Berechtigungen zur Dateifreigabe für Ihre Organisation festlegen

Als G Suite-Administrator können Sie festlegen, wie Nutzer in Ihrer Organisation Dateien und Ordner aus Google Docs, Tabellen, Präsentationen und My Maps in Google Drive freigeben dürfen. Wenn ein Ordner freigegeben wird, gilt dies normalerweise auch für alle enthaltenen Dateien. 

Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Wie Sie Ihre eigenen Dateien freigeben oder die Berechtigungen dafür festlegen, erfahren Sie im Hilfeartikel Dateien in Google Drive freigeben.

Bevor Sie beginnen

Optional: Abteilungs- oder domainspezifische Berechtigungen festlegen

Diese Informationen gelten für G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education und G Suite für Non-Profits. Versionen vergleichen

Dateieigentümer können ihre Dateien gemäß den Berechtigungen teilen, die Sie für die Organisationseinheit festgelegt haben:

  1. Fügen Sie für jede Abteilung oder Domain eine Organisationseinheit hinzu. Die Anleitung dazu finden Sie im Hilfeartikel Eine Organisationseinheit hinzufügen.
  2. Verschieben Sie Nutzer in diese Organisationseinheiten. Die Anleitung dazu finden Sie unter Nutzer in eine andere Organisationseinheit verschieben.
  3. Legen Sie wie unten beschrieben Freigabeberechtigungen für jede Organisationseinheit fest.

Wenn ein Dateieigentümer in eine andere Organisationseinheit verschoben oder die Eigentümerschaft an eine Person in einer anderen Organisationseinheit übertragen wird, gelten die Freigabeberechtigungen der neuen Organisationseinheit.

Nutzer einer Datei haben niemals mehr Freigabeberechtigungen als der Dateieigentümer. Dies gilt auch dann, wenn in der Organisationseinheit der Nutzer mehr Freigabeoptionen zugelassen sind.

Freigabeberechtigungen festlegen

Nutzer dürfen Elemente ohne Einschränkung freigeben
  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Apps und dann G Suite und dann Drive und Docs.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  4. Wenn Sie diese Funktion nur für bestimmte Nutzer aktivieren möchten, wählen Sie links eine Organisationseinheit aus. Andernfalls gilt sie für alle.

    Diese Möglichkeit besteht nur in G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite für Non-Profits und Drive Enterprise. G Suite-Versionen vergleichen

  5. Aktivieren Sie unter Freigabe außerhalb Ihrer Organisation die Dateifreigabe und wählen Sie eine Freigabeoption aus:

    Option Beschreibung
    Ein Nutzer dürfen Personen außerhalb Ihrer Organisation dazu einladen, freigegebene Dateien anzusehen, zu kommentieren oder zu bearbeiten.
    Warnen, wenn Dateien, die Nutzern in Name der Organisation gehören, außerhalb von Name der Organisation freigegeben werden
     

    Optional: Nutzer werden darauf hingewiesen, sich vor der Freigabe von Dateien außerhalb der Organisation zu vergewissern, dass diese nicht vertraulich sind. 

    Warnungen werden nur angezeigt, wenn Nutzer Dateien über die Dialogfelder im Docs-Editor oder in Drive freigeben. Geben Nutzer Dateien direkt frei, z. B. indem sie Links per E-Mail senden, ist keine Warnung zu sehen.

    Nutzern in Name der Organisation erlauben, Freigabeeinladungen an Personen außerhalb von Name der Organisation zu senden, die kein Google-Konto nutzen Optional: Nutzer dürfen Dateien für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben, die kein Google-Konto haben. Wenn Sie das Häkchen aus diesem Kästchen entfernen, können Nutzer Dateien nur dann für externe Empfänger freigeben, wenn diese ein Google-Konto haben oder in einer Google Groups-Mailingliste sind.

