Configurar a visibilidade da agenda e as opções de compartilhamento

Como administrador do G Suite, você pode controlar as informações da agenda que as pessoas na sua organização podem compartilhar externamente. Também é possível definir o nível padrão de compartilhamento na sua organização.

Para compartilhar a própria agenda, consulte Compartilhar sua agenda com alguém.

Configurar opções de compartilhamento

Etapa 1: definir opções de compartilhamento para os usuários

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps e G Suite e Agenda.
  3. Clique em Configurações de compartilhamento.
  4. Se você tiver várias unidades organizacionais, selecione a unidade organizacional para a qual quer definir o compartilhamento.

  5. Na seção Opções de compartilhamento externo, escolha como os usuários poderão compartilhar agendas com pessoas fora da sua organização.
    • Apenas informações disponível/ocupado (ocultar detalhes do evento): os usuários podem permitir que pessoas fora da sua organização saibam quando eles estão ocupados ou disponíveis. Os detalhes do evento ficam ocultos. Endereços particulares ficam ocultos nas agendas dos usuários.
    • Compartilhar todas as informações, sem que usuários externos possam alterar as agendas: os usuários podem compartilhar as informações nas agendas com pessoas fora do seu domínio. Isso inclui a lista de convidados, o local e a descrição. Endereços particulares ficam ocultos nas agendas dos usuários.
    • Compartilhar todas as informações, permitindo que os usuários externos alterem as agendas: os usuários podem compartilhar as informações nas agendas com pessoas fora do seu domínio. Isso inclui a lista de convidados, o local e a descrição. Os endereços particulares são exibidos.
    • Compartilhar todas as informações e permitir o gerenciamento de agenda: os usuários podem compartilhar as informações da agenda com pessoas fora da sua organização. Eles também podem permitir que usuários externos gerenciem as agendas. Os endereços particulares são exibidos.

    Se você diminuir o nível do compartilhamento externo, as pessoas fora da sua organização talvez percam o acesso às agendas que podiam visualizar.

  6. Na seção Opções de compartilhamento interno, escolha como as agendas dos usuários serão compartilhadas por padrão com outras pessoas na sua organização. Os usuários podem alterar as configurações das próprias agendas.
    • Sem compartilhamento: as agendas não são compartilhadas, a menos que os usuários compartilhem as próprias agendas.
      Observação: se você escolher Sem compartilhamento, os usuários de aplicativos para dispositivos móveis não poderão usar o recurso "Encontrar um horário".
    • Somente as informações livre/ocupado (ocultar detalhes do evento): apenas as informações livre/ocupado são exibidas.
    • Compartilhar todas as informações: todas as informações são públicas, a menos que os usuários alterem as próprias configurações. Os usuários também podem transformar eventos específicos em eventos particulares.

    Quando você altera o nível de compartilhamento interno, a alteração é aplicada às agendas novas e às existentes se o usuário não tiver personalizado as configurações da agenda.

  7. Na seção Videochamadas, selecione se você quer Adicionar automaticamente videochamadas a eventos criados por um usuário. Se você selecionar essa opção, os usuários ainda poderão remover videochamadas de eventos específicos.
  8. Na seção Convites externos, selecione se você quer Avisar usuários ao convidar convidados externos. Saiba mais
  9. Clique em Salvar.
  10. (Opcional) Para configurar as opções de compartilhamento externo de agendas secundárias criadas pelos usuários, acesse G Suite > Agenda > Geral.

    Você verá as mesmas opções disponíveis nas agendas principais. No entanto, não é possível defini-las para unidades organizacionais específicas.

Pode levar até 24 horas para que as alterações entrem em vigor.

Etapa 2: atualizar as opções de compartilhamento interno das agendas existentes (opcional)

Você pode alterar as opções de compartilhamento interno no Admin Console ou usar APIs para modificar o nível padrão de compartilhamento de forma programática.

Para atualizar agendas existentes:

  1. Use a Directory API para recuperar e analisar a lista de todos os seus usuários.
  2. Use a Google Calendar API para atualizar as listas de controle de acesso das agendas.

Como funciona o compartilhamento de agendas

Você pode limitar o que os usuários compartilham externamente

Depois que você limitar o compartilhamento externo na sua organização, os usuários não poderão exceder esse limite ao compartilhar eventos específicos. Por exemplo, se você limitar o compartilhamento externo da sua organização a informações disponível/ocupado, os eventos com visibilidade pública serão compartilhados apenas como disponível/ocupado.

Observação: os usuários externos de dispositivos móveis que sincronizaram eventos anteriormente poderão continuar vendo detalhes restritos. Esse acesso será interrompido quando o dispositivo for limpo e sincronizado novamente.

Os usuários controlam o que eles compartilham internamente

Os usuários podem escolher a forma como compartilham agendas com outros membros da equipe. As opções de compartilhamento interno que você define para sua organização serão aplicadas automaticamente se um usuário não personalizar as próprias configurações de agenda.

Os superusuários têm acesso a todas as agendas

Os superusuários podem ver todos os detalhes de eventos nas agendas de outras pessoas, independentemente da forma como as agendas são compartilhadas.
Observação: depois que você atribuir a função de superusuário a um usuário, pode levar até duas semanas para as permissões entrarem em vigor.
Para realizar essa tarefa, você precisa estar conectado como um superadministrador.

Para ver a agenda de um usuário:

  1. Faça login como superusuário.
  2. Acesse o Google Agenda.
  3. À esquerda, em Outras agendas, digite o endereço de e-mail do usuário.

A agenda do usuário aparecerá na lista Minhas agendas, independentemente de como ela foi compartilhada.

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