Establecer permisos para compartir archivos

Como administrador de Google Apps, puedes determinar si los usuarios pueden compartir sus archivos y carpetas en Drive con personas ajenas a la organización, así como establecer la opción para compartir enlaces predeterminada para los documentos, hojas de cálculo y presentaciones que creen.

En este artículo, el término "archivos" se utiliza para todos los archivos de Google (por ejemplo, documentos, hojas de cálculo y presentaciones), así como para las carpetas en Drive.

Restringir la capacidad de tus usuarios para compartir archivos con personas ajenas a la organización
  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.
  2. Haz clic en Aplicaciones > Google Apps > Drive > Configuración para compartir. ¿Dónde puedo encontrarlo?
  3. Si dispones de Google Apps Unlimited, Google Apps for Education o Google Apps for Nonprofits, selecciona la unidad organizativa que desees en el panel de la izquierda.

    En todas las demás ediciones, no verás una opción para seleccionar una unidad organizativa. La configuración de uso compartido se aplica a toda la organización.

  4. En Compartir con personas ajenas a organización, selecciona DESACTIVADO.
    Los usuarios no pueden invitar a personas ajenas a la organización a ver, comentar o editar sus archivos.

    Los usuarios siempre pueden enviar o recibir los archivos adjuntos por correo electrónico; con esta opción solo se controla el uso compartido online en tiempo real de documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google.
  5. (Opcional) Marca Permitir que los usuarios de organización reciban archivos de usuarios ajenos a dominio.
    Los usuarios pueden acceder a archivos de Google ajenos a la organización, pero no pueden compartir sus archivos fuera de ella.

    Si no marcas esta casilla, los usuarios no pueden acceder a ningún archivo fuera del dominio, incluidos los archivos de otros dominios que son públicos en la Web.

Permitir a los usuarios que compartan archivos fuera de la organización
  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.
  2. Haz clic en Aplicaciones > Google Apps > Drive > Configuración para compartir. ¿Dónde puedo encontrarlo?
  3. Si dispones de Google Apps Unlimited, Google Apps for Education o Google Apps for Nonprofits, selecciona la unidad organizativa que desees en el panel de la izquierda.

    En todas las demás ediciones, no verás una opción para seleccionar una unidad organizativa. La configuración de uso compartido se aplica a toda la organización.

  4. En Compartir con personas ajenas a organización, selecciona ACTIVADO.
    Los usuarios pueden invitar a personas ajenas a la organización a ver, comentar o editar sus archivos.

  5. Selecciona una o todas las opciones siguientes:

    • Para los archivos que pertenezcan a usuarios de organización, advertir cuando se compartan fuera de dominio
      Cuando los usuarios vayan a compartir archivos de forma externa, se les pedirá que lo confirmen. Esto sirve como recordatorio para que se aseguren de que el archivo que van a compartir no es confidencial. Esta configuración está seleccionada de forma predeterminada.

    • Permitir a los usuarios de organización que envíen invitaciones para compartir a personas ajenas a dominio que no disponen de una cuenta de Google
      Los usuarios pueden enviar invitaciones para compartir de forma externa a cuentas de correo electrónico que no sean de Google y a listas de distribución que no pertenezcan a Grupos de Google. Si no seleccionas esta opción, los archivos solo se podrán compartir con cuentas que no sean de Google y listas de distribución dentro de tu dominio.

      Importante: Los usuarios con cuentas que no pertenezcan a Google que reciban una invitación para compartir pueden reenviarla a otros usuarios. Las invitaciones vencen a los 14 días.

      Si seleccionas esta opción, eliges si las personas con la invitación para compartir deben iniciar sesión en una cuenta de Google para poder ver el archivo:

      • Los usuarios externos deben iniciar sesión en Google para ver el archivo
        Cuando se envía una invitación para compartir a una cuenta de correo electrónico o a una lista de distribución (que en ambos casos no pertenezcan a Google), las personas que la reciban deberán seguir iniciando sesión en una cuenta de Google para ver el archivo (a menos que este también se comparta públicamente en la Web o con aquellos usuarios que dispongan del enlace, si así lo permites).

        Al requerir el inicio de sesión, las personas que accedan al archivo se mostrarán en la sección Avanzada del cuadro para compartir de este, en el que se les podrá retirar el acceso. 

        Si el destinatario no tiene una cuenta de Google, deberá registrarse para obtener una.

        Las cuentas de Google no tienen que usar necesariamente direcciones de Gmail o de Google Apps. Una cuenta de Google es simplemente un sistema de inicio de sesión unificado que proporciona acceso a los productos de Google, como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, entre otros. Puedes asociar cualquier dirección de correo electrónico con una cuenta de Google. Para ayudar a un usuario que no tiene una cuenta de Google a que se registre, envíale este enlace: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail
      • Permitir que los usuarios externos obtengan una vista previa del archivo sin iniciar sesión en Google
        Las personas que reciban la invitación para compartir pueden ver el archivo en modo de vista previa de solo lectura sin que sea necesario iniciar sesión en una cuenta de Google y reenviar la invitación a otras personas que también pueden ver el archivo.

