Ediciones compatibles con esta función: Frontline Starter y Frontline Standard; Business Starter, Business Standard y Business Plus; Enterprise Standard y Enterprise Plus; Education Fundamentals, Education Standard, Teaching and Learning Upgrade y Education Plus; Essentials Starter, Essentials, Enterprise Essentials y Enterprise Essentials Plus; G Suite Business. Comparar ediciones
Como administrador, puedes utilizar la página de auditoría e investigación para hacer búsquedas relacionadas con eventos de registro de Drive. Puedes consultar un registro de las acciones que se han realizado para ver la actividad de los usuarios de tu organización en Drive. Los eventos de registro de Drive incluyen el contenido que tus usuarios crean en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, así como en otras aplicaciones de Google Workspace, y el contenido que los usuarios suben a Drive, como archivos PDF y de Microsoft Word.
Puedes usar la API de actividad para acceder de forma programática a los datos básicos de los informes. Si tu edición de Google Workspace lo permite, puedes utilizar una nueva API de informes para acceder a los datos de los informes avanzados de Google Workspace.
Importante:
- No se registran todas las actividades en Drive. Para ver una lista de lo que se incluye en el registro, consulta el apartado Eventos registrados y no registrados de esta página.
- Para saber cuándo se obtienen los datos y durante cuánto tiempo se conservan, consulta el artículo Plazos de conservación y periodos de retraso de los datos.
- En la auditoría de Drive, solo se registran eventos de archivos que sean propiedad de usuarios con ediciones compatibles.
Para ver una lista completa de los servicios y las actividades que puedes investigar, como Google Drive o la actividad de usuario, consulta el artículo Acerca de la herramienta de auditoría e investigación.
Abrir la página Auditoría e investigación
Acceder a datos de eventos de registro de Drive
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
- En la parte izquierda, haz clic en Informes
Auditoría e investigación
Filtrar los datos
- Abre los eventos de registro tal como se indica arriba, en el apartado Acceder a datos de eventos de registro de Drive.
- Haz clic en Añadir un filtro y selecciona un atributo.
- En la ventana emergente, selecciona un operador
-
(Opcional) Para crear varios filtros de búsqueda, haz lo siguiente:
- Haz clic en Añadir un filtro y repite el paso 3.
- (Opcional) Para añadir un operador de búsqueda, encima de Añadir un filtro, selecciona AND u OR.
- Haz clic en Buscar.
Nota: En la pestaña Filtro, puedes incluir pares de parámetros y valores sencillos para filtrar los resultados de búsqueda. También puedes usar la pestaña Creador de condiciones, donde los filtros se representan como condiciones con los operadores AND/OR.
Descripciones de atributos
En esta fuente de datos, puedes usar los siguientes atributos cuando busques datos de eventos de registro:
Nota:
- No todos los atributos de la siguiente lista se registran para todos los eventos.
- La siguiente lista no es exhaustiva y está sujeta a cambios. Para obtener más información sobre los eventos de registro de Drive, consulta el artículo Eventos de actividad de auditoría de Drive del SDK de administrador de Google Workspace.
