Definir permisos de uso compartido de archivos en organizaciones

Como administrador de G Suite, controlas la forma en que los usuarios de tu organización pueden compartir archivos y carpetas de Google Drive, incluidos documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, My Maps, carpetas y cualquier otro elemento almacenado en Google Drive. Si los usuarios comparten carpetas, generalmente se comparte todo su contenido. 

Este artículo está dirigido a administradores. Para obtener más información sobre cómo definir permisos para tus propios archivos o cómo compartirlos, consulta el artículo Compartir archivos desde Google Drive.

Antes de comenzar (opcional)

Si quieres definir permisos por departamento o dominio

Esta sección se aplica a las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Compara las ediciones.

Los propietarios de archivos pueden compartirlos si los permisos que defines en sus unidades organizativas les dejan.

  1. Añade una unidad organizativa a cada departamento o dominio. Para obtener instrucciones, consulta el artículo Añadir unidades organizativas.
  2. Traslada usuarios a tus unidades organizativas. Para obtener instrucciones, consulta el artículo sobre cómo mover usuarios a una unidad organizativa. 
  3. Sigue las instrucciones que se explican más adelante para definir permisos de uso compartido en cada unidad organizativa.

Si se cambia algún propietario de archivos a otra unidad organizativa o se transfieren archivos a usuarios de otra unidad, los permisos de uso compartido de los archivos pasan a ser los de la nueva unidad organizativa.

Salvo en el caso de que lo permitan los propietarios de los archivos, los usuarios no podrán compartir nunca archivos que no sean de su propiedad, incluso aunque estén en unidades organizativas con configuraciones de uso compartido más permisivas.

Definir permisos para compartir archivos

Permite que los usuarios compartan archivos con cualquier persona
  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones a continuación G Suite a continuación Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si dispones de la edición G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, selecciona la unidad organizativa que quieras. Más información sobre las ediciones de G Suite

    De lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.

  5. En Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización], activa el uso compartido de archivos y selecciona las opciones pertinentes:

    Opción Descripción
    Activar Con esta opción, los usuarios pueden invitar a personas ajenas a tu organización a ver, comentar o editar archivos compartidos.
    Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de [tu organización] se compartan fuera de [tu organización]
     

    (Opcional) Se alerta a los usuarios para que comprueben que los archivos no sean confidenciales antes de compartirlos con persona ajenas a tu organización. 

    Las advertencias solo se muestran cuando los usuarios comparten archivos a través del editor de Documentos o de cuadros de diálogo para compartir de Google Drive. Si los usuarios comparten archivos directamente, por ejemplo enviando enlaces por correo electrónico, las advertencias no se muestran.​

    Permitir que los usuarios de [tu organización] envíen invitaciones para compartir contenido a personas ajenas a [tu organización] que no utilizan una cuenta de Google (Opcional) Con esta opción, los usuarios pueden compartir archivos con personas ajenas a tu organización que no utilicen cuentas de Google. Si desmarcas esta casilla, los usuarios pueden compartir archivos con personas externas solo si estas usan cuentas de Google o si se encuentran en alguna lista de distribución de Grupos de Google.

    Nota: Con las cuentas de Google no hace falta usar direcciones de Gmail o de G Suite. Una cuenta de Google es simplemente un sistema de inicio de sesión unificado que proporciona acceso a diversos productos de Google como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Si alguien no tiene una cuenta de Google, envíale este enlace: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.

    • Los usuarios externos deben iniciar sesión en Google para ver archivos. Con esta opción, los destinatarios tienen que iniciar sesión en una cuenta de Google para poder abrir archivos, a menos que estos se compartan públicamente en la Web o, si lo permites, que estén disponibles para cualquier persona a través de algún enlace.
    • Permitir que los usuarios externos obtengan una vista previa de los archivos sin iniciar sesión en Google. Con esta opción, los destinatarios pueden revisar el contenido de los archivos en modo de solo lectura sin tener que iniciar sesión en una cuenta de Google.

    Para editar o comentar archivos, los revisores deben iniciar sesión en una cuenta de Google y las invitaciones deben permitir comentarlos o editarlos.

    Permitir que los usuarios de [tu organización] publiquen archivos en la Web o los compartan con todo el mundo como archivos públicos o sin listar

    (Opcional) Con esta opción, los usuarios pueden:

    • Publicar documentos, hojas de cálculo y presentaciones a través de Archivo a continuación Publicar en la Web. De este modo, cualquier usuario de la Web puede buscar y acceder a los archivos. 
    • Seleccionar la configuración para compartir que permita a todo el mundo ver archivos, como archivos públicos o sin listar. Más información sobre con quién se puede compartir enlaces

    Si desmarcas esta casilla, los usuarios aún pueden enviar invitaciones para compartir archivos con cualquier persona, pero no pueden hacer que los archivos sean públicos en la Web. 

