Drive-controlelogboek

Activiteiten van gebruikers in Google Drive-bestanden bekijken

Ondersteunde versies voor deze functie: Business Standard en Plus; Enterprise; Education Plus; G Suite Business; Essentials.  Versies vergelijken

Als beheerder kunt u het Google Drive-controlelogboek gebruiken om de gebruikersactiviteiten in uw organisatie vast te leggen. Het Drive-controlelogboek bevat content die uw gebruikers maken in Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties en andere Google Workspace-apps. Ook bevat het content die met andere programma's is gemaakt en door uw gebruikers is geüpload naar Drive, zoals pdf's en Microsoft Word-bestanden.

U kunt de Activity API gebruiken om programmatisch algemene rapportgegevens te openen. Als uw Google Workspace-versie dit ondersteunt, kunt u de nieuwe Reports API gebruiken om geavanceerde Google Workspace-rapportgegevens te openen.

Belangrijk:

  • Zie Bewaartijden van gegevens en vertragingstijden voor meer informatie over wanneer gegevens beschikbaar worden en hoelang deze bewaard blijven.
  • Drive-controlegebeurtenissen worden alleen vastgelegd voor bestanden waarvan gebruikers die een ondersteunde versie gebruiken de eigenaar zijn.

Het Drive-controlelogboek openen

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Rapporten.
  3. Klik links, onder Controlelogboek, op Drive.
  4. (Optioneel) Als u wilt aanpassen welke gegevens u ziet, klikt u rechts op Kolommen beheren "". Selecteer de kolommen die u wilt weergeven of verbergenand thenklik op Opslaan.

De gegevens uit het Drive-controlelogboek begrijpen

Gegevens die u kunt bekijken

In de Google Beheerdersconsole wordt het Drive-controlelogboek gemaakt met de volgende gebruikersgegevens:

Gegevenstype Beschrijving Filteren in de beheerdersconsole
Naam gebeurtenis

Gebruikersactie voor het Drive-bestand, zoals 'Weergeven', 'Naam wijzigen', 'Maken', 'Bewerken', 'Voorbeeld', 'Afdrukken', 'Updaten', 'Verwijderen', 'Uploaden', 'Downloaden' of 'Delen'.

De meeste acties worden onmiddellijk geregistreerd. Het kan echter 12 uur of langer duren voordat voorbeelden van gebeurtenissen in de Drive-viewer kunnen worden weergegeven. Voor bestanden die automatisch zijn verwijderd door Google Drive of uit de prullenbak wordt meteen een gebeurtenis opgeslagen in het logboek. Andere gebeurtenissen, zoals het uploaden van een bestand, worden opgeslagen in het logboek zodra ze zijn voltooid.

Bestanden kopiëren 

Als u bestanden kopieert, is het actietype dat wordt opgeslagen, afhankelijk van het bestandstype:

  • Documenten, Spreadsheets of Presentaties: De acties Maken en Bewerken worden opgeslagen voor het nieuwe bestand.
  • Microsoft Office-bestanden en bestanden met een niet-Google-indeling: De gebeurtenis Maken wordt opgeslagen voor het nieuwe bestand.

Als de gebruiker het menu-item 'Een kopie maken' gebruikt in Documenten, Spreadsheets of Presentaties, wordt de actie Weergeven ook opgeslagen voor het nieuwe bestand, omdat het bestand is weergegeven voor de gebruiker.

Bestanden in gedeelde Drives

Als de prullenbak is bekeken of het thema is gewijzigd in een gedeelde Drive, wordt dit niet in het logboek opgeslagen.

Bestanden afdrukken

Afdrukgebeurtenissen worden niet in het logboek opgeslagen voor Google-bestandsindelingen (Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Tekeningen, Formulieren). Afdrukgebeurtenissen kunnen worden opgeslagen als downloadgebeurtenissen als bestanden worden afgedrukt via de Drive-app op Apple iPhones en iPads of Android-apparaten.

Bestanden downloaden

Downloads vanuit de volgende bronnen worden niet opgeslagen in het logboek:

  • Downloads via Google Takeout
  • Downloads naar het offline cachegeheugen van een browser
  • Foto's die worden gesynchroniseerd met, gedownload vanuit, of bekeken met Google Foto's
  • Drive-items die zijn gemaild als bijlage en gedownload via de e-mailclient van de ontvanger

Bestanden bekijken

Bestanden die worden bekeken met /htmlview, /embed, /revisions en andere speciale URL's worden nu geregistreerd als weergavegebeurtenissen.

Bestanden publiceren

Publiceren op internet voor Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Formulieren wordt niet opgeslagen.

Anonieme gebruikers

Alleen de volgende acties worden opgeslagen voor anonieme gebruikers die niet zijn ingelogd op een Google-account en die een bestand bekijken dat is gedeeld met de link:

  • Weergeven of bewerken van bestanden in Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Tekeningen en Formulieren.

