Sebagai administrator, Anda dapat menggunakan laporan Penggunaan aplikasi untuk mendapatkan pemahaman mendalam tentang cara pengguna menggunakan aplikasi Google Workspace. Pada bagian Laporan Pengguna, laporan Penggunaan aplikasi memberikan detail yang terkait dengan aktivitas pengguna, seperti:
- Email yang dikirim selama jangka waktu tertentu.
- Jumlah file yang dibuat dan dibagikan oleh pengguna.
- Pengguna mana yang mendekati batas penyimpanan Drive.
- Jumlah kueri penelusuran dari berbagai jenis perangkat.
Catatan: Login IMAP menggunakan Sandi Aplikasi tidak dicatat dalam log.
Langkah 1: Buka laporan penggunaan aplikasi
-
Login ke Konsol Google Admin.
Login menggunakan akun administrator (bukan yang diakhiri dengan @gmail.com).
-
Di konsol Admin, buka Menu
Pelaporan
Laporan
Langkah 2: Tinjau data
Laporan penggunaan Aplikasi didasarkan pada data pengguna berikut.
Catatan: Bergantung pada edisi Google Workspace, Anda mungkin tidak memiliki akses ke beberapa laporan aktivitas.
UmumCatatan: Data yang dihapus secara permanen (termasuk data yang dipertahankan Vault) tidak dihitung dalam kuota penyimpanan.
| Kolom laporan | Deskripsi |
|---|---|
| Penyimpanan Gmail yang terpakai (MB) | Jumlah megabyte penyimpanan yang telah dipakai oleh pengguna untuk data Gmail |
| Penyimpanan Drive yang terpakai (MB) | Jumlah megabyte penyimpanan yang telah dipakai oleh pengguna untuk data Drive |
| Penyimpanan foto yang terpakai (MB) | Jumlah megabyte penyimpanan yang telah dipakai oleh pengguna untuk foto |
| Total penyimpanan yang terpakai (MB) | Jumlah megabyte penyimpanan yang telah dipakai oleh pengguna |
| Penyimpanan yang terpakai (%) | Persentase ruang penyimpanan yang telah dipakai oleh pengguna |
| Kolom laporan | Deskripsi |
|---|---|
| Total email | Jumlah total pesan Gmail yang dikirim dan diterima oleh pengguna. Mencakup email yang dikirim atau diterima dari klien SMTP pihak ketiga yang menggunakan server SMTP Gmail. |
| Email diterima | Jumlah total pesan Gmail yang diterima oleh pengguna. Mencakup email yang diterima dari klien SMTP pihak ketiga yang menggunakan server SMTP Gmail. |
| Email terkirim | Jumlah total pesan Gmail yang dikirim oleh pengguna. Mencakup email yang dikirim dari klien SMTP pihak ketiga yang menggunakan server SMTP Gmail. |
| Gmail (IMAP) - waktu terakhir digunakan | Terakhir kali pengguna menggunakan Internet Message Access Protocol (IMAP) untuk mengakses Gmail |
| Gmail (POP) - waktu terakhir digunakan | Terakhir kali pengguna menggunakan Post Office Protocol (POP) untuk mengakses Gmail |
| Gmail (Web) - waktu terakhir digunakan | Terakhir kali pengguna menggunakan Gmail berbasis web. Perlu diperhatikan bahwa stempel waktu ini tidak disinkronkan dengan stempel waktu Terakhir Login. |
Catatan: Laporan pengguna untuk Drive tidak menyertakan perubahan yang dibuat di drive bersama. Laporan ini juga tidak mencakup data untuk pengguna dengan lisensi Cloud Identity Free atau Cloud Identity Premium.
| Kolom laporan | Deskripsi |
|---|---|
|
Drive - waktu aktif terakhir |
Jumlah pengguna aktif, yang ditampilkan secara kumulatif sepanjang bulan. Dalam daftar pengguna, kolom Drive - waktu aktif terakhir menampilkan waktu terakhir pengguna mengakses Drive |
| File ditambahkan | Jumlah file Drive yang ditambahkan pengguna, yang meliputi file yang dibuat atau diupload, ditransfer kepemilikannya, atau dipulihkan dari sampah
Catatan: Beberapa tindakan pada file yang sama tidak menambah hitungan. |
| File diedit | Jumlah file Drive yang telah diedit pengguna |
| File dilihat | Jumlah file Drive yang telah dilihat oleh pengguna |
| Formulir Google ditambahkan | Jumlah formulir yang ditambahkan di Drive |
| Presentasi Google ditambahkan | Jumlah presentasi yang ditambahkan di Drive |
| Spreadsheet Google ditambahkan | Jumlah spreadsheet yang ditambahkan di Drive |
| Gambar Google ditambahkan | Jumlah file Google Gambar yang ditambahkan |
| Dokumen Google ditambahkan | Jumlah dokumen teks yang ditambahkan di Drive |
| Jenis lainnya ditambahkan | Jumlah file non-Google yang telah ditambahkan pengguna |
| Kolom laporan | Deskripsi |
|---|---|
| Classroom - waktu terakhir digunakan | Terakhir kali pengguna menggunakan Classroom |
| Kelas dibuat | Jumlah kelas yang dibuat |
| Postingan dibuat | Jumlah total postingan yang dibuat oleh pengajar dan siswa |
Catatan: Kolom Cloud Search dalam laporan penggunaan Aplikasi menampilkan jumlah kueri penelusuran di domain Anda.
