Sichtbarkeit und Freigabeoptionen für Google Kalender festlegen

Dieser Artikel richtet sich an Administratoren. Falls Sie Ihren eigenen Kalender freigeben möchten, lesen Sie bitte stattdessen den Hilfeartikel Kalender für andere Personen freigeben.

Als Administrator können Sie steuern, wie viele Kalenderinformationen Nutzer in Ihrer Organisation extern freigeben dürfen. Dazu können Sie auch eine Freigabestufe als Standard innerhalb Ihrer Organisation festlegen.

Freigabeoptionen festlegen: klassisches Google Sites

Schritt 1: Freigabeoptionen für Nutzer festlegen
  1. Melden Sie sich in der Google Admin-Konsole an.

    Melden Sie sich mit Ihrem Administratorkonto an. Dieses Konto endet nicht auf @gmail.com.

  2. Klicken Sie auf der Startseite der Admin-Konsole auf Appsund dannGoogle Workspaceund dannKalender.
  3. Klicken Sie auf Freigabeeinstellungen.
  4. Wenn die Einstellung für alle Nutzer gelten soll, verwenden Sie die oberste Organisationseinheit (bereits ausgewählt). Geben Sie andernfalls eine untergeordnete Organisationseinheit oder eine Konfigurationsgruppe an.
  5. Wählen Sie im Abschnitt Externe Freigabeoptionen aus, wie Ihre Nutzer ihre Kalender für Personen außerhalb der Organisation freigeben dürfen.
    • Es sind nur Informationen zur Verfügbarkeit zu sehen. Termindetails werden nicht angezeigt: Nutzer können Personen außerhalb Ihrer Organisation erlauben, Verfügbarkeitsinformationen abzurufen. Termindetails sind jedoch nicht verfügbar. Privatadressen werden in den Kalendern der Nutzer ausgeblendet.
    • Alle Informationen sind frei abrufbar, aber externe Nutzer können keine Kalenderänderungen vornehmen: Nutzer können ihre Kalenderdaten für Personen außerhalb der Organisation freigeben. Dazu gehören Gästelisten, Orte und Beschreibungen. Privatadressen werden in den Kalendern der Nutzer ausgeblendet.
    • Alle Informationen sind frei abrufbar und externe Nutzer können Kalenderänderungen durchführen: Nutzer können ihre gesamten Kalenderdaten für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben. Dazu gehören Gästelisten, Orte und Beschreibungen. Privatadressen werden ebenfalls angezeigt.
    • Alle Informationen sind frei abrufbar und Kalender können verwaltet werden: Nutzer können ihre gesamten Kalenderdaten für Personen außerhalb Ihrer Organisation freigeben. Darüber hinaus können sie externen Nutzern die Erlaubnis zur Verwaltung ihres Kalenders erteilen. Privatadressen werden ebenfalls angezeigt.

    Wenn Sie die externe Freigabe einschränken, verlieren externe Nutzer möglicherweise den Zugriff auf Kalender.

  6. Wählen Sie im Abschnitt Interne Freigabeoptionen für primäre Kalender aus, wie die Kalender der Nutzer in Ihrer Organisation standardmäßig freigegeben werden. Nutzer können die Einstellungen ihrer eigenen Kalender ändern.
    • Keine Freigabe: Kalender werden nur dann freigegeben, wenn Nutzer ihren eigenen Kalender freigeben.
      Hinweis: Wenn Sie Keine Freigabe auswählen, können die Nutzer der mobilen App die Funktion Zeitpunkt finden nicht verwenden.
    • Nur anzeigen, ob verfügbar/beschäftigt (Termindetails ausblenden): Es sind nur Informationen zur Verfügbarkeit zu sehen.
    • Alle Informationen freigeben: Solange der Nutzer nicht seine Einstellungen ändert, sind alle Informationen öffentlich. Er kann auch Termine als "Privat" kennzeichnen.

    Wenn ein Nutzer die eigenen Kalendereinstellungen nicht angepasst hat, gelten Änderungen an den Optionen für die interne Freigabe für neue und vorhandene Kalender.