Het volgende wordt niet opgeslagen:

  • Als gebruikers andere bestandstypen hebben bekeken in Drive.
  • Als een ander bestandstype wordt gedownload.

Synchronisatieclients

Er wordt een downloadgebeurtenis opgeslagen als bestanden worden gekopieerd tussen Drive en een lokaal apparaat met Drive File Stream of Back-up en synchronisatie.

Kan worden gefilterd
Beschrijving gebeurtenis Een samenvatting van de gebeurtenis, zoals: 'Larry heeft een item gemaakt'. Kan niet worden gefilterd
Itemtype De bestandsindeling van het bestand waar de activiteit betrekking op heeft, zoals Google-document, -spreadsheet of -presentatie, jpeg, pdf, png, mp4, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, txt, HTML, mpeg-audio, QuickTime-video, map of gedeelde Drive. Kan worden gefilterd
Item-ID Unieke ID van het Drive-item dat is gekoppeld aan de activiteit, zoals opgeslagen in de URL van het bestand. Kan worden gefilterd
Zichtbaarheid Zichtbaarheid van het Drive-item dat is gekoppeld aan de activiteit. Kan worden gefilterd
Eerdere zichtbaarheid Zichtbaarheid van het Drive-item voorafgaand aan de activiteit. Kan worden gefilterd
Gebruiker Het primaire e-mailadres van de gebruiker die de activiteit heeft uitgevoerd.Gebruikers buiten het domein die gebeurtenissen in gang zetten, worden weergegeven als 'anoniem', behalve als ze een document bekijken of bewerken dat expliciet met ze is gedeeld (individueel of als lid van een bepaalde groep). Kan worden gefilterd, werkt ook als alleen de domeinnaam wordt ingevoerd
Bezoeker 'Ja' betekent dat de activiteit is uitgevoerd door een niet-Google-gebruiker. 'Nee' betekent dat de activiteit is uitgevoerd door een Google-gebruiker.Meer informatie over documenten delen met bezoekers. Kan worden gefilterd
Eigenaar De gebruiker die eigenaar is van het bestand. Kan worden gefilterd
Datum

De datum en tijd waarop de gebeurtenis zich heeft voorgedaan (weergegeven in de standaardtijdzone van uw browser).

Opmerking: De meeste gebeurtenissen worden opgeslagen zodra ze zijn voltooid. In sommige gevallen, zoals bij grote uploads, kan dit enige tijd duren.

Kan worden gefilterd
IP-adres

Adres waarmee de gebruiker de activiteit heeft uitgevoerd. Dit kan het IP-adres van de fysieke locatie van de gebruiker zijn, maar het kan ook het adres van een proxyserver of een Virtual Private Network (VPN) zijn. 

Er worden geen IP-adressen opgeslagen voor de volgende soorten gebeurtenissen:

  • Gebeurtenissen die zijn gestart door gebruikers buiten het domein.
  • Gebeurtenissen van services waarvoor geen IP-adres wordt opgeslagen in de verzoeken.
  • Gebeurtenissen waarbij de naam van een gedeelde Drive is gewijzigd of een gedeelde Drive is verwijderd.
Kan niet worden gefilterd
Factureerbaar (Alleen Essentials-versie) Of de gebruikersactie een betaalde activiteit is. Kan niet worden gefilterd

Bestandszichtbaarheid en rechten voor delen

Wanneer een gebruiker in uw domein een bestand deelt, wordt de gebeurtenis 'Toestemming voor delen voor gebruikers gewijzigd' toegevoegd aan het controlelogboek.

Als u wilt zien welke bestanden zijn gedeeld met gebruikers buiten een domein, selecteert u Extern gedeeld onder Zichtbaarheid.

  • Als u een bestand deelt met iemand buiten uw domein die geen Google-account heeft, moet de genodigde een Google-account maken om het bestand te kunnen delen. De gebeurtenis 'Toestemming voor delen voor gebruikers gewijzigd' wordt pas in het controlelogboek weergegeven nadat de genodigde een account heeft gemaakt en het bestand heeft geopend.
  • Als u extern delen uitschakelt en een gebruiker een bron deelt met een groep die externe gebruikers toestaat, worden gegevens in het logboek gemarkeerd als Extern gedeeld. Externe gebruikers in de groep hebben echter geen toegang tot de gedeelde bron. U ziet dit ook als de groep geen externe gebruikers bevat.

Wanneer en hoelang zijn gegevens beschikbaar?

Zie Bewaartijden van gegevens en vertragingstijden.

Gerelateerde onderwerpen


Google, Google Workspace en de gerelateerde merken en logo's zijn handelsmerken van Google LLC. Alle andere bedrijfs- en productnamen zijn handelsmerken van de bedrijven waarmee ze in verband worden gebracht.

Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?

Meer hulp nodig?

Log in voor extra supportopties om uw probleem snel op te lossen