Empezar: guía de configuración de Drive para administradores

Definir permisos de uso compartido de usuarios de Drive

Con tu cuenta de administrador, puedes controlar la forma en que los usuarios de tu organización comparten archivos y carpetas de Google Drive, incluidos Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, archivos de My Maps, carpetas y cualquier otro elemento almacenado en Drive. Si los usuarios comparten carpetas, generalmente se comparte todo su contenido. 

Este artículo está dirigido a administradores. Para obtener más información sobre cómo definir permisos para tus propios archivos o cómo compartirlos, consulta el artículo Compartir archivos desde Google Drive

Antes de comenzar (opcional)

Definir permisos a nivel de departamento o de dominio

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos, G Suite Business y Essentials. Comparar ediciones

Los propietarios de archivos pueden compartirlos si los permisos que defines en su unidad organizativa o grupo lo autorizan. Normalmente, los permisos se definen a nivel de unidad organizativa o de dominio. A continuación, puedes personalizar los permisos de grupos de usuarios, independientemente de si los usuarios pertenecen a las mismas unidades organizativas o no. 

  1. Añade una unidad organizativa a cada departamento o dominio. Para obtener instrucciones sobre cómo hacerlo, consulta el artículo Añadir unidades organizativas.
  2. Mueve usuarios a tus unidades organizativas. Consulta cómo hacerlo en el artículo Mover usuarios a una unidad organizativa.
  3. Sigue las instrucciones que se explican más adelante para definir permisos de uso compartido en cada unidad organizativa.
  4. (Opcional) Define permisos de uso compartido en grupos

Si el propietario de los archivos cambia de unidad organizativa o de grupo, o si se transfiere la propiedad de los archivos a usuarios de otros grupos o unidades organizativas, los permisos de uso compartido de los archivos pasan a ser los de los nuevos grupos o unidades organizativas. Además, si se cambia la prioridad de los grupos, puede que también cambien los permisos de uso compartido del propietario de los archivos. Consulta más información sobre los grupos

Salvo en el caso de que lo permitan los propietarios de los archivos, los usuarios no podrán compartir nunca archivos que no sean de su propiedad, incluso aunque estén en unidades organizativas o grupos con configuraciones de uso compartido más permisivas.

Definir permisos para compartir archivos

Permitir que los usuarios de tu organización compartan archivos libremente

Puedes permitir que los usuarios publiquen archivos en la Web o inviten a personas ajenas a tu organización a acceder a los archivos compartidos. 

Clientes de Cloud Identity: si todos tus usuarios tienen licencias de Cloud Identity, siempre pueden compartir archivos con usuarios ajenos a la organización y publicar archivos en la Web para que cualquiera pueda acceder a ellos.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos, G Suite Business, G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro y Essentials. Comparar ediciones

  5. En Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización], activa el uso compartido de archivos y elige las opciones para compartir:

    Opción Descripción
    Activado Con esta opción, los usuarios pueden invitar a personas ajenas a tu organización a ver, comentar o editar archivos compartidos.
    Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de [tu organización] se compartan fuera de [tu organización]
     

    (Opcional) Se avisa a los usuarios para que comprueben que los archivos no son confidenciales antes de compartirlos con personas ajenas a tu organización. 

    Solo se muestran advertencias cuando los usuarios comparten archivos a través del editor de Documentos o de cuadros de diálogo para compartir de Drive. No se muestran advertencias si los usuarios comparten archivos directamente; por ejemplo, enviando enlaces por correo electrónico.​

    Permitir que los usuarios de [tu organización] envíen invitaciones para compartir contenido a personas ajenas a [tu organización] que no utilizan una cuenta de Google

    (Opcional) Con esta opción, los usuarios pueden compartir archivos con personas ajenas a tu organización que no utilicen cuentas de Google. Si desmarcas esta casilla, los usuarios pueden compartir archivos con personas externas solo si las personas con quienes los comparten usan cuentas de Google o si se encuentran en alguna lista de distribución de Grupos de Google.

    Si marcas esta opción, también tienes que elegir una de las siguientes opciones.

    • Los usuarios externos deben iniciar sesión en Google para ver el archivo. Con esta opción, los destinatarios tienen que iniciar sesión en una cuenta de Google para poder abrir archivos, a menos que estos se compartan públicamente en la Web o, si lo permites, que estén disponibles para cualquier persona a través de un enlace.

