Cómo configurar las opciones para compartir calendarios

Como administrador, puedes establecer opciones para compartir en la Consola de administración en todos los calendarios nuevos creados en tu dominio. Asimismo, puedes utilizar APIs para actualizar en lote las opciones para compartir para los calendarios actuales de tu organización. Para obtener más información sobre cómo compartir el calendario personal, consulta Compartir el calendario.

Establecer las opciones para compartir calendarios para los nuevos calendarios de tu organización
  1. Inicia sesión en la Consola del administrador de Google
     
  2. Haz clic en Google Apps > Calendario > Configuración para compartir.
    ¿Dónde puedo encontrarlo?
  3. Si tienes varias unidades organizativas, selecciona la organización para la que quieres establecer las opciones para compartir.

  4. En la sección Opciones para compartir de forma externa los calendarios principales, selecciona cómo quieres permitir a los usuarios que compartan sus calendarios principales fuera del dominio:

    • Solo información de libre/ocupado (ocultar detalles del evento): los usuarios pueden permitir que personas ajenas al dominio sepan cuándo están disponibles u ocupados, pero los datos del evento permanecen ocultos. Las direcciones privadas se ocultan de los calendarios de los usuarios.
    • Puedes compartir toda tu información, pero los usuarios externos no podrán modificar los calendarios: los usuarios pueden compartir la información de su calendario con las personas que se encuentran fuera del dominio. Esto incluye la lista de invitados, la ubicación y la descripción. Las direcciones privadas se ocultan de los calendarios de los usuarios.
    • Compartir toda la información y permitir que los usuarios externos puedan modificar los calendarios: los usuarios pueden compartir la información de su calendario con las personas que se encuentran fuera del dominio. Esto incluye la lista de invitados, la ubicación y la descripción. Se muestran las direcciones privadas.
    • Compartir toda la información y permitir la administración de los calendarios: los usuarios pueden compartir por completo la información de sus calendarios con las personas que se encuentran fuera del dominio y pueden otorgar permiso a los usuarios externos para que administren sus calendarios. Se muestran las direcciones privadas.
  5. En la sección Opciones para compartir de forma interna, selecciona el nivel de uso compartido interno predeterminado para los calendarios principales.

    • No compartido: los calendarios no se comparten de forma predeterminada, pero los usuarios pueden cambiar esta opción si lo desean.
    • Solo información de libre/ocupado (ocultar detalles del evento): esta información se muestra de forma predeterminada, pero los usuarios pueden cambiar la configuración.
    • Compartir toda la información: toda la información es pública de forma predeterminada, pero los usuarios pueden cambiar la configuración. Los usuarios también pueden realizar determinados eventos privados.
  6. En la sección Videollamadas, selecciona si quieres Añadir videollamadas automáticamente a los eventos creados por un usuario. Esta opción está inhabilitada de forma predeterminada, pero recuerda que los usuarios podrán seguir eliminando videollamadas de los eventos individuales.
  7. Para establecer opciones para compartir calendarios de forma externa para calendarios secundarios, haz clic en Google Apps > Calendar > General.

    Las opciones para los calendarios secundarios son las mismas que se describen para los calendarios principales en el paso 4. Las opciones para compartir calendarios secundarios solo se pueden configurar en dominios y no en organizaciones.

Los cambios en la configuración para compartir pueden tardar hasta 24 horas en propagarse por tu organización.

Nota: Los administradores con derechos de administración completos (superadministradores) disfrutan de pleno acceso a todos los calendarios de un dominio y pueden ver la información de todos los eventos, independientemente de si los usuarios han compartido sus calendarios. Pueden acceder a los calendarios a través de las direcciones de calendario privadas. Por ejemplo, para acceder al calendario de un usuario como superadministrador, accede a tu calendario y escribe la dirección de correo electrónico del usuario en el cuadro situado debajo de Otros calendarios. De esta forma, el calendario del usuario aparecerá en tu lista Mis calendarios, independientemente de cómo se haya compartido.
Establecer opciones para compartir calendarios en lote para todos los calendarios actuales

Al configurar opciones para compartir calendarios en la Consola de administración, los cambios que realices afectarán a los nuevos calendarios de tu organización, pero no se actualizarán los calendarios actuales.

No obstante, puedes utilizar APIs para modificar mediante programación las opciones para compartir calendarios en lote para todos los usuarios actuales de tu dominio.

Utiliza la API de administración de Google Apps para recuperar la lista de todos los usuarios de tu dominio, analizar a través de la lista y, a continuación, utilizar la API de Google Calendar para actualizar las listas de control de acceso del calendario.