Uitgebreide e-mailopslag instellen

Als beheerder kunt u instellen dat een kopie van alle verstuurde of ontvangen berichten in uw domein wordt opgeslagen in de Gmail-mailboxen van de betreffende gebruikers, inclusief berichten die worden verstuurd of ontvangen met niet-Gmail-mailboxen.

Uitgebreide e-mailopslag en Vault

Als uw organisatie Vault gebruikt, kunt u uitgebreide e-mailopslag instellen om te zorgen dat Vault volledige toegang heeft tot de e-mailberichten van uw organisatie:

Gebruikers kunnen e-mailberichten sturen met andere kernservices van Google Workspace, naast Gmail. Bijvoorbeeld:

  • Agenda: uitgaande uitnodigingen en berichten die worden verzonden met de optie Gasten e-mailen in Agenda voor desktop.
  • Drive: berichtcontent die wordt gestuurd als gebruikers bestanden delen, het eigendom van bestanden wijzigen of reageren op bestanden in Drive.
  • Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties en Tekeningen: berichten die door de app worden gestuurd als gebruikers bestanden e-mailen als bijlagen of de goedkeuringen voor bestanden wijzigen.
  • Formulieren: e-mailberichten met formulieren of links naar formulieren.
  • Keep: e-mailberichten die worden verzonden als gebruikers notities delen in Keep.

Met uitgebreide e-mailopslag worden berichten die door andere kernservices worden verzonden, weergegeven in de map Verzonden van gebruikers. Dan zijn ze beschikbaar voor Vault.

Opmerking: Uitgebreide e-mailopslag geldt alleen voor kernservices van Google Workspace. Aanvullende Google-services kunnen mogelijk e-mailberichten sturen namens gebruikers. Berichten die door deze services worden verstuurd, worden wellicht niet opgeslagen in de map Verzonden van gebruikers en zijn dan niet beschikbaar voor Vault.

  • Organisaties die berichten doorsturen naar e-mailservers die niet van Gmail zijn, kunnen uitgebreide e-mailopslag instellen zodat berichten worden opgeslagen in Gmail-mailboxen en beschikbaar zijn voor Vault.
  • U kunt dit ook instellen als u een niet-Gmail-systeem heeft dat de SMTP-relayservice gebruikt om berichten namens uw gebruikers door te sturen (voor bijvoorbeeld volgsystemen van hulpaanvragen, bugdatabases of automatische meldingssystemen) en u wilt dat e-mails in de Gmail-mailboxen van uw gebruikers worden weergegeven. Dit is essentieel voor het opslaan van e-mail in Google Vault voor alle gebruikers die de SMTP-relayservice hebben ingeschakeld.

Overwegingen voordat u uitgebreide e-mailopslag inschakelt

Er zijn enkele belangrijke overwegingen waarmee u rekening moet houden voordat u uitgebreide e-mailopslag inschakelt:

  • U moet uitgebreide e-mailopslag niet inschakelen als u compliance-routingsregels heeft waarbij de ontvanger wordt gewijzigd (en u niet wilt dat de oorspronkelijke ontvanger een kopie van de e-mail krijgt).
  • Als u de SMTP-relayservice heeft aangezet, wordt een kopie van het bericht bewaard in de map Verzonden in gebruikersmailboxen (bijvoorbeeld als een e-mail wordt gestuurd via een scanner) als uitgebreide e-mailopslag is aangezet. Dit kan ertoe leiden dat de opslaglimieten worden overschreden als er een opslaglimiet geldt voor de versie die u gebruikt in uw account. Versies vergelijken  
  • Schakel uitgebreide e-mailopslag in als u Gmail alleen gebruikt voor de Vault-functie en e-mails doorstuurt naar uw lokale e-mailserver of andere e-mailprovider.

Uitgebreide e-mailopslag instellen

Opmerking: Als uitgebreide e-mailopslag aanstaat, wordt de vermelding SOR_INSERTED opgenomen in het rapport Zoeken in e-maillogboeken.

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga in de Beheerdersconsole naar Menu and then Appsand thenGoogle Workspaceand thenGmailand thenCompliance.
  3. Selecteer links een organisatie-eenheid.
  4. Scroll naar de instelling Uitgebreide e-mailopslag.
  5. Vink het vakje aan voor Zorg ervoor dat een kopie van alle verzonden of ontvangen e-mails wordt opgeslagen in de mailboxen van de betreffende gebruikers.
  6. Klik onderaan op Opslaan.

Was dit nuttig?

Hoe kunnen we dit verbeteren?
Zoeken
Zoekopdracht wissen
Zoekfunctie sluiten
Google-apps
Hoofdmenu