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Establecer permisos para compartir archivos

Como administrador de G Suite, decides si los usuarios pueden compartir sus archivos de Drive con personas ajenas a tu organización. También puedes establecer las opciones para compartir predeterminadas para los nuevos documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google y los archivos de My Maps que creen tus usuarios. 

En este artículo, el término "archivos" se refiere a todos los archivos de Google (por ejemplo, documentos, hojas de cálculo y presentaciones), así como a las carpetas de Drive, a menos que se indique lo contrario.

Impedir que los usuarios compartan archivos con personas ajenas a tu organización
  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicacionesa continuaciónG Suitea continuaciónDrive and Docs.
  3. Haz clic en Configuración para compartir. ¿Dónde está?
  4. Si dispones de la edición G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, selecciona la unidad organizativa que quieras. Más información sobre las ediciones de G Suite

    De lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.

  5. En Compartir con personas ajenas a organización, selecciona DESACTIVADO.
    Los usuarios no pueden invitar a personas ajenas a la organización a ver, comentar o editar sus archivos.

    Los usuarios siempre pueden enviar o recibir archivos adjuntos a correos electrónicos subidos directamente 
    desde un dispositivo; con esta opción solo se controlan los documentos, 
    las hojas de cálculo y las presentaciones de Google que se hayan compartido online en tiempo real, o el envío de correos electrónicos con enlaces o archivos adjuntos que 
    dirigen a Drive.
  6. (Opcional) Marca Permitir que los usuarios de organización reciban archivos de usuarios ajenos a dominio.
    Los usuarios pueden acceder a archivos de Google ajenos a la organización, pero no pueden compartir sus archivos fuera de ella.

    Si no marcas esta casilla, los usuarios no podrán acceder a ningún archivo fuera del dominio, incluidos los archivos de otros dominios que sean públicos en la Web.

Permitir a los usuarios compartir archivos fuera de la organización solo con dominios incluidos en una lista blanca

Esta función está disponible con las ediciones G Suite EnterpriseG Suite BusinessG Suite para centros educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro.

Quizá quieras impedir que los usuarios compartan documentos fuera del dominio, pero necesites autorizarles a que los compartan con determinados dominios de G Suite externos, como, por ejemplo, con partners, proveedores y organizaciones presentes en distintos dominios de G Suite.

Para permitir que se compartan archivos fuera de la organización solo con dominios incluidos en una lista blanca:

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. Haz clic en Dominios > Dominios incluidos en la lista blanca para especificar la lista de dominios de G Suite de tu confianza.

    En las listas blancas, solo se pueden incluir dominios de G Suite. Si añades dominios que no son de G Suite, seguirán sin incluirse en la lista. Ten en cuenta también que los subdominios y los alias de dominio no se incluyen cuando añades un dominio a una lista blanca, por lo que deberás añadirlos por separado, si fuera necesario. Para obtener más información, consulta el artículo Incluir en una lista blanca los dominios de G Suite de confianza.

  3. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicacionesa continuaciónG Suitea continuaciónDrive and Docs.

  4. Haz clic en Configuración para compartir. ¿Dónde está?
  5. En el panel de la izquierda, selecciona la unidad organizativa que quieras.
  6. En Compartir con personas ajenas a organización, selecciona Dominios incluidos en una lista blanca.
    Los usuarios de la unidad organizativa especificada pueden invitar a personas de dominios externos incluidos en la lista blanca a ver, comentar y editar sus archivos. También pueden recibir archivos de dominios incluidos en la lista blanca. Los usuarios de dominios incluidos en la lista blanca que hayan iniciado sesión también podrán acceder a los formularios de Google creados en la unidad organizativa con la opción "Requerir inicio de sesión para ver el formulario" seleccionada.
  7. Marca todas las opciones siguientes que correspondan:

    • Para los archivos que pertenezcan a usuarios de organización, avisar cuando se compartan con usuarios de dominios incluidos en una lista blanca
      Se pedirá a los usuarios que confirmen la acción cuando vayan a compartir un archivo con un dominio externo incluido en la lista blanca. Esto sirve como recordatorio para que se aseguren de que el archivo que van a compartir no es confidencial.
    • Permitir a los usuarios de organización recibir archivos de usuarios de dominios que no pertenecen a dominios de una lista blanca
      Los usuarios pueden acceder a archivos de dominios externos que no estén incluidos en una lista blanca, pero solo podrán compartir archivos de forma externa con dominios incluidos en una lista blanca.

      Si no marcas esta casilla, los usuarios no podrán acceder a los archivos ajenos al dominio ni a los que estén incluidos en una lista blanca, incluidos los archivos de otros dominios que sean públicos en la Web.

Permitir que los usuarios compartan archivos con cualquier persona ajena a la organización
 
  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicacionesa continuaciónG Suitea continuaciónDrive and Docs.
  3. Haz clic en Configuración para compartir. ¿Dónde está?
  4. Si dispones de la edición G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, selecciona la unidad organizativa que quieras. Más información sobre las ediciones de G Suite

    De lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.

