administratörer. Om du vill veta mer om att dela eller ange behörigheter för dina egna filer går du till Dela filer från Google Drive.
Som administratör kan du styra om användarna får dela Google Drive-filer och mappar med personer utanför organisationen. Dessa delningsinställningar gäller objekt från Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, Sites-projektfiler, Mina kartor, mappar och allt annat som lagras på Drive.
- Exempel på delningsinställningar
- Aktivera eller inaktivera extern delning av filer och mappar på Drive
- Tillåta extern delning enbart med betrodda domäner
- Styra vem som kan flytta innehåll till en delad enhet som ägs av en annan organisation
- Prova att hantera Drive-delning med hjälp av förtroenderegler
Obs! Om du vill styra delningen med externa användare utanför Google aktiverar eller inaktiverar du delning med besökare.
Exempel på delningsinställningar
Konfigurera anpassad delning för en grupp eller organisationsenhetDu kanske bara vill tillåta användare i vissa grupper eller organisationsenheter att dela innehåll externt och blockera extern delning för alla andra. Du kan göra detta med delningsinställningarna för Drive eller med förtroenderegler.
Med delningsinställningar för Drive:
- Om du inte redan har gjort det placerar du användarna i organisationsenheter eller konfigurationsgrupper.
- Inaktivera extern delning för den översta organisationsenheten enligt beskrivningen i nästa avsnitt.
- Till vänster klickar du på den grupp eller organisationsenhet som du vill tillåta att dela externt.
Viktigt! Gruppinställningar åsidosätter inställningar för organisationsenhet. Om en användare tillhör flera grupper tillämpas inställningen för gruppen med högst prioritet på användaren.
- Aktivera extern delning.
Med förtroenderegler: Läs mer om hur du skapar och hanterar förtroenderegler för Drive-delning.
Du kan låta användare dela filer och mappar med externa användare som inte har Google-konton genom att aktivera delning för besökare. Du kan välja att tillåta delning med besökare med alla eller enbart betrodda domäner. Anvisningar finns i Tillåta delning med användare utanför Google med funktionen för att dela med besökare.
Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Standard and Business Plus; Enterprise Standard och Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade och Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus; Nonprofits; G Suite Business. Jämför utgåvor
Delningsinställningarna på administratörskonsolen gäller användare per organisationsenhet eller grupper. Du har inte kontroll över enskilda mappar i användares Min enhet.
Om du bara vill tillåta att vissa filer delas externt kan du använda delade enheter i stället. Med den här metoden fungerar den delade enheten som mapp.
- Skapa en organisationsenhet utan medlemmar.
- Inaktivera extern delning för den översta organisationsenheten enligt beskrivningen i nästa avsnitt.
- Aktivera extern delning för den nya organisationsenheten och åsidosätt inställningen för organisationsenheten på toppnivå.
- (Valfritt) Om du vill tillåta delning med personer utanför organisationen utan Google-konton aktiverar du delning med besökare för den nya organisationsenheten.
- Skapa en delad enhet med filer och mappar för extern delning.
- Identifiera vilka personer som får dela filerna externt ochlägg till dessa personer som medlemmar på den delade enheten med åtkomstnivån Deltagare och Innehållshanterare eller Ansvarig. Om du har många användare lägger du till dem som en grupp.
Obs!
- Du kan lägga till personer utanför organisationen som medlemmar på en delad enhet om de har Google-konton. Om de inte har Google-konton kan du aktivera delning för besökare så att användarna kan dela innehåll med dem.
- Granska och förstå de behörigheter som beviljas av varje åtkomstnivå. Fastställ rätt åtkomstnivå för medlemmar på den delade enheten baserat på organisationens specifika behov.
- Tilldela den nya organisationsenheten den delade enheten.
- Flytta innehåll till den delade enheten.
- (Valfritt) Om du vill bli meddelad när innehåll läggs till på den delade enheten och delas externt kan du konfigurera en rapporteringsregel baserat på Logghändelser för Drive.
Aktivera eller inaktivera extern delning av filer och mappar i Drive
Att dela innehåll på Drive med personer utanför organisationen kan vara en viktig samarbetsprocess, men det medför även risk för dataläckor. Om du aktiverar extern delning har du alternativ för att begränsa delningen, till exempel genom att varna användare innan de delar eller blockerar länkdelning.
