Granskningslogg för Drive

Visa aktivitet i Drive-fil

Den här funktionen är tillgänglig med utgåvorna G Suite Business, Education, Enterprise och Drive Enterprise. Jämför utgåvor

Med granskningsloggen för Drive kan G Suite-administratörer samla och visa en lista över användarnas aktivitet på domänen, till exempel när de visar, skapar, förhandsgranskar, skriver ut, uppdaterar, tar bort, hämtar eller delar Drive-innehåll. Granskningsloggen för Drive inkluderar innehåll som användarna skapar i Google Dokument, Kalkylark, Presentationer och andra appar i G Suite samt innehåll som har skapats i andra program och som användarna laddar upp på Drive, exempelvis PDF- och Word®-filer. 

Alla domäner med G Suite, oavsett utgåva, kan använda Activity API för att programmatiskt få tillgång till grundläggande G Suite-rapportdata, medan domäner med G Suite Enterprise, G Suite Business eller Drive Enterprise kan använda ett nytt Reports API för att komma åt avancerad G Suite-rapportdata.

VIKTIGT! Granskningshändelser i Drive loggas enbart för filer som ägs av användare med G Suite Business- eller Enterprise-licenser.

Steg 1: Öppna granskningsloggen för Drive

  1. Logga in på Googles administratörskonsol.

    Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).

  2. Öppna Rapporter på startsidan för administratörskonsolen.

    Du måste kanske klicka på Fler kontroller längst ned för att kunna se rapporterna.

  3. Klicka på Granskning följt av Drive till vänster.

    Du kan behöva rulla innan du ser Granskning.

  4. Klicka på Välj kolumner Välj kolumner i verktygsfältet och välj vilken data du vill se i loggen. 
  5. Läs nedan om hur du tolkar och anpassar loggdata.

Steg 2: Tolka granskningsloggdatan för Drive

Data som visas

Googles administratörskonsol baserar sina Drive-granskningsloggar på följande användardata:

Datatyp Beskrivning Filtrering i administratörskonsolen
Händelsenamn

Användaråtgärd, exempelvis Visa, Byt namn, Skapa, Redigera, Förhandsgranska, Skriv ut, Uppdatera, Ta bort, Ladda upp, Ladda ned eller Dela en Drive-fil.

De flesta åtgärder loggas direkt. Förhandsgranskning av händelser i visningsprogrammet för Drive kan dock försenas i 12 timmar eller mer från det att händelsen inträffar. Andra händelser, till exempel uppladdning av en fil, loggas när de är slutförda. 

Kopiera filer 

Vilken åtgärd som loggas när du kopierar filer beror på filtypen:

  • Dokument, Kalkylark eller Presentationer – Skapa- och Redigera-åtgärder loggas för den nya filen,
  • Microsoft® Office® och filer med format som inte tillhör Google – En Skapa-händelse loggas för den nya filen.

Om användaren väljer menyalternativet Kopiera i Dokument, Kalkylark eller Presentationer loggas dessutom en Visa-händelse för den nya filen, eftersom den visas för användaren.

Filer på delad enhet

Visning av papperskorgen och ändring av tema på en delad enhet loggas inte.

Skriva ut filer

Utskriftshändelser registreras inte för Google-filformat (Dokument, Kalkylark, Presentationer, Teckningar, Formulär). Utskriftshändelser kan loggas som nedladdningshändelser vid utskrift av filer med Drive-appen från Apple® iOS®- eller Android-enheter. 

Ladda ned filer

Nedladdningar från följande källor loggas inte:

  • Nedladdningar från Google Takeout
  • Hämtningar till offline-cacheminnen för webbläsare
  • Foton som synkroniseras till, hämtas från eller visas i Google Foto
  • Drive-objekt som skickas via e-post som bilagor och laddas ned via mottagarens e-postklient

Visa filer

Visning av filer med parametrarna /htmlview URL loggas inte.

Publicera filer

Publicering på webben loggas inte för Google Dokument, Kalkylark, Presentationer eller Formulär.

Anonyma användare

Endast följande åtgärder loggas för anonyma användare, användare som inte är inloggade på ett Google-konto, vid visning av en fil som delats via länk:

  • Visa eller redigera filer i Dokument, Kalkylark, Presentationer, Teckningar och Formulär. Visning loggas inte för andra filtyper på Drive.

Synkroniseringsklienter

Nedladdningshändelser loggas när filer kopieras mellan Drive och en lokal enhet med Drive Direktsynk eller Säkerhetskopiera och synkronisera.

 Filtrerbar
Händelsebeskrivning En sammanfattning av händelsen, exempelvis ”Lennart skapade ett objekt”. Ej filtrerbar
Objekttyp Filformat som aktiviteten omfattar, exempelvis Google Dokument, Kalkylark, Presentationer, JPEG, PDF, PNG, MP4, Microsoft®, Word®, Excel®, PowerPoint®, txt, HTML, MPEG Audio, QuickTime®-video, mapp eller delade enheter. Filtrerbar
Objekt-id Den unika identifieraren för Drive-objekt som aktiviteten är kopplad till. Identifieraren lagras i filens webbadresslänk. Filtrerbar
Synlighet Synlighet för Drive-objektet som aktiviteten är kopplad till. Filtrerbar
Tidigare synlighet Synlighet för Drive-objektet före aktiviteten. Filtrerbar
Användare E-postadressen för den användare som utförde aktiviteten. Användare utanför domänen som initierar händelser visas som anonyma, förutom när de kan visa eller redigera ett dokument som explicit delats med dem (som individ eller som del av en specifik grupp). Filtrerbar – fungerar även om endast domännamnet anges
Ägare Användaren som äger filen. Filtrerbar
Datum- och tidsintervall

Datum och tid då händelsen inträffade (visas i webbläsarens standardtidszon).