    Hinweis: Bei Google-Konten muss keine Gmail- oder G Suite-E-Mail-Adresse verwendet werden. Ein Google-Konto ist ein vereinheitlichtes Anmeldesystem, über das Sie Zugriff auf Google-Produkte wie Google Docs, Tabellen und Präsentationen erhalten. Wenn ein Nutzer kein Google-Konto hat, senden Sie ihm diesen Link: https://accounts.google.com/signupwithoutmail.

    • Externe Nutzer müssen sich bei Google anmelden, um sich die Datei anzusehen: Bei dieser Einstellung müssen sich Empfänger in einem Google-Konto anmelden, bevor sie eine Datei öffnen können. Dies gilt jedoch nur für Dateien, die nicht öffentlich freigegeben oder für alle Personen zugänglich sind, die den entsprechenden Link haben (falls Sie Ihren Nutzern diese Möglichkeiten gegeben haben).
    • Externe Nutzer können sich die Datei auch ohne Google-Anmeldung in der Vorschau ansehen: Bei dieser Einstellung können sich Empfänger den Inhalt einer Datei im schreibgeschützten Modus als Vorschau ansehen, ohne sich in einem Google-Konto anzumelden.

    Wenn ein Empfänger Dateien bearbeiten oder kommentieren möchte, muss er in einem Google-Konto angemeldet sein und die entsprechenden Berechtigungen müssen bei der Freigabe erteilt worden sein.

    Nutzern in Name der Organisation erlauben, Dateien im Internet zu veröffentlichen oder sie als öffentliche oder nicht gelistete Dateien sichtbar zu machen

    Optional: Wenn Sie diese Option auswählen, können Nutzer Folgendes tun:

    • Dokumente, Tabellen und Präsentationen über Datei und dann Im Web veröffentlichen veröffentlichen. Bei dieser Einstellung können alle Nutzer im Web auf die Dateien zugreifen und sie durchsuchen. 
    • Dateien über die Freigabeeinstellungen als öffentlich oder nicht gelistet allgemein zugänglich machen. Weitere Informationen finden Sie unter Ändern, für wen der Link freigegeben wird.

    Wenn Sie das Häkchen aus diesem Kästchen entfernen, können Nutzer Dateien zwar für andere Personen freigeben, sie jedoch nicht im Web veröffentlichen. 

    Diese Option ist in der kostenlosen, alten Version der G Suite nicht verfügbar. Nutzer können dort Dateien im Web veröffentlichen oder über den Link für beliebige Personen freigeben.

  6. Klicken Sie auf Speichern.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Freigabe auf Domains auf der weißen Liste beschränken

Diese Funktion ist für G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education und G Suite für Non-Profits verfügbar. Versionen vergleichen

Sie können die Dateifreigabe auf vertrauenswürdige G Suite-Domains beschränken, d. h. auf Domains, die auf der weißen Liste stehen. Dadurch verhindern Sie, dass Nutzer Dateien außerhalb Ihrer Organisation freigeben. Für Geschäftspartner in anderen G Suite-Domains können sie die Dateien nach wie vor freigeben.

Es können nur G Suite-Domains auf die weiße Liste gesetzt werden.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Apps und dann G Suite und dann Drive und Docs.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  4. Wenn Sie diese Funktion nur für bestimmte Nutzer aktivieren möchten, wählen Sie links eine Organisationseinheit aus. Andernfalls gilt sie für alle.

    Diese Möglichkeit besteht nur in G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite für Non-Profits und Drive Enterprise. G Suite-Versionen vergleichen

  5. Wählen Sie unter Freigabe außerhalb Ihrer Organisation die Freigabeoption aus:
    Option Beschreibung
    Domains auf der weißen Liste

    Nutzer in der angegebenen Organisationseinheit dürfen Dateien für Personen in externen G Suite-Domains auf der weißen Liste freigeben. Außerdem haben Nutzer in Domains auf der weißen Liste Zugriff auf Google-Formulare, die in dieser Organisationseinheit erstellt wurden und für die die Nutzer angemeldet sein müssen.