  5. En Compartir con personas ajenas a organización, selecciona ACTIVADO.
    Los usuarios pueden invitar a personas ajenas a la organización a ver, comentar o editar sus archivos.

  6. Selecciona una o todas las opciones siguientes:

    • Para los archivos que pertenezcan a usuarios de organización, advertir cuando se compartan fuera de dominio
      Cuando los usuarios vayan a compartir archivos de forma externa, se les pedirá que lo confirmen. Esto sirve como recordatorio para que se aseguren de que el archivo que van a compartir no es confidencial. Esta configuración está seleccionada de forma predeterminada.

    • Permitir a los usuarios de organización que envíen invitaciones para compartir a personas ajenas a dominio que no disponen de una cuenta de Google
      Los usuarios pueden enviar invitaciones para compartir de forma externa a cuentas de correo electrónico que no sean de Google y a listas de distribución que no pertenezcan a Grupos de Google. Si no seleccionas esta opción, los archivos solo se podrán compartir con cuentas que no sean de Google y listas de distribución dentro de tu dominio.

      Importante: Los usuarios con cuentas que no pertenezcan a Google y reciban una invitación para compartir pueden reenviarla a otros usuarios. Las invitaciones caducan a los 14 días.

      Si seleccionas esta opción, eliges si las personas con la invitación para compartir deben iniciar sesión en una cuenta de Google para poder ver el archivo:

      • Los usuarios externos deben iniciar sesión en Google para ver el archivo
        Cuando se envía una invitación para compartir a una cuenta de correo electrónico o a una lista de distribución (que en ambos casos no pertenezcan a Google), las personas que la reciban deberán seguir iniciando sesión en una cuenta de Google para ver el archivo (a menos que este también se comparta públicamente en la Web o con aquellos usuarios que dispongan del enlace, si así lo permites).

        Al requerir el inicio de sesión, las personas que accedan al archivo se mostrarán en la sección Avanzada del cuadro para compartir de este, desde donde se les podrá retirar el acceso. 

        Si el destinatario no tiene una cuenta de Google, deberá registrarse para obtener una.

        Las cuentas de Google no tienen que usar necesariamente direcciones de Gmail o de G Suite. Una cuenta de Google es simplemente un sistema de inicio de sesión unificado que proporciona acceso a los productos de Google, como Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones, entre otros. Puedes asociar cualquier dirección de correo electrónico con una cuenta de Google. Para ayudar a un usuario que no tiene una cuenta de Google a que se registre, envíale este enlace: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail
      • Permitir que los usuarios externos obtengan una vista previa del archivo sin iniciar sesión en Google
        Las personas que reciban la invitación para compartir pueden ver el archivo en modo de vista previa de solo lectura sin que sea necesario iniciar sesión en una cuenta de Google y reenviar la invitación a otras personas que también pueden ver el archivo.

        Esta opción solo se aplica a los archivos. No es posible obtener una vista previa de las carpetas de Drive sin iniciar sesión en una cuenta de Google. 

        Los usuarios que ven el archivo sin una cuenta de Google no se muestran en el cuadro para compartir de este, en la sección Avanzada de Quién tiene acceso.

        Si el archivo se ha compartido con acceso para editar o comentar, todas las personas que hayan recibido la invitación para compartir deberán iniciar sesión en una cuenta de Google para poder editarlo o comentarlo (a menos que este se comparta públicamente en la Web o con aquellos usuarios que dispongan del enlace, si así se permite en la opción siguiente de la Consola de Administración).

    • Permitir que los usuarios de organización publiquen archivos en la Web o los compartan con todo el mundo como archivos públicos o no listados
      Los usuarios pueden publicar archivos o establecer la visibilidad de estos en Público en la Web (significa que cualquier usuario de Internet puede encontrar el archivo y acceder a él) o en Cualquier usuario que reciba el enlace (significa que se trata de un archivo no listado que probablemente no se muestre en los resultados de búsqueda, pero que está accesible para cualquier usuario que conozca el enlace).

      Si marcas esta casilla de verificación, los usuarios podrán establecer la opción de visibilidad de los archivos en Público en la Web a través de las opciones para compartir y también podrán publicar documentos, hojas de cálculo y presentaciones a través de Archivo > Publicar en la Web. Para obtener más información, consulta Visibilidad de documentos, hojas de cálculo y presentaciones publicados en la Web.

      Si no marcas esta casilla, la única forma de que los usuarios compartan archivos fuera de la organización es invitar específicamente a cada uno de los colaboradores a que acceda al archivo.

      Esta configuración no está disponible en la edición gratuita (antigua) de G Suite. Todos los usuarios de la edición gratuita pueden publicar archivos en la Web o compartirlos con las personas que dispongan del enlace.
Elegir la configuración para compartir enlaces predeterminada
  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicacionesa continuaciónG Suitea continuaciónDrive and Docs.
  3. Haz clic en Configuración para compartir. ¿Dónde está?
  4. Si dispones de la edición G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, selecciona la unidad organizativa que quieras. Más información sobre las ediciones de G Suite

    De lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.

