Memulai: Panduan penyiapan drive untuk admin

Menyetel izin berbagi pengguna Drive

Artikel ini ditujukan untuk administrator. Guna mempelajari cara membagikan atau menyetel izin untuk file Anda, buka Membagikan file dari Google Drive

Sebagai administrator, Anda dapat mengontrol cara pengguna di organisasi membagikan file dan folder Google Drive. Ini termasuk item dari Google Dokumen, Spreadsheet, Slide, dan My Maps, serta folder dan item lainnya yang disimpan di Drive.

Sebelum memulai

  • Anda dapat membuat aturan berbagi yang sama untuk semua orang. Atau, Anda dapat menetapkan aturan yang berbeda untuk grup atau departemen. Untuk menerapkan setelan bagi pengguna tertentu, tempatkan akun mereka di unit organisasi (untuk ditetapkan berdasarkan departemen) atau grup konfigurasi (untuk ditetapkan bagi pengguna di seluruh atau dalam departemen).
  • Gunakan audiens target untuk merekomendasikan sekelompok orang yang akan diundang berbagi oleh pengguna, seperti departemen atau tim. Untuk mengetahui informasi tentang cara menyiapkan audiens target, buka Tentang audiens target.

Catatan: Jika Drive dinonaktifkan, Anda tidak dapat mengubah izin berbagi file.

Mengizinkan pengguna berbagi file di luar organisasi

  1. Dari Halaman beranda konsol Admin, buka AplikasilaluGoogle WorkspacelaluDrive dan Dokumen.
  2. Klik Setelan berbagilaluOpsi berbagi.
  3. Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan atau grup konfigurasi.

    Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; G Suite Business; Nonprofits; Essentials.  Bandingkan edisi

  4. Untuk Berbagi dengan orang di luar organisasi Anda, klik Aktif, lalu pilih opsi berbagi:

    • Untuk file milik pengguna di organisasi Anda, peringatkan saat berbagi di luar organisasi—Untuk melindungi kerahasiaan, pengguna akan mendapatkan peringatan saat mereka mencoba berbagi dengan orang di luar organisasi.
    • Izinkan pengguna di organisasi Anda mengirim undangan ke akun non-Google di luar organisasi Anda—Pengguna dapat berbagi file dengan orang yang tidak menggunakan Akun Google. 
      Catatan: Untuk mengedit atau mengomentari file, pengguna harus login ke Akun Google (atau akun pengunjung jika Anda mengaktifkan fitur berbagi dengan pengunjung).
    • Jika berbagi di luar organisasi Anda diizinkan, pengguna di organisasi Anda dapat membuat file dan isi web yang ditayangkan terlihat oleh siapa saja yang memiliki link.
  5. Klik Simpan. Jika mengonfigurasi unit organisasi atau grup, Anda mungkin dapat menetapkan ke Warisi atau Ganti untuk unit organisasi induk, atau Tidak disetel untuk grup.

Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan ditampilkan. Selama jangka waktu tersebut, setelan yang lebih lama dan lebih baru mungkin diterapkan secara bergantian.

Membatasi fitur berbagi untuk domain tertentu

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Bandingkan edisi

Anda dapat membatasi berbagi file untuk domain tepercaya (diizinkan). Jika Anda menggunakan daftar yang diizinkan untuk membatasi berbagi:

  • Domain harus berupa domain Google Workspace, kecuali jika Anda menggunakan fitur berbagi dengan pengunjung
  • Pengguna tidak dapat berbagi file dengan akun pribadi.
  • Jika organisasi Anda memiliki gabungan lisensi Cloud Identity dan Google Workspace, domain di konfigurasi daftar yang diizinkan untuk pengguna Google Workspace juga berlaku untuk pengguna yang memiliki lisensi Cloud Identity.

Untuk menetapkan setelan daftar yang diizinkan:

  1. Login ke Konsol Google Admin.

    Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

  2. Dari Halaman beranda konsol Admin, buka AplikasilaluGoogle WorkspacelaluDrive dan Dokumen.
  3. Klik Setelan berbagilaluOpsi berbagi.
  4. Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan atau grup konfigurasi.

    Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; G Suite Business; Nonprofits; Essentials.  Bandingkan edisi

  5. Untuk Berbagi dengan orang di luar organisasi Anda, klik Domain yang Diizinkan, lalu pilih opsi berbagi:
    • Untuk file milik pengguna diorganisasi Anda, peringatkan saat berbagi dengan pengguna dalam domain yang diizinkan—Untuk melindungi kerahasiaan, pengguna akan mendapatkan peringatan saat mencoba berbagi file dengan pengguna dalam domain yang tercantum di daftar yang diizinkan.
    • Izinkan pengguna di organisasi Anda menerima file dari pengguna di luar domain yang diizinkan—Pengguna dapat membuka file dari domain yang tidak tercantum dalam daftar yang diizinkan, dan mengedit Google Dokumen, Spreadsheet, dan Slide yang disimpan di sistem penyimpanan pihak ketiga.  
    • Izinkan pengguna diorganisasi Anda mengirim undangan ke akun non-Google di luarorganisasi Anda—Mengizinkan berbagi pengunjung yang diverifikasi melalui PIN dengan pengguna non-Google di domain yang tercantum di daftar yang Anda izinkan. 
  6. Klik Simpan. Jika mengonfigurasi unit organisasi atau grup, Anda mungkin dapat menetapkan ke Warisi atau Ganti untuk unit organisasi induk, atau Tidak disetel untuk grup.

Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan ditampilkan. Selama jangka waktu tersebut, setelan yang lebih lama dan lebih baru mungkin diterapkan secara bergantian.

Membatasi semua aktivitas berbagi file di luar organisasi

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Bandingkan edisi

Anda dapat mencegah pengguna berbagi atau menerima item berikut di luar organisasi:

  • Undangan ke item di Dokumen, Spreadsheet, dan Slide, yang aktif selama 14 hari 
  • Link ke file yang disimpan di Drive
  • Lampiran email yang dapat dikirim atau diterima pengguna, diupload langsung dari perangkat, dan disimpan di Drive

Untuk membatasi aktivitas berbagi file di luar organisasi:

  1. Login ke Konsol Google Admin.

    Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

  2. Dari Halaman beranda konsol Admin, buka AplikasilaluGoogle WorkspacelaluDrive dan Dokumen.
  3. Klik Setelan berbagilaluOpsi berbagi.
  4. Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan atau grup konfigurasi.

    Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; G Suite Business; Nonprofits; Essentials.  Bandingkan edisi

  5. Untuk Berbagi di luar organisasi Anda, klik Nonaktif
  6. (Opsional) Agar pengguna tidak membuka atau mengedit file dari luar organisasi atau di sistem penyimpanan pihak ketiga, hapus centang pada kotak Izinkan pengguna di organisasi Anda untuk menerima file dari pengguna di luar organisasi.
    Catatan: Jika Anda menetapkan kebijakan yang membatasi pengguna eksternal untuk mengakses informasi organisasi Anda, pengguna dapat berbagi file dengan grup yang memiliki pengguna eksternal, tetapi pengguna tersebut tidak dapat mengakses file tersebut.
  7. Klik Simpan. Jika mengonfigurasi unit organisasi atau grup, Anda mungkin dapat menetapkan ke Warisi atau Ganti untuk unit organisasi induk, atau Tidak disetel untuk grup.

Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan ditampilkan. Selama jangka waktu tersebut, setelan yang lebih lama dan lebih baru mungkin diterapkan secara bergantian.

Mengontrol cara pengguna berbagi link ke file

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Bandingkan edisi

Anda dapat mengontrol opsi yang didapatkan pengguna saat mereka mencoba berbagi link ke file dari Drive Saya. Opsi ini tidak berlaku untuk file dan folder di drive bersama. 

Pelanggan Cloud Identity: Jika organisasi Anda memiliki gabungan lisensi Cloud Identity dan Google Workspace, setelan berbagi link untuk pengguna Google Workspace juga berlaku untuk pengguna yang memiliki lisensi Cloud Identity.

  1. Login ke Konsol Google Admin.

    Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

  2. Dari Halaman beranda konsol Admin, buka AplikasilaluGoogle WorkspacelaluDrive dan Dokumen.
  3. Klik Setelan berbagi.
  4. Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan atau grup konfigurasi.

    Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; G Suite Business; Nonprofits; Essentials.  Bandingkan edisi

  5. Klik Berbagi link default.
  6. Pilih salah satu opsi:
    • Nonaktif—Hanya pemilik file dan orang yang diundang berbagi file oleh pemilik yang dapat mengakses file tersebut.
    • Aktif - Siapa pun di organisasi Anda yang memiliki link—Siapa pun di organisasi Anda yang memiliki link dapat mengakses file tersebut. File dengan visibilitas ini biasanya tidak muncul di hasil penelusuran kecuali link ke file tersebut tersedia di file lain yang dapat ditelusuri.
    • Aktif - Siapa pun diorganisasi Anda—Siapa pun di organisasi Anda dapat menelusuri dan melihat file tersebut. Namun, file dengan visibilitas ini akan muncul di Drive pengguna hanya setelah pengguna mengakses file atau file dibagikan kepada pengguna.
      Penting: Jika Anda menetapkan audiens target untuk setelan berbagi, bukan untuk siapa pun di organisasi Anda, opsi target audiens akan ditampilkan.
  7. Klik Simpan. Jika mengonfigurasi unit organisasi atau grup, Anda mungkin dapat menetapkan ke Warisi atau Ganti untuk unit organisasi induk, atau Tidak disetel untuk grup.

Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan ditampilkan.

Membatasi tingkat akses yang dapat diberikan pengguna ke file

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Bandingkan edisi

Anda bisa menentukan tingkat akses yang dapat diberikan pengguna ke file saat  diminta untuk berbagi file. Pengguna diminta untuk membagikan file ketika:

  • Mengirim pesan Gmail atau Google Chat dengan link ke file yang belum dibagikan ke penerima.
  • Menyebut seseorang (+sebutan) dalam komentar di file yang aksesnya tidak dimiliki oleh orang tersebut.
  • Melampirkan file ke acara Google Kalender yang tamunya tidak memiliki akses ke file tersebut.

Jika pengguna berbagi file yang tidak dimilikinya, opsi berbagi berasal dari unit organisasi pemilik file. Jika pengguna berbagi beberapa file dan setelan unit organisasi yang berlainan berlaku, opsi berasal dari unit organisasi yang izin berbaginya paling longgar.

Untuk menetapkan tingkat akses yang dapat diberikan pengguna:

  1. Login ke Konsol Google Admin.

    Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).

  2. Dari Halaman beranda konsol Admin, buka AplikasilaluGoogle WorkspacelaluDrive dan Dokumen.
  3. Klik Setelan berbagi.
  4. Untuk menerapkan setelan ke semua orang, biarkan unit organisasi teratas dipilih. Jika tidak, pilih unit organisasi turunan atau grup konfigurasi.

    Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; G Suite Business; Nonprofits; Essentials.  Bandingkan edisi

  5. Klik Opsi berbagi
  6. Untuk Pemeriksa Akses, pilih salah satu opsi: 
    • Hanya penerima,organisasi Anda, atau publik—Pengguna dapat memberikan akses kepada siapa saja yang memiliki link. Setelan yang paling longgar ini hanya tersedia jika fitur berbagi diaktifkan di organisasi dan Anda mengizinkan pengguna memublikasikan file di web.
    • Hanya penerima atau organisasi Anda—Pengguna dapat memberikan akses kepada penerima yang diperlukan dan siapa saja di organisasi Anda yang memiliki link.
    • Hanya penerima—Pengguna hanya dapat memberikan akses kepada penerima yang diperlukan. Jika file telah dibagikan kepada orang lain, mereka masih dapat mengaksesnya. Ini adalah setelan yang paling ketat.
  7. Klik Simpan. Jika mengonfigurasi unit organisasi atau grup, Anda mungkin dapat menetapkan ke Warisi atau Ganti untuk unit organisasi induk, atau Tidak disetel untuk grup.

Diperlukan waktu hingga 24 jam agar perubahan ditampilkan.

Mengontrol siapa saja yang dapat mengakses file yang disimpan di drive bersama

Edisi yang didukung untuk fitur ini: Business Standard dan Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade, dan Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Bandingkan edisi

Anda dapat mengontrol siapa yang dapat memindahkan file dan folder di luar organisasi saat memindahkan konten dari:

  • Drive bersama di organisasi Anda ke drive bersama milik organisasi lain atau Drive Saya milik seseorang di organisasi lain
  • Drive Saya milik seseorang di organisasi Anda ke drive bersama milik organisasi lain 

Untuk mengetahui detail tentang cara mengontrol siapa saja yang dapat mengakses file yang disimpan di drive bersama, buka Mengontrol fitur berbagi untuk organisasi Anda.

Topik terkait

Apakah ini membantu?
Bagaimana cara meningkatkannya?

Perlu bantuan lain?

Login untuk opsi dukungan tambahan guna memecahkan masalah dengan cepat

Telusuri
Hapus penelusuran
Tutup penelusuran
Aplikasi Google
Menu utama
Pusat Bantuan Penelusuran
true
73010
false