    Warnen, wenn Dateien, die Nutzern in Name der Organisation gehören, für Nutzer in Domains auf der weißen Liste freigegeben werden
     

    Optional: Vor der Freigabe für Nutzer in Domains, die auf der weißen Liste stehen, werden Nutzer aufgefordert, zu überprüfen, ob die Dateien vertraulich sind. 

    Warnungen werden nur angezeigt, wenn Nutzer Dateien über die Dialogfelder im Docs-Editor oder in Drive freigeben. Geben Nutzer Dateien direkt frei, z. B. indem sie Links per E-Mail senden, ist keine Warnung zu sehen.

    Nutzern in Name der Organisation erlauben, Dateien von Nutzern aus Domains zu empfangen, die nicht auf der weißen Liste stehen Optional: Nutzer können Dateien öffnen, die von Personen in Domains freigegeben wurden, die nicht auf der weißen Liste stehen. Wenn Sie das Häkchen aus diesem Kästchen entfernen, können Nutzer Dateien nur öffnen, wenn der Eigentümer zu einer Domain auf der weißen Liste gehört.
     
  6. Klicken Sie auf Speichern.
  7. Fügen Sie der weißen Liste vertrauenswürdige G Suite-Domains hinzu. Die Liste ist für alle Organisationseinheiten in Ihrer Organisation automatisch verfügbar.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Freigabe außerhalb Ihrer Organisation einschränken

Sie können festlegen, dass Nutzer die folgenden Elemente außerhalb Ihrer Organisation weder freigeben noch empfangen dürfen:

  • Einladungen für Google Docs, Tabellen und Präsentationen, die bis zu 14 Tage nach ihrer Erstellung gültig sind 
  • Links zu in Google Drive gespeicherten Dateien
  • E-Mail-Anhänge, die von Nutzern gesendet oder empfangen, direkt von Geräten hochgeladen und in Google Drive gespeichert werden können
  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Apps und dann G Suite und dann Drive und Docs.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  4. Wenn Sie diese Funktion nur für bestimmte Nutzer aktivieren möchten, wählen Sie links eine Organisationseinheit aus. Andernfalls gilt sie für alle.

    Diese Möglichkeit besteht nur in G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite für Non-Profits und Drive Enterprise. G Suite-Versionen vergleichen

  5. Deaktivieren Sie unter Freigabe außerhalb von Name der Organisation die Freigabe und wählen Sie eine der Optionen aus: 
    Option Beschreibung
    Aus

    Nutzer können keine Google Drive-Dateien über Einladungen, Links und E-Mail-Anhänge für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben. Verhindert außerdem, dass Nutzer Google-Formulare senden, für die sie Dokumente außerhalb Ihrer Organisation freigeben müssen.

    Nutzern in Name der Organisation erlauben, Dateien von Nutzern außerhalb von Name der Organisation zu empfangen Optional: Nutzer können standardmäßig keine Dateien öffnen, die von externen Organisationen freigegeben wurden. Wenn Sie dieses Kästchen anklicken, erteilen Sie ihnen jedoch die Berechtigung dazu. Dateien lassen sich aber weiterhin nur innerhalb Ihrer Organisation freigeben.
     
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

In Teamablagen gespeicherte Dateien verwalten

Diese Funktion ist in G Suite Enterprise, G Suite für Non-Profits, G Suite Business, G Suite for Education und Drive Enterprise verfügbar. G Suite-Versionen vergleichen

Sie können festlegen, wer Folgendes darf:

  • Inhalte aus einer Teamablage in Ihrer Organisation in eine Teamablage einer anderen Organisation verschieben
  • Inhalte aus einer Teamablage in Ihrer Organisation in eine persönliche Ablage in einer anderen Organisation verschieben
  • Inhalte aus einer persönlichen Ablage in Ihrer Organisation in eine Teamablage einer anderen Organisation verschieben
  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Apps und dann G Suite und dann Drive und Docs.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  4. Wählen Sie die gewünschte Organisationseinheit aus.

