Rapports d'activité relatifs aux applications G Suite

Connaître l'utilisation que font vos utilisateurs des applications

Vous pouvez, en tant qu'administrateur, consulter les rapports "Utilisation des applications" pour obtenir une vue détaillée de la manière dont votre organisation utilise les applications G Suite. Vous pouvez examiner l'activité de vos utilisateurs afin, par exemple, de connaître le nombre d'e-mails qu'ils envoient sur une période donnée ou la quantité de fichiers qu'ils créent et partagent, d'identifier les utilisateurs ayant quasiment atteint leur limite de stockage Drive ou encore de déterminer le nombre de requêtes de recherche effectuées sur les différents appareils.

Étape 1 : Ouvrez le rapport d'activité "Utilisation des applications"

  1. Connectez-vous à la Console d'administration Google.

    Connectez-vous avec votre compte administrateur (ne se terminant pas par "@gmail.com").

  2. Sur la page d'accueil de la console d'administration, accédez à Rapports.

    Si vous ne voyez pas l'option "Rapports", cliquez sur Autres commandes au bas de l'écran.

  3. Sur la gauche, accédez à Rapports puis Utilisateurs et cliquez sur Activité "Utilisation des applications". Pour en savoir plus, reportez-vous à l'étape 2 : Interprétez les données du rapport d'activité "Utilisation des applications.

Étape 2 : Interprétez les données du rapport d'activité "Utilisation des applications"

Les rapports "Utilisation des applications" de la console d'administration reposent sur les données utilisateur répertoriées dans le tableau ci-dessous.

Remarque : En fonction de votre édition de G Suite, il est possible que vous n'ayez pas accès à tous les rapports d’activité suivants.

Général
Type de rapport Description
Espace total utilisé (Mo) Nombre de méga-octets de stockage consommés par l'utilisateur.
Espace utilisé pour Drive (Mo) Nombre de méga-octets de stockage consommés par l'utilisateur pour des données Drive.
Espace utilisé pour Gmail (Mo) Nombre de méga-octets de stockage consommés par l'utilisateur pour des données Gmail.
Espace utilisé pour les photos (Mo) Nombre de méga-octets de stockage consommés par l'utilisateur pour des photos.
Espace utilisé (%) Pourcentage d'espace de stockage consommé par l'utilisateur.
Gmail
Type de rapport Description
Nombre total d'e-mails Nombre total de messages Gmail envoyés et reçus par l'utilisateur. Inclut les e-mails envoyés ou reçus par des clients SMTP tiers à l'aide de serveurs SMTP Gmail.
E-mails reçus Nombre total de messages Gmail reçus par l'utilisateur. Inclut les e-mails envoyés ou reçus par des clients SMTP tiers à l'aide de serveurs SMTP Gmail.
E-mails envoyés Nombre total de messages Gmail envoyés par l'utilisateur. Inclut les e-mails envoyés ou reçus par des clients SMTP tiers à l'aide de serveurs SMTP Gmail.
Gmail (IMAP) : dernière utilisation Heure de la dernière connexion de l'utilisateur à Gmail via le protocole IMAP (Internet Message Access Protocol).
Gmail (POP) : dernière utilisation Heure de la dernière connexion de l'utilisateur à Gmail via le protocole POP (Post Office Protocol).
Gmail (Web) : dernière utilisation Heure de la dernière connexion de l'utilisateur à l'interface Web de Gmail. Notez que cet horodatage n'est pas synchronisé avec l'horodatage Dernière connexion.
Google+
Type de rapport Description
Posts Nombre de posts créés par l'utilisateur.
Les posts supprimés ne sont pas soustraits de ce total.
Commentaires Nombre de commentaires créés par l'utilisateur.
Les commentaires supprimés ne sont pas soustraits de ce total.
Commentaires reçus Nombre de commentaires créés par d'autres utilisateurs sur le contenu de l'utilisateur.
Les commentaires supprimés ne sont pas soustraits de ce total.
+1 Nombre de +1 attribués par l'utilisateur.
Les +1 supprimés ne sont pas soustraits de ce total.
+1 reçus Nombre de +1 attribués par d'autres utilisateurs au contenu de l'utilisateur.
Les +1 supprimés ne sont pas soustraits de ce total.
Partages Nombre de partages par l'utilisateur.
Les posts supprimés ne sont pas soustraits de ce total.
Partages reçus Nombre de partages du contenu de l'utilisateur par d'autres utilisateurs.
Les posts supprimés ne sont pas soustraits de ce total.
Drive
Type de rapport Description

Dernière activité

Nombre total d'utilisateurs actifs sur le mois. Dans la liste des utilisateurs, la colonne Drive - Heure de la dernière activité indique quand un utilisateur a accédé à Drive pour la dernière fois.
Fichiers ajoutés Nombre de fichiers Drive ajoutés par l'utilisateur, incluant les fichiers ayant fait l'objet d'une création, d'une importation, d'une restauration à partir de la corbeille ou d'un transfert de propriété.

Remarque : Lorsqu'un même fichier est concerné par plusieurs actions, celles-ci ne sont comptabilisées qu'une seule fois.

