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Configurar las opciones para compartir calendarios

Como administrador, puedes establecer opciones para compartir en la Consola de administración en todos los calendarios nuevos creados en tu dominio. Asimismo, puedes utilizar APIs para actualizar en lote las opciones para compartir para los calendarios actuales de tu organización. Para obtener más información sobre cómo compartir el calendario personal, consulta Comparte tu calendario con alguien.

Establecer las opciones para compartir los calendarios nuevos de tu organización

Anteriormente, cuando un usuario de Calendar establecía la visibilidad de un evento en Pública, este ajuste anulaba la configuración para compartir contenido de forma externa establecida en el dominio. Para controlar mejor la visibilidad de los eventos del calendario, ahora los usuarios solo pueden compartir eventos con el nivel de visibilidad máximo admitido en el dominio.

Por ejemplo:

  • Estableces la opción para compartir de forma externa los eventos del calendario de tu dominio en solo libre/ocupado.
  • Tu usuario crea un evento y establece la visibilidad en Pública.
  • El calendario de este usuario se comparte con una persona externa.

Comportamiento anterior: una persona externa podía ver los detalles de todos los eventos con visibilidad Pública.

Comportamiento actual: todos los eventos de tu dominio, independientemente de cuál sea su configuración de visibilidad, respetarán el nivel de visibilidad máximo para compartir contenido de forma externa establecido en tu dominio. Los eventos con visibilidad Pública se compartirán solo como "libre/ocupado" si la configuración para compartir contenido de forma externa establecida en el dominio está restringida a "libre/ocupado".

Nota: Los usuarios externos que anteriormente tenían eventos sincronizados con su dispositivo móvil seguirán viendo los detalles de los eventos hasta que se borren y se vuelvan a sincronizar todos los datos del calendario en el dispositivo. Sin embargo, en su calendario web se reflejará el comportamiento actual y no verán los detalles de los eventos.

  1. Inicia sesión en tu Consola de Administración de Google.

    Inicia sesión con tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En el panel de control de la Consola de Administración, ve a Aplicacionesa continuaciónGoogle Appsa continuaciónCalendar.
  3. Haz clic en Configuración para compartir.
  4. Si tienes varias unidades organizativas, selecciona la organización para la que quieres establecer las opciones para compartir los calendarios.

  5. En la sección Opciones para compartir de forma externa los calendarios principales, selecciona cómo quieres permitir a los usuarios que compartan sus calendarios principales fuera del dominio:

    Ten en cuenta que si reduces las opciones para compartir de forma externa, es posible que personas ajenas a tu dominio dejen de tener acceso a calendarios de tu dominio a los que antes podían acceder.

    • Solo información de libre/ocupado (ocultar detalles del evento): los usuarios pueden permitir que personas ajenas al dominio sepan cuándo están disponibles u ocupados, pero los datos del evento permanecen ocultos. Las direcciones privadas no se muestran en los calendarios de los usuarios.
    • Compartir toda tu información, pero los usuarios externos no podrán modificar los calendarios: los usuarios pueden compartir la información de su calendario con las personas que se encuentran fuera del dominio. Esto incluye la lista de invitados, la ubicación y la descripción. Las direcciones privadas no se muestran en los calendarios de los usuarios.
    • Compartir toda la información y permitir que los usuarios externos puedan modificar los calendarios: los usuarios pueden compartir la información de su calendario con las personas que se encuentran fuera del dominio. Esto incluye la lista de invitados, la ubicación y la descripción. Se muestran las direcciones privadas.
    • Compartir toda la información y permitir la administración de los calendarios: los usuarios pueden compartir por completo la información de sus calendarios con las personas ajenas al dominio y pueden otorgar permiso a los usuarios externos para que administren sus calendarios. Se muestran las direcciones privadas.
  6. En la sección Opciones para compartir de forma interna los calendarios principales, selecciona el nivel de uso compartido interno predeterminado para los calendarios principales.

    Cuando configures las opciones para compartir calendarios de forma interna, los cambios que realices afectarán a los calendarios nuevos de tu organización, pero no se actualizarán los calendarios que ya existan. Consulta la sección en la parte inferior de esta página para averiguar cómo configurar opciones para compartir en lote para todos los usuarios de tu dominio.

    Nota: Si eliges la opción No compartido, los usuarios de tu aplicación móvil no podrán utilizar la función Buscar una hora. Elige la opción de compartir únicamente la información de libre/ocupado o de compartir toda la información para que la función esté disponible para los usuarios móviles de tu dominio Premium, Education o Government.
    • No compartido: los calendarios no se comparten de forma predeterminada, pero los usuarios pueden cambiar esta opción si lo desean.
    • Solo información de libre/ocupado (ocultar detalles del evento): esta información se muestra de forma predeterminada, pero los usuarios pueden cambiar la configuración.
    • Compartir toda la información: toda la información es pública de forma predeterminada, pero los usuarios pueden cambiar la configuración. Los usuarios también pueden convertir eventos particulares en privados.
  7. En la sección Videollamadas, selecciona si quieres Añadir automáticamente videollamadas a eventos creados por un usuario. Esta opción está inhabilitada de forma predeterminada, pero recuerda que los usuarios podrán seguir eliminando videollamadas de los eventos individuales.
  8. Para establecer las opciones para compartir calendarios secundarios de forma externa, haz clic en G Suite > Calendario > Configuración general.

    Las opciones para los calendarios secundarios son las mismas que se describen para los calendarios principales en el paso 4. Las opciones para compartir calendarios secundarios solo se pueden configurar a nivel de dominio; no se pueden configurar por organización.

Los cambios en la configuración para compartir pueden tardar hasta 24 horas en estar efectivos en la organización.

Los administradores con derechos de administrador ilimitados ("superadministradores") disfrutan de pleno acceso a todos los calendarios de un dominio y pueden ver toda la información de los eventos, independientemente de si los usuarios han compartido sus calendarios. Pueden acceder a los calendarios a través de las direcciones de calendario privadas. Por ejemplo, para acceder al calendario de un usuario como superadministrador, accede a tu calendario y escribe la dirección de correo electrónico del usuario en el cuadro situado debajo de Otros calendarios. De esta forma, el calendario del usuario aparecerá en tu lista Mis calendarios, independientemente de cómo se haya compartido.
Establecer opciones para compartir calendarios en lote para todos los calendarios actuales

Cuando configures las opciones para compartir calendarios de forma interna en la Consola de administración, los cambios que realices afectarán a los calendarios nuevos de tu organización, pero no se actualizarán los calendarios que ya existan. No obstante, puedes utilizar APIs para modificar mediante programación las opciones para compartir calendarios en lote para todos los usuarios actuales de tu dominio.

Utiliza la API de Directory para recuperar la lista de todos los usuarios de tu dominio, analízala y, a continuación, utiliza la API de Google Calendar para actualizar las Listas de control de acceso (LCA) del calendario.

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