カレンダーの公開および共有設定

G Suite 管理者は、組織内のユーザーがどの程度のカレンダー情報を外部と共有できるかを指定できます。組織内でのデフォルトの共有レベルを設定することも可能です。

個人のカレンダーを共有する方法については、他のユーザーとカレンダーを共有するをご覧ください。

共有オプションを設定する

ステップ 1: ユーザーに対して共有オプションを設定する
  1. Google 管理コンソールログインします。

    管理者アカウント(末尾が @gmail.com でないアカウント)でログインしてください。

  2. 管理コンソールのホームページから、[アプリ] 次に [G Suite] 次に [カレンダー] にアクセスします。
  3. [共有設定] をクリックします。
  4. 組織部門が複数ある場合は、カレンダーの共有オプションを設定する組織を選択します。

  5. [メイン カレンダーの外部共有オプション] で、組織外とのカレンダーの共有レベルを選択します。
    • 空き時間情報のみ(予定の詳細は非表示) - ユーザーは、組織外のユーザーに空き時間情報を公開できます。予定の詳細は表示されません。限定公開 URL はユーザーのカレンダーには表示されません。
    • すべての情報を共有する(外部ユーザーにカレンダーの変更を許可しない) - ユーザーは組織外のユーザーとカレンダー情報を共有できます。これには、ゲストの一覧、場所、説明が含まれます。限定公開 URL はユーザーのカレンダーには表示されません。
    • すべての情報を共有する(外部ユーザーにカレンダーの変更を許可する) - ユーザーは組織外のユーザーとカレンダー情報を完全に共有できます。これには、ゲストの一覧、場所、説明が含まれます。限定公開 URL も表示されます。
    • すべての情報を共有する(外部ユーザーにカレンダーの変更を許可する) - ユーザーは組織外のユーザーとカレンダー情報を完全に共有できます。組織外のユーザーにカレンダーの管理権限を付与することも可能です。限定公開 URL も表示されます。

    外部共有レベルを下げると、組織外のユーザーがそれまで閲覧できていたカレンダーにアクセスできなくなる可能性があります。

  6. [メイン カレンダーの内部共有オプション] で、組織内でカレンダーを共有するときのデフォルトの共有レベルを選択します。この設定はユーザーが各自のカレンダーで変更可能です。
    • 共有しない - ユーザーが各自のカレンダーを共有しない限り、カレンダーは共有されません。
      : [共有しない] を選択した場合、モバイルアプリでは「時間を探す」機能を使用できません。
    • 空き時間情報のみ(予定の詳細は非表示) - 空き時間情報のみが表示されます。
    • すべての情報を共有 - ユーザーが設定を変更しない限り、デフォルトではすべての情報が組織に公開されます。ユーザーは個々の予定を限定公開にすることもできます。

    内部共有レベルを変更すると、ユーザーが各自のカレンダー設定を変更していなければ、新しいカレンダーと既存のカレンダーに変更が適用されます。

  7. [ビデオハングアウト] で、[ユーザーが作成した予定にビデオハングアウトを自動的に追加する] をオンにするかどうかを選択します。このオプションが設定されていても、ユーザーが個々の予定からビデオハングアウトを削除することは可能です。
  8. [外部ゲストの招待] で、[ドメイン [ドメイン名] 外のゲストを招待するときに警告を表示する] をオンにするかどうかを選択します。詳細
  9. [業務時間を有効にする] を [オフ ] または [オン] にします。[業務時間を有効にする] が [オン] の場合は組織内のユーザーは各自のカレンダーに業務時間を設定でき、[オフ] の場合は設定できません。また、組織で [オフ] になっている設定を [オン] に戻すと、ユーザー設定が復元されます。ユーザーが以前に業務時間を設定していた場合は、その時間が再びカレンダーに表示されます。
  10. [保存] をクリックします。
  11. (省略可)ユーザーが作成した予備カレンダーの外部共有オプションを設定するには、[G Suite] > [カレンダー] > [全般設定] をクリックします。

    予備カレンダーにもメイン カレンダーと同じオプションが表示されますが、個々の組織部門に設定することはできません。

変更内容が反映されるまでには、24 時間程度かかることがあります。

ステップ 2: (省略可)既存カレンダーの内部共有オプションを更新する

API を使用して、プログラムから内部共有オプションのデフォルト レベルを変更することができます。

既存のカレンダーの設定を更新するには:

  1. Directory API を使用して全ユーザーのリストを取得し、解析します。
  2. Google Calendar API を使用してカレンダーのアクセス制御リストを更新します。

: 内部共有オプションは、管理コンソールでは更新できません。

カレンダーの共有の仕組み

外部共有できる項目の制限が可能

組織レベルで外部共有を制限すると、ユーザーが個々の予定を共有するときにはその制限範囲内の情報のみしか共有できません。たとえば、組織の外部共有を「空き時間情報のみ」に制限した場合、予定を「一般公開」に設定しても、空き時間情報のみが共有されます。

: 外部のモバイル ユーザーがこれまで予定を同期していた場合は、制限された情報も引き続き表示できることがあります。その場合も、端末がワイプされるか再同期されると、制限された情報にはアクセスできなくなります。

ユーザーは内部で共有する項目を選択できます

ユーザーは、他のチームメンバーとカレンダーを共有する方法を選ぶことができます。ユーザーが各自のカレンダー設定をカスタマイズしない場合は、管理者が組織レベルで設定した内部共有オプションが自動的に適用されます。

特権管理者はすべてのカレンダーにアクセスできます

特権管理者は、共有設定にかかわらず、全ユーザーのカレンダーであらゆる予定の詳細を見ることができます。
: ユーザーに特権管理者の役割を割り当ててからその権限が有効になるまでには、最長で 24 時間ほどかかる場合があります。
この操作を行うには、特権管理者としてログインする必要があります。

ユーザーのカレンダーを表示するには:

  1. 特権管理者としてログインします。
  2. Google カレンダーにアクセスします。
  3. 左側にある [他のカレンダー] の横の「他のカレンダーを追加」アイコン "" 次に [カレンダーに登録] をクリックします。
  4. ユーザーのメールアドレスまたはカレンダー ID を入力します。

共有設定にかかわらず、[マイカレンダー] リストにユーザーのカレンダーが表示されます。

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