Registro de auditoría de Drive

Ver la actividad de archivos de usuarios de Google Drive

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite Enterprise y G Suite Essentials. Comparar ediciones

Puedes utilizar el registro de auditoría de Google Drive para registrar la actividad de los usuarios de tu organización. En este registro se incluye el contenido que los usuarios crean en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y otras aplicaciones de G Suite, así como el contenido que hayan creado en otro lugar, pero que después hayan subido a Drive, como PDFs y archivos de Microsoft Word

Las organizaciones que tienen una licencia de cualquier versión de G Suite pueden acceder automáticamente a datos básicos de informes de G Suite mediante la API Activity, mientras que las organizaciones que tienen G Suite Enterprise, G Suite Business o G Suite Essentials pueden acceder a datos de informes de G Suite más exhaustivos con la nueva API de informes.

Importante:

  • Para saber exactamente cuándo se obtienen los datos y durante cuánto tiempo se conservan, consulta el artículo Plazos de conservación y periodos de retraso de los datos
  • Solo se registran eventos de auditoría de Drive que ocurren en archivos propiedad de usuarios de G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite Enterprise y G Suite Essentials.

Abrir el registro de auditoría de Drive

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Informes.
  3. En la parte izquierda, ve a Auditoría y haz clic en Drive.

    Es posible que tengas que desplazarte para ver la opción Auditoría.

  4. (Opcional) Para personalizar el contenido que se muestra, en la parte derecha haz clic en Gestionar columnas "" y selecciona las columnas que quieras ver u ocultar. Luego, haz clic en Guardar.

Interpretar los datos del registro de auditoría de Drive

Datos que pueden aparecer

En los registros de auditoría de Drive de la consola de administración de Google se recogen los siguientes datos de usuario:

Dato Descripción Filtrado en la consola de administración
Nombre del evento

Acción que realiza el usuario, como ver, cambiar nombre, crear, editar, obtener una vista previa, imprimir, actualizar, eliminar, subir, descargar o compartir un archivo de Drive.

La mayoría de las acciones se registran inmediatamente, pero los eventos de vista previa del visor de Drive pueden tardar 12 horas o más en aparecer. Otros eventos, como las subidas de archivos, se registran al completarse. 

Copiar archivos 

Al copiar un archivo, el tipo de acción que se registra depende del tipo de archivo:

  • Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google: en el registro del nuevo archivo aparecen los eventos Crear y Editar.
  • Microsoft Office y otros formatos que no sean de Google: en el registro del nuevo archivo figura el evento Crear.

Si el usuario utiliza el elemento de menú "Hacer una copia" en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, también se registrará un evento Ver para el nuevo archivo, ya que este se muestra al usuario.

Archivos de unidades compartidas

No se registran las visualizaciones de la papelera ni los cambios de tema de la unidad compartida.

Imprimir archivos

No se registran los eventos de impresión de los formatos de archivo de Google (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios). Los eventos de impresión se pueden registrar como eventos de descarga al imprimir archivos con la aplicación Drive desde dispositivos Apple iOS o Android. 

Descargar archivos

No se registran las descargas desde estas fuentes:

  • Descargas de Google Takeout.
  • Descargas a la caché del navegador sin conexión.
  • Fotos que se sincronizan, se descargan o se ven mediante Fotos de Google.
  • Elementos de Drive que se envían por correo electrónico como archivos adjuntos y se descargan a través del cliente de correo electrónico del destinatario.

Ver archivos

Ahora se registra que se ha producido un evento de visualización si se ven archivos mediante /htmlview, /embed, /revisions y otras URL especiales.

Publicar archivos

No se registran las publicaciones en la Web de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google.

Usuarios anónimos

Las siguientes acciones solo se registran para los usuarios anónimos, es decir, aquellos que no han iniciado sesión en una cuenta de Google y que están viendo un archivo desde un enlace compartido:

  • Ver o editar archivos en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios.

Actividades que no se registran:

  • Ver otros tipos de archivos en Drive.
  • Descargar cualquier tipo de archivo.

Clientes de sincronización

Se registran eventos de descarga al copiar archivos entre Drive y un dispositivo local mediante File Stream de Drive o Copia de seguridad y sincronización.

Se puede filtrar.
Descripción del evento Un resumen del evento, como, por ejemplo, "Ana ha creado un elemento". No se puede filtrar.
Tipo de elemento El formato de archivo relacionado con la actividad (por ejemplo, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, JPEG, PDF, PNG, MP4, Microsoft Word, Excel, PowerPoint, txt, HTML, audio MPEG, vídeo QuickTime, carpeta, o unidades compartidas). Se puede filtrar.
ID del elemento Identificador único del elemento de Drive asociado a la actividad, tal como se ha almacenado en el enlace de la URL del archivo. Se puede filtrar.
Visibilidad Visibilidad del elemento de Drive asociado a la actividad. Se puede filtrar.
Visibilidad anterior Visibilidad del elemento de Drive antes de la actividad. Se puede filtrar.
Usuario La dirección de correo electrónico principal del usuario que realizó la actividad. Los usuarios ajenos al dominio que inician eventos figuran como anónimos, excepto cuando ven o editan un documento que se ha compartido con ellos explícitamente, ya sea de forma individual o por ser miembros de un grupo concreto. Se puede filtrar; también funciona si se introduce el nombre del dominio.
Propietario El usuario al que pertenece el archivo. Se puede filtrar.
Intervalo de fecha y hora

La fecha y la hora en que se produjo el evento (mostrada en la zona horaria predeterminada de tu navegador).

Nota: La mayoría de los eventos se registran en cuanto se completan. En algunos casos, como cuando se suben archivos de gran tamaño, este proceso puede tardar algún tiempo.

Se puede filtrar.
Dirección IP

Dirección desde la que el usuario ha realizado la actividad. Puede mostrar la ubicación física del usuario, pero también puede ser, por ejemplo, la dirección de un servidor proxy o de una red privada virtual (VPN). 

Las direcciones IP no se registran en los eventos que tengan alguna de estas características:

  • Han sido iniciados por usuarios externos al dominio.
  • Pertenecen a servicios que no incluyen la dirección IP en sus solicitudes.
  • Están relacionados con cambios de nombre o eliminaciones de unidades compartidas.
No se puede filtrar.
Facturable (Solo en G Suite Essentials) Indica si la acción del usuario es una actividad facturable. No se puede filtrar.

Permisos de visibilidad y uso compartido de archivos

Cuando un usuario de tu dominio comparte un archivo, se añade un evento "Se han cambiado los permisos para compartir del usuario" en el registro de auditoría.

Para consultar los archivos que se comparten con usuarios ajenos a un dominio, en Visibilidad, selecciona Compartido de forma externa.

  • Si compartes un archivo con un usuario ajeno a tu dominio que no tiene una cuenta de Google, el invitado deberá crear una para poder abrir dicho archivo. El evento de cambio de los permisos para compartir no aparecerá en el registro de auditoría hasta que el invitado cree una cuenta y abra el archivo.
  • Si desactivas el uso compartido de archivos con usuarios externos, cuando un usuario comparta recursos con grupos que admiten usuarios externos, en el registro aparecerán marcados como Compartido de forma externa. No obstante, esos usuarios externos no podrán acceder al recurso en cuestión. Esta marca se incluye aunque no haya ningún usuario externo en el grupo.

¿Cuándo están disponibles los datos y durante cuánto tiempo?

Consulta el artículo Plazos de conservación y periodos de retraso de los datos.


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