      Nota: Con las cuentas de Google no hace falta usar direcciones de Gmail ni de G Suite. Si algún usuario necesita una cuenta de Google, envíale este enlace: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.
       
    • Permitir que los usuarios externos previsualicen archivos sin iniciar sesión en Google. Con esta opción, los destinatarios pueden revisar el contenido de los archivos en modo de solo lectura sin tener que iniciar sesión en una cuenta de Google.

    Para editar o comentar archivos, los revisores deben iniciar sesión en una cuenta de Google (o en una cuenta de visitante si tienes activada la función para compartir archivos con usuarios que no tienen cuenta de Google) y las invitaciones deben permitir comentar o editar.

    Permitir que los usuarios de [tu organización] publiquen archivos en la Web o los compartan con todo el mundo como archivos ocultos o públicos

    (Opcional) Con esta opción, los usuarios pueden:

    • Publicar Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones utilizando la opción Archivoy luego  Publicar en la Web. De este modo, cualquier usuario de la Web puede buscar y acceder a los archivos. 
    • Seleccionar la configuración de uso compartido que permita a todo el mundo ver archivos, tanto ocultos como públicos. Más información sobre con quién se puede compartir enlaces

    Si desmarcas esta casilla, los usuarios aún pueden enviar invitaciones para compartir archivos con cualquier persona, pero no pueden hacer que los archivos sean públicos en la Web. 

    Esta opción no está disponible en la edición gratuita antigua de G Suite. Cualquier usuario de la edición gratuita puede publicar archivos en la Web o compartir enlaces con otras personas.

  6. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Restringir el uso compartido fuera de los dominios incluidos en listas de permitidos

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos, G Suite Business y Essentials. Comparar ediciones

Solo puedes limitar el uso compartido de archivos a dominios de confianza (incluidos en la lista de permitidos). Para que se incluyan en la lista de permitidos, deben ser dominios de G Suite, salvo que utilices la función para compartir archivos con usuarios que no tienen cuenta de Google. Con dicha función, puedes añadir cuentas que no sean de G Suite a tu lista de dominios de confianza. Más información

Clientes de Cloud Identity: si en tu organización hay usuarios con licencias de Cloud Identity y otros de G Suite, la configuración de dominios incluidos en la lista de permitidos también se aplica a los usuarios que tengan licencias de Cloud Identity.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos, G Suite Business, G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro y Essentials. Comparar ediciones

    1. En Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización], selecciona las opciones que correspondan:
      Opción Descripción
      Lista de dominios permitidos

      Con esta opción, los usuarios de una unidad organizativa o de un grupo determinados pueden compartir archivos con personas de dominios de G Suite externos que se hayan incluido en una lista de permitidos.

      Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de [tu organización] se compartan con usuarios de dominios incluidos en la lista de dominios permitidos.
       

      (Opcional) Se avisa a los usuarios para que comprueben que los archivos no son confidenciales antes de compartirlos con usuarios de dominios incluidos en una lista de permitidos. 

      Solo se muestran advertencias cuando los usuarios comparten archivos a través del editor de Documentos o de cuadros de diálogo para compartir de Drive. No se muestran advertencias si los usuarios comparten archivos directamente; por ejemplo, enviando enlaces por correo electrónico.​ 

      Permitir que los usuarios de [tu organización] reciban archivos de usuarios de dominios no incluidos en lista de permitidos

      (Opcional) Permite que los usuarios puedan hacer lo siguiente:

      • Abrir archivos compartidos de personas que pertenezcan a dominios que no figuran en ninguna lista de permitidos.
      • Utilizar editores de Documentos para modificar Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google guardados en sistemas de almacenamiento de terceros, como Box. 

