Empezar: guía de configuración de Drive para administradores

Definir los permisos para compartir de usuarios de Drive

Este artículo está dirigido a administradores. Para obtener más información sobre cómo definir permisos para tus propios archivos o cómo compartirlos, consulta el artículo Compartir archivos desde Google Drive

Con tu cuenta de administrador, puedes controlar la forma en que los usuarios de tu organización comparten archivos y carpetas de Google Drive, incluidos elementos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, archivos de My Maps, carpetas y cualquier otro elemento almacenado en Drive.

Antes de empezar

  • Puedes aplicar las mismas reglas de uso compartido para todo el mundo y definir reglas distintas para determinados grupos o departamentos. Para aplicar el ajuste a cuentas de usuario concretas, coloca esas cuentas en una unidad organizativa o en un grupo de configuración. Con la primera opción aplicarás el ajuste a todos los usuarios de un departamento, mientras que con la segunda podrás aplicarlo a usuarios específicos de un mismo departamento o de departamentos diferentes.
  • Con las audiencias objetivo, puedes recomendar a los usuarios grupos de personas con las que pueden compartir contenido, como departamentos o equipos. Para obtener más información sobre cómo configurar audiencias objetivo, consulta el artículo Información sobre las audiencias objetivo.

Nota: Si Drive está desactivado, no puedes cambiar los permisos para compartir archivos.

Permitir que los usuarios compartan archivos fuera de tu organización

  1. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  2. Haz clic en Opciones para compartiry luegoOpciones para compartir.
  3. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; G Suite Business; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  4. En Compartir archivos fuera de tu organización, haz clic en Activado y elige las opciones para compartir:

    • Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de tu organización se compartan fuera detu organización: para proteger la confidencialidad, los usuarios reciben una advertencia cuando intentan compartir archivos fuera de tu organización.
    • Permitir que los usuarios de tu organización envíen invitaciones a personas ajenas a tu organización que no tengan cuenta de Google: los usuarios pueden compartir archivos con personas que no utilizan cuentas de Google. 
      Nota: Para editar o comentar archivos, los usuarios deben iniciar sesión en una cuenta de Google o, si tienes activada la opción para compartir archivos con usuarios que no tienen cuenta de Google, en una cuenta de visitante.
    • Si se permite compartir contenido fuera de tu organización , los usuarios de tu organización pueden proporcionar un enlace a cualquier persona para que vea archivos y contenido web publicado.
  5. Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes heredar o anular una unidad organizativa superior, o bien no definir ninguna opción en el caso de los grupos.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.

Restringir la opción para compartir archivos fuera de determinados dominios

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Comparar ediciones

Puedes decidir que se puedan compartir archivos con dominios de confianza (permitidos). Cuando usas una lista de dominios permitidos con el fin de restringir la opción para compartir contenido:

  • El dominio debe ser de Google Workspace, salvo que utilices la función para compartir archivos con usuarios que no tienen cuenta de Google
  • Los usuarios no pueden compartir archivos con cuentas personales.
  • Si en tu organización hay usuarios con licencias de Cloud Identity y otros con licencias de Google Workspace, la configuración de dominios incluidos en la lista de permitidos para usuarios de Google Workspace también afecta a los usuarios que tengan licencias de Cloud Identity.

Para configurar una lista de dominios permitidos, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Opciones para compartiry luegoOpciones para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; G Suite Business; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  5. En Compartir archivos fuera de tu organización, haz clic en Lista de dominios permitidos y elige las opciones para compartir:
    • Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de tu organización se compartan con usuarios de dominios incluidos en la lista de permitidos: para proteger la confidencialidad, los usuarios reciben una advertencia cuando intentan compartir archivos con usuarios de un dominio que figura en una lista de permitidos.
    • Permitir que los usuarios de tu organización reciban archivos de usuarios de dominios no incluidos en la lista de permitidos: los usuarios pueden abrir archivos de dominios que no estén en una lista de permitidos y editar elementos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google guardados en sistemas de almacenamiento de terceros.  
    • Permitir que los usuarios de tu organización envíen invitaciones a personas ajenas a tu organización que no tengan cuenta de Google: los usuarios pueden compartir archivos mediante PIN con usuarios que no utilizan una cuenta de Google y pertenecen a dominios incluidos en la lista de permitidos. 
  6. Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes heredar o anular una unidad organizativa superior, o bien no definir ninguna opción en el caso de los grupos.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.

