Empezar: guía de configuración de Drive para administradores

Definir permisos de uso compartido de usuarios de Drive

Como administrador de G Suite, controlas la forma en que los usuarios de tu organización pueden compartir archivos y carpetas de Google Drive, incluidos documentos, hojas de cálculo y presentaciones de Google, My Maps, carpetas y cualquier otro elemento almacenado en Google Drive. Si los usuarios comparten carpetas, generalmente se comparte todo su contenido. 

Este artículo está dirigido a administradores. Para obtener más información sobre cómo definir permisos para tus propios archivos o cómo compartirlos, consulta el artículo Compartir archivos desde Google Drive

Antes de comenzar (opcional)

Definir permisos por departamento o dominio

Esta función está disponible en las ediciones Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Los propietarios de archivos pueden compartirlos si los permisos que defines en su unidad organizativa o grupo así lo autorizan. Aunque por lo general estos permisos se definen en unidades organizativas o dominios, cabe la posibilidad de adaptarlos para su uso en grupos de usuarios de una o varias unidades organizativas. 

  1. Añade una unidad organizativa a cada departamento o dominio. Para obtener instrucciones, consulta el artículo Añadir unidades organizativas.
  2. Mueve usuarios a tus unidades organizativas. Para obtener instrucciones, consulta el artículo Mover a usuarios a una unidad organizativa.
  3. Sigue las instrucciones que se explican más abajo para definir permisos de uso compartido en cada unidad organizativa.
  4. (Opcional) Define permisos de uso compartido en grupos

Si algún propietario de archivos cambia de unidad organizativa o grupo, o si se transfiere la propiedad de los archivos a usuarios de otros grupos o unidades organizativas, los permisos de uso compartido de los archivos pasan a ser los de los nuevos grupos o unidades organizativas. Además, si cambia el orden de prioridad de un grupo, también cambian los permisos de uso compartido del propietario de los archivos. 

Salvo en el caso de que lo permitan los propietarios de los archivos, los usuarios no podrán compartir nunca archivos que no sean de su propiedad, incluso aunque estén en unidades organizativas o grupos con configuraciones de uso compartido más permisivas.

Definir permisos para compartir archivos

Permitir que los usuarios de tu organización compartan archivos libremente
  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si solo quieres activar esta función para algunos usuarios, selecciona una unidad organizativa o grupo a la izquierda. Si no lo haces, se aplicará a todos.

    Esta función solo te permite seleccionar una unidad organizativa o grupo si tienes alguna de las siguientes versiones: G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite para organizaciones sin ánimo de lucro o G Suite Drive Enterprise. Comparar las ediciones de G Suite

  5. En Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización], activa el uso compartido de archivos y selecciona las opciones que correspondan:

    Opción Descripción
    Activar Con esta opción, los usuarios pueden invitar a personas ajenas a tu organización a ver, comentar o editar archivos compartidos.
    Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de [tu organización] se compartan con personas ajenas a ella
     

    (Opcional) Se alerta a los usuarios para que comprueben que los archivos no son confidenciales antes de compartirlos con personas ajenas a tu organización. 

    Las advertencias solo se muestran cuando los usuarios comparten archivos a través del editor de Documentos o de cuadros de diálogo para compartir de Google Drive. Si los usuarios comparten archivos directamente —por ejemplo, enviando enlaces por correo electrónico—, las advertencias no se muestran.​

    Permitir que los usuarios de [tu organización] envíen invitaciones para compartir contenido a personas ajenas a [tu organización] que no utilizan una cuenta de Google (Opcional) Con esta opción, los usuarios pueden compartir archivos con personas ajenas a tu organización que no utilicen cuentas de Google. Si desmarcas esta casilla, los usuarios pueden compartir archivos con personas externas solo si estas usan cuentas de Google o si se encuentran en alguna lista de distribución de Grupos de Google.

    Nota: Con las cuentas de Google no hace falta usar direcciones de Gmail o de G Suite. Una cuenta de Google es simplemente un sistema de inicio de sesión unificado que proporciona acceso a diversos productos de Google como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones. Si alguien no tiene una cuenta de Google, envíale este enlace: https://accounts.google.com/signupwithoutgmail.

    • Los usuarios externos deben iniciar sesión en Google para ver archivos. Con esta opción, los destinatarios tienen que iniciar sesión en una cuenta de Google para poder abrir archivos, a menos que estos se compartan públicamente en la Web o, si lo permites, que estén disponibles para cualquier persona a través de un enlace.
    • Permitir que los usuarios externos puedan ver los archivos sin iniciar sesión en Google. Con esta opción, los destinatarios pueden revisar el contenido de los archivos en modo de solo lectura sin tener que iniciar sesión en una cuenta de Google.

