Sichtbarkeit und Freigabeoptionen für Kalender festlegen

Als G Suite-Administrator steuern Sie, welche Kalenderdaten Nutzer in Ihrer Organisation extern freigeben dürfen. Dazu können Sie auch eine Freigabestufe als Standard innerhalb Ihrer Organisation festlegen.

Falls Sie Ihren eigenen Kalender freigeben möchten, lesen Sie stattdessen den Artikel Meinen Kalender für andere Personen freigeben.

Freigabeoptionen festlegen

Schritt 1: Freigabeoptionen für Nutzer festlegen

  1. Melden Sie sich in Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Gehen Sie auf der Startseite der Admin-Konsole zu Apps und dann G Suite und dann Kalender.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  4. Wählen Sie bei mehreren Organisationseinheiten diejenige aus, für die Sie Freigabeoptionen festlegen möchten.

  5. Wählen Sie im Abschnitt Externe Freigabeoptionen aus, wie Ihre Nutzer ihre Kalender für Personen außerhalb der Organisation freigeben dürfen.
    • Es werden nur Informationen zur Verfügbarkeit angezeigt. Termindetails werden nicht angezeigt: Nutzer können Personen außerhalb Ihrer Organisation erlauben, Verfügbarkeitsinformationen abzurufen. Termindetails sind jedoch nicht verfügbar. Privatadressen werden in den Kalendern der Nutzer ausgeblendet.
    • Alle Informationen sind frei abrufbar, aber externe Nutzer können keine Kalenderänderungen durchführen: Nutzer können ihre Kalenderdaten für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben. Dazu gehören Gästelisten, Orte und Beschreibungen. Privatadressen werden in den Kalendern der Nutzer ausgeblendet.
    • Alle Informationen sind frei abrufbar und externe Nutzer können Kalenderänderungen durchführen: Nutzer können ihre gesamten Kalenderdaten für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben. Dazu gehören Gästelisten, Orte und Beschreibungen. Privatadressen werden ebenfalls angezeigt.
    • Alle Informationen freigeben und Kalenderverwaltung zulassen: Nutzer können ihre gesamten Kalenderdaten für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben. Darüber hinaus können sie externen Nutzern die Erlaubnis zur Verwaltung ihres Kalenders erteilen. Privatadressen werden ebenfalls angezeigt.

    Wenn Sie die externe Freigabe einschränken, verlieren externe Nutzer möglicherweise den Zugriff auf Kalender.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Interne Freigabeoptionen für primäre Kalender aus, wie die Kalender der Nutzer in Ihrer Organisation standardmäßig freigegeben werden. Nutzer können die Einstellungen ihrer eigenen Kalender ändern.
    • Keine Freigabe: Kalender werden nur dann freigegeben, wenn Nutzer ihren eigenen Kalender freigeben.
      Hinweis: Wenn Sie Keine Freigabe auswählen, können Ihre Nutzer der mobilen App die Funktion "Zeitpunkt finden" nicht verwenden.
    • Nur anzeigen, ob verfügbar/beschäftigt (Termindetails ausblenden): Es werden nur Informationen zur Verfügbarkeit eingeblendet.
    • Alle Informationen freigeben: Solange der Nutzer nicht seine Einstellungen ändert, sind alle Informationen öffentlich. Er kann auch Termine als "Privat" kennzeichnen.

    Wenn ein Nutzer die eigenen Kalendereinstellungen nicht angepasst hat, gelten Änderungen an den Optionen für die interne Freigabe für neue und vorhandene Kalender.

  7. Klicken Sie im Abschnitt Videoanrufe, falls gewünscht, auf das Kästchen neben Automatisch Videoanrufe zu Terminen hinzufügen, die von einem Nutzer erstellt wurden. Wenn Sie diese Option auswählen, haben Ihre Nutzer weiterhin die Möglichkeit, Videoanrufe aus einzelnen Terminen zu entfernen.
  8. Wählen Sie im Abschnitt Externe Einladungen nach Wunsch die Option Nutzer warnen, wenn sie externe Gäste einladen aus. Weitere Informationen
  9. Klicken Sie auf Speichern.
  10. Optional: Um externe Freigabeoptionen für sekundäre Kalender festzulegen, die von Nutzern erstellt werden, gehen Sie zu G Suite > Kalender > Allgemeine Einstellungen.

    Ihnen stehen dieselben Optionen wie für primäre Kalender zur Verfügung. Sie haben jedoch nicht die Möglichkeit, spezielle Einstellungen für die einzelnen Organisationseinheiten festzulegen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden.

Schritt 2: Interne Freigabeoptionen für bestehende Kalender aktualisieren (optional)

Sie können die internen Freigabeoptionen in der Admin-Konsole oder programmgesteuert über APIs ändern.

So aktualisieren Sie Kalender:

  1. Mit der Directory API können Sie eine Liste aller Nutzer abrufen und parsen.
  2. Mit der Google Calendar API können Sie die Access Control Lists für die Kalender aktualisieren.

So funktioniert die Kalenderfreigabe

Sie können einschränken, was Nutzer extern freigeben

Wenn Sie die externe Freigabe für Ihre Organisation einschränken, können Ihre Nutzer beim Freigeben einzelner Termine diese Einschränkungen nicht überschreiten. Wenn Sie beispielsweise als externe Freigabeoption für Ihre Organisation nur allgemeine Verfügbarkeitsinformationen erlauben, dann wird auch für öffentlich freigegebene Termine nur der Verfügbarkeitsstatus angezeigt.

Hinweis: Externe Mobilgerätenutzer, die erst kürzlich ihre Termine synchronisiert haben, sehen möglicherweise weiterhin eingeschränkte Details. Der Zugriff darauf endet, wenn die Daten des Geräts gelöscht werden und eine erneute Synchronisierung ausgeführt wird.

Nutzer bestimmen, was sie intern freigeben

Nutzer können frei entscheiden, wie sie ihre Kalender für andere Teammitglieder freigeben. Falls sie jedoch keine eigenen Kalendereinstellungen festlegen, werden die von Ihnen für Ihre Organisation festgelegten internen Freigabeoptionen automatisch angewendet.

Super Admins haben Zugriff auf alle Kalender

Unabhängig von den Freigabeeinstellungen können Super Admins sämtliche Termindetails aller Kalender einsehen.
Hinweis: Nachdem Sie einem Nutzer die Super Admin-Rolle zugewiesen haben, kann es bis zu zwei Wochen dauern, bis diese Änderung wirksam wird.
Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein.

So rufen Sie einen Kalender eines Nutzers auf:

  1. Melden Sie sich als Super Admin an.
  2. Gehen Sie zu Google Kalender.
  3. Geben Sie links unter Weitere Kalender die E-Mail-Adresse des Nutzers ein.

Der Kalender des Nutzers erscheint dann in Ihrer Liste Meine Kalender, unabhängig davon, wie er freigegeben wurde.

War das hilfreich?
Wie können wir die Seite verbessern?