Empezar: guía de configuración de Drive para administradores

Definir permisos de uso compartido de usuarios de Drive

Este artículo está dirigido a administradores. Para obtener más información sobre cómo definir permisos para tus propios archivos o cómo compartirlos, consulta el artículo Compartir archivos desde Google Drive

Con tu cuenta de administrador, puedes controlar la forma en que los usuarios de tu organización comparten archivos y carpetas de Google Drive, incluidos documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, archivos de My Maps, carpetas y cualquier otro elemento almacenado en Google Drive. Si los usuarios comparten carpetas, generalmente se comparte todo su contenido. 

Antes de comenzar (opcional)

Definir permisos a nivel de departamento o de dominio

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus, G Suite Business y Essentials.  Comparar ediciones

Los propietarios de archivos pueden compartirlos si los permisos que defines en su unidad organizativa o grupo lo autorizan. Normalmente, los permisos se definen a nivel de unidad organizativa o de dominio. A continuación, puedes personalizar los permisos de grupos de usuarios, independientemente de si los usuarios pertenecen a las mismas unidades organizativas o no. 

  1. Añade una unidad organizativa a cada departamento o dominio. Para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo, consulta el artículo Añadir unidades organizativas.
  2. Mueve usuarios a tus unidades organizativas. Consulta cómo hacerlo en el artículo Mover usuarios a una unidad organizativa.
  3. Sigue las instrucciones de más abajo para definir permisos de uso compartido en cada unidad organizativa.
  4. (Opcional) Define permisos de uso compartido en grupos

Si el propietario de los archivos cambia de unidad organizativa o de grupo, o si se transfiere la propiedad de los archivos a usuarios de otros grupos o unidades organizativas, los permisos de uso compartido de los archivos pasan a ser los de los nuevos grupos o unidades organizativas. Además, si se cambia la prioridad de los grupos, quizá cambien los permisos de uso compartido del propietario de los archivos. Más información sobre los grupos de configuración

Salvo en el caso de que lo permitan los propietarios de los archivos, los usuarios no podrán compartir nunca archivos que no sean de su propiedad, incluso aunque estén en unidades organizativas o grupos con configuraciones de uso compartido más permisivas.

Definir permisos para compartir archivos

Permitir que los usuarios de tu organización compartan archivos libremente

Puedes permitir que los usuarios publiquen archivos en la Web o inviten a personas ajenas a tu organización a acceder a los archivos compartidos. 

Clientes de Cloud Identity: si todos tus usuarios tienen licencias de Cloud Identity, siempre pueden compartir archivos con usuarios ajenos a la organización y publicar archivos en la Web para que cualquiera pueda acceder a ellos.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus; G Suite Business; G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  5. En Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización], activa el uso compartido de archivos y elige las opciones para compartir:

    Opción Descripción
    Activado Con esta opción, los usuarios pueden invitar a personas ajenas a tu organización a ver, comentar o editar archivos compartidos.
    Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de [tu organización] se compartan fuera de [tu organización]
     

    (Opcional) Se avisa a los usuarios para que comprueben que los archivos no son confidenciales antes de compartirlos con personas ajenas a tu organización. 

    Solo se muestran advertencias cuando los usuarios comparten archivos a través del editor de Documentos o de cuadros de diálogo para compartir de Drive. No se muestran advertencias si los usuarios comparten archivos directamente; por ejemplo, enviando enlaces por correo electrónico.​

    Permitir que los usuarios de [tu organización] envíen invitaciones para compartir contenido a personas ajenas a [tu organización] que no utilizan una cuenta de Google

    (Opcional) Con esta opción, los usuarios que no tienen una cuenta de Google pueden compartir archivos con personas ajenas a la organización. 

    Si desmarcas esta casilla, los usuarios pueden compartir archivos con personas externas solo si las personas con quienes los comparten usan cuentas de Google o si se encuentran en alguna lista de distribución de Grupos de Google.

    Para editar o comentar archivos, los revisores deben iniciar sesión en una cuenta de Google (o en una cuenta de visitante si tienes activada la función para compartir archivos con usuarios que no tienen cuenta de Google) y las invitaciones deben permitir comentar o editar.

