Deze functie wordt ondersteund in de volgende versies: Frontline Starter en Frontline Standard, Business Starter, Business Standard en Business Plus, Enterprise Standard en Enterprise Plus Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade en Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials en Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Versies vergelijken
Als beheerder kunt u de controle- en onderzoekspagina gebruiken om zoekopdrachten uit te voeren voor Drive-logboekgebeurtenissen. Daar vindt u een overzicht van acties en kunt u de gebruikersactiviteit van uw organisatie in Drive zien. Drive-logboekgebeurtenissen bevatten content die uw gebruikers maken in Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties en andere Google Workspace-apps, en content die uw gebruikers uploaden naar Drive, zoals pdf's en Microsoft Word-bestanden.
U kunt de Activity API gebruiken om programmatic algemene rapportgegevens te openen. Als uw Google Workspace-versie dit ondersteunt, kunt u een nieuwe Reports API gebruiken om geavanceerde Google Workspace-rapportgegevens te openen.
Belangrijk:
- Niet alle activiteiten in Drive worden opgeslagen. Zie Opgeslagen en niet-opgeslagen gebeurtenissen voor een lijst met wat er is opgenomen in het logboek.
- Zie Bewaartijden van gegevens en vertragingstijden voor meer informatie over wanneer gegevens beschikbaar worden en hoelang deze bewaard blijven.
- Drive-controlegebeurtenissen worden alleen geregistreerd voor bestanden waarvan gebruikers die een ondersteunde versie gebruiken de eigenaar zijn.
Raadpleeg Over de controle- en onderzoekstool voor een volledige lijst van services en activiteiten die u kunt onderzoeken, zoals Google Drive of gebruikersactiviteit.
De controle- en onderzoekspagina openen
Gebeurtenisgegevens in het logboek Drive openen
-
Log in bij de Google Beheerdersconsole.
Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).
- Klik links op Rapporten
Controle en onderzoek
De gegevens filteren
- Open de logboekgebeurtenissen zoals hierboven beschreven in Gebeurtenisgegevens in het logboek Drive openen.
- Klik op Een filter toevoegen en selecteer een kenmerk.
- Selecteer in het pop-upvenster een operator
-
(Optioneel) Ga als volgt te werk om meerdere filters voor je zoekopdracht te maken:
- Klik op Een filter toevoegen en herhaal stap 3.
- (Optioneel) Als u een zoekoperator wilt toevoegen, selecteert u boven Een filter toevoegen de optie AND of OR.
- Klik op Zoeken.
Opmerking: Op het tabblad Filter kunt u eenvoudige parameter- en waardeparen toevoegen om de zoekresultaten te filteren. U kunt ook het tabblad Voorwaardenbuilder gebruiken, waar de filters worden weergegeven als voorwaarden met AND/OR-operators.
Kenmerkbeschrijvingen
Voor deze gegevensbron kunt u de volgende kenmerken gebruiken als u zoekt naar gegevens uit logboekgebeurtenissen:
Opmerking:
- Niet alle kenmerken in de volgende lijst worden gerapporteerd voor alle gebeurtenissen.
- De volgende lijst is niet volledig en kan worden gewijzigd. Ga naar Gebeurtenissen in Drive-controleactiviteit op de Google Workspace Admin SDK-website voor meer informatie over Drive-logboekgebeurtenissen.
| Kenmerk | Beschrijving |
|---|---|
| Handelende gebruiker | Het e-mailadres van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd. Gebruikers buiten het domein worden weergegeven als 'anoniem', behalve als ze een document bekijken of bewerken dat expliciet met ze is gedeeld (individueel of als lid van een bepaalde groep). |
| Naam van handelende groep |
Groepsnaam van de handelende gebruiker. Ga naar Resultaten filteren op Google-groep voor meer informatie. Zo voegt u een groep toe op de toelatingslijst voor filtergroepen:
|
| Handelende organisatie-eenheid | Organisatie-eenheid van de handelende gebruiker |
| Publiek | Doeldomein voor als er een zichtbaarheidswijziging in het controlelogboek staat |
| Factureerbaar | (Alleen Essentials-versie) Of de gebruikersactie een betaalde activiteit is. |
| Datum |
De datum en tijd waarop de gebeurtenis zich heeft voorgedaan (weergegeven in de standaard tijdzone van uw browser). Opmerking: De meeste gebeurtenissen worden opgeslagen zodra ze zijn voltooid. Soms kan het even duren voordat gebeurtenissen over grote uploads zijn opgeslagen in het logboek. |
| Document-ID |
Unieke ID van het Drive-item dat is gekoppeld aan de activiteit, zoals opgeslagen in de URL van het bestand. |