    Para editar o comentar archivos, los revisores deben iniciar sesión en una cuenta de Google y las invitaciones deben permitir comentarlos o editarlos.

    Permitir que los usuarios de [tu organización] publiquen archivos en la Web o los compartan con todo el mundo como archivos públicos u ocultos

    (Opcional) Con esta opción, los usuarios pueden:

    • Publicar documentos, hojas de cálculo y presentaciones seleccionando Archivo y luego Publicar en la Web. De este modo, cualquier usuario de la Web puede buscar y acceder a los archivos. 
    • Seleccionar la configuración para compartir que permita a todo el mundo ver archivos, tanto públicos como ocultos. Más información sobre con quién se puede compartir enlaces

    Si desmarcas esta casilla, los usuarios aún pueden enviar invitaciones para compartir archivos con cualquier persona, pero no pueden hacer que los archivos sean públicos en la Web. 

    Esta opción no está disponible en la edición gratuita (antigua) de G Suite. Cualquier usuario de la edición gratuita puede publicar archivos en la Web o compartir enlaces con otras personas.

  6. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Restringir el uso compartido fuera de los dominios incluidos en listas blancas

Esta función está disponible en las ediciones Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Puedes restringir el uso compartido de archivos exclusivamente a dominios de G Suite de confianza (incluidos en listas blancas). De este modo, impides que los usuarios compartan archivos con personas ajenas a tu organización, aunque siguen pudiendo compartir archivos con socios comerciales que tengan otro dominio de G Suite.

Para poderse incluir en listas blancas, deben ser dominios de G Suite.

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si solo quieres activar esta función para algunos usuarios, selecciona una unidad organizativa o grupo a la izquierda. Si no lo haces, se aplicará a todos.

    Esta función solo te permite seleccionar una unidad organizativa o grupo si tienes alguna de las siguientes versiones: G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite para organizaciones sin ánimo de lucro o G Suite Drive Enterprise. Comparar las ediciones de G Suite

    1. En Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización], selecciona las opciones que correspondan:
      Opción Descripción
      Dominios incluidos en la lista blanca

      Con esta opción, los usuarios de una unidad organizativa o un grupo determinados pueden compartir archivos con personas de dominios de G Suite externos que se hayan incluido en una lista blanca. Además, los usuarios de dominios incluidos en una lista blanca pueden acceder a los formularios de Google creados en la unidad organizativa que requieran que los usuarios inicien sesión.

      Advertir cuando los archivos que pertenezcan a usuarios de [tu organización] se compartan con usuarios de dominios incluidos en una lista blanca
       

      (Opcional) Se alerta a los usuarios para que comprueben que los archivos no son confidenciales antes de compartirlos con usuarios de dominios incluidos en una lista blanca. 

      Las advertencias solo se muestran cuando los usuarios comparten archivos a través del editor de Documentos o de cuadros de diálogo para compartir de Drive. Si los usuarios comparten archivos directamente, por ejemplo enviando enlaces por correo electrónico, las advertencias no se muestran.​

      Permitir que los usuarios de [tu organización] reciban archivos de usuarios que no pertenecen a dominios autorizados

      (Opcional) Permite que los usuarios puedan hacer lo siguiente:

      • Abrir archivos compartidos de personas que pertenezcan a dominios que no figuran en ninguna lista blanca.
      • Editar Documentos de Google, Hojas de cálculo y Presentaciones guardados en sistemas de almacenamiento de terceros, como Box, mediante los editores de Documentos. 

      Si desmarcas esta casilla, los usuarios solo pueden editar estos archivos si las personas que los comparten son de dominios incluidos en una lista blanca. Además, los usuarios no pueden emplear los editores de Documentos para trabajar con archivos en sistemas de almacenamiento de terceros. Más información sobre cómo usar sistemas de almacenamiento de terceros

  5. Haz clic en Guardar.
  6. Incluye en una lista blanca dominios de G Suite de confianza. Todos los grupos y unidades organizativas de tu organización pueden acceder automáticamente a la lista blanca.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Restringir el uso compartido a usuarios ajenos a una organización

Puedes restringir la capacidad de los usuarios para compartir o recibir los siguientes elementos fuera de tu organización:

  • Invitaciones a documentos, hojas de cálculo y presentaciones que, una vez creadas, se pueden usar durante los 14 días posteriores 
  • Enlaces a archivos almacenados en Drive
  • Archivos adjuntos de correo electrónico que los usuarios pueden enviar o recibir, subir directamente desde los dispositivos y almacenar en Drive
  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si solo quieres activar esta función para algunos usuarios, selecciona una unidad organizativa o grupo a la izquierda. Si no lo haces, se aplicará a todos.

