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Establecer permisos para compartir archivos en una organización

Si quieres compartir tus propios archivos, consulta el artículo Compartir archivos desde Google Drive.

Como administrador de G Suite, puedes controlar cómo comparten tus usuarios sus archivos y carpetas de Google Drive, tanto dentro como fuera de la organización.

Los usuarios pueden ver los archivos compartidos, añadir comentarios en ellos y editarlos en tiempo real y a la misma vez que otras personas. Los archivos se pueden compartir mediante un enlace o con una invitación por correo electrónico.

Qué puedes controlar

Aunque tu cuenta de G Suite está configurada inicialmente de forma que los usuarios pueden compartir archivos fuera de tu organización, puedes cambiar este ajuste para que los archivos solo se compartan con otros miembros de la organización. También puedes restringir la configuración de modo que los archivos se compartan únicamente con sitios web de confianza que especifiques, incluyendo los dominios en una lista blanca.

Cuando los usuarios vayan a compartir archivos con personas ajenas a la organización, recibirán una alerta de advertencia. Si lo prefieres, puedes inhabilitar esta función.

Además, con las cuentas de G Suite, G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, puedes personalizar la configuración para compartir archivos por unidades organizativas. Por ejemplo, puedes permitir que tu equipo de ventas comparta archivos con personas ajenas a la organización, pero autorizar al equipo de marketing únicamente a compartir archivos de forma interna. Para añadir esta función, actualiza tu cuenta a la versión G Suite Business.

Si un usuario se cambia a otra unidad organizativa, sus archivos heredarán las reglas para compartir contenido que se hayan establecido en la nueva unidad organizativa. En el ejemplo anterior, si un usuario se cambia del equipo de ventas al de marketing, sus archivos solo estarán accesibles para los usuarios de tu organización (internamente), incluso si anteriormente se compartían de forma externa.

Paso 1: Abrir la configuración para compartir archivos

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicacionesa continuaciónG Suitea continuaciónDrive and Docs.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si dispones de la edición G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, selecciona la unidad organizativa que quieras. Más información sobre las ediciones de G Suite

    De lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.

Paso 2: Configurar las opciones para compartir archivos

Establecer la configuración para compartir archivos fuera de la organización

Establece con quién podrán compartir archivos tus usuarios:

  • Desactivada: los archivos no se pueden compartir fuera de tu organización.
  • Dominios incluidos en la lista blanca: los archivos solo se pueden compartir con dominios específicos.
  • Activada: los archivos se pueden compartir con cualquier usuario ajeno a tu organización.

Desactivada: los archivos no se pueden compartir fuera de tu organización

Selecciona esta opción si quieres impedir que los archivos se compartan fuera de tu organización. Sin embargo, los usuarios aún podrán enviar y recibir archivos adjuntos (p. ej., documentos pdf y archivos de imágenes) a través de Gmail.

  1. En Compartir contenido con personas ajenas a organización, selecciona Desactivado.
  2. Para impedir que los usuarios accedan a archivos compartidos con personas ajenas a tu organización, desmarca la casilla para permitir que los usuarios de tu organización reciban archivos de usuarios ajenos al dominio.
  3. Haz clic en Guardar. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Dominios incluidos en la lista blanca: los archivos solo se pueden compartir con dominios específicos

Esta función solo está disponible con G Suite Business, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro.

Puedes permitir a los usuarios compartir archivos solo con determinados dominios ajenos a tu organización (incluidos en una lista blanca). Por ejemplo, quizás te interese compartir archivos con proveedores o contratistas de confianza ajenos a tu organización. Çon esta configuración, los usuarios también podrán seguir compartiendo archivos dentro de la organización. Los dominios incluidos en la lista blanca deben ser de G Suite.

  1. Elabora una lista blanca de dominios.
  2. En Compartir contenido con personas ajenas a tu organización, selecciona Dominios incluidos en la lista blanca.
  3. Si quieres avisar a los usuarios cuando vayan a compartir archivos de forma externa, marca la casilla Para los archivos que pertenezcan a usuarios de (unidad organizativa), avisar cuando se compartan con usuarios de dominios incluidos en una lista blanca.
  4. Para impedir que los usuarios abran archivos compartidos desde dominios que no están incluidos en la lista blanca, desmarca la casilla Permitir que los usuarios de unidad organizativa reciban archivos de usuarios que no pertenecen a dominios autorizados.
  5. Haz clic en Guardar. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Activada: los archivos se pueden compartir con cualquier usuario ajeno a tu organización

  1. En Compartir contenido con personas ajenas a tu organización, selecciona Activado.
  2. Si quieres avisar a los usuarios cuando vayan a compartir archivos de forma externa, marca la casilla Para los archivos que pertenezcan a usuarios de tu organización, advertir cuando se compartan fuera de tu organización.
  3. Para permitir que los usuarios compartan archivos con personas que no disponen de una cuenta de Google, marca la casilla para permitir que los usuarios envíen invitaciones para compartir contenido a personas ajenas a tu organización que no utilicen una cuenta de Google.