  5. Selecciona la opción predeterminada Compartir enlaces para los archivos nuevos que creen tus usuarios.

    Esta configuración determina la visibilidad de los archivos para otros usuarios. Los usuarios pueden anular la configuración Compartir enlaces predeterminada para un archivo concreto, pero no pueden en ningún caso compartir archivos con personas ajenas a la organización, si has inhabilitado esa opción como se describe más arriba.

    • DESACTIVADO
      Solo el propietario y las personas a las que este haya otorgado acceso explícitamente pueden acceder al archivo.

    • ACTIVADO - Las personas de organización que dispongan del enlace
      Todos los usuarios de la organización pueden acceder al archivo, pero solo si conocen la URL. Es igual que un número de teléfono que no se encuentra en la guía y al que solo pueden llamar aquellos que lo conocen.

      Los archivos con esta opción de visibilidad generalmente no aparecen en los resultados de las búsquedas, excepto en el caso en que un archivo que sí aparezca tenga un enlace a ellos.

    • ACTIVADO - Usuarios de organización
      Cualquier usuario de la organización puede buscar y ver el archivo. Sin embargo, el archivo solo aparecerá en la cuenta de Drive del usuario una vez que este haya accedido al mismo o cuando se haya compartido de forma explícita con él.

Elegir las opciones predeterminadas para corregir problemas con el acceso (Access Checker)

Cuando compartes un archivo de Google Drive a través de G Suite (no mediante el cuadro para compartir de Drive y de los editores de Documentos), el servicio comprueba que los destinatarios pueden acceder al archivo. En caso contrario, tendrás la opción de corregir el problema que les impide el acceso.

Por ejemplo: 

  • En Gmail, si creas un enlace a una hoja de cálculo que no se ha compartido con el destinatario del correo electrónico, verás una opción para compartirla antes de enviar el correo electrónico.
  • En Documentos de Google, si haces clic en "+" para añadir a un comentario a alguien que no tiene acceso al documento, se te preguntará si quieres compartirlo antes de enviar el comentario. 
  • En Calendar, si adjuntas una presentación a un evento, pero los invitados no tienen acceso a ella, se te preguntará si quieres concederles acceso a la presentación. 

Como administrador, puedes decidir cuándo se preguntará a los usuarios si quieren compartir archivos en esos casos:

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicacionesa continuaciónG Suitea continuaciónDrive and Docs.
  3. Haz clic en Configuración para compartir. ¿Dónde está?
  4. Si dispones de la edición G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos o G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, selecciona la unidad organizativa que quieras. Más información sobre las ediciones de G Suite

    De lo contrario, la configuración se aplicará a toda la organización.

  5. Selecciona las opciones predeterminadas de Access Checker. Estas son las opciones que los usuarios pueden elegir cuando se les pregunta si quieren solucionar los problemas de acceso:

    • Solo destinatarios, dominio o público (no se requiere una cuenta de Google)
      Los usuarios pueden optar por compartir los archivos con los destinatarios que aún no tienen acceso a ellos, con todos los usuarios del dominio que tengan el enlace o con cualquier persona que disponga de este.

      Esta opción no estará disponible si no permites que los archivos se compartan de forma externa o se publiquen en la Web.  
    • Solo destinatarios o dominio
      Los usuarios pueden optar por compartir los archivos con los destinatarios que aún no tienen acceso a ellos o compartirlos con todos los usuarios del dominio que tengan el enlace.
    • Solo destinatarios
      Los usuarios pueden compartir el archivo con los destinatarios que aún no tengan acceso.

Importante: Cuando un usuario elige Solo destinatarios, simplemente se añaden destinatarios a la lista de usuarios que comparten archivos. Si el archivo se ha compartido con otras personas, seguirán teniendo acceso a él. 

Observaciones sobre la configuración para compartir:

  • Con las cuentas de G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro, los archivos siempre heredan las políticas para compartir de la unidad organizativa del propietario del archivo. Por lo tanto, un archivo puede heredar una nueva política para compartir si el propietario se cambia a una nueva unidad organizativa o si la propiedad del archivo se transfiere a alguien de una unidad organizativa diferente.

    Nunca podrás compartir un archivo que no sea de tu propiedad, excepto en la medida en que lo permita su propietario (incluso si te encuentras en una unidad organizativa con una política para compartir más permisiva).

  • Los cambios en la configuración pueden tardar hasta 24 horas en estar efectivos. Durante este tiempo, es posible que se apliquen intermitentemente las políticas antiguas y las nuevas.
¿Utiliza tu organización varios dominios?

Si es así, consulta Limitaciones con varios dominios para conocer las restricciones relativas al uso compartido entre dominios y las cuestiones que se deben tener en cuenta para asignar un nombre al dominio principal.

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