Obs! De flesta händelserna loggas direkt när de är klara. I vissa fall, exempelvis vid stora uppladdningar, kan detta ta ett tag.

 Filtrerbar
IP-adress

Adressen som användaren utförde aktiviteten från. Denna kan spegla användarens fysiska plats eller vara exempelvis en adress för en proxyserver eller ett virtuellt privat nätverk (VPN). 

Inga IP-adresser loggas för händelser:

  • Som initieras av användare utanför domänen.
  • Från tjänster som inte loggar IP-adressen i sina begäranden.
  • Relaterat till att byta namn på eller ta bort en delad enhet.
 Ej filtrerbar
Fakturerbar (Endast Drive Enterprise) Om användaråtgärden är en debiterbar aktivitet. Ej filtrerbar
Filsynlighet och delningsbehörigheter

När en användare på domänen delar en fil läggs händelsen Ändring av delningsbehörighet för användare till i granskningsloggen.

Om du vill se filer som delas med användare utanför en domän väljer du Delas externt under Synlighet.

  • Om du delar en fil med någon utanför din domän som inte har ett Google-konto måste den inbjudna personen skapa ett Google-konto för att dela filen. Händelsen för ändring av delningsbehörighet visas inte i granskningsloggen förrän inbjudan den inbjudna personen har skapat ett konto och öppnar filen.
  • Om du stänger av extern delning och en användare delar en resurs med en grupp som tillåter externa användare markeras data som Delas externt i loggen. Externa användare i gruppen kan dock inte komma åt den delade resursen. Du ser detta även om gruppen inte har några externa användare.

Steg 3: Anpassa och exportera granskningsloggdata

Filtrera granskningsloggdatan efter användare eller aktivitet

Genom att begränsa granskningsloggen kan du visa specifika händelser och användare. Till exempel kan du visa alla logghändelser för när användare har uppdaterat eller tagit bort en Drive-fil eller hitta all aktivitet i Kalkylark för en viss användare.

  1. Öppna granskningsloggen enligt anvisningarna ovan.
  2. Klicka på Filter om inte avsnittet Filter Filtrera visas.
  3. Ange eller välj kriterierna för filtret. Du kan filtrera på alla kombinationer av data som visas i loggen. Det går även att filtrera på Ändring av objektets synlighet: Extern, Intern eller Ingen.
  4. Klicka på Sök.

Filtrera efter organisationsenheter

Du kan filtrera efter organisationsenhet och jämföra statistik mellan underordnade organisationer i en domän.

  1. Öppna rapporten enligt anvisningarna ovan.
  2. Till vänster under Filter väljer du en organisationsenhet från listan.

Du kan bara filtrera den aktuella organisationshierarkin, även när du söker efter äldre data. Data som är äldre än 2018-12-20 visas inte i de filtrerade resultaten.

Exportera granskningsloggdata

Du kan exportera data från granskningsloggen till Google Kalkylark eller ladda ned den som en CSV-fil.

  1. Öppna granskningsloggen enligt anvisningarna ovan.
  2. (Valfritt) Så här ändrar du vilken data som ska ingå i exporten.
    1. Klicka på Välj kolumner Välj kolumner i verktygsfältet.
    2. Markera kryssrutan bredvid den data du vill exportera. Klicka sedan på Tillämpa.
  3. Klicka på Ladda ned Hämta i verktygsfältet.

Du kan exportera upp till 210 000 celler. Det maximala antalet rader beror på antalet valda kolumner. Granskningsloggar för Kalkylark är begränsade till 10 000 rader, medan CSV-exporten kan innehålla upp till 500 000 rader.

Hur gammal är den data som visas?

För information om exakt när data blir tillgänglig och hur lång tid den lagras, se Datalagring och fördröjning.

Steg 4: Konfigurera e-postvarningar

Genom att konfigurera varningar kan du enkelt spåra specifik aktivitet på Drive. Du kan till exempel få ett varningsmeddelande när någon skapar eller raderar ett dokument.

  1. Öppna granskningsloggen enligt anvisningarna ovan.
  2. Klicka på Filter om inte avsnittet Filter Filtrera visas.
  3. Ange eller välj kriterierna för filtret. När du konfigurerar en varning kan du filtrera på alla kombinationer av den data som visas i loggen förutom datum och tidsintervall.
  4. Klicka på Ange varning.
  5. I rutan Ange varning: Drive anger du ett namn på varningen.
  6. Markera kryssrutan för att skicka varningsmeddelandet till kontots huvudadministratör.
  7. Ange e-postadresser till andra mottagare av varningsmeddelandet.
  8. Klicka på Spara.

Om du vill redigera anpassade varningar läser du Få e-postvarningar om viktig aktivitet.

Var det här till hjälp?
Hur kan vi förbättra den?