Registro de auditoría de Drive

Consultar la actividad de los usuarios en Drive

Esta función está disponible en las ediciones G Suite Business, G Suite para Centros Educativos, G Suite Enterprise y Drive Enterprise. Comparar ediciones

Como administrador de G Suite, puedes utilizar el registro de auditoría de Drive para recoger datos y ver una lista con la actividad de los usuarios de tu dominio en la que consten todas las veces que consultan, crean, obtienen una vista previa, imprimen, actualizan, eliminan, descargan o comparten contenido de Drive. En este registro se incluye el contenido que tus usuarios crean en Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, así como en otras aplicaciones de G Suite. También se incluye el contenido que se haya generado con cualquier otro programa y que se haya subido a Drive, como archivos PDF o de Word®

En todos los dominios, independientemente de la edición de G Suite que usen, se puede acceder automáticamente a datos de informes básicos de G Suite con la API Activity. En los dominios con G Suite Business, G Suite Enterprise o Drive Enterprise, además, se pueden consultar datos de informes avanzados de G Suite con la nueva API de informes.

IMPORTANTE: En la auditoría de Drive, solo se registran eventos de archivos que sean propiedad de usuarios con licencias de G Suite Business, G Suite Enterprise o Drive Enterprise.

Paso 1: Abrir el registro de auditoría de Drive

  1. Inicia sesión en la consola de administración de Google.

    Debes utilizar tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).

  2. En la página principal de la consola de administración, ve a Informes.

    Para ver Informes, es posible que tengas que hacer clic en la opción Más controles, situada en la parte inferior.

  3. En la parte izquierda, haz clic en Auditoría y luego Drive.

    Es posible que tengas que desplazarte hacia abajo para ver la opción Auditoría.

  4. En la barra de herramientas, haz clic en Seleccionar columnas Seleccionar columnas y selecciona los datos que quieres que se muestren en el registro. 
  5. Consulta la información que se incluye más adelante para saber cómo interpretar y personalizar los datos del registro.

Paso 2: Interpretar los datos del registro de auditoría de Drive

Datos que pueden aparecer:

En los registros de auditoría de Drive de la consola de administración de Google se recogen los siguientes datos de los usuarios:

Dato Descripción Filtrado en la consola de administración
Nombre del evento

Acción que realiza el usuario, como ver, cambiar nombre, crear, editar, obtener una vista previa, imprimir, actualizar, eliminar, subir, descargar o compartir un archivo de Drive.

La mayoría de las acciones se registran inmediatamente, pero los eventos de vista previa del visor de Drive pueden tardar hasta 12 horas o más en aparecer. Otros eventos, como la subida de un archivo, no se registran hasta que se completan. 

Copiado de archivos 

Al copiar un archivo, el tipo de acción que se registra depende del tipo de archivo:

  • Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones de Google: se registran las acciones Crear y Editar para el nuevo archivo.
  • Microsoft® Office® y otros formatos que no sean de Google: se registra un evento Crear para el nuevo archivo.

Si el usuario utiliza el elemento de menú "Hacer una copia" en Documentos, Hojas de cálculo o Presentaciones, también se registrará un evento Ver para el nuevo archivo, ya que este se muestra al usuario.

Archivos de unidades compartidas

No se registran las visualizaciones de la papelera ni los cambios de tema de la unidad compartida.

Impresión de archivos

No se registran los eventos de impresión de los formatos de archivo de Google (Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios). Los eventos de impresión se pueden registrar como eventos de descarga al imprimir archivos con la aplicación Drive en dispositivos Apple® iOS® o Android. 

Descarga de archivos

No se registran las descargas desde estas fuentes:

  • Descargas de Google Takeout.
  • Descargas a la caché del navegador sin conexión
  • Fotos que se sincronizan, se descargan o se ven mediante Fotos de Google
  • Elementos de Drive que se envían por correo electrónico como archivos adjuntos y se descargan a través del cliente de correo electrónico del destinatario.

Ver archivos

No se registran las visualizaciones de archivos con los parámetros "/htmlview URL".

Publicar archivos

No se registran las publicaciones en la Web de Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones y Formularios de Google.

Usuarios anónimos

Para los usuarios anónimos, los que no han iniciado sesión en una cuenta de Google y los que están viendo un archivo de enlace compartido, solo se registran las siguientes acciones:

  • Visualizaciones o ediciones de archivos en Documentos, Hojas de cálculo, Presentaciones, Dibujos y Formularios. No se registran las visualizaciones de otros tipos de archivos en Drive.

Clientes de sincronización

Se registran eventos de descarga al copiar archivos entre Drive y un dispositivo local mediante File Stream de Drive o Copia de seguridad y sincronización.

Se puede filtrar.
Descripción del evento Un resumen del evento, como, por ejemplo, "Ana ha creado un elemento". No se puede filtrar.
Tipo de elemento El formato de archivo relacionado con la actividad (p. ej., Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, JPEG, PDF, PNG, MP4, Microsoft®  Word®, Excel®, PowerPoint®, txt, HTML, audio MPEG, vídeo QuickTime®, carpeta o unidades compartidas). Se puede filtrar.
ID del elemento Identificador único del elemento de Drive asociado a la actividad, tal como se ha almacenado en el enlace de la URL del archivo. Se puede filtrar.
Visibilidad Visibilidad del elemento de Drive asociado a la actividad. Se puede filtrar.
Visibilidad anterior Visibilidad del elemento de Drive antes de la actividad. Se puede filtrar.
Usuario La dirección de correo electrónico principal del usuario que realizó la actividad. Los usuarios ajenos al dominio que inician eventos se muestran como anónimos, excepto cuando ven o editan un documento que se ha compartido con ellos explícitamente, ya sea de forma individual o como miembros de un grupo específico. Se puede filtrar; también funciona si se introduce el nombre del dominio.
Propietario El usuario al que pertenece el archivo. Se puede filtrar.
Intervalo de fecha y hora

La fecha y la hora en que se produjo el evento (se muestra en la zona horaria predeterminada del navegador).