    Esta opción no está disponible en la edición gratuita (antigua) de G Suite. Cualquier usuario de la edición gratuita puede publicar archivos en la Web o compartir enlaces con otras personas.

  6. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se aplique la configuración antigua y la nueva de manera intermitente.

Restringir el uso compartido fuera de los dominios incluidos en listas blancas

Esta función está disponible con las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Compara las ediciones.

Puedes restringir el uso compartido de archivos exclusivamente a dominios de G Suite de confianza (incluidos en listas blancas). De este modo, impides que los usuarios compartan archivos con personas ajenas a tu organización, aunque siguen pudiendo compartir archivos con socios comerciales que tengan otro dominio de G Suite.

Para poderse incluir en listas blancas, deben ser dominios de G Suite.

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones a continuación G Suite a continuación Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si dispones de la edición G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, selecciona la unidad organizativa que quieras. Más información sobre las ediciones de G Suite

    De lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.

  5. En Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización], selecciona una configuración para compartir:
    Opción Descripción
    Dominios incluidos en la lista blanca

    Con esta opción, los usuarios de una determinada unidad organizativa pueden compartir archivos con personas de dominios de G Suite externos que se hayan incluido en una lista blanca. Además, los usuarios de dominios incluidos en una lista blanca pueden acceder a los formularios de Google creados en la unidad organizativa que requieran que los usuarios inicien sesión.

    Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de [tu organización] se compartan con usuarios de dominios incluidos en una lista blanca
     

    (Opcional) Se alerta a los usuarios para que comprueben que los archivos no sean confidenciales antes de compartirlos con usuarios de dominios incluidos en una lista blanca. 

    Las advertencias solo se muestran cuando los usuarios comparten archivos a través del editor de Documentos o de cuadros de diálogo para compartir de Drive. Si los usuarios comparten archivos directamente, por ejemplo enviando enlaces por correo electrónico, las advertencias no se muestran.​

    Permitir que los usuarios de [tu organización] reciban archivos de usuarios que no pertenecen a dominios autorizados (Opcional) Con esta opción, los usuarios pueden abrir archivos compartidos de personas que pertenezcan a dominios que no figuran en una lista blanca. Si desmarcas esta casilla, los usuarios solo pueden abrir estos archivos si las personas que los comparten son de dominios incluidos en una lista blanca.
     
  6. Haz clic en Guardar.
  7. Incluye en una lista blanca dominios de G Suite de confianza. Estas listas están disponibles de forma automática en todas las unidades organizativas de tu organización.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se aplique la configuración antigua y la nueva de manera intermitente.

Restringir el uso compartido a usuarios ajenos a una organización

Puedes restringir la capacidad de los usuarios para compartir o recibir los siguientes elementos fuera de tu organización:

  • Invitaciones a documentos, hojas de cálculo y presentaciones, que se pueden usar durante 14 días después de haberse creado 
  • Enlaces a archivos almacenados en Drive
  • Archivos adjuntos de correo electrónico que los usuarios pueden enviar o recibir, subir directamente desde los dispositivos y almacenar en Drive
  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones a continuación G Suite a continuación Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si dispones de la edición G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, selecciona la unidad organizativa que quieras. Más información sobre las ediciones de G Suite

    De lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.

  5. En Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización], desactiva el uso compartido de archivos y selecciona las opciones pertinentes: 
    Opción Descripción
    Desactivado

    Con esta opción, se impide que los usuarios compartan archivos de Google Drive con personas ajenas a tu organización mediante invitaciones, enlaces y archivos adjuntos a correos electrónicos. También se impide que envíen formularios de Google que requieran compartir documentos con usuarios externos a tu organización.

    Permitir que los usuarios de [tu organización] reciban archivos de usuarios ajenos a [tu organización] (Opcional) Con esta opción, se impide que los usuarios abran archivos compartidos desde otras organizaciones. Si marcas esta casilla, los usuarios pueden abrir los archivos que se compartan desde fuera de tu organización, pero solo pueden compartirlos dentro de esta.
     
  6. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se aplique la configuración antigua y la nueva de manera intermitente.

Controlar los archivos almacenados en unidades de equipo

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Enterprise for Education, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Puedes controlar si los usuarios pueden sacar de tu organización archivos y carpetas almacenados en unidades de equipo. 

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones a continuación G Suite a continuación Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si dispones de la edición G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, selecciona la unidad organizativa que quieras. Más información sobre las ediciones de G Suite

    De lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.

  5. En Sacar contenido de [tu organización], selecciona una opción de la siguiente tabla.
  6. Haz clic en Guardar.
    Opción Descripción
    Cualquier usuario Todos los usuarios que dispongan de acceso completo a una unidad de equipo pueden transferir archivos y carpetas de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones. Más información sobre los permisos de acceso de usuarios
     
    Solo los usuarios de tu organización Solo las personas de tu organización que tengan acceso completo pueden transferir archivos y carpetas de unidades de equipo a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.
     
