Registro de auditoría de Drive

Ver la actividad de los usuarios en Drive

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite Enterprise y Drive Enterprise. Comparar ediciones

Puedes utilizar el registro de auditoría de Google Drive para registrar la actividad de los usuarios de tu organización. En este registro se incluye el contenido que los usuarios crean en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y otras aplicaciones de G Suite, así como el contenido que hayan creado en otro lugar, pero que después hayan subido a Drive, como PDFs y archivos de Microsoft® Word®

Las organizaciones que usan cualquier versión de G Suite pueden utilizar la API Activity para acceder de manera programática a datos básicos de informes de G Suite, mientras que las organizaciones que tienen G Suite Enterprise, G Suite Business o Drive Enterprise pueden usar la nueva API de informes para acceder a datos avanzados de los informes de G Suite.

Importante: Solo se registran eventos de auditoría de Drive relacionados con archivos que pertenecen a usuarios de G Suite Enterprise, G Suite Business o Drive Enterprise.

Paso 1: Abrir el registro de auditoría de Drive

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Informes.

    Para ver Informes, es posible que tengas que hacer clic en la opción Más controles, situada en la parte inferior.

  3. En la parte izquierda, ve a Auditoría y haz clic en Drive.

    Es posible que tengas que desplazarte por la página para ver la opción Auditoría.

  4. (Opcional) Junto a las columnas, haz clic en Gestionar columnas Gestionar columnas y selecciona las que quieras ver u ocultar.

Paso 2: Interpretar los datos del registro de auditoría de Drive

Datos que puedes consultar

En los registros de auditoría de Drive de la consola de administración de Google se recogen los siguientes datos de los usuarios:

Dato Descripción Filtrado en la consola de administración
Nombre del evento

Acción que realiza el usuario, como ver, cambiar nombre, crear, editar, obtener una vista previa, imprimir, actualizar, eliminar, subir, descargar o compartir un archivo de Drive.

La mayoría de las acciones se registran inmediatamente, pero los eventos de vista previa del visor de Drive pueden tardar 12 horas o más en aparecer. Otros eventos, como las subidas de archivos, se registran al completarse. 

Copiar archivos 

Al copiar un archivo, el tipo de acción que se registra depende del tipo de archivo:

  • Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google: en el registro del nuevo archivo aparecen los eventos Crear y Editar.
  • Microsoft® Office® y otros formatos que no sean de Google: en el registro del nuevo archivo figura el evento Crear.

Si el usuario utiliza el elemento de menú "Hacer una copia" en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, también se registrará un evento Ver para el nuevo archivo, ya que este se muestra al usuario.

Archivos de unidades compartidas

No se registran las visualizaciones de la papelera ni los cambios de tema de la unidad compartida.

Imprimir archivos

No se registran los eventos de impresión de los formatos de archivo de Google (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios). Los eventos de impresión se pueden registrar como eventos de descarga al imprimir archivos con la aplicación Drive desde dispositivos Apple® iOS® o Android. 

Descargar archivos

No se registran las descargas desde estas fuentes:

  • Descargas de Google Takeout.
  • Descargas a la caché del navegador sin conexión.
  • Fotos que se sincronizan, se descargan o se ven mediante Fotos de Google.
  • Elementos de Drive que se envían por correo electrónico como archivos adjuntos y se descargan a través del cliente de correo electrónico del destinatario.

Ver archivos

No se registran las visualizaciones de archivos con los parámetros "/htmlview URL".

Publicar archivos

No se registran las publicaciones en la Web de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google.

Usuarios anónimos

Las siguientes acciones solo se registran para los usuarios anónimos, es decir, aquellos que no han iniciado sesión en una cuenta de Google y que están viendo un archivo desde un enlace compartido:

  • Ver o editar archivos en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios. No se registran las visualizaciones de otros tipos de archivos en Drive.

Clientes de sincronización

Se registran eventos de descarga al copiar archivos entre Drive y un dispositivo local mediante File Stream de Drive o Copia de seguridad y sincronización.

Se puede filtrar.
Descripción del evento Un resumen del evento, como, por ejemplo, "Ana ha creado un elemento". No se puede filtrar.
Tipo de elemento El formato de archivo relacionado con la actividad (por ejemplo, Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, JPEG, PDF, PNG, MP4, Microsoft Word, Excel®, PowerPoint®, txt, HTML, audio MPEG, vídeo QuickTime®, carpeta, o unidades compartidas). Se puede filtrar.
ID del elemento Identificador único del elemento de Drive asociado a la actividad, tal como se ha almacenado en el enlace de la URL del archivo. Se puede filtrar.
Visibilidad Visibilidad del elemento de Drive asociado a la actividad. Se puede filtrar.
Visibilidad anterior Visibilidad del elemento de Drive antes de la actividad. Se puede filtrar.
Usuario La dirección de correo electrónico principal del usuario que realizó la actividad. Los usuarios ajenos al dominio que inician eventos figuran como anónimos, excepto cuando ven o editan un documento que se ha compartido con ellos explícitamente, ya sea de forma individual o por ser miembros de un grupo concreto. Se puede filtrar; también funciona si se introduce el nombre del dominio.
Propietario El usuario al que pertenece el archivo. Se puede filtrar.
Intervalo de fecha y hora

La fecha y la hora en que se produjo el evento (mostrada en la zona horaria predeterminada de tu navegador).

Nota: La mayoría de los eventos se registran en cuanto se completan. En algunos casos, como cuando se suben archivos de gran tamaño, este proceso puede tardar algún tiempo.