Nota: La mayoría de los eventos se registran en cuanto se completan. En algunos casos, como cuando se suben archivos de gran tamaño, este proceso puede tardar algún tiempo.

Se puede filtrar.
Dirección IP

Dirección desde la que el usuario ha realizado la actividad. Puede mostrar la ubicación física del usuario, pero también puede ser, por ejemplo, la dirección de un servidor proxy o de una red privada virtual (VPN). 

Las direcciones IP no se registran en los eventos que tengan alguna de estas características:

  • Han sido iniciados por usuarios externos al dominio.
  • Pertenecen a servicios que no incluyen la dirección IP en sus solicitudes.
  • Están relacionados con cambios de nombre o eliminaciones de unidades compartidas.
No se puede filtrar.
Facturable (Solo en Drive Enterprise) Si la acción del usuario es una actividad facturable. No se puede filtrar.
Permisos de visibilidad y uso compartido de archivos

Cuando un usuario de tu dominio comparte un archivo, se añade un evento "Se han cambiado los permisos para compartir del usuario" en el registro de auditoría.

Para consultar los archivos que se comparten con usuarios ajenos a un dominio, en Visibilidad, selecciona Compartido de forma externa.

  • Si compartes un archivo con un usuario ajeno a tu dominio que no tiene una cuenta de Google, el invitado deberá crear una para poder abrir dicho archivo. El evento de cambio de los permisos para compartir no aparecerá en el registro de auditoría hasta que el invitado cree una cuenta y abra el archivo.
  • Si restringes el uso compartido de archivos con usuarios externos, cuando un usuario comparta recursos en grupos que admiten usuarios externos, en el registro aparecerán marcados como Compartido de forma externa. No obstante, esos usuarios externos no podrán acceder al recurso en cuestión. Esta marca se incluirá incluso si no hay ningún usuario externo en el grupo.

Paso 3: Personalizar y exportar los datos del registro de auditoría

Filtrar los datos del registro de auditoría por usuario o actividad

Puedes filtrar el registro de auditoría para que se muestren eventos o usuarios específicos. Por ejemplo, puedes buscar todos los eventos del registro en los que los usuarios han actualizado o eliminado un archivo de Drive, o bien buscar toda la actividad de que un usuario concreto ha llevado a cabo en Hojas de cálculo.

  1. Abre el registro de auditoría de Drive, tal como se ha indicado anteriormente.
  2. Si no ves la sección Filtros, haz clic en Filtrar Filtrar.
  3. Introduce o selecciona los criterios. Puedes filtrar combinando varios de los tipos de datos que aparecen en el registro. También puedes filtrar por cambio de visibilidad del elemento: externa, interna o ninguna.
  4. Haz clic en Buscar.

Filtrar por unidad organizativa

Puedes filtrar por unidad organizativa para comparar estadísticas entre diferentes organizaciones secundarias de un dominio.

  1. Abre el informe tal y como se ha explicado en este artículo.
  2. En la parte izquierda, selecciona una unidad organizativa de la lista situada en la sección Filtros.

Aunque estés buscando datos antiguos, solo puedes hacerlo en la jerarquía de organización actual. Los datos anteriores al 20 de diciembre del 2018 no aparecerán en los resultados filtrados.

Exportar los datos del registro de auditoría

Puedes exportar los datos del registro de auditoría a una hoja de cálculo de Google o descargarlos en un archivo CSV.

  1. Abre el registro de auditoría tal como se muestra más arriba.
  2. (Opcional) Para cambiar los datos que se incluyen en la exportación, sigue estos pasos:
    1. En la barra de herramientas, haz clic en Seleccionar columnas Seleccionar columnas.
    2. Marca la casilla correspondiente a los datos que quieras exportar y haz clic en Aplicar.
  3. En la barra de herramientas, haz clic en Descargar Descargar.

Puedes exportar hasta 210.000 celdas. La cantidad máxima de filas depende del número de columnas que selecciones. Las hojas de cálculo de Google tienen un límite de 10.000 filas, y los archivos CSV, de 500.000.

¿Qué antigüedad tienen los datos que veo?

Para saber exactamente cuándo se obtienen los datos y durante cuánto tiempo se retienen, consulta el artículo Tiempos de retención de datos y retrasos.

Paso 4: Configurar alertas por correo electrónico

Puedes configurar alertas para controlar fácilmente actividades específicas que se produzcan en Drive. Por ejemplo, podrías recibir una alerta cuando alguien cree o elimine un documento.

  1. Abre el registro de auditoría de Drive, tal como se ha indicado anteriormente.
  2. Si no ves la sección Filtros, haz clic en Filtrar Filtrar.
  3. Introduce o selecciona los criterios. Para configurar una alerta, puedes filtrar por cualquier combinación de datos que aparezcan en el registro, excepto el intervalo de fecha y hora.
  4. Haz clic en Configurar una alerta.
  5. En el cuadro Establecer alerta: Drive, introduce el nombre de la alerta.
  6. Marca la casilla para que se envíe la alerta a tu cuenta de superadministrador.
  7. Introduce las direcciones de correo electrónico de otros destinatarios de la alerta.
  8. Haz clic en Guardar.

Para editar las alertas personalizadas, consulta el artículo Alertas por correo electrónico enviadas a administradores.

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