Por ser administrador, você pode usar os relatórios de uso de apps para entender como seus usuários usam os apps do Google Workspace. Em Relatórios de usuário, o relatório de uso dos apps mostra detalhes relacionados à atividade dos usuários, como:
- e-mails enviados durante um período específico;
- quantos arquivos os usuários criam e compartilham;
- quais usuários estão perto dos limites de armazenamento no Drive;
- o número de consultas de pesquisa de diferentes tipos de dispositivo.
Observação: os logins IMAP que usam senhas de app não são registrados.
Etapa 1: abrir o relatório de uso de apps
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Relatórios
Relatórios
Etapa 2: analisar os dados
O relatório de uso de apps utiliza os dados do usuário mostrados a seguir.
Observação: dependendo da sua edição do Google Workspace, talvez você não tenha acesso a alguns dos relatórios de atividades.
Informações geraisObservação: os dados excluídos permanentemente (inclusive os retidos no Vault) não são contabilizados nas cotas de armazenamento.
| Coluna do relatório | Descrição |
|---|---|
| Armazenamento do Gmail utilizado (MB) | Mostra os megabytes de armazenamento que o usuário consumiu com dados do Gmail. |
| Armazenamento no Drive utilizado (MB) | Mostra os megabytes de armazenamento que o usuário consumiu com dados do Drive. |
| Armazenamento do Fotos utilizado (MB) | Mostra os megabytes de armazenamento que o usuário consumiu com fotos. |
| Armazenamento total utilizado (MB) | Mostra os megabytes de armazenamento que o usuário consumiu. |
| Armazenamento utilizado (%) | Mostra a porcentagem do espaço de armazenamento disponível que o usuário consumiu. |
| Coluna do relatório | Descrição |
|---|---|
| Total de e-mails | O número total de mensagens do Gmail que o usuário enviou e recebeu. Inclui e-mails enviados ou recebidos de clientes SMTP de terceiros usando servidores SMTP do Gmail. |
| E-mails recebidos | Mostra o número total de mensagens do Gmail que o usuário recebeu. Inclui e-mails recebidos de clientes SMTP de terceiros usando servidores SMTP do Gmail. |
| E-mails enviados | Mostra o número total de mensagens do Gmail que o usuário enviou. Inclui e-mails enviados de clientes SMTP de terceiros usando servidores SMTP do Gmail. |
| Gmail (IMAP) – Última vez que foi usado | Mostra a última vez que o usuário utilizou o Acesso IMAP para acessar o Gmail. |
| Gmail (POP) – Última vez que foi usado | Mostra a última vez que o usuário utilizou o Acesso POP para acessar o Gmail. |
| Gmail (Web) – Última vez que foi usado | A última vez que o usuário utilizou o Gmail baseado na Web. Observe que esse carimbo de data/hora não é sincronizado com o carimbo de data/hora Último login. |
Observação: os relatórios do usuário para o Drive não incluem as mudanças nos drives compartilhados. Eles também não incluem dados de usuários com licenças do Cloud Identity Free ou do Cloud Identity Premium.
| Coluna do relatório | Descrição |
|---|---|
|
Drive: ativo pela última vez |
Mostra o número de usuários ativos cumulativamente ao longo do mês. Na lista de usuários, a coluna Drive: ativo pela última vez mostra a última vez que o usuário acessou o Drive. |
| Arquivos adicionados | Mostra o número de arquivos do Drive que o usuário adicionou, como criar ou fazer upload de um arquivo, transferir a propriedade ou restaurar um arquivo da lixeira.
Observação: a ocorrência de várias ações no mesmo arquivo não aumenta a contagem. |
| Arquivos editados | O número de arquivos do Drive que o usuário editou. |
| Arquivos visualizados | Mostra o número de arquivos do Drive que o usuário visualizou. |
| Formulários Google adicionados | Mostra o número de formulários adicionados ao Drive. |
| Apresentações Google adicionadas | Mostra o número de apresentações adicionadas ao Drive. |
| Planilhas Google adicionadas | Mostra o número de planilhas adicionadas ao Drive. |
| Desenhos Google adicionados | Mostra o número de arquivos do Desenhos Google adicionados. |
| Documentos Google adicionados | Mostra o número de documentos de texto adicionados ao Drive. |
| Outros tipos adicionados | Mostra o número de arquivos que não são do Google adicionados pelo usuário. |
| Coluna do relatório | Descrição |
|---|---|
| Sala de Aula - Última vez que foi usado | Mostra a última vez que o usuário utilizou o Sala de Aula. |
| Aulas criadas | Mostra o número de aulas criadas. |
| Postagens criadas | Mostra o número total de postagens criadas por professores e alunos. |
Observação: as colunas do Cloud Search nos relatórios de uso dos apps mostram o número de consultas de pesquisa no seu domínio.
