Como administrador, puedes consultar los informes de uso de las aplicaciones para obtener información exhaustiva sobre el uso que hacen los usuarios de las aplicaciones de Google Workspace. En Informes de usuario, el informe de uso de las aplicaciones proporciona información relacionada con la actividad de tus usuarios, como:
- Los correos enviados durante un periodo concreto.
- La cantidad de archivos que crean y comparten los usuarios.
- Qué usuarios están a punto de alcanzar los límites de almacenamiento de Drive.
- El número de consultas de búsqueda que se han hecho desde diferentes tipos de dispositivos.
Nota: No se registran los inicios de sesión IMAP que utilicen contraseñas de aplicación.
Paso 1: Abre el informe de uso de las aplicaciones
-
Inicia sesión en la consola de administración de Google.
Utiliza tu cuenta de administrador (no termina en @gmail.com).
-
En la consola de administración, ve a Menú
Informes
Informes
Paso 2: Revisa los datos
El informe de uso de las aplicaciones se basa en los datos de usuario indicados a continuación.
Nota: El acceso a algunos de los informes de actividad depende de la edición de Google Workspace que tengas.
GeneralesNota: Los datos eliminados definitivamente (incluidos los conservados en Vault) no se tienen en cuenta al calcular la cuota de almacenamiento.
| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
| Almacenamiento utilizado en Gmail (MB) | Los megabytes de espacio de almacenamiento que el usuario ha utilizado con datos de Gmail. |
| Almacenamiento utilizado en Drive (MB) | Los megabytes de espacio de almacenamiento que el usuario ha utilizado con datos de Drive. |
| Almacenamiento utilizado en Fotos (MB) | Los megabytes de espacio de almacenamiento que el usuario ha utilizado con fotos. |
| Almacenamiento total utilizado (MB) | Los megabytes de espacio de almacenamiento que el usuario ha utilizado. |
| Almacenamiento usado (%) | El porcentaje de espacio de almacenamiento disponible que el usuario ha utilizado. |
| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
| Total de correos electrónicos | El número total de mensajes de Gmail que el usuario ha enviado y recibido. Se incluyen los correos electrónicos enviados o recibidos de clientes SMTP de terceros que usan servidores SMTP de Gmail. |
| Correos electrónicos recibidos | El número total de mensajes de Gmail que el usuario ha recibido, incluidos los correos recibidos a través de clientes SMTP de otros proveedores mediante servidores SMTP de Gmail. |
| Correos electrónicos enviados | El número total de mensajes de Gmail que el usuario ha enviado, incluidos los correos enviados a través de clientes SMTP de otros proveedores mediante servidores SMTP de Gmail. |
| Gmail (IMAP): usado por última vez | La última vez que el usuario empleó el protocolo IMAP (Internet Message Access Protocol) para acceder a Gmail. |
| Gmail (POP): usado por última vez | La última vez que el usuario empleó el protocolo POP (Post Office Protocol) para acceder a Gmail. |
| Gmail (Web): usado por última vez | La última vez que el usuario empleó la versión web de Gmail. Ten en cuenta que esta marca de tiempo no está sincronizada con la marca de tiempo de Último acceso. |
Nota: Los informes de usuario de Drive no incluyen los cambios hechos en unidades compartidas. Tampoco se incluyen los datos de los usuarios con licencias de Cloud Identity Free o de Cloud Identity Premium.
| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
|
Drive: último momento de actividad |
El número de usuarios activos, mostrado de forma acumulada durante todo el mes. En la columna Drive: último momento de actividad de la lista de usuarios, se muestra la última vez que un usuario accedió a Drive. |
| Archivos añadidos | El número de archivos de Drive que el usuario ha añadido; pueden ser archivos que ha creado, subido o restaurado de la papelera o archivos a los que ha transferido la propiedad.
Nota: Si se producen diferentes acciones en un mismo archivo, no se incrementa el número de acciones registradas. |
| Archivos editados | El número de archivos de Drive que ha editado el usuario. |
| Archivos vistos | El número de archivos de Drive que ha visto el usuario. |
| Formularios de Google añadidos | El número de formularios que se han añadido a Drive. |
| Presentaciones de Google añadidas | El número de presentaciones que se han añadido a Drive. |
| Hojas de cálculo de Google añadidas | El número de hojas de cálculo que se han añadido a Drive. |
| Dibujos de Google añadidos | El número de dibujos de Google que se han añadido a Drive. |
| Documentos de Google añadidos | El número de documentos de texto que se han añadido a Drive. |
| Otros tipos añadidos | El número de archivos que no son de Google que ha añadido el usuario. |
| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
| Classroom: usado por última vez | La última vez que el usuario usó Classroom. |
| Clases creadas | El número de clases creadas. |
| Publicaciones creadas | El número total de publicaciones que los profesores y los alumnos han creado. |
Nota: En las columnas de Cloud Search que aparecen en los informes de uso de las aplicaciones, se muestra el número de consultas de búsqueda de tu dominio.