      Si desmarcas esta casilla, los usuarios solo pueden editar estos archivos si las personas que los comparten son de dominios incluidos en una lista de permitidos. Además, los usuarios no pueden emplear los editores de Documentos para trabajar con archivos en sistemas de almacenamiento de terceros. Más información sobre cómo usar sistemas de almacenamiento de terceros

      Permitir que los usuarios de [tu organización] envíen invitaciones para compartir contenido a personas ajenas a [tu organización] que no utilizan una cuenta de Google

      (Opcional) Con esta opción, los usuarios pueden compartir archivos mediante PIN con usuarios incluidos en la lista de permitidos que no tengan una cuenta de Google. Estos usuarios se identifican con sus direcciones de correo electrónico en el cuadro de diálogo de opciones para compartir, igual que los usuarios de Google. Más información

  5. Haz clic en Guardar
  6. Incluye en una lista los dominios permitidos de G Suite que sean de confianza. Todos los grupos y unidades organizativas de tu organización pueden acceder automáticamente a la lista de permitidos.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Restringir el uso compartido a usuarios ajenos a una organización

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos, G Suite Business y Essentials. Comparar ediciones

Puedes restringir la capacidad de los usuarios para compartir o recibir los siguientes elementos fuera de tu organización:

  • Invitaciones a documentos, hojas de cálculo y presentaciones que, una vez creadas, se pueden usar durante los 14 días posteriores 
  • Enlaces a archivos almacenados en Drive
  • Archivos adjuntos de correo electrónico que los usuarios pueden enviar o recibir, subir directamente desde los dispositivos y almacenar en Drive
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos, G Suite Business, G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro y Essentials. Comparar ediciones

  5. En Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización], desactiva la opción para compartir y selecciona las opciones que quieras: 
    Opción Descripción
    Desactivado

    Con esta opción, se impide que los usuarios compartan archivos de Google Drive con personas ajenas a tu organización mediante invitaciones, enlaces y archivos adjuntos a correos electrónicos. Estas personas tampoco podrán ver los nuevos sitios web que se publiquen. También se impide que envíen formularios de Google que requieran compartir documentos con usuarios ajenos a tu organización.

    Permitir que los usuarios de [tu organización] reciban archivos de usuarios ajenos a [tu organización]

    (Opcional) Si no se marca, los usuarios no pueden:

    • Abrir archivos compartidos de personas que pertenezcan a dominios que no figuran en ninguna lista de permitidos.
    • Utilizar editores de Documentos para modificar Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google guardados en sistemas de almacenamiento de terceros, como Box. 

    Si marcas esta casilla, los usuarios pueden abrir los archivos que se compartan desde fuera de tu organización, pero solo pueden compartirlos dentro de ella. Además, si la marcas, permites que los usuarios editen los archivos de Google guardados en sistemas de almacenamiento de terceros. Más información sobre cómo usar sistemas de almacenamiento de terceros

    Nota: Aunque crees una política que impida que usuarios externos accedan al contenido de tu organización, se podrán compartir archivos con grupos de Google que tengan miembros externos; no obstante, esos usuarios no tendrán acceso a ellos.
  6. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Controlar los archivos almacenados en unidades compartidas

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite Essentials, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Puedes controlar quién tiene permiso para mover archivos y carpetas a ubicaciones fuera de tu organización en los siguientes casos:

  • Si se mueve contenido de unidades compartidas de tu organización a otras que pertenezcan a otra organización.
  • Si se mueve contenido de unidades compartidas de tu organización al área "Mi unidad" de usuarios de otra organización.
  • Si se mueve contenido del área "Mi unidad" de usuarios de tu organización a unidades compartidas de otra organización.
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Selecciona una unidad organizativa específica.

    Importante: Si seleccionas una unidad organizativa secundaria, esta configuración solo permitirá controlar el contenido que se mueva de "Mi unidad" a una unidad compartida de otra organización (por ejemplo, otra empresa o centro educativo). La transferencia de contenido de unidades compartidas a otras organizaciones siempre se rige por la configuración del nivel organizativo superior, ya que las unidades compartidas pertenecen a ese nivel.
     
  5. En Distribuir contenido fuera de [tu organización], selecciona una opción de la tabla siguiente y haz clic en Guardar.
     
    Opción Descripción
    Cualquier usuario Todos los usuarios que tengan acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones. Más información sobre los permisos de acceso de usuarios

    Además, cualquier miembro de la unidad organizativa seleccionada puede copiar contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de una organización distinta, como otra empresa, grupo o centro educativo. Más información sobre cómo migrar contenido a una unidad compartida
     
    Solo los usuarios de [tu organización] Solo los usuarios de tu organización que tengan acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.

    Además, los miembros de la unidad organizativa seleccionada pueden copiar contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otras organizaciones.
     
    Nadie Los archivos de una unidad compartida no se pueden mover a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.