| Documenttype | De bestandsindeling van het bestand waar de activiteit betrekking op heeft, zoals Google-document, -spreadsheet of -presentatie, jpeg, pdf, png, mp4, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, txt, HTML, mpeg-audio, QuickTime-video, map of gedeelde Drive. |
| Domein* | Het domein waar de actie heeft plaatsgevonden. |
| Versleuteld* | Of het bestand is versleuteld aan de clientzijde. |
| Naam gebeurtenis |
Door de gebruiker gestarte gebeurtenissen zoals Weergeven, Naam wijzigen, Maken, Bewerken, Afdrukken, Verwijderen, Uploaden en Downloaden. De meeste acties worden onmiddellijk geregistreerd. Het kan echter 12 uur of langer duren voordat gebeurtenissen in de Drive-viewer kunnen worden afgedrukt. Voor bestanden die automatisch zijn verwijderd door Google Drive of uit de prullenbak wordt meteen een gebeurtenis opgeslagen in het logboek. Andere gebeurtenissen, zoals het uploaden van een bestand, worden vastgelegd zodra ze zijn voltooid. |
| IP-adres* |
Adres waarmee de gebruiker de activiteit heeft uitgevoerd. Dit kan de fysieke locatie van de gebruiker zijn, maar ook bijvoorbeeld een proxyserver of een Virtual Private Network (VPN). Er worden geen IP-adressen opgeslagen voor de volgende soorten gebeurtenissen:
|
| Nieuwe waarde voor zichtbaarheid publicatie | Nieuwe zichtbaarheid van het document |
| Nieuwe waarde* | Nieuwe waarde van de gewijzigde instelling |
| Nieuwe waarde-ID's* | Nieuwe waarde van het labelveld |
| Oude waarde voor zichtbaarheid publicatie | Oude zichtbaarheid van het document als de zichtbaarheid is gewijzigd door de activiteit |
| Oude waarde* | Oude waarde van de gewijzigde instelling |
| Oude waarde-ID's* | Oude waarde van het labelveld |
| Eigenaar |
De gebruiker die eigenaar is van het bestand. |
| Eerdere zichtbaarheid | Eerdere zichtbaarheid van het document als de zichtbaarheid is gewijzigd |
| Ontvangers* | E-mailadressen van de ontvangers |
| ID gedeelde Drive | De Drive-ID van de gedeelde Drive waarin het bestand staat. Als het bestand niet in een gedeelde Drive staat, wordt dit veld niet ingevuld. |
| Doel | Gebruiker van wie de toegang is gewijzigd |
| Titel | Titel van het document |
| Zichtbaarheid | Zichtbaarheid van het Drive-item dat is gekoppeld aan de activiteit |
| Zichtbaarheid gewijzigd | Zichtbaarheid van het Drive-item voorafgaand aan de activiteit |
| Bezoeker | 'Ja' betekent dat de activiteit is uitgevoerd door een niet-Google-gebruiker. 'Nee' betekent dat de activiteit is uitgevoerd door een Google-gebruiker. Meer informatie over documenten delen met bezoekers. |
Bestanden tonen die zijn gedeeld buiten een domein
Ga als volgt te werk om bestanden weer te geven die zijn gedeeld met gebruikers buiten een domein:
- Open de logboekgebeurtenissen zoals hierboven beschreven in Gebeurtenisgegevens in het Drive-logboek openen.
- Klik op Een filter toevoegen
- Klik op Zoeken.
Als u extern delen uitzet en een gebruiker een bron deelt met een groep die externe gebruikers toestaat, worden gegevens in het logboek gemarkeerd als Extern gedeeld, zelfs als de groep geen externe gebruikers bevat. Externe gebruikers in de groep hebben echter geen toegang tot de gedeelde bron.
Opgeslagen en niet-opgeslagen gebeurtenissen
Verwijderen
Voor bestanden die automatisch zijn verwijderd door Google Drive of uit de prullenbak wordt meteen een gebeurtenis opgeslagen in het logboek.
Kopiëren
Als een bestand wordt gekopieerd, worden de gebeurtenissen Maken en Kopiëren opgeslagen voor het nieuwe bestand en wordt de gebeurtenis Brontekst opgeslagen voor het oorspronkelijke bestand.
Als een gebruiker van buiten uw organisatie een bestand kopieert naar een externe locatie, slaat uw organisatie de gebeurtenissen Maken en Kopiëren niet op, omdat het nieuwe bestand extern is. In uw logboeken staat echter de gebeurtenis Bron kopiëren in het oorspronkelijke bestand met het Kopieertype Extern. Als u wilt controleren wanneer gegevens uit uw organisatie worden gekopieerd, raadpleegt u gebeurtenissen bij Brontekst van het kopieertype Extern.
Afdrukken
De gebeurtenis Afdrukken wordt niet opgeslagen als een gebruiker een bestand afdrukt dat is geopend in een Google-bestandsindeling (Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Tekeningen en Formulieren).
Als u bestanden met de Drive-app afdrukt vanaf een Apple iPhone of iPad, of vanaf een Android-apparaat, worden afdrukgebeurtenissen mogelijk opgeslagen als downloadgebeurtenissen.