  7. Klicken Sie im Abschnitt Videoanrufe, falls gewünscht, auf das Kästchen neben Automatisch Videoanrufe zu Terminen hinzufügen, die von einem Nutzer erstellt wurden. Wenn Sie diese Option auswählen, haben Ihre Nutzer weiterhin die Möglichkeit, Videoanrufe aus einzelnen Terminen zu entfernen.
  8. Optional: Wählen Sie im Abschnitt Externe Einladungen die Option Nutzer warnen, wenn sie externe Gäste einladen aus. Weitere Informationen
  9. Legen Sie für die Option Arbeitszeit aktivieren die Einstellung AUS oder AN fest. Wenn für die Option "Arbeitszeit aktivieren" AN ausgewählt ist, können Nutzer in Ihrer Organisation ihre Arbeitszeiten in ihren Kalendern festlegen. Andernfalls ist die Einstellung für Nutzer nicht verfügbar. Wenn die Einstellung für Ihre Organisation deaktiviert war und Sie sie wieder aktivieren, werden die Nutzereinstellungen wiederhergestellt. Wenn Nutzer ihre Arbeitszeiten zuvor in den Kalender eingetragen hatten, werden sie wieder sichtbar.
  10. Klicken Sie auf Speichern.
  11. Optional: Um externe Freigabeoptionen für sekundäre Kalender festzulegen, die von Nutzern erstellt werden, gehen Sie zu Google Workspace > Google Kalender > Allgemeine Einstellungen. Weitere Informationen

    Ihnen stehen dieselben Optionen wie für primäre Kalender zur Verfügung. Sie haben jedoch nicht die Möglichkeit, spezielle Einstellungen für die einzelnen Organisationseinheiten festzulegen.

Es kann bis zu 24 Stunden dauern, bis Änderungen wirksam werden.

Schritt 2: Interne Freigabeoptionen für bestehende Kalender aktualisieren (optional)

Sie können die internen Freigabeoptionen mit APIs ändern, um programmgesteuert die Standardebene festzulegen.

So aktualisieren Sie Kalender:

  1. Mit der Directory API können Sie eine Liste aller Nutzer abrufen und parsen.
  2. Mit der Google Calendar API können Sie die Access Control Lists für die Kalender aktualisieren.

Hinweis: Interne Freigabeoptionen können nicht über die Admin-Konsole aktualisiert werden. 

So funktioniert die Kalenderfreigabe

Sie können einschränken, was Nutzer extern freigeben

Sobald Sie die externe Freigabe für Ihre Organisation einschränken, können Nutzer bei der Freigabe einzelner Termine diese Beschränkungen nicht mehr überschreiten. Wenn Sie beispielsweise als externe Freigabeoption für Ihre Organisation nur allgemeine Verfügbarkeitsinformationen erlauben, dann wird auch für öffentlich freigegebene Termine nur der Verfügbarkeitsstatus angezeigt.

Hinweis: Externe Mobilgerätenutzer, die erst kürzlich ihre Termine synchronisiert haben, sehen möglicherweise weiterhin eingeschränkte Details. Der Zugriff darauf endet, wenn die Daten des Geräts gelöscht werden und eine erneute Synchronisierung ausgeführt wird.

Nutzer bestimmen, was sie intern freigeben

Nutzer können frei entscheiden, wie sie ihre Kalender für andere Teammitglieder freigeben. Falls sie jedoch keine eigenen Kalendereinstellungen festlegen, werden die von Ihnen für Ihre Organisation festgelegten internen Freigabeoptionen automatisch angewendet.

Super Admins haben Zugriff auf alle Kalender

Super Admins können unabhängig von den Freigabeeinstellungen sämtliche Termindetails aller Kalender einsehen.
Hinweis: Nachdem Sie einem Nutzer die Rolle "Super Admin" zugewiesen haben, kann es bis zu 24 Stunden dauern, bis diese Änderung wirksam wird.
Für diese Aufgabe müssen Sie als Super Admin angemeldet sein.

So rufen Sie einen Nutzerkalender auf:

  1. Melden Sie sich als Super Admin an.
  2. Gehen Sie zu Google Kalender.
  3. Klicken Sie links unter Weitere Kalender auf „Hinzufügen“ "" und dann Kalender abonnieren.
  4. Geben Sie die E-Mail-Adresse oder Kalender-ID des Nutzers ein.

Der Kalender des Nutzers ist dann in Ihrer Liste Meine Kalender zu sehen, unabhängig davon, wie er freigegeben wurde.

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