    Permitir que los usuarios de [tu organización] publiquen archivos en la Web o los compartan con todo el mundo como archivos ocultos o públicos

    Si utilizas la edición gratuita antigua de G Suite, debes pasarte a Google Workspace para poder acceder a esta función. 

    (Opcional) Con esta opción, los usuarios pueden:

    • Publicar documentos, hojas de cálculo y presentaciones utilizando la opción Archivoy luegoPublicar en la Web. De este modo, cualquier usuario de la Web puede buscar y acceder a los archivos. 
    • Seleccionar la configuración de uso compartido que permita a todo el mundo ver archivos, tanto ocultos como públicos. Más información sobre con quién se puede compartir enlaces

    Si desmarcas esta casilla, los usuarios aún pueden enviar invitaciones para compartir archivos con cualquier persona, pero no pueden hacer que los archivos sean públicos en la Web.

  6. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Restringir el uso compartido fuera de los dominios permitidos

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus, G Suite Business y Essentials.  Comparar ediciones

Puedes restringir el uso compartido de archivos exclusivamente a dominios de confianza (permitidos). Para añadir un dominio a la lista de permitidos, debe ser un dominio de Google Workspace, salvo que utilices la función para compartir archivos con usuarios que no tienen cuenta de Google. Más información

Clientes de Cloud Identity: si en tu organización hay usuarios con licencias de Cloud Identity y otros con licencias de Google Workspace, la configuración de dominios incluidos en la lista de permitidos de los usuarios de Google Workspace también se aplica a los usuarios que tengan licencias de Cloud Identity.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus; G Suite Business; G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

    1. En Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización], selecciona las opciones que correspondan:
      Opción Descripción
      Lista de dominios permitidos

      Con esta opción, los usuarios de una unidad organizativa o de un grupo determinados pueden compartir archivos con personas de dominios externos que se hayan incluido en una lista de permitidos.

      Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de [tu organización] se compartan con usuarios de dominios incluidos en la lista de dominios permitidos.
       

      (Opcional) Se avisa a los usuarios para que comprueben que los archivos no son confidenciales antes de compartirlos con usuarios de dominios incluidos en una lista de permitidos. 

      Solo se muestran advertencias cuando los usuarios comparten archivos a través de los editores de Documentos de Google o de cuadros de diálogo para compartir de Drive. No se muestran advertencias si los usuarios comparten archivos directamente; por ejemplo, enviando enlaces por correo.​ 

      Permitir que los usuarios de [tu organización] reciban archivos de usuarios de dominios no incluidos en lista de permitidos

      (Opcional) Permite que los usuarios puedan hacer lo siguiente:

      • Abrir archivos compartidos de personas que pertenezcan a dominios que no figuran en ninguna lista de permitidos.
      • Utilizar editores de Documentos para modificar documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google guardados en sistemas de almacenamiento de terceros, como Box. 

      Si desmarcas esta casilla:

      Permitir que los usuarios de [tu organización] envíen invitaciones para compartir contenido a personas ajenas a [tu organización] que no utilizan una cuenta de Google

      (Opcional) Con esta opción, los usuarios pueden compartir archivos mediante PIN con usuarios de dominios incluidos en la lista de permitidos. Estos usuarios se identifican con sus direcciones de correo en el cuadro de diálogo de opciones para compartir, igual que los usuarios de Google. Más información

  5. Haz clic en Guardar
  6. Añade los dominios de confianza a la lista de permitidos. Más información sobre cómo permitir que se compartan archivos de forma externa solo con dominios de confianza

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Restringir el uso compartido a usuarios ajenos a una organización

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus, G Suite Business y Essentials.  Comparar ediciones

Puedes restringir la capacidad de los usuarios para compartir o recibir los siguientes elementos fuera de tu organización:

  • Invitaciones a documentos, hojas de cálculo y presentaciones que, una vez creadas, se pueden usar durante los 14 días posteriores 
  • Enlaces a archivos almacenados en Drive
  • Archivos adjuntos de correo electrónico que los usuarios pueden enviar o recibir, subir directamente desde los dispositivos y almacenar en Drive
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus; G Suite Business; G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  5. En Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización], desactiva el uso compartido y selecciona las opciones que quieras: 
    Opción Descripción
    Desactivado

    Con esta opción, se impide que los usuarios compartan archivos de Google Drive con personas ajenas a tu organización mediante invitaciones, enlaces y archivos adjuntos a correos electrónicos. Estas personas tampoco podrán ver los nuevos sitios web que se publiquen. También se impide que envíen formularios de Google que requieran compartir documentos con usuarios ajenos a tu organización.

    Permitir que los usuarios de [tu organización] reciban archivos de usuarios ajenos a [tu organización]

    (Opcional) Si no se marca, los usuarios no pueden:

    • Abrir archivos compartidos de personas que pertenezcan a dominios que no figuran en la lista de permitidos.
    • Utilizar editores de Documentos para modificar documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google guardados en sistemas de almacenamiento de terceros, como Box. 

    Si marcas esta casilla:

    • Los usuarios pueden abrir los archivos compartidos desde fuera de tu organización, pero solo pueden compartirlos dentro de ella.
    • Puedes permitir que los usuarios editen los archivos de Google guardados en sistemas de almacenamiento de terceros. Más información
    Nota: Aunque crees una política que impida que usuarios externos accedan a la información de tu organización, se podrán compartir archivos con grupos de Google que tengan miembros externos; no obstante, esos usuarios no tendrán acceso a ellos.
  6. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Controlar los archivos almacenados en unidades compartidas

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus, Enterprise, Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus, G Suite Business y Essentials.  Comparar ediciones

Puedes controlar quién tiene permiso para sacar archivos y carpetas fuera de tu organización en los siguientes casos:

  • Si se mueve contenido de unidades compartidas de tu organización a otras que pertenezcan a otra organización.
  • Si se mueve contenido de unidades compartidas de tu organización al área "Mi unidad" de usuarios de otra organización.
  • Si se mueve contenido del área "Mi unidad" de usuarios de tu organización a unidades compartidas de otra organización.
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Selecciona una unidad organizativa o un grupo

    Importante: Si seleccionas una unidad organizativa o un grupo secundarios, esta configuración solo permitirá controlar el contenido que se mueva de Mi unidad a una unidad compartida de otra organización (por ejemplo, otra empresa o centro educativo) La transferencia de contenido de unidades compartidas a otras organizaciones siempre se rige por la configuración del nivel organizativo superior. Esto se debe a que las unidades compartidas pertenecen a dicho nivel.
     
  5. En Distribuir contenido fuera de tu organización, selecciona una opción de la tabla siguiente y haz clic en Guardar.
     
    Opción Descripción
    Cualquier usuario Todos los usuarios que tengan acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones. Más información sobre los permisos de acceso de usuarios

    Además, cualquier miembro de la unidad organizativa o el grupo seleccionados puede mover contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de una organización distinta, como otra empresa, grupo o centro educativo. Más información sobre cómo migrar contenido a una unidad compartida
     
    Solo los usuarios de tu organización Solo los usuarios de tu organización que tengan acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.

    Además, los usuarios de la unidad organizativa o el grupo seleccionados pueden mover contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otra organización.
     
    Nadie
    • Los archivos de una unidad compartida no se pueden mover a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.
    • Ningún usuario de la unidad organizativa o el grupo seleccionados puede mover contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otra organización.
    • Ningún usuario de la unidad organizativa o el grupo seleccionados puede crear archivos en unidades compartidas de otra organización.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

 

Permitir o impedir que se creen unidades compartidas

Puedes permitir o impedir que tus usuarios creen unidades compartidas en tu organización. Para ver instrucciones, consulta el artículo Gestionar los usuarios y la actividad de unidades compartidas.