Se puede filtrar.
Dirección IP

Dirección desde la que el usuario ha realizado la actividad. Puede mostrar la ubicación física del usuario, pero también puede ser, por ejemplo, la dirección de un servidor proxy o de una red privada virtual (VPN). 

Las direcciones IP no se registran en los eventos que tengan alguna de estas características:

  • Han sido iniciados por usuarios externos al dominio.
  • Pertenecen a servicios que no incluyen la dirección IP en sus solicitudes.
  • Están relacionados con cambios de nombre o eliminaciones de unidades compartidas.
No se puede filtrar.
Facturable (Solo en Drive Enterprise) Si la acción del usuario es una actividad facturable. No se puede filtrar.
Permisos de visibilidad y uso compartido de archivos

Cuando un usuario de tu dominio comparte un archivo, se añade un evento "Se han cambiado los permisos para compartir del usuario" en el registro de auditoría.

Para consultar los archivos que se comparten con usuarios ajenos a un dominio, en Visibilidad, selecciona Compartido de forma externa.

  • Si compartes un archivo con un usuario ajeno a tu dominio que no tiene una cuenta de Google, el invitado deberá crear una para poder abrir dicho archivo. El evento de cambio de los permisos para compartir no aparecerá en el registro de auditoría hasta que el invitado cree una cuenta y abra el archivo.
  • Si desactivas el uso compartido de archivos con usuarios externos, cuando un usuario comparta recursos con grupos que admiten usuarios externos, en el registro aparecerán marcados como Compartido de forma externa. No obstante, esos usuarios externos no podrán acceder al recurso en cuestión. Esta marca se incluirá incluso si no hay ningún usuario externo en el grupo.

Paso 3: Personalizar y exportar los datos del registro de auditoría

Filtrar por usuario o actividad

Puedes filtrar el registro de auditoría para que se muestren eventos o usuarios específicos. Por ejemplo, puedes buscar todos los eventos del registro en los que los usuarios han actualizado o eliminado un archivo de Drive, o bien buscar toda la actividad que un usuario concreto ha llevado a cabo en Hojas de cálculo.

  1. Abre el registro de auditoría de Drive tal como se ha indicado anteriormente.
  2. Haz clic en Añadir un filtro.
  3. Selecciona e introduce los criterios del filtro y, si es necesario, haz clic en Aplicar.
  4. (Opcional) Para filtrar por unidad organizativa, haz clic en Filtro de organización en la parte superior derecha, selecciona la unidad organizativa y haz clic en Aplicar.
  5. (Opcional) Para especificar un periodo para la búsqueda, haz clic en Periodo y selecciona uno de la lista, o bien introduce una fecha y hora de inicio y finalización. Si es necesario, haz clic en Aplicar.

Filtrar por unidad organizativa

Puedes filtrar por unidad organizativa para comparar estadísticas entre diferentes organizaciones secundarias de un dominio.

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. En la parte superior, haz clic en Filtro de organización.
  3. Selecciona una unidad organizativa y haz clic en Aplicar.

Filtrar por fecha

  1. Abre el informe tal como se indica más arriba.
  2. En la parte superior, haz clic en Periodo.
  3. Selecciona un periodo de la lista o introduce una fecha y hora de inicio y finalización.
  4. Si es necesario, haz clic en Aplicar.

Aunque estés buscando datos antiguos, los filtros que puedes aplicar son los de la jerarquía de tu unidad organizativa. Los datos anteriores al 20 de diciembre del 2018 no aparecerán en los resultados filtrados.

Exportar los datos de registros de auditoría

Puedes exportar los datos de registros de auditoría a una hoja de cálculo de Google o descargarlos en un archivo CSV.

  1. Abre el registro de auditoría tal como se muestra más arriba.
  2. (Opcional) Si quieres cambiar los datos que se incluirán en la exportación, haz clic Gestionar columnas Gestionar columnas, selecciona o quita las columnas que quieras y haz clic en Guardar.
  3. Haz clic en Descargar Descargar.
  4. En Seleccionar columnas, haz clic en Columnas seleccionadas actualmente o en Todas las columnas.
  5. En Seleccionar formato, haz clic en Hojas de cálculo de Google o en Valores separados por comas (CSV).
  6. Haz clic en Descargar.

Puedes exportar un máximo de 100.000 filas a un archivo de Hojas de cálculo o en formato CSV.

¿Qué antigüedad tienen los datos que veo?

Para saber exactamente cuándo se obtienen los datos y durante cuánto tiempo se retienen, consulta el artículo Tiempos de retención de datos y retrasos.

Paso 4: Crear alertas por correo electrónico

Crea alertas para hacer un seguimiento de las actividades específicas de Drive. Por ejemplo, haz que te llegue una alerta cada vez que alguien cree o elimine un documento.

  1. Abre el registro de auditoría de Drive tal como se ha indicado anteriormente.
  2. Haz clic en Añadir un filtro.
  3. Introduce o selecciona los criterios del filtro y haz clic en Crear alerta.
  4. Da un nombre a la alerta.
  5. (Opcional) Para enviar la alerta a todos los superadministradores, en Destinatarios, haz clic en Activar Activar.
  6. Introduce las direcciones de correo electrónico de los destinatarios de la alerta.
  7. Haz clic en Crear.

Para editar alertas personalizadas, consulta el artículo Alertas por correo electrónico enviadas a administradores.

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