Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Wie Sie Ihre eigenen Dateien freigeben oder die Berechtigungen dafür festlegen, erfahren Sie im Hilfeartikel Dateien in Google Drive freigeben.
Als Administrator können Sie festlegen, ob Nutzer Dateien und Ordner aus Google Drive an Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben dürfen. Diese Freigabeeinstellungen gelten für Elemente aus Google Docs, Google Tabellen, Google Präsentationen, Google Sites-Projektdateien, My Maps, Ordner und alle anderen Inhalte, die in Google Drive gespeichert sind.
- Beispielszenarien für Freigabeeinstellungen
- Externe Freigabe von Dateien und Ordnern in Drive aktivieren oder deaktivieren
- Externe Freigabe nur für gewisse Domains erlauben
- Steuern, wer Inhalte in eine geteilte Ablage einer anderen Organisation verschieben darf
- Freigabe in Google Drive mit Vertrauensregeln verwalten
Hinweis: Um die Freigabe für externe Nutzer außerhalb von Google zu steuern, aktivieren oder deaktivieren Sie die Besucherfreigabe.
Beispielszenarien für Freigabeeinstellungen
Alle maximieren | Alle minimieren
Benutzerdefinierte Freigabe für eine Gruppe oder Organisationseinheit einrichtenVielleicht möchten Sie nur Nutzern in bestimmten Gruppen oder Organisationseinheiten erlauben, Inhalte extern freizugeben, und die externe Freigabe für alle anderen blockieren. Das ist über die Freigabeeinstellungen in Drive oder über Vertrauensregeln möglich.
Über die Freigabeeinstellungen in Drive:
- Falls noch nicht geschehen, fassen Sie Nutzer in Organisationseinheiten oder Konfigurationsgruppen zusammen.
- Deaktivieren Sie die externe Freigabe für die oberste Organisationseinheit, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.
- Klicken Sie links auf die Gruppe oder Organisationseinheit, der Sie die externe Freigabe erlauben möchten.
Wichtig: Gruppeneinstellungen überschreiben die Einstellungen von Organisationseinheiten. Gehört ein Nutzer mehreren Gruppen an, wird die Einstellung für die Gruppe mit der höchsten Priorität auf den Nutzer angewendet.
- Aktivieren Sie die externe Freigabe.
Mit Vertrauensregeln: Weitere Informationen finden Sie unter Vertrauensregeln für die Freigabe in Drive erstellen und verwalten.
Um Nutzern zu erlauben, Dateien und Ordner für externe Nutzer freizugeben, die kein Google-Konto haben, aktivieren Sie die Besucherfreigabe. Sie können die Besucherfreigabe global oder nur für vertrauenswürdige Domains aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Freigabe für Nutzer außerhalb von Google mit der Besucherfreigabe ermöglichen.
Unterstützte Versionen für diese Ausstattung: Business Standard und Business Plus Enterprise Standard und Enterprise Plus, Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade und Education Plus, Essentials, Enterprise Essentials und Enterprise Essentials Plus; Nonprofits, G Suite Business. G Suite-Versionen vergleichen
Die in der Admin-Konsole verfügbaren Freigabeeinstellungen gelten für Nutzer nach Organisationseinheit oder Gruppen. Sie haben keine Kontrolle über einzelne Ordner in „Meine Ablage“ der Nutzer.
Wenn nur externe Dateien freigegeben werden sollen, können Sie stattdessen geteilte Ablagen verwenden. Bei diesem Ansatz dient die geteilte Ablage als Ordner.
- Erstellen Sie eine Organisationseinheit ohne Mitglieder.
- Deaktivieren Sie die externe Freigabe für die oberste Organisationseinheit, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.
- Aktivieren Sie die externe Freigabe für die neue Organisationseinheit und überschreiben Sie die Einstellung für die oberste Organisationseinheit.
- Optional: Um die Freigabe für Personen außerhalb Ihrer Organisation ohne Google-Konto zuzulassen, aktivieren Sie die Besucherfreigabe für die neue Organisationseinheit.
- Erstellen Sie eine geteilte Ablage mit Dateien und Ordnern für die externe Freigabe.
- Bestimmen Sie, welche Personen die Dateien extern freigeben dürfen. Anschließend müssen Sie diese Personen als Mitglieder der geteilten Ablage hinzufügen und dabei die Zugriffsebene Beitragender, Content-Manager oder Administrator verwenden. Wenn Sie viele Nutzer haben, fügen Sie sie als Gruppe hinzu.
Hinweis:
- Sie können Personen außerhalb Ihrer Organisation als Mitglieder einer geteilten Ablage hinzufügen, falls diese Google-Konten haben. Haben diese Personen noch kein Google-Konto, können Sie die Besucherfreigabe aktivieren, damit Ihre Nutzer Inhalte für diese Leute freigeben können.
- Hier erfahren Sie, welche Berechtigungen die einzelnen Zugriffsebenen haben. Legen Sie die richtige Zugriffsebene für die Mitglieder der geteilten Ablage fest, entsprechend den Anforderungen Ihrer Organisation.
- Weisen Sie die neue geteilte Ablage der neuen Organisationseinheit zu.
- Verschieben Sie Inhalte in die geteilte Ablage.
- Optional: Falls Sie benachrichtigt werden möchten, wenn Inhalte der geteilten Ablage hinzugefügt und extern freigegeben werden, können Sie eine Regel für die Berichterstellung einrichten, die auf Drive-Protokollereignissen basiert.
