Configurar las opciones de visibilidad y uso compartido de calendarios

Como administrador de G Suite, puedes controlar qué información de los calendarios pueden compartir los miembros de tu organización con personas ajenas a esta. También puedes establecer el nivel predeterminado de uso compartido de calendarios dentro de la organización.

Si quieres compartir tu propio calendario, consulta el artículo Compartir tu calendario con alguien.

Configurar las opciones de uso compartido de calendarios

Paso 1: Configura las opciones de uso compartido de los usuarios

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Aplicaciones a continuación G Suite a continuación Calendar.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si tienes varias unidades organizativas, selecciona aquella para la que quieras establecer la configuración.

  5. En la sección Opciones para compartir de forma externa, selecciona el modo en que tus usuarios pueden compartir sus calendarios con personas ajenas a tu organización.
    • Solo información de disponibilidad (ocultar detalles del evento): los usuarios pueden permitir que personas ajenas a tu organización vean cuándo están ocupados o disponibles, pero sin mostrarles datos de los eventos. Las direcciones privadas no aparecen en los calendarios de los usuarios.
    • Puedes compartir toda tu información, pero los usuarios externos no podrán modificar los calendarios: los usuarios pueden compartir la información de sus calendarios, como listas de invitados, ubicaciones y descripciones, con personas ajenas a tu organización. Las direcciones privadas no aparecen en los calendarios de los usuarios.
    • Compartir toda la información y permitir que los usuarios externos puedan modificar el calendario: los usuarios pueden compartir toda la información de sus calendarios, como listas de invitados, ubicaciones y descripciones, con personas ajenas a tu organización. Las direcciones privadas son visibles.
    • Compartir toda la información y permitir la administración de los calendarios: los usuarios pueden compartir toda la información de sus calendarios con personas ajenas a tu organización. También pueden conceder a las personas externas permiso para administrar sus calendarios. Las direcciones privadas están visibles.

    Al restringir los permisos para compartir calendarios, es posible que los usuarios ajenos a tu organización dejen de poder acceder a calendarios que antes podían ver.

  6. En la sección Opciones para compartir de forma interna, selecciona cómo se comparten calendarios entre miembros de tu organización de manera predeterminada. Los usuarios pueden cambiar la configuración de sus propios calendarios.
    • No compartido: los calendarios no se comparten a menos que los usuarios lo hagan motu proprio.
      Nota: Si eliges No compartido, los usuarios de aplicaciones móviles no podrán utilizar la función "Encontrar un hueco".
    • Solo información de disponibilidad (ocultar detalles del evento): solo se muestra la información de disponibilidad.
    • Compartir toda la información: toda la información es pública a menos que los usuarios cambien sus propios ajustes. Los usuarios también pueden hacer que determinados eventos sean privados.

    Al cambiar el nivel de uso compartido de calendarios interno, el cambio se aplica tanto a los calendarios nuevos como a los que ya estén creados si sus propietarios no han modificado su configuración.

  7. En la sección Videollamadas, decide si quieres activar Añadir automáticamente videollamadas a eventos creados por un usuario. Aunque selecciones esta opción, los usuarios podrán seguir deshabilitando las videollamadas en eventos específicos.
  8. En la sección Invitaciones a usuarios externos, selecciona si quieres Advertir a los usuarios cuando inviten a personas ajenas al dominio. Más información
  9. Haz clic en Guardar.
  10. (Opcional) Para configurar las opciones de uso compartido externo de calendarios secundarios que hayan creado usuarios, accede a G Suite > Calendario > General.

    Se muestran las mismas opciones que en los calendarios principales. La única diferencia es que no puedes configurarlas en unidades organizativas concretas.

Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.

Paso 2: (Opcional) Modifica las opciones para compartir calendarios ya creados de forma interna

Puedes cambiar las opciones para compartir de forma interna en la consola de administración, o bien puedes programar los valores predeterminados de estas opciones mediante APIs.

Para modificar calendarios ya creados, sigue estos pasos:

  1. Utiliza la API de Directory para recuperar y analizar la lista de todos tus usuarios.
  2. Utiliza la API de Google Calendar para actualizar las listas de control de acceso (LCA) de los calendarios.

Cómo funciona el uso compartido de calendarios

Puedes limitar la información que los usuarios comparten externamente

Una vez que limites la información que se puede compartir fuera de tu organización, los usuarios no podrán extralimitarse al compartir eventos concretos. Por ejemplo, si estableces que los miembros de tu organización solo pueden compartir de forma externa la información de disponibilidad, los eventos con visibilidad pública solo se compartirán como "libre/ocupado".

Nota: Es posible que los usuarios externos que utilicen dispositivos móviles y hayan sincronizado los eventos previamente sigan viendo la información restringida. Dejarán de tener acceso a esa información cuando se borren los datos del dispositivo y este se sincronice de nuevo.

Los usuarios controlan la información que comparten internamente

Los usuarios pueden elegir la forma en la que comparten sus calendarios con otros miembros del equipo. Las opciones para compartir calendarios de forma interna que configures en tu organización se aplican automáticamente a aquellos usuarios que no personalizan los ajustes de sus calendarios.

Los superadministradores tienen acceso a todos los calendarios

Los superadministradores pueden consultar los detalles de todos los eventos de los calendarios de los usuarios, independientemente de cómo se compartan.
Nota: Al asignar la función de superadministrador a un usuario, es posible que los permisos correspondientes tarden hasta dos semanas en activarse.
Para realizar esta tarea, es necesario iniciar sesión como superadministrador.

Para consultar el calendario de un usuario, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión como superadministrador.
  2. Ve a Google Calendar.
  3. En la parte izquierda, en Otros calendarios, introduce la dirección de correo electrónico del usuario.

El calendario del usuario aparecerá en tu lista Mis calendarios, independientemente de cómo se haya compartido.

¿Te ha sido útil este artículo?
¿Cómo podemos mejorar esta página?