Om du stänger av extern delning kan användarna inte dela följande objekt med externa användare:
- inbjudningar till objekt som har skapats i Dokument, Kalkylark och Presentationer
- länkar till filer som lagras på Drive
- objekt som är bifogade till e-postmeddelanden, antingen uppladdade direkt från enheter eller lagrade på Drive.
Du kan även blockera dessa objekt från externa användare till användare i organisationen. Dessa begränsningar gäller för externa gruppmedlemmar. När filer delas med en grupp som har externa användare kan dessa externa användare inte få åtkomst till filen.
Så här slår du på eller av extern delning:
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen går du till menyn
Appar
Google Workspace
-
Klicka på Delningsinställningar > Delningsalternativ.
-
Om du vill att inställningen ska gälla alla väljer du organisationsenheten på den högsta nivån. Välj i annat fall en underordnad organisationsenhet eller en konfigurationsgrupp.
- Om du vill aktivera extern delning klickar du på På och väljer delningsalternativ.
- Om du vill inaktivera extern delning klickar du på Av. Du kan även blockera externt innehåll från att delas med användarna, inklusive innehåll i lagringssystem från tredje part.
-
Klicka på Spara. Om du har konfigurerat en organisationsenhet eller grupp kan något av alternativen Ärv eller Åsidosätt vara tillgängligt för en överordnad organisationsenhet eller Inget angivet för en grupp.
Tillåta extern delning enbart med betrodda domäner
Utgåvor som stöds för den här funktionen: Business Standard and Business Plus; Enterprise Standard och Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade och Education Plus; Essentials, Enterprise Essentials och Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Jämför utgåvor
Du kan tillåta fildelning med enbart betrodda (godkända) domäner. När du begränsar delning med hjälp av en godkännandelista:
- Domänen måste vara en Google Workspace-domän om du inte använder delning för besökare.
- Du kan inte välja enbart vissa domäner på godkännandelistan för fildelning. Alla betrodda domäner ingår.
- Användarna kan inte dela filer med personliga konton.
- Om organisationen har en blandning av Cloud Identity- och Google Workspace-licenser gäller godkännandelistan även för Cloud Identity-användare.
Innan du börjar: Gör så här om inställningen ska tillämpas för vissa användare: Samla kontona i en organisationsenhet (om inställningarna ska göras per avdelning) eller i en konfigurationsgrupp (om inställningarna ska gälla användare på olika avdelningar).
Lägg till betrodda domäner på din godkännandelista om du inte redan har gjort det.
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen går du till menyn
- Klicka på Delningsinställningar
- Om du vill att inställningen ska gälla alla väljer du organisationsenheten på den högsta nivån. Välj i annat fall en underordnad organisationsenhet eller en konfigurationsgrupp.
- Klicka på Godkända domäner och välj delningsalternativ.
- Klicka på Spara. Om du har konfigurerat en organisationsenhet eller grupp kan något av alternativen Ärv eller Åsidosätt vara tillgängligt för en överordnad organisationsenhet eller Inget angivet för en grupp.
Det kan ta upp till 24 timmar att se ändringar. Under den här tiden kan gamla och nya inställningar tillämpas tillfälligt.
Styra vem som kan flytta innehåll till en delad enhet som ägs av en annan organisation
Du kan tillåta eller blockera att innehåll flyttas från delade enheter som involverar en extern källa eller ett mål. Exempel:
- Du kan blockera att flytta innehåll från en delad enhet i organisationen till en extern delad enhet eller Min enhet för externa användare.
- Du kan blockera att flytta innehåll från Min enhet för en användare i organisationen till en extern delad enhet.
Mer information finns i Styra delning för organisationen.
Prova att hantera Drive-delning med hjälp av förtroenderegler
Utgåvor som stöds för den här funktionen: Enterprise Standard och Enterprise Plus, Education Standard och Education Plus, Enterprise Essentials Plus. Jämför utgåvor
I stället för att använda Drive-inställningar för att dela utanför organisationen kan du använda förtroenderegler för att hantera delning både utanför och inom organisationen. Förtroenderegler ger dig ökad kontroll över vem användarna kan dela med. Mer information finns i Skapa och hantera förtroenderegler för Drive-delning.