Externe Freigabe von Dateien und Ordnern in Drive aktivieren oder deaktivieren
Die Freigabe von Inhalten in Drive für Personen außerhalb Ihrer Organisation kann wichtig für die Zusammenarbeit sein, kann aber auch zu Datenlecks führen. Wenn Sie die externe Freigabe aktivieren, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, diese einzuschränken. So können Sie beispielsweise Nutzer vor der Freigabe warnen oder die Linkfreigabe blockieren.
Wenn Sie die externe Freigabe deaktivieren, können Nutzer folgende Elemente nicht für externe Nutzer freigeben:
- Einladungen für Elemente, die in Google Docs, Tabellen oder Präsentationen erstellt wurden
- Links zu in Google Drive gespeicherten Dateien
- Elemente, die an E-Mails angehängt sind, die entweder direkt von Geräten hochgeladen oder in Drive gespeichert werden
Sie können dieselben Elemente von externen Nutzern an Nutzer in Ihrer Organisation blockieren. Diese Einschränkungen gelten für externe Gruppenmitglieder. Wenn Dateien für eine Gruppe mit externen Nutzern freigegeben werden, können diese externen Nutzer nicht auf die Datei zugreifen.
So aktivieren oder deaktivieren Sie das Teilen von Fotos:
-
Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
-
Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
Apps
Google Workspace
-
Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen > Freigabeoptionen.
-
Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.
- Um die externe Freigabe zu aktivieren, klicken Sie auf An und wählen Sie Freigabeoptionen aus.
- Wenn Sie die externe Freigabe deaktivieren möchten, klicken Sie auf Aus. Sie können auch verhindern, dass externe Inhalte für Ihre Nutzer freigegeben werden. Das gilt auch für Inhalte in Speichersystemen von Drittanbietern.
-
Klicken Sie auf Speichern. Für übergeordnete Organisationseinheiten können Sie die Optionen übernehmen oder überschreiben und für Gruppen die Option Aufheben auswählen.
Externe Freigabe nur für gewisse Domains erlauben
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Sie können die Dateifreigabe nur für vertrauenswürdige (erlaubte) Domains zulassen. Beachten Sie Folgendes, wenn Sie die Freigabe mit einer Zulassungsliste einschränken:
- Auf die Zulassungsliste können nur Google Workspace-Domains gesetzt werden, es sei denn, Sie verwenden die Besucherfreigabe.
- Sie können nicht nur bestimmte Domains auf der Zulassungsliste für die Dateifreigabe wählen. Es werden immer alle vertrauenswürdigen Domains berücksichtigt.
- Nutzer können keine Dateien für private Konten freigeben.
- Wenn Ihre Organisation sowohl Cloud Identity- als auch Google Workspace-Lizenzen hat, gilt die Zulassungsliste auch für Cloud Identity-Nutzer.
Hinweis: Wenn Sie die Einstellung auf bestimmte Nutzer anwenden möchten, fassen Sie die Konten der Nutzer in einer Organisationseinheit zusammen oder fügen Sie die Personen einer Konfigurationsgruppe hinzu. So legen Sie die Einstellung pro Abteilung bzw. abteilungsübergreifend fest.
Falls noch nicht geschehen, fügen Sie Ihrer Zulassungsliste vertrauenswürdige Domains hinzu.
-
Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.
Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.
-
Gehen Sie in der Admin-Konsole zu „Menü“
- Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen
- Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.
- Klicken Sie auf Domains auf der Zulassungsliste und wählen Sie die Freigabeoptionen aus.
- Klicken Sie auf Speichern. Für übergeordnete Organisationseinheiten können Sie die Optionen übernehmen oder überschreiben und für Gruppen die Option Aufheben auswählen.
Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis die Änderungen angezeigt werden. Während dieser Zeit können unter Umständen sowohl alte als auch neue Einstellungen abwechselnd erzwungen werden.
Steuern, wer Inhalte in eine geteilte Ablage einer anderen Organisation verschieben darf
Sie können das Verschieben von Inhalten aus geteilten Ablagen mit einer externen Quelle oder einem externen Ziel zulassen oder blockieren. Hier einige Beispiele:
- Sie können das Verschieben von Inhalten aus einer geteilten Ablage in Ihrer Organisation in eine externe geteilte Ablage oder in „Meine Ablage“ externer Nutzer blockieren.
- Sie können verhindern, dass Inhalte aus „Meine Ablage“ eines Nutzers in Ihrer Organisation in eine externe geteilte Ablage verschoben werden.
Weitere Informationen finden Sie im Hilfeartikel Freigabeeinstellungen für Ihre Organisation verwalten.
Freigabe in Google Drive mit Vertrauensregeln verwalten
Versionen mit dieser Funktion: Enterprise Standard und Enterprise Plus; Education Standard und Education Plus; Enterprise Essentials Plus. G Suite-Versionen vergleichen
Statt die Freigabe außerhalb Ihrer Organisation über die Google Drive-Einstellungen zu regeln, können Sie die Freigabe außerhalb und innerhalb Ihrer Organisation auch mithilfe von Vertrauensregeln verwalten. Mit Vertrauensregeln können Sie noch präziser festlegen, für wen Ihre Nutzer Dateien freigeben dürfen. Weitere Informationen