| Coluna do relatório | Descrição |
|---|---|
| Consultas de pesquisa | Mostra o número total de consultas de pesquisa no Cloud Search. |
| Consultas de pesquisa da Web | Mostra o número total de consultas de pesquisa de navegadores da Web, inclusive computadores desktop e dispositivos móveis. |
| Consultas de pesquisa do Android | Mostra o número total de consultas de pesquisa do app Android. |
| Consultas de pesquisa do iOS | Mostra o número total de consultas de pesquisa do app para dispositivos móveis para iPhone ou iPad. |
Etapa 3: personalizar os dados no relatório
- Abra seu relatório conforme descrito acima.
- Clique em Configurações
.
- (Opcional) Para adicionar colunas ao gráfico, ao lado de Adicionar nova coluna, clique na seta para baixo
e selecione as opções na lista.
- (Opcional) Para remover um item do gráfico, clique em Remover
ao lado do item.
- (Opcional) Para reorganizar as colunas, arraste e solte um item em uma nova posição.
- Clique em Salvar.
Etapa 4: filtrar dados e exportar o relatório
Você pode restringir o relatório para mostrar usuários ou eventos específicos. Por exemplo, é possível criar um filtro para encontrar todos os usuários que estejam usando a verificação em duas etapas ou criar um filtro para listar pessoas que compartilham vários links externos.
- Abra seu relatório conforme descrito na Etapa 1 acima.
- Na parte de cima do relatório, clique em Adicionar um filtro.
- Selecione e digite os critérios para o filtro e, se necessário, clique em Aplicar.
Por exemplo, selecione Nome do evento e um evento para ver as entradas de registro de cada ocorrência do evento.
Para comparar as estatísticas das unidades organizacionais em um domínio, filtre por unidade organizacional.
- Abra seu relatório conforme descrito na Etapa 1 acima.
- Na parte de cima do relatório, clique em Unidade organizacional
- Clique em Aplicar.
Só é possível filtrar a hierarquia da organização atual, mesmo ao pesquisar dados mais antigos. Os dados anteriores a 20 de dezembro de 2018 não aparecem nos resultados filtrados.
Também é possível filtrar os dados no seu relatório por grupo. Você precisa adicionar um grupo à lista de permissões de grupos para que ele apareça nesse filtro.
Confira mais detalhes sobre como usar filtros de grupo em Filtrar resultados por Grupo do Google.
Etapa 1: adicionar um grupo à lista de permissões de grupos de filtragem
- Abra seu relatório conforme descrito acima.
- Na parte de cima do relatório, clique em Filtro de grupo
- Clique em Grupos filtrados.
A página "Grupos filtrados" é exibida. - Clique em Adicionar grupos.
- Digite os primeiros caracteres do nome ou endereço de e-mail de um grupo para pesquisá-lo. Selecione o grupo quando encontrá-lo.
- (Opcional) Para adicionar outro grupo, pesquise e selecione o grupo.
- Quando terminar de selecionar os grupos, clique em Adicionar.
- (Opcional) Para remover um grupo, clique em Remover grupo
- Clique em Salvar.
As alterações podem levar até 24 horas, mas costumam ser mais rápidas. Saiba mais
Etapa 2: filtrar o registro de auditoria por grupo
- Abra seu relatório conforme descrito acima.
- Na parte de cima do relatório, clique em Filtro de grupo
- Selecione um ou mais grupos e clique em Aplicar.
Você pode exportar os dados do seu relatório para um arquivo do Planilhas Google ou fazer o download desse arquivo no formato CSV.
- Abra seu relatório conforme descrito na Etapa 1 acima.
- (Opcional) Altere os dados que vão ser incluídos na exportação conforme descrito na Etapa 3 acima.
- No relatório, clique em Fazer download
.
- Selecione as colunas que serão incluídas e o formato do relatório.
- Clique em Fazer download.
É possível exportar até 100.000 linhas.
Você não verá todos os dados até o dia de hoje. Em vez disso, abaixo do título do gráfico, você verá a data mais recente dos dados da coluna. A tabela abaixo do gráfico mostra os dados de um dia da data mais recente.
Às vezes, ao lado do nome de uma coluna, há um asterisco "*". O asterisco indica que os dados nessa coluna específica talvez estejam desatualizados em relação aos das outras colunas.
Veja mais detalhes sobre a data de disponibilização dos dados e o tempo de retenção em Períodos de atraso e retenção de dados.
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