Om du är administratör kan du med hjälp av användningsrapporter för Google Apps få en djupgående förståelse för hur användarna utnyttjar Google Workspace-appar. Under Användarrapporter visar rapporten om appanvändning detaljer som rör användarnas aktivitet, till exempel:
- E-postmeddelanden som skickas under en viss period.
- Hur många filer som användarna skapar och delar.
- Vilka användare som närmar sig gränsen för lagringsutrymmet på Drive.
- Antalet sökfrågor från olika typer av enheter.
Obs! IMAP-inloggningar med applösenord loggas inte.
Steg 1: Öppna rapporten om appanvändning
-
Logga in på Googles administratörskonsol.
Logga in med ditt administratörskonto (slutar inte på @gmail.com).
-
På administratörskonsolen öppnar du menyn
Rapportering
Rapporter
Steg 2: Granska data
Användningsrapporten för appar baseras på följande användardata.
Obs! Beroende på Google Workspace-utgåvan har du kanske inte åtkomst till vissa av aktivitetsrapporterna.
AllmäntObs! Data som har raderats permanent (inklusive data som lagras i Arkiv) räknas inte in i lagringskvoterna.
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Gmail – använt lagringsutrymme (MB) | Lagringsutrymmet som användaren har förbrukat med Gmail-data i megabyte |
| Drive – använt lagringsutrymme (MB) | Lagringsutrymmet som användaren har förbrukat med Drive-data i megabyte |
| Foto – använt lagringsutrymme (MB) | Lagringsutrymmet som användaren har förbrukat med foton i megabyte |
| Totalt använt lagringsutrymme (MB) | Lagringsutrymmet som användaren har förbrukat i megabyte |
| Använt lagringsutrymme (%) | Andelen tillgängligt lagringsutrymme som användaren har förbrukat i procent |
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Totalt antal e-postmeddelanden | Det totala antalet Gmail-meddelanden som användaren har skickat och tagit emot. Omfattar e-postmeddelanden som skickats eller tagits emot från SMTP-klienter från tredje part där Gmails SMTP-servrar används. |
| Mottagen e-post | Det totala antalet Gmail-meddelanden som användaren har tagit emot. Omfattar e-postmeddelanden som tagits emot från SMTP-klienter från tredje part där Gmails SMTP-servrar används. |
| Skickad e-post | Det totala antalet Gmail-meddelanden som användaren har skickat. Omfattar e-postmeddelanden som har skickats från SMTP-klienter från tredje part där Gmails SMTP-servrar används. |
| Gmail (IMAP) – tid för senaste användning | Senaste gången användaren använde IMAP (Internet Message Access Protocol) för att komma åt Gmail |
| Gmail (POP) – tid för senaste användning | Senaste gången användaren använde POP (Post Office Protocol) för att komma åt Gmail |
| Gmail (webb) – tid för senaste användning | Senaste gången användaren använde Gmail på webben. Observera att denna tidsstämpel inte är synkroniserad med tidsstämpeln för senaste inloggning. |
Obs! Användarrapporter för Drive omfattar inte ändringar som har gjorts på delade enheter. De innehåller inte heller data för användare med Cloud Identity-gratisversion eller Cloud Identity-premiumversion.
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
|
Drive – senaste aktiva tid |
Antal aktiva användare. Visas ackumulerat under månaden. I användarlistan visar kolumnen Drive – Senast aktiv senaste gången en användare öppnade Drive |
| Filer som har lagts till | Antalet Drive-filer som användaren har lagt till, vilket kan omfatta att skapa eller ladda upp en fil, överföra äganderätten eller återställa en fil från papperskorgen
Obs! Flera åtgärder i samma fil ökar inte antalet. |
| Redigerade filer | Antalet Drive-filer som användaren har redigerat |
| Filer som har visats | Antalet Drive-filer som användaren har visat |
| Google Formulär som har lagts till | Antalet formulär som har lagts till på Drive |
| Google Presentationer som har lagts till | Antalet presentationer som har lagts till på Drive |
| Google Kalkylark som har lagts till | Antalet kalkylark som har lagts till på Drive |
| Google-teckningar som har lagts till | Antalet filer i Google Teckningar som har lagts till |
| Google Dokument som har lagts till | Antalet textdokument som har lagts till på Drive |
| Andra typer som har lagts till | Antalet icke-Google-filer som användaren har lagt till |
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Classroom – tid för senaste användning | Senaste gången användaren använde Classroom |
| Skapade kurser | Antalet kurser som har skapats |
| Skapade inlägg | Det totala antalet inlägg från lärare och elever |
Obs! Cloud Search-kolumner i rapporterna över appanvändning visar antalet sökfrågor på domänen.
| Rapportkolumn | Beskrivning |
|---|---|
| Sökfrågor | Det totala antalet sökfrågor i Cloud Search. |
| Sökfrågor från webben | Det totala antalet sökfrågor från webbläsare, inklusive dator och mobila enheter |
| Sökfrågor från Android | Det totala antalet sökfrågor från Android-appen |
| Sökfrågor från iOS | Det totala antalet sökfrågor från mobilappen för iPhone eller iPad |
Steg 3: Anpassa informationen i rapporten
- Öppna rapporten enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Inställningar
.