    Para poder editar archivos o añadir comentarios en ellos, los usuarios necesitan tener una cuenta de Google. Pueden usar su dirección de correo electrónico actual para crear una cuenta de Google.

    Cuando esté habilitada esta función, elige una opción:
    • Los usuarios externos deben iniciar sesión en Google para ver el archivo.
      Los destinatarios de invitaciones para compartir archivos deben iniciar sesión en una cuenta de Google para verlos.
    • Permitir que los usuarios externos obtengan una vista previa del archivo sin iniciar sesión en Google.
      Los usuarios pueden ver archivos sin iniciar sesión en una cuenta de Google. Sin embargo, para editar un documento o añadir comentarios en él, sí deberán acceder con una cuenta de Google.
    Las invitaciones para compartir archivos se pueden reenviar a otras direcciones de correo electrónico. Debes tener en cuenta que las invitaciones caducan a los 14 días.
  4. Si no quieres que los usuarios publiquen archivos que todo el mundo pueda ver en la Web, desmarca la casilla Permitir que los usuarios publiquen archivos en la Web o los compartan con todo el mundo como archivos públicos o sin listar.

    Esta configuración no está disponible en la edición gratuita (antigua) de G Suite, por lo que todos los usuarios de la edición gratuita pueden publicar archivos en la Web o compartirlos con las personas que dispongan del enlace.
  5. Haz clic en Guardar. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Controlar el acceso a los archivos compartidos

Puedes controlar el nivel de acceso a un enlace compartido. Por ejemplo, si un usuario comparte un enlace a un documento en una hoja de cálculo y otro usuario que no tiene acceso al documento hace clic en dicho enlace, no se abrirá. Sin embargo, podrá solicitar acceso al propietario del archivo.
También puedes establecer qué opciones de acceso estarán disponibles para los propietarios de los archivos:
  • Público: cualquier usuario que disponga del enlace al archivo compartido puede acceder a él.
  • Tu organización: cualquier usuario de tu organización puede acceder a un archivo compartido.
  • Solo los destinatarios: solo los usuarios que especifique el propietario del archivo pueden acceder a él.
  1. En Access Checker, selecciona una opción:
    • Solo destinatarios, tu organización o público (no se requiere una cuenta de Google).
      Esta opción no estará disponible si no permites que los archivos se compartan de forma externa o se publiquen en la Web.
    • Solo destinatarios o tu organización
      Los usuarios no tendrán la opción de compartir enlaces a archivos de forma pública.
    • Solo destinatarios
      Los archivos solo se pueden compartir con los destinatarios que seleccione el usuario. El enlace para compartir no funcionará con ninguna otra persona.
  2. Haz clic en Guardar. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Configurar las opciones para buscar archivos y para compartir enlaces

Puedes controlar el nivel de acceso a los archivos que se creen en tu organización. Por ejemplo, puedes permitir que cualquier usuario de la organización busque los nuevos archivos y acceda a ellos, incluso cuando no se hayan compartido. Sin embargo, los usuarios podrán anular esta configuración para los archivos de los que sean propietarios.
  1. En Compartir mediante enlace, selecciona una opción:
    • Desactivado
      Inicialmente, solo el propietario del archivo y los usuarios con los que lo haya compartido podrán acceder a él.
    • Activado - Usuarios de tu organización que dispongan del enlace
      Cualquier persona de tu organización que disponga del enlace compartido puede acceder al archivo. Si compartes un archivo con un compañero de trabajo, ese podrá reenviar el enlace a otro compañero, que tendrá el mismo nivel de acceso.

      Con esta configuración, los archivos no aparecerán en los resultados de las búsquedas, excepto en el caso de que el enlace al archivo se encuentre en otro archivo que sí se muestre en las búsquedas.
    • Activado - Usuarios de tu organización
      Cualquier usuario de la organización puede buscar el archivo y acceder a él.
  2. Haz clic en Guardar. Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.
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