    Esta función solo te permite seleccionar una unidad organizativa o grupo si tienes alguna de las siguientes versiones: G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite para organizaciones sin ánimo de lucro o G Suite Drive Enterprise. Comparar las ediciones de G Suite

  5. En Compartir contenido con personas ajenas a [tu organización], desactiva el uso compartido de archivos y selecciona las opciones que correspondan: 
    Opción Descripción
    Desactivado

    Con esta opción, se impide que los usuarios compartan archivos de Google Drive con personas ajenas a tu organización mediante invitaciones, enlaces y archivos adjuntos a correos electrónicos. Estas personas tampoco podrán ver los nuevos sitios web que se publiquen. También se impide que envíen formularios de Google que requieran compartir documentos con usuarios ajenos a tu organización.

    Permitir que los usuarios de [tu organización] reciban archivos de usuarios ajenos a [tu organización]

    (Opcional) Si no se marca, los usuarios no pueden:

    • Abrir archivos compartidos de personas que pertenezcan a dominios que no figuran en ninguna lista blanca.
    • Editar Documentos de Google, Hojas de cálculo y Presentaciones guardados en sistemas de almacenamiento de terceros, como Box, mediante los editores de Documentos. 

    Si marcas esta casilla, los usuarios pueden abrir los archivos que se compartan desde fuera de tu organización, pero solo pueden compartirlos dentro de esta. Además, si marcas esta casilla, permites que los usuarios editen los archivos de Google guardados en sistemas de almacenamiento de terceros. Más información sobre cómo usar sistemas de almacenamiento de terceros

  6. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Controlar los archivos almacenados en unidades compartidas

Esta función está disponible en las ediciones Drive Enterprise, G Suite Business, G Suite Enterprise, G Suite Enterprise para Centros Educativos, G Suite para Centros Educativos y G Suite para Organizaciones sin Ánimo de Lucro. Comparar ediciones

Puedes controlar quién tiene permiso para mover archivos y carpetas a ubicaciones fuera de tu organización en los siguientes casos:

  • Si se mueve contenido de unidades compartidas de tu organización a otras que pertenezcan a otra organización.
  • Si se mueve contenido de unidades compartidas de tu organización al área "Mi unidad" de usuarios de otra organización.
  • Si se mueve contenido del área "Mi unidad" de usuarios de tu organización a unidades compartidas de otra organización.
  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Selecciona una unidad organizativa específica.

    Importante: Si seleccionas una unidad organizativa secundaria, esta configuración solo permitirá controlar el contenido que se mueva de "Mi unidad" a una unidad compartida de otra organización (por ejemplo, otra empresa o centro educativo). La transferencia de contenido de unidades compartidas a otras organizaciones siempre se rige por la configuración del nivel organizativo superior, ya que las unidades compartidas pertenecen a ese nivel.
     
  5. En Distribuir contenido fuera de [tu organización], selecciona una opción de la tabla siguiente y haz clic en Guardar.
     
    Opción Descripción
    Cualquier usuario Todos los usuarios que tengan acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones. Más información sobre los permisos de acceso de usuarios

    Además, cualquier miembro de la unidad organizativa seleccionada puede copiar contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de una organización distinta, como otra empresa, grupo o centro educativo. Más información sobre cómo migrar contenido a una unidad compartida
     
    Solo los usuarios de [tu organización] Solo los usuarios de tu organización que tengan acceso de administrador a una unidad compartida pueden mover archivos de esa unidad a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.

    Además, los miembros de la unidad organizativa seleccionada pueden copiar contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otras organizaciones.
     
    Nadie Los archivos de una unidad compartida no se pueden mover a ubicaciones de Drive de otras organizaciones.

    Además, ningún usuario de la unidad organizativa seleccionada puede copiar contenido de "Mi unidad" a unidades compartidas de otras organizaciones.
     

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

 

Permitir o impedir que se creen unidades compartidas

Puedes permitir o impedir que tus usuarios creen unidades compartidas en tu organización. Para obtener instrucciones, consulta el artículo sobre cómo gestionar los usuarios y la actividad de unidades compartidas.

Configurar las opciones de Access Checker y el valor predeterminado de compartir mediante enlace

Seleccionar las opciones de Access Checker

Cuando los usuarios comparten archivos mediante las herramientas de G Suite, Access Checker verifica que los destinatarios tengan acceso a los archivos. Este servicio también solicita a los usuarios que den acceso si fuera necesario, por ejemplo, en los siguientes casos:

  • Cuando se envían mensajes de Gmail con enlaces a archivos que no se han compartido con los destinatarios.
  • Cuando se añaden usuarios a los comentarios de documentos a los que no tienen acceso.
  • Cuando se adjuntan archivos a eventos de calendario y los invitados no tienen acceso a esos archivos.