| Atributo | Descripción |
|---|---|
| Actor | La dirección de correo electrónico del usuario que ha realizado la acción. Los usuarios ajenos al dominio se muestran como anónimos, excepto cuando ven o editan un documento que se ha compartido con ellos explícitamente, ya sea de forma individual o como miembros de un grupo específico. |
| Nombre del grupo actor |
El nombre del grupo del actor. Para obtener más información, consulta la sección Filtrar resultados por grupo de Google. Para añadir un grupo a la lista de grupos de filtrado permitidos, sigue estos pasos:
|
| Unidad organizativa del actor | Unidad organizativa del actor |
| Audiencia | Dominio de destino si el registro de auditoría corresponde a un cambio en la visibilidad |
| Facturable | (Solo en la edición Essentials) Indica si la acción del usuario es una actividad facturable |
| Fecha |
Fecha y hora en que se ha producido el evento en la zona horaria predeterminada de tu navegador. Nota: La mayoría de los eventos se registran en cuanto se completan. A veces, las subidas de gran tamaño pueden tardar en registrarse. |
| ID de documento |
Identificador único del elemento de Drive asociado a la actividad, tal como se ha almacenado en el enlace de la URL del archivo. |
| Tipo de documento | El formato de archivo relacionado con la actividad; por ejemplo, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, JPEG, PDF, PNG, MP4, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, txt, HTML, audio MPEG, vídeo QuickTime, carpeta o unidades compartidas |
| Dominio* | El dominio en el que se ha producido la acción |
| Cifrado* | Si el archivo está encriptado por parte del cliente |
| Nombre del evento |
Eventos iniciados por el usuario, como Ver, Cambiar nombre, Crear, Editar, Imprimir, Eliminar, Subir y Descargar. La mayoría de las acciones se registran inmediatamente, pero los eventos de Imprimir del visor de Drive pueden tardar 12 horas o más en aparecer. Los archivos que Google Drive haya eliminado automáticamente o que se hayan quitado de la papelera también se registran. Otros eventos, como la subida de un archivo, no se registran hasta que se completan. |
| Dirección IP* |
Dirección desde la que el usuario ha realizado la actividad. Puede mostrar la ubicación física del usuario, pero también puede ser, por ejemplo, la dirección de un servidor proxy o de una red privada virtual (VPN). Las direcciones IP no se registran en los eventos que tengan alguna de estas características:
|
| Valor nuevo de visibilidad de publicación | Nueva visibilidad del documento |
| Valor nuevo* | Nuevo valor del ajuste modificado |
| IDs de valores nuevos* | Nuevo valor del campo de etiqueta |
| Valor anterior de visibilidad de publicación | Visibilidad anterior del documento si la actividad supone un cambio en la visibilidad |
| Valor anterior* | Valor anterior del ajuste modificado |
| IDs de valores anteriores* | Valor anterior del campo de etiqueta |
| Propietario |
El usuario al que pertenece el archivo. |
| Visibilidad anterior | Visibilidad anterior del documento si la visibilidad ha cambiado |
| Destinatarios* | Direcciones de correo de los destinatarios |
| ID de unidad compartida | El ID de la unidad compartida que contiene el archivo. Si el archivo no está en una unidad compartida, este campo no se rellenará. |
| Objetivo | Usuario cuyo acceso ha cambiado |
| Título | El título del documento |
| Visibilidad | Visibilidad del elemento de Drive asociado a la actividad |
| Cambio de visibilidad | Visibilidad del elemento de Drive antes de la actividad |
| Visitante | Sí significa que es una actividad de un usuario sin cuenta de Google. No significa que es una actividad de un usuario con cuenta de Google. Consulta cómo compartir documentos con visitantes. |
Ver archivos compartidos fuera de un dominio
Para ver los archivos que se comparten con usuarios ajenos a un dominio, sigue estos pasos:
- Abre los eventos de registro tal como se indica arriba, en el apartado Acceder a datos de eventos de registro de Drive.
- Haz clic en Añadir un filtro
- Haz clic en Buscar.
Si restringes el uso compartido de archivos con usuarios externos, cuando un usuario comparta recursos en grupos que admiten usuarios externos, en el registro aparecerán marcados como Compartido de forma externa, aunque el grupo no tenga ningún usuario externo. No obstante, los usuarios externos del grupo no podrán acceder al recurso en cuestión.
Eventos registrados y no registrados
Eliminar
Los archivos que Google Drive haya eliminado automáticamente o que se hayan quitado de la papelera también se registran.
Texto
Cuando se copia un archivo, se registran los eventos Crear y Copiar en el archivo nuevo, y el evento Copia original en el archivo original.
Cuando un usuario ajeno a tu organización copia un archivo en una ubicación externa, tu organización no registra los eventos Crear y Copiar porque el archivo nuevo es externo. Sin embargo, tus registros tienen el evento Copia original en el archivo original, cuyo Tipo de copia es Externa. Para monitorizar cuándo se copian los datos de tu organización, puedes consultar los eventos Copia original que tengan un tipo de copia Externa.
Imprimir
Los eventos Imprimir no se registran cuando un usuario imprime un archivo que está abierto en un formato de archivo de Google (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios).
Al imprimir archivos con la aplicación Drive desde un iPhone o iPad de Apple, o un dispositivo Android, es posible que los eventos Imprimir se registren como eventos Descargar.
Descargar
La mayoría de las descargas se registran, incluso cuando se copian archivos entre Drive y un dispositivo local usando Google Drive para ordenadores.