- (Valfritt) Om du vill lägga till kolumner i diagrammet klickar du på nedåtpilen
bredvid Lägg till ny kolumn och väljer alternativ från listan.
- (Valfritt) Om du vill ta bort ett objekt från diagrammet klickar du på Ta bort
bredvid det.
- (Valfritt) Om du vill ändra ordningen på kolumner drar och släpper du ett objekt på en ny plats.
- Klicka på Spara.
Steg 4: Filtrera informationen och exportera rapporten
Genom att begränsa rapporten kan du visa användare eller specifika händelser. Du kan till exempel skapa ett filter som visar alla användare som använder tvåstegsverifiering. Det går även att skapa ett filter som listar personer som delar många externa länkar.
- Öppna rapporten enligt beskrivningen i steg 1 ovan.
- Klicka på Lägg till ett filter högst upp i rapporten.
- Välj och ange kriterierna för ditt filter och klicka vid behov på Tillämpa.
Välj till exempel Händelsenamn och sedan en händelse om du vill se loggposter för varje gång händelsen inträffade
Om du vill jämföra statistik mellan organisationsenheter på en domän kan du filtrera efter organisationsenhet.
- Öppna rapporten enligt beskrivningen i steg 1 ovan.
- Klicka på Organisationsenhet högst upp i rapporten
- Klicka på Använd.
Du kan bara filtrera den aktuella organisationshierarkin, även när du söker efter äldre data. Data som är äldre än 2018-12-20 visas inte i de filtrerade resultaten.
Du kan också filtrera informationen i rapporten efter grupp. Innan en grupp visas i det här filtret måste du lägga till gruppen i godkännandelistan för filtreringsgrupper.
Mer information om hur du använder gruppfilter finns i Filtrera resultat efter Google-grupp.
Steg 1: Lägg till en grupp på godkännandelistan för filtreringsgrupper:
- Öppna rapporten enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Gruppfilter
- Klicka på Filtreringsgrupper.
Sidan Filtreringsgrupper visas. - Klicka på Lägg till grupper.
- Sök efter en grupp genom att ange de första tecknen i namnet eller e-postadressen. Markera gruppen som du vill ha.
- (Valfritt) Om du vill lägga till en annan grupp söker du efter och väljer gruppen.
- När du är klar med att välja grupper klickar du på Lägg till.
- (Valfritt) Om du vill ta bort en grupp klickar du på Ta bort grupp
- Klicka på Spara.
Det kan ta upp till 24 timmar att införa ändringar, men det går oftast snabbare. Läs mer
Steg 2: Filtrera granskningsloggen efter grupp
- Öppna rapporten enligt beskrivningen ovan.
- Klicka på Gruppfilter
- Välj en eller flera grupper och klicka på Använd.
Du kan exportera rapportdata till Google Kalkylark eller hämta den som en CSV-fil.
- Öppna rapporten enligt beskrivningen i steg 1 ovan.
- (Valfritt) Ändra vilken data som ska ingå i exporten, enligt beskrivningen i steg 3 ovan.
- Klicka på Ladda ned
i rapporten.
- Välj vilka kolumner som ska inkluderas och rapportens format.
- Klicka på Ladda ned.
Du kan exportera upp till 100 000 rader.
Du kommer inte att se fullständig data fram till nutid. Istället ser du det senaste datumet för kolumndata under diagramrubriken. Tabellen under diagrammet visar data för ett dygn för det senaste datumet.
Ibland ser du en asterisk ”*” bredvid ett kolumnnamn. Asterisken indikerar att data i den här kolumnen kan vara inaktuell jämfört med data i andra kolumner.
Mer information om när data blir tillgänglig och hur länge den lagras finns i Datalagring och fördröjning.
Google, Google Workspace och relaterade märken och logotyper är varumärken som tillhör Google LLC. Alla andra företags- och produktnamn är varumärken som tillhör de företag som de är kopplade till.