Fichiers modifiés Nombre de fichiers Drive modifiés par l'utilisateur.
Fichiers consultés Nombre de fichiers Drive affichés par l'utilisateur.
Google Forms Nombre de formulaires ajoutés dans Drive.
Fichiers Google Slides ajoutés Nombre de présentations ajoutées dans Drive.
Fichiers Google Sheets ajoutés Nombre de feuilles de calcul ajoutées dans Drive.
Fichiers Google Drawings ajoutés Nombre de fichiers Google Drawing ajoutés.
Fichiers Google Docs ajoutés Nombre de documents texte ajoutés dans Drive.
Autres types de fichiers ajoutés Nombre de fichiers autres que Google ajoutés par l'utilisateur.
Classroom
Type de rapport Description
Classroom : dernière utilisation Heure à laquelle l'utilisateur a accédé à Classroom pour la dernière fois.
Cours créés Nombre de cours créés.
Posts créés Nombre total de posts créés par les élèves et les enseignants.
Cloud Search
Type de rapport Description
Requêtes de recherche Nombre total de requêtes de recherche effectuées dans Cloud Search.
Recherches sur le Web Nombre total de requêtes de recherche effectuées à partir de navigateurs Web, y compris les appareils de bureau et mobiles.
Recherches à partir d'Android Nombre total de requêtes de recherche effectuées depuis l'application Android.
Recherches à partir d'iOS Nombre total de requêtes de recherche effectuées depuis l'application mobile pour iPhone® ou iPad®.

Étape 3 : Modifiez les données affichées dans le graphique

  1. Ouvrez votre rapport comme indiqué ci-dessus.
  2. À côté du titre au-dessus du graphique, cliquez sur la flèche vers le bas Flèche vers le bas.
  3. Sélectionnez une option dans la liste ou cliquez sur une colonne du tableau.
  4. Passez le pointeur de la souris sur un point du graphique pour afficher des données spécifiques de la chronologie.

Étape 4 : Modifiez les données affichées dans les rapports

  1. Ouvrez votre rapport comme indiqué ci-dessus.
  2. Dans la barre d'outils, cliquez sur Sélectionner des colonnes Sélectionner des colonnes afin de voir toutes les colonnes disponibles.
  3. Cochez la case de chacune des colonnes que vous souhaitez afficher, puis cliquez sur Appliquer.
Lorsque vous rouvrirez le rapport, ces colonnes y figureront.

Étape 5 : Personnalisez et exportez les données du rapport

Filtrer les données du rapport par utilisateur ou par activité

Vous pouvez filtrer les données de votre rapport de manière à afficher uniquement les activités liées à certains événements ou utilisateurs. Par exemple, vous pouvez créer un filtre destiné à afficher uniquement les utilisateurs pour lesquels la validation en deux étapes est activée. Un autre exemple est un filtre permettant de répertorier toutes les personnes qui partagent un grand nombre de liens externes.

  1. Ouvrez votre rapport comme indiqué ci-dessus.
  2. Si vous ne voyez pas la section Filtres, cliquez sur Filtre Filtrer dans la barre d'outils.
  3. Saisissez ou sélectionnez vos critères de filtrage. Vous pouvez ainsi créer une sélection personnalisée des différentes données disponibles dans le rapport.

Filtrer les données par unité organisationnelle

Vous pouvez filtrer les données par unité organisationnelle afin de comparer les statistiques entre les différentes organisations enfants d'un domaine.

  1. Ouvrez votre rapport comme indiqué ci-dessus.
  2. Sur la gauche, sous Filtres du tableau de données, sélectionnez une unité organisationnelle dans la liste.

Vous pouvez effectuer des recherches uniquement dans la hiérarchie organisationnelle actuelle, même si vous recherchez des données plus anciennes. Les données antérieures au 20 décembre 2018 n'apparaissent pas dans les résultats filtrés.

Afficher les données pour une date précise

Sélectionnez À compter du et utilisez le sélecteur de date. Vous pouvez aussi sélectionner Les plus récentes pour afficher les données les plus récentes pour chaque application. De nombreuses statistiques sont disponibles pendant six mois, d'autres pendant moins longtemps.

Exporter les données du rapport

Vous avez la possibilité d'exporter les données de votre rapport vers un document Google Sheets, ou de les télécharger au format CSV.

  1. Ouvrez votre rapport comme indiqué ci-dessus.
  2. (Facultatif) Pour modifier les données à inclure dans l'exportation, cliquez sur Sélectionner des rapports Select reports dans la barre d'outils pour afficher toutes les colonnes disponibles.
  3. (Facultatif) Cochez la case située à côté de chacune des colonnes comportant les données que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur Appliquer.
  4. Dans le rapport, cliquez sur Télécharger Télécharger.

Vous pouvez exporter un nombre illimité de cellules. Le nombre maximal de lignes dépend du nombre de colonnes que vous avez sélectionnées.

De quand les données affichées datent-elles ?

Les données disponibles à la date courante ne sont pas complètes. Sous le titre du graphique, vous voyez la date la plus récente des données fournies dans la colonne. Le tableau sous le graphique affiche les données sur 1 jour pour la date la plus récente.

Il arrive qu'un astérisque "*" s'affiche à côté du nom d'une colonne. Il indique que les données de cette colonne risquent de ne pas être actualisées, contrairement aux valeurs des autres colonnes de la page.

Pour savoir exactement à quel moment les données deviennent disponibles, et connaître leur durée de conservation, reportez-vous à l'article Conservation des données et temps de latence.

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