Si los usuarios comparten archivos que no son de su propiedad, las opciones de Access Checker son los ajustes de la unidad organizativa del propietario del archivo. Si los usuarios comparten varios archivos y se aplican diferentes configuraciones de unidades organizativas, las opciones de Access Checker son los ajustes de la unidad menos permisiva.

Como administrador, puedes determinar el nivel de acceso que pueden dar los usuarios.

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si solo quieres activar esta función para algunos usuarios, selecciona una unidad organizativa o grupo a la izquierda. Si no lo haces, se aplicará a todos.

    Esta función solo te permite seleccionar una unidad organizativa o grupo si tienes alguna de las siguientes versiones: G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite para organizaciones sin ánimo de lucro o G Suite Drive Enterprise. Comparar las ediciones de G Suite

  5. Haz clic en Configuración para compartir
  6. En Access Checker, especifica cómo quieres que los usuarios resuelvan los problemas de acceso a archivos: 
    Opción Descripción
    Solo destinatarios Los usuarios solo tienen una opción en este caso: dar acceso únicamente a los destinatarios requeridos.* Este es el ajuste más restrictivo. 
    Solo destinatarios o [tu organización]

    Los usuarios tienen dos opciones en este caso:

    • Dar acceso a los destinatarios requeridos.*
    • Dar acceso a todos los miembros de tu organización que dispongan del enlace.
    Solo destinatarios, [tu organización] o público (no se requiere una cuenta de Google)

    Los usuarios tienen tres opciones en este caso:

    • Dar acceso a los destinatarios requeridos.*
    • Dar acceso a todos los miembros de tu organización que dispongan del enlace.
    • Hacer público el archivo (de modo que estará disponible para cualquier persona que tenga el enlace).

    Este ajuste, el menos restrictivo, solo está disponible si la función de uso compartido está activada en tu organización y con ella permites que los usuarios publiquen archivos en la Web.


    * Al dar acceso a los destinatarios requeridos, simplemente se añaden a la lista de uso compartido. Si el archivo se ha compartido con otras personas, estas seguirán pudiendo acceder a él.
     
  7. Haz clic en Guardar

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

Definir la opción predeterminada para compartir mediante enlace

Puedes seleccionar la opción predeterminada que se muestra a los usuarios cuando comparten archivos mediante enlace desde los editores de Documentos. Esta opción predeterminada se aplica cuando se comparte contenido de Mi unidad, pero no cuando se trata de contenido de unidades compartidas. Los usuarios pueden utilizar esta opción o elegir otra para compartir sus archivos. Para evitar que los usuarios elijan otra, puedes restringir el uso compartido de archivos.

  1. Inicia sesión en la Consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Drive y Documentos.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si solo quieres activar esta función para algunos usuarios, selecciona una unidad organizativa o grupo a la izquierda. Si no lo haces, se aplicará a todos.

    Esta función solo te permite seleccionar una unidad organizativa o grupo si tienes alguna de las siguientes versiones: G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite para organizaciones sin ánimo de lucro o G Suite Drive Enterprise. Comparar las ediciones de G Suite

  5. En Compartir mediante enlace, selecciona la opción predeterminada que se mostrará en el cuadro de diálogo para compartir mediante enlace cuando los usuarios compartan archivos:
    Opción Descripción
    Desactivado Solo pueden acceder al archivo su propietario y las personas con las que lo haya compartido.
     
    Activado: cualquier usuario de [tu organización] que disponga del enlace Puede acceder al archivo cualquier usuario de tu organización que disponga del enlace. Los archivos con esta visibilidad normalmente no aparecen en los resultados de búsqueda a menos que haya enlaces a ellos desde otros archivos que sí se puedan buscar.
     
    Activado: cualquier usuario de [tu organización] Cualquier usuario de tu organización puede buscar y ver el archivo. Sin embargo, un archivo con esta visibilidad no aparecerá en la unidad de un usuario hasta que haya accedido al archivo o lo hayan compartido con él.
  6. Haz clic en Guardar.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse. Durante este tiempo, es posible que se apliquen los ajustes antiguos y los nuevos de manera intermitente.

 

Verificar cambios

Recomendamos esperar 24 horas antes de probar cualquier cambio realizado en la configuración de uso compartido. Durante este tiempo, es posible que la configuración antigua y la nueva se apliquen de manera intermitente.

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