        Los usuarios que ven el archivo sin una cuenta de Google no se muestran en el cuadro para compartir de este, en la sección Avanzada en Quién tiene acceso.

        Si el archivo se ha compartido con acceso para editar o comentar, todas las personas que hayan recibido la invitación para compartir deberán iniciar sesión en una cuenta de Google para poder editarlo o comentarlo (a menos que este se comparta públicamente en la Web o con aquellos usuarios que dispongan del enlace, si así lo permite la siguiente opción de la Consola de administración).

    • Permitir que los usuarios de organización publiquen archivos en la Web o los compartan con todo el mundo como archivos públicos o sin listar
      Los usuarios pueden publicar archivos o establecer la visibilidad de estos en Público en la Web (significa que cualquier usuario de Internet puede encontrar el archivo y acceder a él) o en Cualquier usuario que reciba el enlace (significa que se trata de un archivo sin listar que probablemente no se muestre en los resultados de búsqueda, pero que está accesible para cualquier usuario que conozca el enlace).

      Si marcas esta casilla de verificación, los usuarios podrán establecer la opción de visibilidad de los archivos en Público en la Web a través de las opciones para compartir y también podrán publicar documentos, hojas de cálculo y presentaciones a través de Archivo > Publicar en la Web. Para obtener más información, consulta Visibilidad de documentos, hojas de cálculo y presentaciones publicados en la Web.

      Si no marcas esta casilla, la única forma de que los usuarios compartan archivos fuera de la organización es invitar específicamente a cada uno de los colaboradores a que acceda al archivo.

      Esta opción no está disponible en la edición gratuita heredada de Google Apps. Todos los usuarios de la edición gratuita pueden publicar archivos en la Web o compartirlos con las personas que dispongan del enlace.
Elegir la configuración para compartir enlaces predeterminada
  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.
  2. Haz clic en Aplicaciones > Google Apps > Drive > Configuración para compartir. ¿Dónde puedo encontrarlo?
  3. Si dispones de Google Apps Unlimited, Google Apps for Education o Google Apps for Nonprofits, selecciona la unidad organizativa que desees en el panel de la izquierda.

    En todas las demás ediciones, no verás una opción para seleccionar una unidad organizativa. La configuración de uso compartido se aplica a toda la organización.

  4. Selecciona la opción predeterminada Compartir enlaces para los archivos nuevos que creen tus usuarios.

    Esta configuración determina la visibilidad de los archivos para otros usuarios. Los usuarios pueden anular la configuración Compartir enlaces predeterminada para un archivo concreto, pero no pueden en ningún caso compartir archivos con personas ajenas a la organización, si has inhabilitado esa opción como se describe más arriba.

    • DESACTIVADO
      Solo el propietario y las personas a las que este haya otorgado acceso explícitamente pueden acceder al archivo.

    • ACTIVADO - Las personas de organización que dispongan del enlace
      Todos los usuarios de la organización pueden acceder al archivo, pero solo si conocen la URL. Es igual que un número de teléfono que no se encuentra en el listín y al que solo pueden llamar aquellos que lo conocen.

      Los archivos con esta opción de visibilidad generalmente no aparecen en los resultados de las búsquedas, excepto en el caso en que un archivo que sí aparezca tenga un enlace a ellos.

    • ACTIVADO - Usuarios de organización
      Cualquier usuario de la organización puede buscar y ver el archivo. Sin embargo, el archivo solo aparecerá en la cuenta de Drive del usuario una vez que este haya accedido al mismo o cuando se haya compartido de forma explícita con él.

Observaciones sobre la configuración para compartir:

  • Con Google Apps Unlimited, Google Apps for Education o Google Apps para organizaciones sin ánimo de lucro, los archivos siempre heredan la política para compartir de la unidad organizativa del propietario del archivo. Por lo tanto, un archivo puede heredar una nueva política para compartir si el propietario se cambia a una nueva unidad organizativa o si la propiedad del archivo se transfiere a alguien de una unidad organizativa diferente.

    Nunca podrás compartir un archivo que no sea de tu propiedad, excepto en la medida en que lo permita su propietario (incluso si te encuentras en una unidad organizativa con una política para compartir más permisiva).

  • Los cambios en la configuración pueden tardar hasta 24 horas en estar efectivos. Durante este tiempo, es posible que se apliquen intermitentemente las políticas antiguas y las nuevas.
¿Utiliza tu organización varios dominios?

Si es así, consulta Limitaciones con varios dominios para conocer las restricciones relativas al uso compartido entre dominios y las cuestiones que se deben tener en cuenta para asignar un nombre al dominio principal.