申請使用 Google Workspace 後，您和您的團隊就能透過 Google 雲端硬碟這個單一平台儲存、存取和共用檔案。開始設定的方法如下。
步驟 1：瞭解 Google 雲端硬碟的基本概念
貴機構可使用 Google 雲端硬碟移動及存放所有檔案。根據預設，貴機構中的使用者只要具備雲端硬碟授權，即可使用雲端硬碟，無須建立資料夾或雲端硬碟。
- 瞭解儲存空間、上傳和檔案安全性的運作方式：
- 從其他協作工具或檔案共用工具大量遷移檔案。瞭解詳情：關於 Google Workspace Migrate。
步驟 2：控管與機構外使用者共用的內容 (外部共用設定)
您可以控管使用者能與外部人士共用多少內容。例如，只允許特定使用者與外部人士共用內容，或只與特定機構 (信任的網域) 共用。
操作說明：管理貴機構的外部共用設定
步驟 3：設定共用雲端硬碟以提升協作效率
共用雲端硬碟就像雲端硬碟中的特殊資料夾，可讓團隊輕鬆在一組檔案和資料夾上進行協作，也可以讓使用者存取資訊存放區。共用雲端硬碟中的檔案是由貴機構 (而非個人) 所擁有，因此可避免在使用者離職時不小心刪除檔案。
根據預設，所有使用者都可以建立及管理專案團隊的共用雲端硬碟。如果是機密的專案或團隊，您可能會想進一步控管共用雲端硬碟的成員和內容。此外，您或許也不想讓所有人都能建立共用雲端硬碟。舉例來說，如果您隸屬於教育機構，可能只想允許老師建立共用雲端硬碟，但不想讓學生具備這項權限。
操作說明：為貴機構設定共用雲端硬碟
步驟 4：為使用者設定雲端硬碟電腦版存取權
透過 Google 雲端硬碟電腦版，使用者可以在雲端和自己的裝置之間同步處理內容，方便執行下列動作：
- 將現有的本機檔案同步至雲端，開始使用雲端硬碟。
- 在電腦上使用自己慣用的軟體開啟 Google 雲端硬碟中儲存的檔案，包括共用雲端硬碟檔案。
- 使用電腦的檔案系統查看及整理雲端硬碟檔案，不會佔用太多本機磁碟空間。
- 離線儲存特定的檔案和資料夾。
操作說明：開啟 Google 雲端硬碟電腦版
步驟 5：讓使用者熟悉整套服務
為確保使用者能充分運用 Google 雲端硬碟、安全使用及協同合作，請將下列資源分享給使用者。
前往企業使用者專屬學習中心，瞭解如何開始使用各項服務
- 企業使用者專屬雲端硬碟學習中心：協助瞭解如何改用雲端硬碟、在共用雲端硬碟中協作，以及使用雲端硬碟電腦版等
- 協作與文件學習中心：提供 Google 文件、Google 試算表、Google 簡報等服務的相關說明
取得雲端硬碟和文件編輯器的使用說明
步驟 6：(選用) 進階設定和企業設定
如果貴機構有進階的資料安全性或雲端硬碟存取權相關規定，您可以視需求自訂雲端硬碟。
控管存取權和儲存空間
允許在行動裝置上存取 Google 文件、試算表和簡報如果貴機構使用第三方行動裝置管理服務 (MDM)，請更新應用程式許可清單，加入 Google 文件、試算表和簡報應用程式。如需瞭解詳情，請洽詢您的 MDM 供應商。注意：Google 端點管理服務已允許存取許多 Google Workspace 應用程式。
如果貴機構不允許使用這些應用程式，雖然使用者仍能透過 Google 雲端硬碟上傳及下載檔案，但無法在行動裝置上編輯文件、試算表或簡報。
貴機構的儲存空間容量取決於 Google Workspace 版本和使用者人數。如果貴機構設有集區儲存空間，建議您設定每位使用者和共用雲端硬碟允許的儲存空間用量，避免部分使用者的儲存空間用量超過合理使用比例。
操作說明：設定儲存空間上限
您可以控管使用者是否能在電腦未連上網際網路的情況下，離線存取 Google 文件、試算表和簡報。
離線存取功能預設為啟用，使用者也可以視需要為自己的帳戶開啟或關閉這項功能。建議您為需要處理敏感或機密檔案的使用者關閉這項功能。
操作說明：設定文件編輯器的離線存取功能
大多數 Google Workspace 版本都提供雲端硬碟和協作服務，例如 Google 文件、Google 試算表等。不過，部分機構可能會想控管哪些使用者可以建立、上傳檔案或使用雲端硬碟。
操作說明：開啟或關閉文件建立功能
控管共用設定
設定信任規則以建立更精細的共用控制項如果貴機構需要更多限制內部和外部共用的選項，您可以設定信任規則。信任規則可讓您控管機構單位、群組、個別使用者和網域之間的檔案共用設定。
操作說明：建立及管理雲端硬碟共用信任規則
您可以建立目標對象，協助使用者與適當的群組 (例如自己的單位或其他部門) 共用內容。目標對象設定可避免機構中共用檔案的人數過多。
操作說明：設定雲端硬碟檔案共用設定的一般存取權選項
當使用者要傳送含有檔案附件的電子郵件或日曆邀請時，如果收件者沒有存取權，系統會提示使用者授予存取權。您可以限制寄件者能授予多少存取權，以免共用檔案的人數過多或資料外洩。
操作說明：限制使用者可授予檔案的存取權
設定雲端硬碟進階功能
設定雲端硬碟標籤您可以設定雲端硬碟標籤，協助使用者分類檔案或為檔案加上標籤，以便追蹤檔案類型和核准項目、套用政策及提升搜尋品質。這些標籤會為檔案新增中繼資料，例如檔案機密等級、文件狀態或截止日期。
操作說明：管理雲端硬碟標籤
貴機構的品牌至關重要，宣傳品牌的其中一種方法是為 Google 文件、試算表、簡報、表單和協作平台設定自訂範本。您可以允許貴機構的所有人或特定使用者建立自訂範本。
操作說明：允許貴機構自訂範本
如果貴機構會處理機密的智慧財產資訊，或是從事須高度管制的產業，可以讓使用者建立用戶端加密文件，以及其他 Google 伺服器無法解碼的檔案。
瞭解詳情：關於用戶端加密