Downloaden
De meeste downloads worden opgeslagen als bestanden worden gekopieerd tussen Drive en een lokaal apparaat met Google Drive voor desktop.
Sommige weergavegebeurtenissen worden opgeslagen als downloads:
- Als u een voorbeeld van een bestand bekijkt in de Drive-app op een mobiel apparaat, wordt dit opgeslagen als een downloadgebeurtenis.
- Als u een voorbeeld van een bestand bekijkt, zoals een pdf, dat niet rechtstreeks kan worden geopend in Google Documenten of een andere Google-app, wordt dit opgeslagen als een Downloadgebeurtenis.
Downloads vanuit de volgende bronnen worden niet opgeslagen in het logboek:
- Downloads via Google Takeout (zoek gebeurtenissen in het Takeout-logboek)
- Downloads naar het offline cachegeheugen van een browser
- Foto's die worden gesynchroniseerd met, gedownload vanuit, of bekeken met Google Foto's
- Drive-items die zijn gemaild als bijlage en gedownload via de e-mailclient van de ontvanger
Weergave
- Bestanden die worden bekeken met /htmlview, /embed, /revisions en andere speciale URL's worden geregistreerd als weergavegebeurtenissen.
Gebeurtenissen die betrekking hebben op externe domeinen
Sommige gebeurtenissen kunnen betrekking hebben op gebruikers, gedeelde mappen of gedeelde Drives buiten uw organisatie, zoals wanneer een gebruiker in uw organisatie een bestand deelt met een externe gebruiker. Beide organisaties slaan een gebeurtenis op als het eigendom van het item wijzigt van de ene organisatie naar de andere.
Voorbeelden van gebeurtenissen die door beide worden opgeslagen:
- Een Drive-item dat eigendom is van een gebruiker in uw organisatie, wordt verplaatst naar een externe gedeelde Drive.
- Een Drive-item dat eigendom is van een gebruiker buiten uw organisatie, wordt verplaatst naar een gedeelde Drive die eigendom is van uw organisatie.
- Een gebruiker kopieert een bestand waardoor dit uw organisatie binnenkomt of uitgaat. De ontvangende organisatie registreert de naam van het gekopieerde bestand, maar niet de oorspronkelijke bestandsnaam.
Voorbeelden van gebeurtenissen die worden opgeslagen door uw organisatie, maar niet door het externe domein:
- Een Drive-item dat eigendom is van een gebruiker in uw organisatie, wordt gedeeld met een externe gebruiker.
- Een Drive-item dat eigendom is van een gebruiker in uw organisatie, wordt gedeeld met een groep die externe gebruikers toestaat, zelfs als er geen externe gebruikers in de groep zitten.
- Drive-items waarvan uw organisatie de eigenaar is, worden bekeken, bewerkt, gedownload, afgedrukt of verwijderd door een externe gebruiker.
- Een externe gebruiker uploadt een bestand naar een gedeelde Drive die eigendom is van uw organisatie.
Gebeurtenissen die worden geregistreerd door het externe domein, maar niet door uw organisatie, zijn het omgekeerde van het vorige gedeelte.
Anonieme en externe gebruikers
Voor anonieme gebruikers (gebruikers die niet zijn ingelogd op een Google-account) worden bewerkingen geregistreerd, maar weergaven en downloads worden niet geregistreerd.
Acties die worden uitgevoerd door gebruikers buiten het domein, worden getoond als anoniem, behalve als het item expliciet met ze is gedeeld (als individu of als onderdeel van een specifieke groep).
Beheerders kunnen anonieme en externe toegang beperken met beleid voor delen van de organisatie of beleid voor vertrouwensregels in te stellen.
Drive voor desktop
Als bestanden tussen Drive en een lokaal apparaat worden gekopieerd met Google Drive voor desktop, worden de downloadgebeurtenissen opgeslagen.
Logboekgebeurtenisgegevens beheren
Kolomgegevens in de zoekresultaten beheren
Je kunt instellen welke gegevenskolommen worden getoond in de zoekresultaten.
- Klik rechtsboven in de tabel met zoekresultaten op Kolommen beheren
.
- (Optioneel) Als je huidige kolommen wilt verwijderen, klik je op Verwijderen
.
- (Optioneel) Als je kolommen wilt toevoegen, klik je naast Nieuwe kolom toevoegen op de pijl-omlaag
en selecteer je de juiste gegevenskolom.
Herhaal deze stappen indien nodig. - (Optioneel) Als je de volgorde van kolommen wilt wijzigen, versleep je de kolomnaam.
- Klik op Opslaan.
Zoekresultaten exporteren
- Klik bovenaan de tabel met zoekresultaten op Alles exporteren.
- Voer een naam in
De export wordt getoond onder de tabel met zoekresultaten, bij Actieresultaten exporteren. - Klik op de naam van de export om de gegevens te bekijken.
De export wordt geopend in Google Spreadsheets.
Rapportregels maken
Zie Rapportregels maken en beheren.