Restringir la opción para compartir archivos fuera de tu organización

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Comparar ediciones

Puedes decidir que los usuarios no puedan compartir ni recibir los siguientes elementos fuera de tu organización:

  • Invitaciones a elementos de Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones que son válidas durante 14 días 
  • Enlaces a archivos almacenados en Drive
  • Archivos adjuntos de correos que los usuarios pueden enviar o recibir, independientemente de que los hayan subido directamente desde los dispositivos o que estén almacenados en Drive

Si quieres restringir la opción para compartir archivos fuera de tu organización, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Opciones para compartiry luegoOpciones para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; G Suite Business; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  5. En Compartir archivos fuera de tu organización, haz clic en Desactivado
  6. (Opcional) Para evitar que los usuarios abran o editen archivos que no proceden de tu organización o que están en sistemas de almacenamiento de terceros, desmarca la casilla Permitir que los usuarios de tu organización reciban archivos de usuarios ajenos a tu organización.
    Nota: Si creas una política que impida que usuarios externos accedan a la información de tu organización, los usuarios podrán compartir archivos con un grupo que tenga usuarios externos. Sin embargo, esos usuarios no podrán acceder a ellos.
  7. Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes heredar o anular una unidad organizativa superior, o bien no definir ninguna opción en el caso de los grupos.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.

Controlar cómo comparten los usuarios enlaces a archivos

Puedes controlar qué opciones tienen los usuarios cuando intentan compartir enlaces a archivos de Mi unidad. Estas opciones no se aplican a los archivos ni las carpetas de las unidades compartidas. 

Clientes de Cloud Identity: si en tu organización hay usuarios con licencias de Cloud Identity y otros con licencias de Google Workspace, los ajustes para compartir contenido mediante enlace de los usuarios de Google Workspace también se aplican a los usuarios que tengan licencias de Cloud Identity.

Definir audiencias objetivo

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Standard y Education Plus; G Suite Business; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Organizaciones Sin Ánimo de Lucro.  Comparar ediciones

Las audiencias objetivo aparecen en las opciones para compartir de Drive a los usuarios cuando activas la función de compartir mediante enlace para animarlos a compartir contenido con los grupos adecuados, en vez de con toda la organización. La audiencia objetivo principal que definas será su opción para compartir predeterminada. Más información sobre las audiencias objetivo

La audiencia objetivo principal predefinida se llama tu organización e incluye a todos los usuarios de esa organización. Si tu organización ha creado otras audiencias objetivo, puedes hacer lo siguiente:

  • Añadir audiencias objetivo a las opciones para compartir de Drive de los usuarios.
  • Asignar una audiencia objetivo principal distinta a todos los usuarios o solo a algunos.
  • Quitar las audiencias objetivo de las opciones para compartir de Drive de los usuarios.

    Si quitas una audiencia objetivo, la opción predeterminada para compartir contenido de los usuarios pasará a ser Restringida. Sin embargo, los miembros de la audiencia que se ha quitado aún podrán acceder a los archivos que se hayan compartido con ella. Para evitar el acceso, deberás quitar miembros de la audiencia o eliminarla.

Para definir audiencias objetivo, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3.  Haz clic en Audiencias objetivo.
    La lista Audiencias muestra las audiencias objetivo que ya se han aplicado al servicio, en el orden en que aparecen en las opciones para compartir archivos de los usuarios.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; G Suite Business; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  5. (Opcional) Para añadir una o varias audiencias, haz lo siguiente:

    1. Haz clic en Añadir audiencias objetivo.
    2. Elige una de estas opciones:
      • Marca las casillas de hasta 5 audiencias objetivo que quieras aplicar al servicio.
      • Busca una audiencia escribiendo las primeras letras de su nombre. 

  6. (Opcional) Para quitar una audiencia objetivo, al lado de la audiencia, haz clic en Quitar"".

    Hacer clic en la X para quitar una audiencia objetivo

  7. (Opcional) Para cambiar el orden en el que aparecen las audiencias objetivo en las opciones para compartir mediante enlace de los usuarios, elige una opción:
    • Arrastra la audiencia a otra posición.
      Arrastrar una audiencia objetivo a la posición Principal
    • Introduce el orden en el que quieres que aparezca en el cuadro situado a la izquierda del nombre de la audiencia.