    Nadie Los archivos y carpetas de las unidades de equipo no se pueden mover a una ubicación de Drive de otra organización.
     

 

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se aplique la configuración antigua y la nueva de manera intermitente.

 

Controlar la creación de unidades de equipo

Puedes autorizar que los usuarios creen unidades de equipo en tu organización. Para obtener instrucciones, consulta el artículo Gestionar los usuarios y la actividad de unidades de equipo.

Definir las opciones de Access Checker y el valor predeterminado de compartir mediante enlace

Seleccionar las opciones de Access Checker

Cuando los usuarios comparten archivos mediante las herramientas de G Suite, Access Checker verifica que los destinatarios tengan acceso a los archivos. Este servicio también solicita a los usuarios que den acceso si fuera necesario, por ejemplo, en los siguientes casos:

  • Cuando se envían mensajes de Gmail con enlaces a archivos que no se han compartido con los destinatarios.
  • Cuando se añaden usuarios a los comentarios de documentos a los que no tienen acceso.
  • Cuando se adjuntan archivos a eventos de calendario y los invitados no tienen acceso a esos archivos.

Si los usuarios comparten archivos que no son de su propiedad, las opciones de Access Checker son los ajustes de la unidad organizativa del propietario del archivo. Si los usuarios comparten varios archivos y se aplican diferentes configuraciones de unidades organizativas, las opciones de Access Checker son los ajustes de la menos permisiva.

Como administrador, puedes determinar el nivel de acceso que pueden dar los usuarios.

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones a continuación G Suite a continuación Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si dispones de la edición G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, selecciona la unidad organizativa que quieras. Más información sobre las ediciones de G Suite

    De lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.

  5. Haz clic en Configuración para compartir
  6. En Access Checker, especifica cómo quieres que los usuarios resuelvan los problemas de acceso a archivos: 
    Opción Descripción
    Solo destinatarios Los usuarios solo tienen una opción en este caso: dar acceso únicamente a los destinatarios requeridos.* Este es el ajuste más restrictivo. 
    Solo destinatarios o [tu organización]

    Los usuarios tienen dos opciones en este caso:

    • Dar acceso a los destinatarios requeridos.*
    • Dar acceso a todos los miembros de tu organización que dispongan del enlace.
    Solo destinatarios, [tu organización] o público (no se requiere una cuenta de Google)

    Los usuarios tienen tres opciones en este caso:

    • Dar acceso a los destinatarios requeridos.*
    • Dar acceso a todos los miembros de tu organización que dispongan del enlace.
    • Hacer público el archivo (de modo que estará disponible para cualquier persona que tenga el enlace).

    Este ajuste, el menos restrictivo, solo está disponible si la función de uso compartido está activada en tu organización y con ella permites que los usuarios publiquen archivos en la Web.


    * Al dar acceso a los destinatarios requeridos, simplemente se añaden destinatarios a la lista de uso compartido. Si el archivo se ha compartido con otras personas, estas seguirán pudiendo acceder.
     
  7. Haz clic en Guardar

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se aplique la configuración antigua y la nueva de manera intermitente.

Definir la opción predeterminada para compartir mediante enlace

Puedes definir la opción predeterminada para compartir mediante enlace que se muestra a los usuarios cuando comparten archivos desde los editores de Documentos. Los usuarios pueden usar esta opción o elegir otra para compartir sus archivos. Para evitar que los usuarios elijan otra, puedes restringir el uso compartido de archivos.

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones a continuación G Suite a continuación Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si dispones de la edición G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, selecciona la unidad organizativa que quieras. Más información sobre las ediciones de G Suite

    De lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.

  5. En Compartir mediante enlace, selecciona la opción predeterminada que se mostrará en el cuadro de diálogo para compartir mediante enlace cuando los usuarios compartan archivos:
    Opción Descripción
    Desactivado Solo pueden acceder al archivo su propietario y las personas con las que lo haya compartido.
     
    Activado: cualquier usuario de [tu organización] que disponga del enlace Puede acceder al archivo cualquier usuario de tu organización que disponga del enlace. Los archivos con esta visibilidad normalmente no aparecen en los resultados de búsqueda a menos que haya enlaces a ellos desde otros archivos que sí se puedan buscar.
     
    Activado: cualquier usuario de [tu organización] Cualquier usuario de tu organización puede buscar y ver el archivo. Sin embargo, un archivo con esta visibilidad no aparecerá en la unidad de un usuario hasta que haya accedido al archivo o lo hayan compartido con él.
  6. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se aplique la configuración antigua y la nueva de manera intermitente.

Verificar cambios

Recomendamos esperar 24 horas antes de probar cualquier cambio realizado en la configuración de uso compartido. Durante este tiempo, es posible que se aplique la configuración antigua y la nueva de manera intermitente.

¿Te ha sido útil este artículo?
¿Cómo podemos mejorar esta página?