Uitgebreide e-mailopslag instellen

Als beheerder kunt u instellen dat een kopie van alle verstuurde of ontvangen berichten in uw domein wordt opgeslagen in de Gmail-mailboxen van de betreffende gebruikers, inclusief berichten die worden verstuurd of ontvangen met niet-Gmail-mailboxen.

Uitgebreide e-mailopslag en Vault

Als uw organisatie Vault gebruikt, kunt u uitgebreide e-mailopslag instellen om te zorgen dat Vault volledige toegang heeft tot de e-mailberichten van uw organisatie:

Gebruikers kunnen e-mailberichten sturen met andere kernservices van Google Workspace, naast Gmail. Bijvoorbeeld:

Agenda: uitgaande uitnodigingen en berichten die worden verzonden met de optie Gasten e-mailen in Agenda voor desktop.
Drive: berichtcontent die wordt gestuurd als gebruikers bestanden delen, het eigendom van bestanden wijzigen of reageren op bestanden in Drive.
Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen: berichten die door de app worden gestuurd als gebruikers bestanden e-mailen als bijlagen of de goedkeuringen voor bestanden wijzigen.
Formulieren: e-mailberichten met formulieren of links naar formulieren.
Keep: e-mailberichten die worden verzonden als gebruikers notities delen in Keep.

Met uitgebreide e-mailopslag worden berichten die door andere kernservices worden verzonden, weergegeven in de map Verzonden van gebruikers. Dan zijn ze beschikbaar voor Vault.

Opmerking: Uitgebreide e-mailopslag geldt alleen voor kernservices van Google Workspace. Aanvullende Google-services kunnen mogelijk e-mailberichten sturen namens gebruikers. Berichten die door deze services worden verstuurd, worden wellicht niet opgeslagen in de map Verzonden van gebruikers en zijn dan niet beschikbaar voor Vault.

Organisaties die berichten doorsturen naar e-mailservers die niet van Gmail zijn, kunnen uitgebreide e-mailopslag instellen zodat berichten worden opgeslagen in Gmail-mailboxen en beschikbaar zijn voor Vault.
U kunt dit ook instellen als u een niet-Gmail-systeem heeft dat de SMTP-relayservice gebruikt om berichten namens uw gebruikers door te sturen (voor bijvoorbeeld volgsystemen van hulpaanvragen, bugdatabases of automatische meldingssystemen) en u wilt dat e-mails in de Gmail-mailboxen van uw gebruikers worden weergegeven. Dit is essentieel voor het opslaan van e-mail in Google Vault voor alle gebruikers die de SMTP-relayservice hebben ingeschakeld.

Overwegingen voordat u uitgebreide e-mailopslag inschakelt

Er zijn enkele belangrijke overwegingen waarmee u rekening moet houden voordat u uitgebreide e-mailopslag inschakelt:

U moet uitgebreide e-mailopslag niet inschakelen als u compliance-routingsregels heeft waarbij de ontvanger wordt gewijzigd (en u niet wilt dat de oorspronkelijke ontvanger een kopie van de e-mail krijgt).
Als u de SMTP-relayservice heeft aangezet, wordt een kopie van het bericht bewaard in de map Verzonden in gebruikersmailboxen (bijvoorbeeld als een e-mail wordt gestuurd via een scanner) als uitgebreide e-mailopslag is aangezet. Dit kan ertoe leiden dat de opslaglimieten worden overschreden als er een opslaglimiet geldt voor de versie die u gebruikt in uw account. Versies vergelijken
Schakel uitgebreide e-mailopslag in als u Gmail alleen gebruikt voor de Vault-functie en e-mails doorstuurt naar uw lokale e-mailserver of andere e-mailprovider.