      Nota: La primera posición en la lista de recomendaciones para compartir de los usuarios corresponde a la audiencia objetivo principal (que es la predeterminada).

  8. Haz clic en Guardar.

Importante: Para que la audiencia objetivo principal aparezca como opción predeterminada para compartir mediante enlace, comprueba que esté activada la opción Compartir mediante enlace.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se vayan aplicando ajustes antiguos y nuevos de manera intermitente.

Definir la opción predeterminada para compartir mediante enlace

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  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Opciones para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; G Suite Business; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  5. Haz clic en Opción predeterminada para compartir mediante enlace.
  6. Elige una opción:
    • Desactivado: solo pueden acceder al archivo su propietario y las personas con las que lo haya compartido.
    • En función de si tu servicio de Google incluye audiencias objetivo, aparecerá una de las siguientes opciones:
      • Activado: cualquier usuario de tu organización que disponga del enlace. Pueden acceder todos los usuarios de tu organización que tengan el enlace.
      • Activado: audiencia principal con el enlace. Cualquier usuario de este grupo que tenga el enlace puede acceder al archivo.

      Los archivos con esta visibilidad normalmente no aparecen en los resultados de búsqueda, a menos que haya enlaces a ellos desde otros archivos que sí se puedan buscar.

    • En función de si tu servicio de Google incluye audiencias objetivo, aparecerá una de las siguientes opciones:
      • Activado: cualquier usuario de tu organización. Todos los usuarios de tu organización pueden buscar y ver el archivo.
      • Activado: audiencia objetivo principal. Cualquier usuario de este grupo puede buscar y ver el archivo.

      Un archivo con esta visibilidad no aparecerá en la unidad de un usuario hasta que haya accedido al archivo o lo hayan compartido con él.

  7. Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes heredar o anular una unidad organizativa superior, o bien no definir ninguna opción en el caso de los grupos.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Restringir los niveles de acceso que pueden dar los usuarios a los archivos

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Comparar ediciones

Puedes decidir el nivel de acceso que pueden dar los usuarios a los archivos cuando se les pide que los compartan. Se solicita a los usuarios que compartan contenido en los siguientes casos:

  • Cuando se envían mensajes de Gmail o de Google Chat con enlaces a archivos que no se han compartido con los destinatarios.
  • Cuando se +menciona a usuarios en los comentarios de archivos a los que no tienen acceso.
  • Cuando se adjuntan archivos a eventos de Google Calendar y los invitados no tienen acceso a esos archivos.

Si los usuarios comparten archivos que no son de su propiedad, las opciones para compartir son los ajustes de la unidad organizativa del propietario del archivo. Si los usuarios comparten varios archivos y se aplican diferentes configuraciones de unidades organizativas, las opciones son los ajustes de la unidad menos permisiva.

Para asignar el nivel de acceso que pueden dar los usuarios, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Opciones para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; G Suite Business; Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  5. Haz clic en Opciones para compartir
  6. En Access Checker, elige una opción: 
    • Solo destinatarios, tu organización o público: los usuarios pueden dar acceso a cualquier persona que tenga el enlace. Es el ajuste menos restrictivo. Solo está disponible si la función para compartir contenido está activada en tu organización y permites que los usuarios publiquen archivos en la Web.
    • Solo destinatarios o tu organización: los usuarios pueden dar acceso a los destinatarios requeridos y a cualquier persona de tu organización que tenga el enlace.
    • Solo destinatarios: los usuarios pueden dar acceso únicamente a los destinatarios requeridos. Si el archivo se ha compartido con otras personas, seguirán teniendo acceso a él. Este ajuste es el más restrictivo.
  7. Haz clic en Guardar. Si has configurado una unidad organizativa o un grupo, puedes heredar o anular una unidad organizativa superior, o bien no definir ninguna opción en el caso de los grupos.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Controlar quién puede acceder a los archivos almacenados en unidades compartidas

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Business Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Comparar ediciones

Puedes controlar quién tiene permiso para sacar archivos y carpetas fuera de tu organización si se mueve contenido de esta forma:

  • De una unidad compartida de tu organización a una unidad compartida de otra organización o al área Mi unidad de usuarios de otra organización
  • Del área Mi unidad de usuarios de tu organización a una unidad compartida de otra organización 

Para obtener más información sobre cómo controlar quién puede acceder a los archivos almacenados en unidades compartidas, consulta Controlar el uso compartido en tu organización.

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