| Columna del informe | Descripción |
|---|---|
| Consultas de búsqueda | El número total de consultas de búsqueda hechas en Cloud Search. |
| Consultas de búsqueda desde la Web | El número total de consultas de búsqueda hechas desde navegadores web, tanto en ordenadores como en dispositivos móviles. |
| Consultas de búsqueda desde Android | El número total de consultas de búsqueda hechas desde la aplicación Android. |
| Consultas de búsqueda desde iOS | El número total de consultas de búsqueda hechas desde la aplicación móvil para iPhone o iPad. |
Paso 3: Personaliza los datos del informe
- Abre el informe tal como se indica más arriba.
- Haz clic en Configuración
.
- (Opcional) Para añadir columnas al gráfico, haz clic en la flecha hacia abajo
que hay junto a Añadir columna y, a continuación, selecciona las opciones de la lista.
- (Opcional) Para quitar un elemento del gráfico, junto a su nombre, haz clic en Quitar
.
- (Opcional) Para reorganizar las columnas, arrastra y suelta un elemento a otra posición.
- Haz clic en Guardar.
Paso 4: Filtra los datos y exporta el informe
Puedes acotar el informe para que se muestren usuarios o eventos específicos. Por ejemplo, puedes crear un filtro para encontrar a todos los usuarios que utilizan la verificación en dos pasos, o un filtro para mostrar una lista de las personas que comparten muchos enlaces externos.
- Abre el informe tal como se indica en el paso 1 de este artículo.
- En la parte superior del informe, haz clic en Añadir un filtro.
- Selecciona e introduce los criterios del filtro y, si es necesario, haz clic en Aplicar.
Por ejemplo, selecciona Nombre del evento y, a continuación, elige un evento para ver las entradas del registro correspondientes a cada una de las veces que tuvo lugar ese evento.
Para comparar las estadísticas de las unidades organizativas de un dominio, puedes filtrar por unidad organizativa.
- Abre el informe tal como se indica en el paso 1 de este artículo.
- En la parte superior del informe, haz clic en Unidad organizativa
- Haz clic en Aplicar.
Aunque estés buscando datos antiguos, solo puedes hacerlo en la jerarquía que tenga tu organización en este momento. En los resultados filtrados no aparecerán datos anteriores al 20 de diciembre del 2018.
También puedes filtrar los datos del informe por grupo. Para que un grupo aparezca en este filtro, debes incluirlo en la lista de grupos de filtrado permitidos.
Para obtener más información sobre cómo usar filtros de grupo, consulta Filtrar resultados por grupo de Google.
Paso 1: Añade un grupo a la lista de grupos de filtrado permitidos
- Abre el informe tal como se indica más arriba.
- En la parte superior del informe, haz clic en Filtro de grupos
- Haz clic en Grupos de filtrado.
Se mostrará la página Grupos de filtrado. - Haz clic en Añadir grupos.
- Para buscar un grupo, escribe los primeros caracteres de su nombre o de su dirección de correo electrónico. Cuando veas el grupo que buscas, selecciónalo.
- (Opcional) Para añadir otro grupo, búscalo y selecciónalo.
- Cuando hayas seleccionado todos los grupos que te interesen, haz clic en Añadir.
- (Opcional) Para quitar un grupo, haz clic en Quitar grupo
- Haz clic en Guardar.
Los cambios pueden tardar hasta 24 horas en aplicarse, pero suelen hacerlo más rápido. Más información
Paso 2: Filtra el registro de auditoría por grupo
- Abre el informe tal como se indica más arriba.
- En la parte superior del informe, haz clic en Filtro de grupos
- Selecciona uno o varios grupos y haz clic en Aplicar.
Puedes exportar los datos de los informes a una hoja de cálculo de Google o descargarlos en un archivo CSV.
- Abre el informe tal como se indica en el paso 1 de este artículo.
- (Opcional) Cambia los datos que se incluirán en la exportación según se describe en el paso 3 de este artículo.
- En el informe, haz clic en Descargar
.
- Selecciona las columnas que quieres incluir y el formato del informe.
- Haz clic en Descargar.
Puedes exportar hasta 100.000 filas.
No aparecerán los datos completos hasta la fecha actual, sino que aparecerá la fecha más reciente de los datos de esa columna debajo del título del gráfico. En la tabla situada debajo del gráfico se muestran los datos de la fecha más reciente.
Es posible que a veces aparezca un asterisco (*) junto al nombre de una columna, lo que indica que los datos de esa columna podrían estar obsoletos en comparación con los de otras columnas.
Para saber cuándo se obtienen los datos y durante cuánto tiempo se conservan, consulta el artículo Plazos de conservación y periodos de retraso de los datos.
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