Configurar o Armazenamento de e-mails abrangente

Como administrador do G Suite, você pode armazenar uma cópia de todas as mensagens enviadas ou recebidas no seu domínio nas caixas de e-mails do Gmail dos usuários associados. Isso também inclui as mensagens nas caixas de e-mails que não são do Gmail.

Suspensão de uso do Message Center: o console da Web onde os usuários do Gmail veem e gerenciam mensagens de spam. A partir de outubro de 2019, o uso do Message Center e do resumo da quarentena será suspenso. Até que a suspensão de uso seja concluída, talvez esses recursos estejam disponíveis para alguns usuários do G Suite. Após outubro, em algum momento o Message Center não estará mais disponível, e os novos e-mails do resumo da quarentena não serão mais entregues. Você não receberá um aviso antes que isso aconteça. Recomendamos que os administradores comecem a usar os métodos de gerenciamento de spam descritos em Gerenciar mensagens de spam.

Veja respostas para perguntas comuns em Mais sobre a suspensão do uso do Message Center.

Armazenamento de e-mails abrangente e Vault

Se sua organização usa o Vault, convém configurar o armazenamento de e-mails abrangente para garantir que o Vault tenha acesso total às mensagens de e-mail da organização:

Os usuários podem enviar e-mails de outros serviços principais do G Suite além do Gmail. Exemplo:

  • Agenda: convites e mensagens são enviados com a opção Enviar e-mail para os convidados no computador.
  • Drive: o conteúdo da mensagem é enviado quando os usuários compartilham, transferem a propriedade ou fazem comentários em arquivos no Drive.
  • Documentos, Planilhas, Apresentações e Desenhos Google : as mensagens são enviadas pelo app quando os usuários enviam arquivos por e-mail como anexos, alteram aprovações ou fazem comentários ou sugestões em arquivos.
  • Formulários: as mensagens de e-mail contêm formulários ou links para formulários.
  • Keep: as mensagens de e-mail são enviadas quando os usuários compartilham notas no Keep.

O Armazenamento de e-mails abrangente garante que as mensagens enviadas por outros serviços principais apareçam na pasta "Enviados" dos usuários e fiquem acessíveis no Vault.

Observação: o armazenamento de e-mails abrangente só é aplicável aos serviços principais do G Suite. Os serviços adicionais do Google podem enviar mensagens de e-mail em nome dos usuários. As mensagens enviadas por esses serviços talvez não sejam armazenadas na pasta "Enviados" dos usuários nem fiquem disponíveis no Vault.

  • Nas organizações que redirecionaram mensagens para servidores de e-mail que não são do Gmail, você pode configurar o Armazenamento de e-mails abrangente de forma que todas as mensagens sejam armazenadas nas caixas de e-mails do Gmail e fiquem disponíveis no Vault.
  • Você também poderá definir essa configuração se tiver um sistema que não seja o Gmail, como sistemas de rastreamento de tíquetes, bancos de dados de bugs ou sistema de notificação automatizados, usar o serviço de redirecionamento SMTP para rotear mensagens em nome dos usuários e quiser mostrá-las nas caixas de e-mails do Gmail dos usuários. Isso é fundamental para armazenar no Google Vault e-mails de todos os usuários que ativaram o redirecionamento SMTP.

Considerações antes de ativar o Armazenamento de e-mails abrangente

Há algumas considerações importantes que devem ser analisadas com atenção antes de ativar o Armazenamento de e-mails abrangente:

  • Não ative o Armazenamento de e-mails abrangente se você tiver regras de roteamento de compliance que alteram o destinatário e não quiser que o destinatário original receba uma cópia do e-mail.
  • Quando você tiver ativado o serviço de redirecionamento SMTP, as caixas de e-mails do usuário manterão uma cópia da mensagem na pasta "Enviados" (por exemplo, ao enviar e-mails de um scanner) se o Armazenamento de e-mails abrangente estiver ativado. Isso pode fazer as contas excederem os limites de armazenamento no G Suite Basic.
  • Ative o Armazenamento de e-mails abrangente se você usar apenas o Gmail para o recurso Vault e encaminhar e-mails para seu servidor de e-mail local ou outro provedor de e-mail.

Configurar o Armazenamento de e-mails abrangente

Observação: quando o Armazenamento de e-mails abrangente está ativado, a entrada SYSTEM_OF_RECORD é incluída no relatório "Pesquisa de registro de e-mail".

  1. Faça login no Google Admin Console.

    Faça login com sua conta de administrador (não termina em @gmail.com).

  2. Na página inicial do Admin console, acesse Apps e G Suite e Gmail e Configurações avançadas.

    Dica: para ver "Configurações avançadas", role até a parte inferior da página do Gmail.

  3. À esquerda, selecione uma organização.
  4. Role até a configuração Armazenamento de e-mails abrangente.
  5. Marque a caixa Verifique se existem cópias de todos os e-mails enviados e recebidos armazenadas nas caixas de correio dos usuários associados.
  6. Na parte inferior, clique em Salvar.
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