Permitir que los usuarios publiquen archivos que todo el mundo pueda ver

Procedimiento rápido para hacer público un archivo
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir y, en Opciones para compartir, selecciona los siguientes ajustes:
    • ACTIVADO: los archivos que pertenecen a los usuarios de [tu organización] se pueden compartir fuera de [tu organización]. Este ajuste también se aplica a los archivos de todas las unidades compartidas.
      • Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de [tu organización] se compartan fuera de [tu organización]
      • Permitir que los usuarios de [tu organización] envíen invitaciones para compartir contenido a personas ajenas a [tu organización] que no utilizan una cuenta de Google
      • Permitir que los usuarios de [tu organización] publiquen archivos en la Web o los compartan con todo el mundo como archivos ocultos o públicos
  4. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

 

Recomendar opciones de compartir mediante enlace a los usuarios

Definir audiencias objetivo

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus, Enterprise, Education Standard y Plus y G Suite Business.  Comparar ediciones

Si activas la función Compartir mediante enlace, la audiencia objetivo predeterminada (o principal) tendrá el nombre de tu organización. Esta audiencia incluye a todos los usuarios de la organización. Si tu organización ha creado otras audiencias objetivo, puedes hacer lo siguiente:

  • Aplicar las audiencias objetivo a Drive
  • Asignar una audiencia objetivo principal distinta a todos los usuarios o solo a algunos
  • Quitar las audiencias objetivo de Drive

Consulta más información sobre las audiencias objetivo y cómo definir audiencias objetivo de servicios de Google.

Antes de empezar: puedes definir las audiencias objetivo de tu unidad organizativa de nivel superior, una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración. Sin embargo, ten en cuenta que los archivos de las unidades compartidas siempre muestran las audiencias objetivo definidas en tu unidad organizativa de nivel superior.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus; G Suite Business; G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  5. Haz clic en Audiencias objetivo. La lista Audiencias muestra las audiencias objetivo que ya se han aplicado al servicio, en el orden en que aparecen en las opciones para compartir de los usuarios.

  6. (Opcional) Para añadir una o varias audiencias, haz lo siguiente:
    1. Haz clic en Añadir audiencias objetivo.
    2. Marca las casillas de hasta 5 audiencias objetivo que quieras aplicar al servicio.

      Si hay muchas audiencias, puedes buscar una introduciendo las primeras letras de su nombre. 

  7. (Opcional) Para quitar una audiencia objetivo, junto a ella, haz clic en Quitar elemento "".

    Hacer clic en la X para quitar una audiencia objetivo

  8. (Opcional) Para cambiar el orden en el que aparecen las audiencias objetivo en las opciones para compartir mediante enlace de los usuarios, arrástralas a otra posición.

    Arrastrar una audiencia objetivo a la posición Principal

  9. También puedes introducir el orden en el que quieres que aparezca en el cuadro situado a la izquierda del nombre de la audiencia.

    Nota: La primera posición corresponde a la audiencia objetivo PRINCIPAL (predeterminada). La audiencia principal también aparece primero en la lista de recomendaciones para compartir de los usuarios.

  10. Haz clic en Guardar.

Importante: Para que la audiencia objetivo principal aparezca como opción predeterminada para compartir mediante enlace, comprueba que esté activada la opción Compartir mediante enlace.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Definir las opciones de Access Checker y el valor predeterminado de compartir mediante enlace

Seleccionar las opciones de Access Checker

Cuando los usuarios comparten archivos mediante las herramientas de Google Workspace, Access Checker verifica que los destinatarios tengan acceso a los archivos. Este servicio también solicita a los usuarios que den acceso si fuera necesario; por ejemplo, en los siguientes casos:

  • Cuando se envían mensajes de Gmail o de Google Chat con enlaces a archivos que no se han compartido con los destinatarios.
  • Cuando se +menciona a usuarios en los comentarios de documentos a los que no tienen acceso.
  • Cuando se adjuntan archivos a eventos de calendario y los invitados no tienen acceso a esos archivos.

Si los usuarios comparten archivos que no son de su propiedad, las opciones de Access Checker son los ajustes de la unidad organizativa del propietario del archivo. Si los usuarios comparten varios archivos y se aplican diferentes configuraciones de unidades organizativas, las opciones de Access Checker son los ajustes de la unidad menos permisiva.

