Configurar las opciones de visibilidad y de uso compartido de Calendar

Como administrador de G Suite, puedes controlar qué información de los calendarios pueden compartir los miembros de tu organización con personas ajenas a ella. También puedes fijar el nivel predeterminado de uso compartido de calendarios dentro de la organización.

Si quieres compartir tu propio calendario, consulta el artículo Compartir tu calendario con otra persona.

Configurar las opciones de uso compartido de calendarios

Paso 1: Configura las opciones de uso compartido de los usuarios
  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones y luego G Suite y luego Calendar.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si tienes varias unidades organizativas, selecciona aquella para la que quieras establecer la configuración.

  5. En la sección Opciones para compartir de forma externa, selecciona el modo en que tus usuarios pueden compartir sus calendarios con personas ajenas a la organización.
    • Solo información de libre/ocupado (ocultar detalles del evento): los usuarios pueden permitir que personas ajenas a tu organización vean cuándo están ocupados o disponibles, pero sin mostrar los detalles de los eventos. Las direcciones privadas no aparecen en los calendarios de los usuarios.
    • Compartir toda la información, pero no permitir que los usuarios externos modifiquen los calendarios: los usuarios pueden compartir con personas ajenas a tu organización la información de sus calendarios, incluidas la lista de invitados, la ubicación y la descripción de los eventos. Las direcciones privadas no aparecen en los calendarios de los usuarios.
    • Compartir toda la información y permitir que los usuarios externos puedan modificar los calendarios: los usuarios pueden compartir con personas ajenas a tu organización toda la información de sus calendarios, incluidas la lista de invitados, la ubicación y la descripción de los eventos. Las direcciones privadas son visibles.
    • Compartir toda la información y permitir la gestión de los calendarios: los usuarios pueden compartir con personas ajenas a tu organización toda la información de sus calendarios, así como conceder permisos a usuarios externos para que los gestionen. Las direcciones privadas son visibles.

    Si restringes los permisos para compartir calendarios externamente, es posible que los usuarios ajenos a tu organización dejen de poder acceder a calendarios que antes podían ver.

  6. En la sección Opciones para compartir de forma interna, selecciona cómo se comparten calendarios entre miembros de tu organización de manera predeterminada. Los usuarios pueden cambiar la configuración de sus propios calendarios.
    • No compartir: los calendarios no se comparten a menos que los usuarios decidan compartir los suyos propios.
      Nota: Si eliges No compartir, los usuarios de aplicaciones móviles no podrán utilizar la función Encontrar un hueco.
    • Solo información de libre/ocupado (ocultar detalles del evento): solo se muestra la información de libre/ocupado.
    • Compartir toda la información: toda la información es pública a menos que los usuarios cambien sus propios ajustes. Los usuarios también pueden hacer que determinados eventos sean privados.

    Al cambiar el nivel de uso compartido de calendarios interno, el cambio se aplica tanto a los calendarios nuevos como a los que ya estén creados si sus propietarios no han personalizado su configuración.

  7. En la sección Videollamadas, decide si quieres activar Añadir automáticamente videollamadas a eventos creados por un usuario. Aunque selecciones esta opción, los usuarios podrán quitar videollamadas de eventos específicos.
  8. En la sección Invitaciones a usuarios externos, selecciona si quieres Advertir a los usuarios cuando inviten a personas ajenas al dominio. Más información
  9. Activa o desactiva el ajuste Activar horas de trabajo. Si está activado, los usuarios de tu organización podrán indicar su horario laboral en sus calendarios. En caso contrario, no podrán acceder a este ajuste. Si el ajuste está desactivado en tu organización y lo vuelves a activar, se restaurarán las preferencias de los usuarios, incluido su horario laboral (si lo tenían configurado), que volverá a mostrarse en sus calendarios.
  10. Haz clic en Guardar.
  11. (Opcional) Si quieres configurar las opciones para compartir de forma externa los calendarios secundarios que creen los usuarios, ve a G Suite > Calendar > General.

    Verás las mismas opciones que en los calendarios principales. La única diferencia es que no podrás configurarlas en unidades organizativas concretas.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Paso 2: (Opcional) Modifica las opciones para compartir calendarios ya creados de forma interna

Puedes cambiar las opciones para compartir calendarios de forma interna mediante APIs que te permitan modificar el nivel predeterminado de manera programática.

Para modificar calendarios ya creados, sigue estos pasos:

  1. Utiliza la API de Directory para obtener y analizar la lista de todos tus usuarios.
  2. Utiliza la API de Google Calendar para actualizar las listas de control de acceso (LCA) de los calendarios.

Nota: No se pueden modificar las opciones para compartir calendarios de forma interna a través de la consola de administración. 

Cómo funciona el uso compartido de calendarios

Puedes limitar la información que los usuarios comparten externamente

Una vez que limites la información que se puede compartir fuera de tu organización, los usuarios no podrán rebasar los límites establecidos a la hora de compartir eventos concretos. Por ejemplo, si estableces que los miembros de tu organización solo pueden compartir de forma externa la información de "libre/ocupado", esa será la única información que aparecerá en los eventos con visibilidad pública.

Nota: Es posible que los usuarios externos que utilicen dispositivos móviles y hayan sincronizado los eventos previamente sigan viendo la información restringida. Dejarán de tener acceso a esa información cuando se borren los datos del dispositivo y este se sincronice de nuevo.

Los usuarios controlan la información que comparten internamente

Los usuarios pueden elegir la forma en la que comparten sus calendarios con otros miembros del equipo. Las opciones para compartir calendarios de forma interna que configures en tu organización se aplicarán automáticamente a aquellos usuarios que no personalicen los ajustes de sus calendarios.

Los superadministradores tienen acceso a todos los calendarios

Los superadministradores pueden ver los detalles de todos los eventos de los calendarios de los usuarios, independientemente de cómo se compartan.
Nota: Cuando se asigna la función de superadministrador a un usuario, los permisos correspondientes pueden tardar hasta 24 horas en activarse.
Para llevar a cabo esta tarea, tienes que haber iniciado sesión como superadministrador.

Para consultar el calendario de un usuario, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión como superadministrador.
  2. Ve a Google Calendar.
  3. A la izquierda, debajo de Otros calendarios, haz clic en  Añadir otros calendarios y luego Suscribirse a un calendario.
  4. Introduce la dirección de correo electrónico o el ID de Calendar del usuario.

El calendario del usuario aparecerá en tu lista Mis calendarios, independientemente de cómo se haya compartido.

¿Te ha resultado útil esta información?
¿Cómo podemos mejorar esta página?