Informes de usuario: cuentas

Ver el estado y la actividad de las cuentas de los usuarios

Como administrador de tu organización, puedes crear una vista consolidada de estados de usuario y actividad de cuentas. En Informes de usuario, el informe "Cuentas" proporciona información relacionada con el estado de la cuenta de los usuarios, como el estado de la verificación en dos pasos y el nivel de seguridad de las contraseñas. En función de la edición de Google Workspace que tengas, también se muestran datos de usuario relacionados con Google Drive, Gmail y Classroom.

Paso 1: Abre el informe "Cuentas"

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve aInformesy luegoInformes de usuarioy luegoCuentas.

Paso 2: Revisa los datos

El informe "Cuentas" se basa en los siguientes datos de los usuarios.

Nota: El acceso a algunos de los informes de actividad depende de la edición de Google Workspace que tengas.

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General
Columna del informe Descripción
Usuario El nombre del usuario.
Estado de la cuenta del usuario

El estado de la cuenta del usuario (activa, bloqueada o suspendida).

  • Los usuarios bloqueados han infringido los Términos del Servicio. Nuestros sistemas los suspenden automáticamente y los marcan como usuarios con comportamiento inadecuado. Si necesitas más información, puedes ponerte en contacto con el equipo de asistencia.
  • Los usuarios suspendidos tienen una cuenta que ha sido inhabilitada temporalmente por un administrador. Los administradores pueden suspender temporalmente a un usuario sin eliminar el perfil del dominio ni la información asociada, como documentos y presentaciones. Los usuarios suspendidos no pueden iniciar sesión hasta que un administrador reactive su cuenta.
Estado de administrador El acceso de administrador de un usuario: Superadministrador, Administrador o Ninguno.
Inscripción en la verificación en dos pasos Indica si el usuario está registrado en la verificación en dos pasos.
Implementación obligatoria de la verificación en dos pasos Indica si el usuario debe estar registrado en la verificación en dos pasos.
Conformidad con la política de longitud de la contraseña Indica si el usuario cumple o no los requisitos de longitud de la contraseña. Para saber cómo definir requisitos de contraseñas, consulta el artículo Aplicar y supervisar los requisitos de las contraseñas de los usuarios.
Nivel de seguridad de la contraseña Indica si el usuario tiene una contraseña segura o poco segura según los requisitos de las contraseñas definidos por un administrador. Para saber cómo definir requisitos de contraseñas, consulta el artículo Aplicar y supervisar los requisitos de las contraseñas de los usuarios.
Aplicaciones externas El número de aplicaciones externas (que no son de Google) que el usuario ha instalado en tu dominio.

Nota: Si quieres saber cómo puedes ver los nombres de las aplicaciones de cada usuario y revocar el acceso de aplicaciones externas, consulta el artículo Gestionar la configuración de seguridad de los usuarios.

Acceso a aplicaciones poco seguras Indica si el usuario tiene la opción de bloquear o permitir (Permitido o Rechazado​) el acceso de las aplicaciones poco seguras a sus propias cuentas.
Nombre definido por el administrador El nombre de usuario designado por el administrador.
Estado del nombre de perfil Indica si el usuario ha cambiado el nombre de su perfil o no lo ha modificado.
Almacenamiento utilizado en Fotos (MB) El almacenamiento total en Fotos utilizado por el usuario.
Almacenamiento total utilizado (MB) El almacenamiento total utilizado por el usuario.
Almacenamiento usado (%) El almacenamiento utilizado por el usuario, expresado como porcentaje.
Gmail
Columna del informe Descripción
Total de correos electrónicos El número de mensajes de Gmail que el usuario ha enviado y recibido. Se incluyen los correos electrónicos enviados o recibidos de clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail.
Correos electrónicos recibidos El número de mensajes de Gmail que el usuario ha recibido. Se incluyen los correos electrónicos recibidos de clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail.
Correos electrónicos enviados El número total de mensajes de Gmail que el usuario ha enviado. Se incluyen los correos electrónicos enviados por clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail.
Gmail (POP): usado por última vez La última vez que el usuario usó un servidor de correo con el protocolo de oficina postal (POP) para acceder a Gmail.
Gmail (IMAP): usado por última vez La última vez que el usuario usó un servidor de correo con el protocolo de acceso a mensajes de Internet (IMAP) para acceder a Gmail.
Gmail (Web): usado por última vez La última vez que el usuario usó la versión web de Gmail. Ten en cuenta que esta marca de tiempo no está sincronizada con la de Último acceso.
Almacenamiento utilizado en Gmail (MB) El almacenamiento total de Gmail utilizado por el usuario.
Drive

Las definiciones de las nuevas métricas incluyen "añadido", lo que difiere de las métricas previas porque cuenta cuándo han tenido lugar eventos de "adición". Estos eventos incluyen la creación o subida de archivos, la recuperación de archivos de la papelera o la transferencia de propiedad. Estas acciones se registran independientemente del estado final del elemento. Si se producen diferentes eventos de adición en un mismo archivo, no se incrementa el número de eventos registrados.