| Kolom laporan | Deskripsi |
|---|---|
| Kueri penelusuran | Jumlah total kueri penelusuran di Cloud Search |
| Kueri penelusuran dari web | Jumlah total kueri penelusuran dari browser web, termasuk komputer dan perangkat seluler |
| Kueri Penelusuran dari Android | Jumlah total kueri penelusuran dari aplikasi Android |
| Kueri Penelusuran dari iOS | Jumlah total kueri penelusuran dari aplikasi seluler untuk iPhone atau iPad |
Langkah 3: Sesuaikan data di laporan
- Buka laporan seperti yang dijelaskan di atas.
- Klik Setelan
.
- (Opsional) Untuk menambahkan kolom ke diagram, di samping Tambahkan kolom baru, klik Panah bawah
, lalu pilih opsi dari daftar.
- (Opsional) Untuk menghapus item dari diagram, di samping item tersebut, klik Hapus
.
- (Opsional) Untuk mengatur ulang kolom, tarik lalu lepas item ke posisi baru.
- Klik Simpan.
Langkah 4: Filter data dan ekspor laporan
Anda dapat mempersempit laporan untuk menampilkan pengguna atau peristiwa tertentu. Misalnya, Anda dapat membuat filter untuk menemukan semua pengguna yang menggunakan Verifikasi 2 Langkah. Atau, Anda dapat membuat filter untuk menyusun daftar orang yang membagikan banyak link eksternal.
- Buka laporan seperti yang dijelaskan pada Langkah 1 di atas.
- Di bagian atas laporan, klik Tambahkan filter.
- Pilih dan masukkan kriteria filter dan jika perlu, klik Terapkan.
Misalnya, pilih Nama peristiwa, lalu peristiwa untuk melihat entri log setiap kali peristiwa terjadi.
Untuk membandingkan statistik di antara unit organisasi dalam domain, Anda dapat memfilter menurut unit organisasi.
- Buka laporan seperti yang dijelaskan pada Langkah 1 di atas.
- Di bagian atas laporan, klik Unit organisasi
- Klik Terapkan.
Anda hanya dapat memfilter hierarki organisasi saat ini, meskipun Anda menelusuri data lama. Data sebelum tanggal 20 Desember 2018 tidak akan muncul di hasil filter.
Anda juga dapat memfilter data dalam laporan menurut grup. Sebelum grup muncul dalam filter ini, Anda harus menambahkan grup tersebut ke daftar grup pemfilteran yang diizinkan.
Untuk mengetahui cara menggunakan filter grup, lihat Memfilter hasil menurut Google Grup.
Langkah 1: Tambahkan grup ke daftar grup pemfilteran yang diizinkan:
- Buka laporan seperti yang dijelaskan di atas.
- Di bagian atas laporan, klik Filter grup
- Klik Grup pemfilteran.
Halaman Grup pemfilteran akan ditampilkan. - Klik Tambahkan Grup.
- Telusuri grup dengan memasukkan beberapa karakter pertama dari nama atau alamat email grup. Jika melihat grup yang diinginkan, pilih grup tersebut.
- (Opsional) Untuk menambahkan grup lain, telusuri dan pilih grup tersebut.
- Setelah selesai memilih grup, klik Tambahkan.
- (Opsional) Untuk menghapus satu grup, klik Hapus grup
- Klik Simpan.
Perubahan dapat membutuhkan waktu hingga 24 jam, tetapi biasanya berlangsung lebih cepat. Pelajari lebih lanjut
Langkah 2: Filter log audit menurut grup
- Buka laporan seperti yang dijelaskan di atas.
- Di bagian atas laporan, klik Filter grup
- Pilih satu atau beberapa grup, lalu klik Terapkan.
Anda dapat mengekspor data laporan ke Google Spreadsheet atau mendownloadnya sebagai file CSV.
- Buka laporan seperti yang dijelaskan pada Langkah 1 di atas.
- (Opsional) Ubah data yang akan disertakan saat mengekspor seperti yang dijelaskan pada Langkah 3 di atas.
- Klik Download
pada laporan.
- Pilih kolom yang akan disertakan dan format laporan.
- Klik Download.
Anda dapat mengekspor maksimum 100.000 baris.
Anda tidak akan melihat data lengkap hingga hari ini. Namun, Anda akan melihat tanggal terbaru untuk data yang tersedia di bawah judul grafik. Tabel di bawah grafik menunjukkan data 1 hari untuk tanggal terbaru.
Terkadang, Anda akan melihat tanda bintang "*" di samping nama kolom. Tanda bintang menunjukkan bahwa data di kolom tertentu mungkin sudah tidak aktual dibandingkan dengan data di kolom lain.
Untuk mengetahui detail tentang waktu data tersedia dan berapa lama data tersebut disimpan, buka Retensi data dan waktu keterlambatan.
Google, Google Workspace, serta merek dan logo yang terkait adalah merek dagang Google LLC. Semua nama perusahaan dan produk lainnya adalah merek dagang masing-masing perusahaan yang terkait.
