Konfigurera lagringsutrymme för e-post

Som administratör kan du se till att en kopia av alla skickade eller mottagna meddelanden på din domän – inklusive meddelanden som skickas eller tas emot av postlådor utanför Gmail – lagras i de associerade användarnas Gmail-postlådor.

Omfattande e-postlagring och Arkiv

Om organisationen använder Arkiv kan du konfigurera omfattande e-postlagring så att Arkiv har fullständig åtkomst till organisationens e-postmeddelanden:

Användarna kan skicka e-postmeddelanden med andra tjänster för Google Workspace utöver Gmail. Exempel:

Kalender – utgående inbjudningar och meddelanden som skickas med alternativet Skicka e-post till gäster i kalendern på skrivbordet.
Drive – meddelandeinnehåll som skickas när användare delar, överför äganderätt eller kommenterar filer på Drive.
Google Dokument, Kalkylark, Presentationer och Teckningar – meddelanden som skickas av appen när användare skickar filer som bilagor eller ändrar godkännanden för filer.
Formulär – e-postmeddelanden som innehåller formulär eller länkar till formulär.
Keep – e-postmeddelanden som skickas när användare delar anteckningar i Keep.

Omfattande e-postlagring gör att meddelanden som skickas från andra bastjänster visas i användarnas Skickat-mappar och därför är tillgängliga för Arkiv.

Obs! Omfattande e-postlagring gäller endast bastjänster för Google Workspace. Ytterligare Google-tjänster kan kanske skicka e-postmeddelanden åt användaren. Meddelanden som skickas av dessa tjänster lagras kanske inte i användarnas Skickat-mapp och är kanske inte tillgängliga i Arkiv.

För organisationer som vidarebefordrar e-post till e-postservrar utanför Gmail kan du ställa in omfattande e-postlagring för att säkerställa att meddelandena lagras i Gmail-postlådor och är tillgängliga för Arkiv.
Du kan även aktivera den här inställningen om du har ett annat system än Gmail som använder SMTP-relätjänsten för att vidarebefordra meddelanden för dina användare – exempelvis spårningssystem för supportärenden, feldatabaser eller automatiska aviseringssystem – och du vill att dessa meddelanden ska visas i användarnas Gmail-postlådor. Detta är avgörande för lagring av meddelanden i Google Arkiv för alla användare som aktiverar SMTP-relä.

Tänk på följande innan du aktiverar omfattande e-postlagring

Det finns några viktiga överväganden att ta hänsyn till innan du aktiverar omfattande e-postlagring:

Du ska inte aktivera omfattande e-postlagring om du har efterlevnadsregler för dirigering som ändrar mottagaren (och inte vill att den ursprungliga mottagaren ska få en kopia av e-postmeddelandet).
När du har aktiverat SMTP-relätjänsten behåller användarpostlådor en kopia av meddelandet i den mappen Skickat (till exempel när du skickar e-post från en skanner) om omfattande e-postlagring har aktiverats. Detta kan göra att konton överskrider lagringsgränserna om kontots utgåva har lagringsgränser. Jämför versioner
Du ska aktivera omfattande e-postlagring om du bara använder Gmail för Arkiv-funktionen och vidarebefordrar e-post till din lokala e-postserver eller en annan e-postleverantör.