    Además, ningún usuario de la unidad organizativa seleccionada puede copiar contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otras organizaciones.
     

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

 

Permitir o impedir que se creen unidades compartidas

Puedes permitir o impedir que tus usuarios creen unidades compartidas en tu organización. Para ver instrucciones, consulta el artículo Gestionar los usuarios y la actividad de unidades compartidas.

Permitir que los usuarios publiquen archivos que todo el mundo pueda ver

Procedimiento rápido para hacer público un archivo
  1. Inicia sesión en la consola de administración y ve a Aplicacionesy luegoG Suitey luegoDrive y Documentosy luegoConfiguración para compartir.
  2. En Opciones para compartir, selecciona una de estas opciones:
    • ACTIVADO: los archivos que pertenecen a los usuarios de [tu organización] se pueden compartir fuera de [tu organización]. Este ajuste también se aplica a los archivos de todas las unidades compartidas.
    • Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de [tu organización] se compartan fuera de [tu organización].
    • Permitir que los usuarios de [tu organización] envíen invitaciones para compartir contenido a personas ajenas a [tu organización] que no utilizan una cuenta de Google.
      • Permitir que los usuarios externos obtengan una vista previa del archivo sin iniciar sesión en Google.
    • Permitir que los usuarios de [tu organización] publiquen archivos en la Web o los compartan con todo el mundo como archivos ocultos o públicos.
  3. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Steps in Admin console to publish docs

Recomendar opciones de compartir mediante enlace a los usuarios

Definir audiencias objetivo (beta)

Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos y G Suite Business. Comparar ediciones

Si activas la función de compartir mediante enlace, la audiencia objetivo predeterminada es tu organización, que incluye a todos los usuarios de ella. Si tu organización ha creado otras audiencias objetivo, puedes aplicarlas a Drive y asignar una audiencia predeterminada distinta a todos los usuarios o solo a algunos. También puede quitar las audiencias objetivo que quieras. Más información sobre las audiencias objetivo

Para obtener más información sobre cómo aplicar o quitar audiencias objetivo, consulta el artículo Definir las audiencias objetivo de un servicio de Google.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos, G Suite Business, G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro y Essentials. Comparar ediciones

  5. Haz clic en Audiencias objetivo. La lista Audiencias muestra las audiencias objetivo que ya se han aplicado al servicio, en el orden en que aparecen en las opciones para compartir de los usuarios.

  6. (Opcional) Para añadir una o varias audiencias, haz lo siguiente:
    1. Haz clic en Añadir audiencias objetivo.
    2. Marca las casillas de hasta tres audiencias objetivo que quieras aplicar al servicio.

      Si hay muchas audiencias, puedes buscar una introduciendo las primeras letras de su nombre. 

  7. (Opcional) Para quitar una audiencia objetivo, junto a ella, haz clic en Quitar elemento "".
  8. (Opcional) Para cambiar la audiencia objetivo predeterminada o mover una de ellas a otra posición de la lista, haz clic en la audiencia que quieras y arrástrala a una posición nueva (la primera posición es la de la audiencia predeterminada).

    También puedes introducir el orden en el que quieres que aparezca en el cuadro situado a la izquierda del nombre de la audiencia.

  9. Haz clic en Guardar.

Nota: Si quieres que la audiencia objetivo predeterminada también sea la opción predeterminada para compartir mediante enlace, comprueba que esté activada la opción Compartir mediante enlace.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Definir las opciones de Access Checker y el valor predeterminado de compartir mediante enlace

Seleccionar las opciones de Access Checker

Cuando los usuarios comparten archivos mediante las herramientas de G Suite, Access Checker verifica que los destinatarios tengan acceso a los archivos. Este servicio también solicita a los usuarios que den acceso si fuera necesario, por ejemplo, en los siguientes casos:

  • Cuando se envían mensajes de Gmail o de Google Chat con enlaces a archivos que no se han compartido con los destinatarios.
  • Cuando se añaden usuarios a los comentarios de documentos a los que no tienen acceso.
  • Cuando se adjuntan archivos a eventos de calendario y los invitados no tienen acceso a esos archivos.

Si los usuarios comparten archivos que no son de su propiedad, las opciones de Access Checker son los ajustes de la unidad organizativa del propietario del archivo. Si los usuarios comparten varios archivos y se aplican diferentes configuraciones de unidades organizativas, las opciones de Access Checker son los ajustes de la unidad menos permisiva.