    Wichtig: Wenn Sie eine untergeordnete Organisationseinheit auswählen, wird mit dieser Einstellung nur das Verschieben von Inhalten aus einer persönlichen Ablage in eine Teamablage einer anderen Organisation gesteuert. Diese kann z. B. ein anderes Unternehmen oder eine andere Bildungseinrichtung sein. Das Verschieben von Inhalten aus einer Teamablage in eine andere Organisation wird immer mit den Einstellungen für die oberste Organisationsebene gesteuert, weil die Teamablagen dort dazugehören.
     
  5. Wählen Sie unter Inhalte aus Name_Ihrer_Domain verschieben eine der in der Tabelle beschriebenen Optionen aus.
  6. Klicken Sie auf Speichern.
     
    Option Beschreibung
    Jeder Jeder mit uneingeschränktem Zugriff auf eine Teamablage darf Dateien und Ordner aus dieser Ablage an einen Drive-Speicherort in einer anderen Organisation verschieben. Weitere Informationen zu den Zugriffsberechtigungen der Nutzer

    Darüber hinaus kann jeder in der ausgewählten Organisationseinheit Inhalte aus "Meine Ablage" in eine Teamablage einer anderen Organisation verschieben. Diese kann z. B. ein anderes Unternehmen oder eine andere Bildungseinrichtung sein.
     
    Nur Nutzer in [Name der Organisation] Nur Personen in Ihrer Organisation, die uneingeschränkten Zugriff auf eine Teamablage haben, können Dateien und Ordner darin an einen Google Drive-Speicherort in einer anderen Organisation verschieben.

    Darüber hinaus können Nutzer in der ausgewählten Organisationseinheit Inhalte aus "Meine Ablage" in eine Teamablage einer anderen Organisation verschieben.
     
    Niemand Dateien und Ordner in einer Teamablage können nicht an einen Drive-Speicherort in einer anderen Organisation verschoben werden.

    Zusätzlich kann niemand in der ausgewählten Organisationseinheit Inhalte aus "Meine Ablage" in eine Teamablage verschieben, deren Eigentümer eine andere Organisation ist.
     

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

 

Erstellung von Teamablagen verwalten

Sie können festlegen, ob Nutzer in Ihrer Organisation Teamablagen erstellen dürfen. Eine Anleitung finden Sie im Hilfeartikel Teamablagen: Nutzer und Aktivitäten verwalten.

Optionen für Zugriffsprüfung und Linkfreigabe

Optionen für die Zugriffsprüfung auswählen

Wenn ein Nutzer Dateien über die G Suite-Tools freigibt, wird der Zugriff des Empfängers überprüft. Falls dieser nicht vorhanden ist, wird der Nutzer aufgefordert, ihn zu gewähren. Dies kommt vor, wenn Nutzer

  • Gmail-Nachrichten mit Links zu Dateien senden, die nicht für die Empfänger freigegeben wurden,
  • jemanden in einem Kommentar zu einem Dokument erwähnen, auf das er keinen Zugriff hat, oder
  • Kalenderterminen Dateien hinzufügen, auf die die Gäste keinen Zugriff haben.

Wenn Nutzer Dateien freigeben, die ihnen nicht gehören, gelten die Einstellungen der Zugriffsprüfung von der Organisationseinheit des Dateieigentümers. Falls Nutzer mehrere Dateien freigeben, für die die Einstellungen unterschiedlicher Organisationseinheiten gelten, werden die Optionen der Organisationseinheit übernommen, die den Zugriff am meisten einschränkt.

Als Administrator können Sie festlegen, welche Zugriffsberechtigungen ein Nutzer erteilen kann.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Apps und dann G Suite und dann Drive und Docs.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  4. Wenn Sie diese Funktion nur für bestimmte Nutzer aktivieren möchten, wählen Sie links eine Organisationseinheit aus. Andernfalls gilt sie für alle.

