En Google Calendar, cuando creas un recurso de calendario, como una sala de reuniones o un vehículo de empresa, se crea un calendario que incluye ese recurso. De este modo, los usuarios podrán programar el recurso añadiéndolo a sus eventos de calendario. Al hacerlo, se creará el evento correspondiente en el calendario de los recursos reservados.
Antes de empezar
Para compartir recursos, primero debes añadirlos a la lista Mis calendarios. Para añadir recursos a la lista Mis calendarios, necesitarás una cuenta de administrador con privilegios de gestión de Calendar.
- Si el recurso que quieres gestionar aún no existe en Calendar, créalo.
- Inicia sesión con tu cuenta de administrador y abre Google Calendar.
- En la parte izquierda, junto a Otros calendarios, haz clic en Añadir
Explorar recursos.
- Haz clic en el edificio o la ubicación del recurso.
- Marca la casilla situada junto al recurso para añadirlo a la lista Mis calendarios.
Compartir un recurso
Si compartes un recurso, los usuarios pueden añadirlo a su lista Otros calendarios para consultar su disponibilidad, reservarlo para eventos y recibir notificaciones. Sin embargo, no podrán editar el recurso.
- Inicia sesión con tu cuenta de administrador y abre Google Calendar.
- En la lista Mis calendarios, coloca el cursor sobre el recurso y haz clic en Más
- Elige cómo quieres compartir el recurso.
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En la configuración de tu calendario compartido, puedes definir los permisos generales Permisos de acceso a los eventos y Compartir con determinadas personas. De ellos, se aplica el más general a una persona concreta.
Por ejemplo, si eliges la opción Compartir públicamente, seleccionas Ver todos los detalles de los eventos, compartes el calendario con una persona determinada y haces clic en Ver solo información de libre/ocupado, esa persona podrá seguir viendo todos los detalles de tus eventos.
- Si quieres compartir el calendario con todos los miembros de tu organización, en Permisos de acceso a los eventos, haz lo siguiente:
- Marca la casilla Compartir con [tu organización].
- En la parte derecha, haz clic en la flecha hacia abajo
y elige una de las opciones disponibles. Consulta más información sobre los permisos de recursos más abajo en esta página.
- Si no seleccionas ninguna opción para compartir de forma interna los recursos nuevos, se hereda la opción predeterminada de los calendarios secundarios de tu organización. Si quieres compartir el calendario con determinados usuarios o con un grupo de Google, en Compartir con determinadas personas:
- Haz clic en Añadir personas.
- Añade las direcciones de correo de las personas o los grupos con los que quieras compartir el recurso.
- En Permisos, haz clic en la flecha hacia abajo
- Haz clic en Enviar.
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- Asegúrate de que los usuarios puedan programar el recurso. Consulta más información en el artículo Probar la programación de recursos.
- Informa a tus usuarios de que ya pueden añadir el recurso a un evento.
- (Opcional) Completa los pasos para controlar cómo responden los recursos a las invitaciones.
Información sobre los permisos de recursos
Cuando compartes un recurso, controlas cómo ven los usuarios los eventos que tiene programado el recurso y si pueden añadir más o editarlos.
- Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles): los usuarios pueden reservar recursos cuando crean o modifican eventos en sus calendarios personales. Sin embargo, no pueden ver los nombres o detalles de los eventos en el calendario del recurso. Si no permites reservar recursos libres/ocupados en tu organización, comparte recursos que por lo menos tengan asignado el permiso Ver todos los detalles de los eventos. De lo contrario, los usuarios podrán intentar reservarlo y no estará disponible.
- Ver todos los detalles de los eventos: los usuarios pueden reservar recursos y ver los detalles de los eventos cuando los crean o modifican en sus calendarios personales. Los organizadores pueden modificar eventos en sus calendarios personales, pero no en los de recursos. Tampoco pueden editar los eventos de otros usuarios.
- Hacer cambios en eventos: los usuarios pueden ver los detalles de los eventos, incluidos los de eventos privados. Pueden modificar cualquier evento. Esta opción solo está disponible en los recursos que se comparten con determinadas personas, no con toda la organización.
- Hacer cambios y gestionar el uso compartido: los usuarios pueden ver los detalles de los eventos, incluidos los de eventos privados. Pueden modificar cualquier evento. También pueden cambiar su configuración de uso compartido. Esta opción solo está disponible en los recursos que se comparten con determinadas personas.
Controlar cómo responden los recursos a las invitaciones
- Inicia sesión con tu cuenta de administrador y abre Google Calendar.
- En la lista Mis calendarios, coloca el cursor sobre el recurso y haz clic en Más
- En Aceptar invitaciones automáticamente, elige el ajuste que mejor se adapte a tu recurso:
- Aceptar automáticamente invitaciones que no entren en conflicto: el recurso acepta invitaciones a cualquier evento nuevo si no tiene otro evento programado a la misma hora.
Si un recurso está disponible para la mayoría de la serie, pero no para toda, el recurso acepta la serie completa y rechaza las fechas en las que no está disponible. Se envía un correo al organizador del evento por cada repetición rechazada. Si el recurso tiene demasiados conflictos, rechazará la serie completa y enviará un correo.
- Añadir todas las invitaciones de forma automática a este calendario: todas las invitaciones aparecen en el calendario del recurso, incluso si algunas de ellas son de eventos programados a la misma hora.
- Aceptar automáticamente invitaciones que no entren en conflicto: el recurso acepta invitaciones a cualquier evento nuevo si no tiene otro evento programado a la misma hora.