Como administrador, puedes determinar el nivel de acceso que pueden dar los usuarios.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos, G Suite Business, G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro y Essentials. Comparar ediciones

  5. Haz clic en Opciones para compartir
  6. En Access Checker, especifica cómo quieres que resuelvan los usuarios los problemas de acceso a archivos: 
    Opción Descripción
    Solo destinatarios Los usuarios solo tienen una opción en este caso: dar acceso únicamente a los destinatarios requeridos.* Es el ajuste más restrictivo. 
    Solo destinatarios o [tu organización]

    Los usuarios tienen dos opciones en este caso:

    • Dar acceso a los destinatarios requeridos.*
    • Dar acceso a todos los miembros de tu organización que tengan el enlace.
    Solo destinatarios, [tu organización] o usuarios externos (no se requiere una cuenta de Google)

    Los usuarios tienen tres opciones en este caso:

    • Dar acceso a los destinatarios requeridos.*
    • Dar acceso a todos los miembros de tu organización que dispongan del enlace.
    • Hacer público el archivo (de modo que estará disponible para cualquier persona que tenga el enlace).

    Este ajuste, el menos restrictivo, solo está disponible si la función de uso compartido está activada en tu organización, y permites que los usuarios publiquen archivos en la Web.


    Al dar acceso a los destinatarios requeridos, simplemente se incluyen en la lista de uso compartido. Si el archivo se ha compartido con otras personas, estas seguirán teniendo acceso a él.
     
  7. Haz clic en Guardar

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Seleccionar la opción predeterminada para compartir mediante enlace

Puedes seleccionar la opción predeterminada para compartir enlaces que se muestra a los usuarios cuando comparten archivos desde los editores de Documentos. Esta opción predeterminada se aplica cuando se comparte contenido de Mi unidad, pero no cuando es contenido de unidades compartidas. Los usuarios pueden utilizar esta opción o elegir otra para compartir sus archivos. Para evitar que los usuarios elijan otra, puedes restringir el uso compartido de archivos.

Clientes de Cloud Identity: si en tu organización hay usuarios con licencias de Cloud Identity y otros de G Suite, los ajustes para compartir contenido mediante enlace también se aplican a los usuarios que tengan licencias de Cloud Identity.

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicacionesy luegoGoogle Workspacey luegoDrive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si quieres aplicar la configuración a todos los usuarios, deja seleccionada la unidad organizativa superior. De lo contrario, selecciona una unidad organizativa secundaria o un grupo de configuración.

    Ediciones compatibles con esta función: Business Standard, Business Plus, Enterprise, Education, Enterprise para Centros Educativos, G Suite Business, G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro y Essentials. Comparar ediciones

  5. Haz clic en Compartir mediante enlace y selecciona la opción predeterminada que quieres que se muestre en el cuadro de diálogo que aparece cuando los usuarios comparten archivos:
    Opción Descripción
    Desactivado Solo pueden acceder al archivo su propietario y las personas con las que lo haya compartido.
     
    Activado: cualquier usuario de [tu organización] que disponga del enlace

    Puede acceder al archivo cualquier usuario de tu organización que disponga del enlace. Los archivos con esta visibilidad normalmente no aparecen en los resultados de búsqueda a menos que haya enlaces a ellos desde otros archivos que sí se puedan buscar.

    Importante: Si eliges una audiencia objetivo predeterminada distinta que la predefinida para cualquier persona de tu organización (llamada tu organización),  esta opción muestra dicha audiencia en las opciones para compartir mediante enlace de los usuarios.

    Activado: cualquier usuario de [tu organización]

    Cualquier usuario de tu organización puede buscar y ver el archivo. Sin embargo, un archivo con esta visibilidad no aparecerá en la cuenta de Drive de un usuario hasta que haya accedido al archivo o lo hayan compartido con él.

    Importante: Si eliges una audiencia objetivo predeterminada distinta que la predefinida para cualquier persona de tu organización (llamada tu organización),  esta opción muestra dicha audiencia en las opciones para compartir mediante enlace de los usuarios.

  6. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Verificar cambios

Recomendamos esperar 24 horas antes de probar cualquier cambio realizado en la configuración de uso compartido. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

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