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Configurar las opciones de uso compartido de calendarios

Como administrador de G Suite, puedes controlar qué información de los calendarios pueden compartir los miembros de tu organización con personas ajenas a esta. También puedes establecer el nivel predeterminado de uso compartido calendarios dentro de la organización.

Si quieres compartir tu propio calendario, consulta el artículo Compartir tu calendario con alguien.

Configurar las opciones de uso compartido calendarios

Paso 1: Configura las opciones de uso compartido de los usuarios

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicacionesa continuaciónG Suitea continuaciónCalendar.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si tienes varias unidades organizativas, selecciona aquella para la que quieras establecer la configuración.

  5. En la sección Opciones para compartir de forma externa, elige la forma en la que los usuarios pueden compartir sus calendarios con personas ajenas a tu organización.
    • Solo información de libre/ocupado (ocultar detalles del evento): los usuarios pueden permitir que personas ajenas a tu organización vean cuándo están ocupados o disponibles, pero los detalles del evento permanecen ocultos. Las direcciones privadas tampoco se muestran en los calendarios de los usuarios.
    • Compartir toda la información, pero no permitir que los usuarios externos modifiquen los calendarios: los usuarios pueden compartir la información de su calendario con personas ajenas a tu organización, incluidas la lista de invitados, la ubicación y la descripción. Las direcciones privadas no se muestran en los calendarios de los usuarios.
    • Compartir toda la información y permitir que los usuarios externos puedan modificar los calendarios: los usuarios pueden compartir la información de su calendario con personas ajenas a tu organización, incluidas la lista de invitados, la ubicación y la descripción. Las direcciones privadas están visibles.
    • Compartir toda la información y permitir la administración de los calendarios: los usuarios pueden compartir toda la información de sus calendarios con personas ajenas a tu organización. También pueden conceder a las personas externas permiso para administrar sus calendarios. Las direcciones privadas están visibles.

    Si disminuyes el nivel con el que se comparten los calendarios con personas ajenas, es posible que las personas que no sean miembros de tu organización dejen de tener acceso a calendarios que anteriormente podían ver.

  6. En la sección Opciones para compartir de forma interna, elige la forma en la que los usuarios pueden compartir sus calendarios con otras personas de tu organización. Los usuarios pueden cambiar la configuración de sus propios calendarios.
    • No compartido: los calendarios no se comparten a menos que los usuarios decidan lo contrario.
      Nota: Si eliges No compartir, los usuarios de aplicaciones móviles no podrán utilizar la función "Ver disponibilidad".
    • Solo información de libre/ocupado (ocultar detalles del evento): solo se muestra la información de libre/ocupado.
    • Compartir toda la información: toda la información es pública a menos que los usuarios cambien sus propios ajustes. Los usuarios también pueden convertir eventos particulares en privados.

    Si cambias el nivel de uso compartido los calendarios de forma interna, el nuevo ajuste solo se aplicará a los calendarios que se creen con posterioridad. Más información sobre cómo actualizar las opciones de uso compartido de los calendarios actuales de forma interna en tu organización

  7. En la sección Videollamadas, selecciona si quieres Añadir automáticamente videollamadas a eventos creados por un usuario. Aunque selecciones esta opción, los usuarios podrán seguir eliminando las videollamadas de eventos específicos.
  8. En la sección Invitaciones a usuarios externos, selecciona si quieres Advertir a los usuarios cuando inviten a personas ajenas al dominio. Más información
  9. (Opcional) Para establecer las opciones para compartir de forma externa los calendarios secundarios creados por los usuarios, ve a G Suite > Calendario > Configuración general.

    Verás las mismas opciones que para los calendarios principales, ya que no es posible establecer ajustes para unidades organizativas concretas.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Paso 2: (Opcional) Actualiza las opciones de uso compartido de los calendarios de forma interna

Si cambias las opciones de uso compartido de los calendarios de forma interna en la consola de administración, los cambios afectarán a los calendarios que se creen posteriormente, pero no a los actuales. Los usuarios pueden cambiar sus propios ajustes cuando compartan los calendarios con otros miembros de la organización. Como alternativa, puedes utilizar las API para modificar mediante programación el nivel predeterminado de uso compartido de calendarios de forma interna.

Para actualizar los calendarios:

  1. Utiliza la API de Directory para recuperar y analizar la lista de todos tus usuarios.
  2. Utiliza la API de Google Calendar para actualizar las Listas de control de acceso (LCA) de los calendarios.

Cómo funciona el uso compartido de calendarios

Puedes limitar la información que los usuarios comparten externamente

Una vez que limites la información que se puede compartir fuera de tu organización, los usuarios no podrán incumplir ese límite cuando compartan eventos concretos. Por ejemplo, si estableces que los miembros de tu organización solo podrán compartir de forma externa la información de libre/ocupado, los eventos con visibilidad pública solo se compartirán como "libre/ocupado".

Nota: Es posible que los usuarios externos que utilicen dispositivos móviles y hayan sincronizado los eventos previamente sigan viendo la información restringida. Dejarán de tener acceso a esa información cuando se borren los datos del dispositivo y este se sincronice de nuevo.

Los usuarios controlan la información que comparten internamente

Los usuarios pueden elegir la forma en la que comparten sus calendarios con otros miembros del equipo. Las opciones de uso compartido de calendarios de forma interna que establezcas para tu organización se aplicarán automáticamente siempre que el usuario no personalice sus propios ajustes para los calendarios.

Los administradores tienen acceso a todos los calendarios

Los superadministradores pueden ver todos los detalles de los eventos en los calendarios de los usuarios, independientemente de sus ajustes de uso compartido.
Para realizar esta tarea, es necesario iniciar sesión como superadministrador.

Para ver el calendario de un usuario:

  1. Inicia sesión como superadministrador.
  2. Ve a Google Calendar.
  3. En la parte izquierda, en Otros calendarios, introduce la dirección de correo electrónico del usuario.

El calendario del usuario aparecerá en tu lista Mis calendarios, independientemente de cómo se haya compartido.

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