Opciones para compartir documentos

Como administrador, tú decides si los usuarios pueden compartir sus documentos de Google Drive fuera de la organización, así como el nivel de visibilidad predeterminado de los nuevos documentos.

Para configurar las opciones para compartir predeterminadas para los nuevos documentos creados por tus usuarios:  

  1. Inicia sesión en la Consola del administrador de Google.

  2. Haz clic en Google Apps > Drive > Configuración para compartir. ¿Dónde puedo encontrarlo?
  3. En la sección Opciones para compartir, selecciona si los usuarios pueden compartir documentos fuera de la organización.

    • Los usuarios no pueden compartir documentos fuera de esta organización: los usuarios no pueden invitar a personas ajenas a la organización a que vean o modifiquen sus documentos.

      • Permitir a los usuarios recibir documentos ajenos a la organización: los usuarios no pueden compartir sus documentos fueran de la organización, pero pueden acceder a los documentos creados fuera de ella. Si se desmarca esta casilla, los usuarios no podrán acceder a los documentos fuera del dominio, incluidos los documentos de otros dominios que sean públicos en la Web.

      Los usuarios siempre pueden enviar y recibir documentos por correo electrónico como archivos adjuntos; esta opción solo controla el uso compartido online en tiempo real de documentos de Google Drive.
    • Los usuarios pueden compartir documentos fuera de esta organización: los usuarios pueden invitar a personas ajenas a la organización a ver y modificar sus documentos.

      • Advertir a los usuarios cuando compartan información fuera de la organización: se les solicitará una confirmación cuando los usuarios compartan documentos fuera de la organización. Esto funciona como un aviso para que se aseguren de que el documento compartido no sea confidencial.

      • Permite que los usuarios compartan contenido fuera del dominio con personas que no utilizan una cuenta de Google: los usuarios pueden enviar invitaciones para compartir a cuentas de correo electrónico que no son de Google, ya sea de forma individual o a través de listas de distribución.

        Al marcar esta casilla se permite a los usuarios compartir invitaciones con cuentas de correo electrónico que no son de Google y con listas de distribución que no pertenecen a Grupos de Google. Sin embargo:

        • Los usuarios con invitación para compartir tendrán que seguir iniciando sesión en una cuenta de Google para acceder al documento, a menos que el documento se comparta públicamente o con los usuarios que hayan recibido el enlace.
           
        • Los usuarios con cuentas que no pertenezcan a Google que reciban una invitación para compartir pueden reenviar la invitación a otros usuarios, que también podrán ver el documento si inician sesión en una cuenta de Google. Las invitaciones vencen a los 30 días.
           
        • Todos los que accedan al documento se mostrarán en el cuadro para compartir, en el que se les podrá retirar el acceso.

        Si no marcas esta casilla, los documentos no se pueden compartir con cuentas que no sean de Google (incluidas listas de distribución) fuera de tu dominio, pero se pueden seguir compartiendo con cuentas que no sean de Google y Grupos de Google dentro de tu dominio.

      • Permitir a los usuarios publicar documentos en la Web o compartirlos con todo el mundo como documentos públicos o sin listar: marca esta casilla de verificación para permitir a los usuarios que publiquen documentos o establezcan la visibilidad de los documentos en Público en la Web (significa que cualquier usuario de Internet puede encontrar el documento y acceder a él) o en Cualquier usuario que reciba el enlace (significa que se trata de un documento sin listar que probablemente no se muestre en los resultados de búsqueda, pero que está accesible para cualquier usuario de Internet que conozca el enlace).

        Si marcas esta casilla, los usuarios podrán establecer la opción de visibilidad de los documentos en Público en la Web a través de las opciones para compartir y también podrán publicar documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google a través de Archivo > Publicar en la Web. Consulta el apartado La publicación de documentos no afecta a las opciones de visibilidad para obtener más información acerca de las diferencias.

        Si no marcas esta casilla, la única forma de que los usuarios compartan documentos online fuera de la organización es invitando a cada uno de los colaboradores a acceder al documento.

        Esta configuración no está disponible para los administradores de Google Apps (edición gratuita). Todos los usuarios de Google Apps (edición gratuita) tienen la posibilidad de publicar documentos en Internet.

  4. Elige la opción de visibilidad predeterminada para los documentos nuevos creados por tus usuarios.

    Esta opción indica quién puede buscar y ver los documentos. Los usuarios pueden cambiar la opción de uso compartido predeterminada de cada documento, pero no pueden compartir documentos fuera de la organización si se inhabilita esta opción en el paso 3.

    • Esta organización: los usuarios de la organización pueden buscar y ver los documentos creados en ella. Sin embargo, los documentos solo aparecerán en la unidad de Google Drive del usuario una vez que este haya accedido a ellos o cuando se hayan compartido de forma explícita con el usuario. Los usuarios pueden buscar los documentos disponibles en toda la organización si seleccionan Buscar <nombre-tu-dominio> en las opciones de búsqueda.

    • Usuarios de esta organización que tengan el enlace: todos los usuarios de la organización pueden acceder al documento, pero solo si conocen la URL. Es igual que un número de teléfono que no se encuentra en el listín y al que solo pueden llamar aquellos que lo conocen.

      Se recomienda marcar esta opción como la opción predeterminada. Permite compartir los documentos fácilmente, pero también ofrece protección desde fuera de la organización, puesto que los usuarios deben introducir sus datos de acceso para acceder a los documentos compartidos. Asimismo, los documentos con esta opción de visibilidad generalmente no aparecen en los resultados de las búsquedas, excepto en el caso en que un documento que sí aparezca en las búsquedas tenga un enlace a ellos.
    • Privado: estos documentos son inaccesibles para todos los usuarios excepto para el propietario y para aquellos a los que este haya otorgado acceso de forma explícita.

  5. Haz clic en Guardar cambios. Ten en cuenta que cuando se edita la configuración de uso compartido de una estructura de carpetas compleja con un gran número de archivos, puede que la propagación total de la nueva configuración se retrase algo.

¿Utiliza tu organización varios dominios?

Si es así, existen algunas limitaciones en el uso compartido entre dominios. Consulta la sección Limitaciones para varios dominios para obtener más información.

De forma predeterminada, Google Apps utiliza el nombre de tu dominio principal como nombre de la organización en su totalidad. Es el nombre de la organización que aparece en las opciones de uso compartido que ven los usuarios. Cuando añadas otros dominios, te recomendamos que cambies el nombre de la organización a uno más inclusivo.