Columna del informe Descripción
Público El número de archivos disponibles públicamente.
Cualquier usuario con el enlace El número de archivos de Drive disponibles para todos los usuarios que dispongan del enlace.
Archivos compartidos con cualquier usuario del dominio El número de archivos de Drive que se comparten con todos los usuarios del dominio.
Archivos compartidos con cualquier usuario del dominio que tenga el enlace El número de archivos de Drive disponibles para todos los usuarios del dominio que dispongan del enlace.
Fuera del dominio El número de archivos de Drive que se han compartido expresamente con usuarios o grupos de fuera del dominio.
Archivos compartidos en el dominio El número de archivos de Drive que se han compartido expresamente con usuarios o grupos del dominio.
Elementos compartidos de forma privada El número de archivos de Drive que no se comparten.
Hojas de cálculo de Google añadidas El número de hojas de cálculo que se han añadido a Drive.
Dibujos de Google añadidos El número de dibujos de Google que se han añadido a Drive.
Documentos de Google añadidos El número de documentos de texto que se han añadido a Drive.
Presentaciones de Google añadidas El número de presentaciones que se han añadido a Drive.
Formularios de Google añadidos El número de formularios que se han añadido a Drive.
Otros tipos añadidos El número de archivos que no son de Google que ha añadido el usuario.
Archivos editados El número de archivos de Drive que ha editado el usuario.
Archivos vistos El número de archivos de Drive que ha visto el usuario.
Archivos añadidos El número de archivos de Drive que ha añadido el usuario.
Almacenamiento utilizado en Drive (MB) El almacenamiento total en Drive utilizado por el usuario.
Drive: último momento de actividad La última vez que el usuario utilizó Drive.
Classroom
Columna del informe Descripción
Classroom: usado por última vez La última vez que el usuario realizó una acción en Classroom, como crear, calificar, devolver o enviar trabajo, o publicar en el tablón de anuncios.
Clases creadas El número de clases creadas.
Publicaciones creadas El número total de publicaciones que los profesores y los alumnos han creado.

Paso 3: Personaliza los datos del informe

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. Haz clic en Configuración ""
  3. (Opcional) Para añadir columnas al gráfico, haz clic en la flecha hacia abajo "" que hay junto a Añadir columna y, a continuación, selecciona las opciones de la lista.
  4. (Opcional) Para quitar un elemento del gráfico, junto a su nombre, haz clic en Quitar "".
  5. (Opcional) Para reorganizar las columnas, arrastra y suelta un elemento a otra posición.
  6. Haz clic en Guardar.

Paso 4: Filtra los datos y exporta el informe

Filtrar por usuario o actividad

Puedes acotar el informe para que se muestren usuarios o eventos específicos. Por ejemplo, puedes crear un filtro para encontrar a todos los usuarios que utilizan la verificación en dos pasos o un filtro para ver una lista de las personas que comparten muchos enlaces externos.

  1. Abre el informe tal como se indica en el paso 1 de este artículo.
  2. En la parte superior del informe, haz clic en Añadir un filtro.
  3. Haz clic en uno de los filtros de la lista, introduce los criterios y haz clic en Aplicar.

Filtrar por unidad organizativa

Puedes filtrar por unidad organizativa para comparar estadísticas de diferentes organizaciones secundarias de un dominio.

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. En la parte superior del informe, haz clic en Unidad organizativa y luego selecciona una unidad de la lista.
  3. Haz clic en Aplicar.

Aunque estés buscando datos antiguos, solo puedes hacerlo en la jerarquía de organización actual. Los datos anteriores al 20 de diciembre del 2018 no aparecerán en los resultados filtrados.

Filtrar por grupo

También puedes filtrar los datos del informe por grupo. Para que en este filtro aparezca un grupo, debes incluirlo en una lista de permitidos:

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. En la parte superior del informe, haz clic en Filtro de grupos.
  3. Haz clic en Incluir grupos en la lista de permitidos.
    Se mostrará la página Incluir grupos en la lista de permitidos.
  4. Haz clic en Añadir grupos.
  5. Selecciona un grupo de la lista o escribe texto para buscar su nombre.
  6. Haz clic en Añadir para añadir grupos concretos a la lista.
  7. Haz clic en Guardar.
    Nota: Una vez que has añadido un grupo a la lista de permitidos, los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse.
  8. Para personalizar los datos del informe, vuelve al informe y haz clic en Filtro de grupos para filtrar por grupo.

Mostrar datos de una fecha determinada

Selecciona Ver por fecha y usa el selector de fechas para mostrar datos de una fecha concreta, o selecciona la opción para ver los datos más recientes de cada aplicación. En muchas métricas están disponibles los datos de los últimos seis meses, aunque en otras el periodo de tiempo es menor.

Exportar los datos de un informe

Puedes exportar los datos del informe a una hoja de cálculo de Google o descargarlos en un archivo CSV.

  1. Abre el informe tal como se indica en el paso 1 de este artículo.
  2. (Opcional) Cambia los datos que se incluirán en la exportación según se describe en el paso 3 de este artículo.
  3. En el informe, haz clic en Descargar "".
  4. Selecciona las columnas que quieres incluir y el formato del informe.
  5. Haz clic en Descargar.

Puedes exportar hasta 210.000 celdas. La cantidad máxima de filas depende del número de columnas que selecciones.

¿Qué antigüedad tienen los datos que veo?

No verás los datos completos hasta la fecha actual, sino que aparecerá la fecha más reciente de los datos de esa columna debajo del título del gráfico. En la tabla situada debajo del gráfico se muestran los datos de la fecha más reciente.

Es posible que a veces aparezca un asterisco (*) junto al nombre de una columna, lo que indica que los datos de esa columna podrían estar obsoletos en comparación con los de otras columnas.

Para saber cuándo se obtienen los datos y durante cuánto tiempo se conservan, consulta el artículo Plazos de conservación y periodos de retraso de los datos.

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