Algunas acciones de visualización se registran como descargas:
- Al previsualizar un archivo en la aplicación Drive en un dispositivo móvil, se registra como un evento de Descarga.
- Al previsualizar un archivo, como un PDF, que no se puede abrir directamente en Documentos de Google o en otra aplicación de Google, se registra como un evento de Descarga .
No se registran las descargas desde estas fuentes:
- Descargas de Google Takeout (busca eventos de registro de Takeout)
- Descargas a la caché del navegador sin conexión.
- Fotos que se sincronizan, se descargan o se ven mediante Fotos de Google
- Elementos de Drive que se envían por correo electrónico como archivos adjuntos y se descargan a través del cliente de correo electrónico del destinatario.
Ver
- Se registra el evento Ver si se ven archivos mediante /htmlview, /embed, /revisions y otras URLs especiales.
Eventos que implican dominios externos
Algunos eventos incluyen usuarios, carpetas compartidas o unidades compartidas ajenas a tu organización, como cuando un usuario de tu organización comparte un archivo con un usuario externo. Ambas organizaciones registran un evento cuando cambia la propiedad de un elemento de una organización a otra.
Ejemplos de eventos registrados por ambas plataformas:
- Los elementos de Drive que pertenezcan a usuarios de tu organización se moverán a una unidad compartida externa.
- Los elementos de Drive que pertenezcan a usuarios ajenos a tu organización se moverán a una unidad compartida de tu organización.
- Un usuario copia un archivo en tu organización o fuera de ella. La organización receptora registra el nombre del archivo copiado, no el nombre original.
Ejemplos de eventos registrados por tu organización, pero no registrados por un dominio externo:
- Un elemento de Drive propiedad de un usuario de tu organización se comparte con un usuario externo.
- Un elemento de Drive propiedad de un usuario de tu organización se comparte con un grupo que admite usuarios externos, aunque no formen parte de él.
- Un usuario externo puede ver, editar, descargar, imprimir o eliminar un elemento de Drive que sea propiedad de tu organización.
- Un usuario externo sube un archivo a una unidad compartida de tu organización.
Con los eventos registrados por un dominio externo, pero no por tu organización, ocurre lo opuesto a lo que se explica en la sección anterior.
Usuarios anónimos y externos
En el caso de los usuarios anónimos (usuarios que no han iniciado sesión en una cuenta de Google), se registran las ediciones, pero no las visualizaciones ni las descargas.
Las acciones realizadas por usuarios externos al dominio se muestran como anónimas, excepto cuando el elemento se comparte explícitamente con ellas (como individuo o como parte de un grupo específico).
Los administradores pueden restringir el acceso anónimo y externo estableciendo políticas de uso compartido de la organización o políticas de reglas de confianza.
Drive para ordenadores
Cuando se copian archivos entre Drive y un dispositivo local con Google Drive para ordenadores, se registran los eventos Descargar.
Gestionar datos de eventos de registro
Gestionar datos de columnas de resultados de búsqueda
Puedes controlar qué columnas de datos quieres que aparezcan en los resultados de búsqueda.
- En la parte superior derecha de la tabla de resultados de búsqueda, haz clic en Gestionar columnas
.
- (Opcional) Para quitar columnas, haz clic en Quitar
.
- (Opcional) Para añadir columnas, junto a Añadir nueva columna, haz clic en la flecha hacia abajo
y selecciona la columna de datos.
Repite el proceso tantas veces como sea necesario. - (Opcional) Para cambiar el orden de las columnas, arrastra los nombres de las columnas de datos.
- Haz clic en Guardar.
Exportar datos de resultados de búsqueda
- En la parte superior de la tabla de resultados de búsqueda, haz clic en Exportar todo.
- Introduce un nombre
La exportación se muestra debajo de la tabla de resultados de búsqueda, en Resultados de la acción Exportar. - Para ver los datos, haz clic en el nombre de tu exportación.
La exportación se abrirá en Hojas de cálculo de Google.
Crear reglas de informes
Consulta el artículo Crear y gestionar reglas de notificación.
¿Cuándo están disponibles los datos y durante cuánto tiempo?
Consulta el artículo Plazos de conservación y periodos de retraso de los datos.