Como administrador, puedes determinar el nivel de acceso que pueden dar los usuarios.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus; G Suite Business; G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  5. Haz clic en Opciones para compartir
  6. En Access Checker, especifica cómo quieres que resuelvan los usuarios los problemas de acceso a archivos: 
    Opción Descripción
    Solo destinatarios Los usuarios solo tienen una opción en este caso: dar acceso únicamente a los destinatarios requeridos.* Es el ajuste más restrictivo. 
    Solo destinatarios o [tu organización]

    Los usuarios tienen dos opciones en este caso:

    • Dar acceso a los destinatarios requeridos.*
    • Dar acceso a todos los miembros de tu organización que tengan el enlace.
    Solo destinatarios, [tu organización] o usuarios externos (no se requiere una cuenta de Google)

    Los usuarios tienen tres opciones en este caso:

    • Dar acceso a los destinatarios requeridos.*
    • Dar acceso a todos los miembros de tu organización que dispongan del enlace.
    • Hacer público el archivo (de modo que estará disponible para cualquier persona que tenga el enlace).

    Este ajuste, el menos restrictivo, solo está disponible si la función de uso compartido está activada en tu organización, y permites que los usuarios publiquen archivos en la Web.


    Al dar acceso a los destinatarios requeridos, simplemente se incluyen en la lista de uso compartido. Si el archivo se ha compartido con otras personas, estas seguirán teniendo acceso a él.
     
  7. Haz clic en Guardar

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Seleccionar la opción predeterminada para compartir mediante enlace

Puedes seleccionar la opción predeterminada para compartir mediante enlace que se muestra a los usuarios cuando comparten archivos desde los editores de Documentos. Esta opción predeterminada se aplica cuando se comparten archivos de Mi unidad, pero no cuando es contenido de unidades compartidas. Los usuarios pueden usar esta opción o elegir otra para compartir sus archivos. Para evitar que los usuarios elijan otra, puedes restringir el uso compartido de archivos.

Clientes de Cloud Identity: si en tu organización hay usuarios con licencias de Cloud Identity y otros con licencias de Google Workspace, los ajustes para compartir contenido mediante enlace de los usuarios de Google Workspace también se aplican a los usuarios que tengan licencias de Cloud Identity.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionado el nivel organizativo superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard y Plus; Enterprise; Education Fundamentals, Standard, Teaching and Learning Upgrade y Plus; G Suite Business; G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro; Essentials.  Comparar ediciones

  5. Haz clic en Compartir mediante enlace y selecciona la opción predeterminada que se muestra en el cuadro de diálogo que aparece cuando los usuarios comparten archivos mediante un enlace:
    Opción Descripción
    Desactivado Solo pueden acceder al archivo su propietario y las personas con las que lo haya compartido.
     
    Activado: cualquier usuario de [tu organización] que disponga del enlace

    Puede acceder al archivo cualquier usuario de tu organización que disponga del enlace. Los archivos con esta visibilidad normalmente no aparecen en los resultados de búsqueda a menos que haya enlaces a ellos desde otros archivos que sí se puedan buscar.

    Importante: Si eliges una audiencia objetivo predeterminada distinta que la predefinida para cualquier persona de tu organización (llamada tu organización), esta opción muestra dicha audiencia en las opciones para compartir mediante enlace de los usuarios.

    Activado: cualquier usuario de [tu organización]

    Cualquier usuario de tu organización puede buscar y ver el archivo. Sin embargo, un archivo con esta visibilidad no aparecerá en la cuenta de Drive de un usuario hasta que haya accedido al archivo o lo hayan compartido con él.

    Importante: Si eliges una audiencia objetivo predeterminada distinta que la predefinida para cualquier persona de tu organización (y que tiene el mismo nombre que esta), esta opción muestra dicha audiencia en las opciones para compartir mediante enlace de los usuarios.

  6. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Verificar cambios

Recomendamos esperar 24 horas antes de probar cualquier cambio realizado en la configuración de uso compartido. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.


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