    Diese Möglichkeit besteht nur in G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite für Non-Profits und Drive Enterprise. G Suite-Versionen vergleichen

  5. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen
  6. Geben Sie unter Zugriffsprüfung an, wie Nutzer Probleme beim Dateizugriff beheben sollen:
    Option Beschreibung
    Nur für Empfänger Gibt Nutzern die Möglichkeit, den Zugriff nur für ausgewählte Empfänger zu erteilen.* Das ist die strengste Einstellung. 
    Nur für Empfänger oder für Name der Organisation

    Dies gibt den Nutzern zwei Optionen:

    • Zugriff auf ausgewählte Empfänger beschränken*
    • Allen Personen in Ihrer Organisation, die den Link haben, Zugriff gewähren
    Nur für Empfänger, für Name der Organisation oder öffentlich (kein Google-Konto erforderlich).

    Damit hat der Nutzer drei Optionen:

    • Zugriff auf ausgewählte Empfänger beschränken*
    • Allen Personen in Ihrer Organisation, die den Link haben, Zugriff erteilen
    • Datei veröffentlichen, d. h. für jeden verfügbar machen, der den Link hat

    Dies ist die Einstellung mit der geringsten Einschränkung. Sie ist nur verfügbar, wenn die Freigabe für Ihre Organisation aktiviert ist und Sie die Veröffentlichung von Dateien im Web für Ihre Nutzer zulassen.


    * Wenn eine Datei für Empfänger freigegeben werden soll, können diese der Freigabeliste hinzugefügt werden. Andere Personen, die bereits Zugriff haben, sind davon nicht betroffen.
     
  7. Klicken Sie auf Speichern

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Standardeinstellung für die Linkfreigabe festlegen

Sie können festlegen, welche Standardoption für die Linkfreigabe den Nutzern angezeigt wird, wenn sie Dateien von Docs-Editoren aus freigeben. Die Nutzer haben die Möglichkeit, diese Standardeinstellung zu verwenden oder eine andere Option für die Freigabe ihrer Dateien auszuwählen. Wenn Sie nicht möchten, dass die Nutzer eine andere Freigabeoption auswählen, können Sie die Dateifreigabe einschränken.

  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Apps und dann G Suite und dann Drive und Docs.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  4. Wenn Sie diese Funktion nur für bestimmte Nutzer aktivieren möchten, wählen Sie links eine Organisationseinheit aus. Andernfalls gilt sie für alle.

    Diese Möglichkeit besteht nur in G Suite Enterprise, G Suite Business, G Suite for Education, G Suite für Non-Profits und Drive Enterprise. G Suite-Versionen vergleichen

  5. Wählen Sie unter Linkfreigabe die Standardoption aus, die im Dialogfeld angezeigt werden soll, wenn Nutzer Dateien freigeben:
    Option Beschreibung
    Aus Nur der Eigentümer der Datei und die Nutzer, für die er diese freigegeben hat, können darauf zugreifen.
     
    An – jeder in Name der Organisation, der über den Link verfügt Alle Nutzer in Ihrer Organisation, die über den Link verfügen, können auf die Datei zugreifen. Dateien, für die diese Einstellung gilt, sind nur in den Suchergebnissen zu sehen, wenn andere Dateien, nach denen gesucht wird, Links zu ihnen enthalten.
     
    An – jeder in Name der Organisation Alle Nutzer in Ihrer Organisation können nach der Datei suchen und sie ansehen. Dateien mit dieser Sichtbarkeit sind in der Ablage eines Nutzers jedoch erst zu sehen, nachdem er auf die Datei zugegriffen hat oder sie für ihn freigegeben wurde.
  6. Klicken Sie auf Speichern.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

Änderungen überprüfen

Sie sollten 24 Stunden warten, bevor Sie Änderungen an den Freigabeeinstellungen testen. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.

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