Uitgebreide e-mailopslag instellen

Als G Suite-beheerder kunt u instellen dat een kopie van alle verzonden of ontvangen berichten in uw domein wordt opgeslagen in de Gmail-postvakken van de betreffende gebruikers, inclusief berichten die worden verzonden of ontvangen met niet-Gmail-postvakken.

Beëindiging van het Message Center: Het Message Center is een webconsole waarin Gmail-gebruikers spamberichten kunnen bekijken en beheren. Vanaf oktober 2019 worden het Message Center en het quarantaineoverzicht beëindigd. Deze functies blijven wellicht beschikbaar voor sommige G Suite-gebruikers totdat de beëindiging is voltooid. Op een gegeven moment na oktober is het Message Center niet meer beschikbaar en worden er geen e-mails met het quarantaineoverzicht meer verzonden. U ontvangt geen melding wanneer dit gebeurt. We raden beheerders aan de methoden voor spambeheer te gebruiken die worden beschreven in Spamberichten beheren.

Zie Meer informatie over de beëindiging van het Message Center voor antwoorden op veelgestelde vragen.

Uitgebreide e-mailopslag en Vault

Als uw organisatie Vault gebruikt, kunt u uitgebreide e-mailopslag instellen om te zorgen dat Vault volledige toegang heeft tot de e-mailberichten van uw organisatie:

Gebruikers kunnen e-mailberichten verzenden met andere kernservices van G Suite, naast Gmail. Voorbeeld:

  • Agenda: uitgaande uitnodigingen en berichten die worden verzonden met de optie Gasten e-mailen in Agenda voor desktop.
  • Drive: berichtinhoud die wordt verzonden als gebruikers bestanden delen, het eigendom van bestanden wijzigen of reageren op bestanden in Drive.
  • Google-documenten, -spreadsheets, -presentaties en -tekeningen: berichten die door de app worden verzonden als gebruikers bestanden e-mailen als bijlage, goedkeuringen wijzigen voor bestanden, of reacties of suggesties plaatsen in bestanden.
  • Formulieren: e-mailberichten met formulieren of links naar formulieren.
  • Keep: e-mailberichten die worden verzonden als gebruikers notities delen in Keep.

Met uitgebreide e-mailopslag worden berichten die door andere kernservices worden verzonden, weergegeven in de map Verzonden van gebruikers. Dan zijn ze beschikbaar voor Vault.

Opmerking: Uitgebreide e-mailopslag geldt alleen voor kernservices van G Suite. Aanvullende Google-services kunnen wellicht e-mailberichten verzenden namens gebruikers. Berichten die door deze services worden verzonden, worden wellicht niet opgeslagen in de map Verzonden van gebruikers en zijn dan niet beschikbaar voor Vault.

  • Organisaties die berichten doorsturen naar e-mailservers die niet van Gmail zijn, kunnen uitgebreide e-mailopslag instellen zodat berichten worden opgeslagen in Gmail-postvakken en beschikbaar zijn voor Vault.
  • U kunt dit ook instellen als u een niet-Gmail-systeem heeft dat de SMTP-relayservice gebruikt om berichten namens uw gebruikers door te sturen (voor bijvoorbeeld volgsystemen van hulpaanvragen, bugdatabases of automatische meldingssystemen) en u wilt dat e-mails in de Gmail-postvakken van uw gebruikers worden weergegeven. Dit is essentieel voor het opslaan van e-mail in Google Vault voor alle gebruikers die de SMTP-relayservice hebben ingeschakeld.

Overwegingen voordat u uitgebreide e-mailopslag inschakelt

Er zijn enkele belangrijke overwegingen waarmee u rekening moet houden voordat u uitgebreide e-mailopslag inschakelt:

  • U moet uitgebreide e-mailopslag niet inschakelen als u compliance-routingsregels heeft waarbij de ontvanger wordt gewijzigd (en niet wilt dat de oorspronkelijke ontvanger een kopie van de e-mail krijgt).
  • Als u de SMTP-relayservice heeft ingeschakeld, wordt een kopie van het bericht bewaard in de map Verzonden in gebruikerspostvakken (bijvoorbeeld als een e-mail wordt gestuurd via een scanner) als uitgebreide e-mailopslag is ingeschakeld. Dit kan ertoe leiden dat de opslaglimieten in G Suite Basic worden overschreden voor sommige accounts.
  • Schakel uitgebreide e-mailopslag in als u Gmail alleen gebruikt voor de Vault-functie en e-mails doorstuurt naar uw lokale e-mailserver of andere e-mailprovider.

Uitgebreide e-mailopslag instellen

Opmerking: Wanneer uitgebreide e-mailopslag is ingeschakeld, wordt de invoer SYSTEM_OF_RECORD toegevoegd aan het rapport 'Zoeken in e-maillogboeken'.

  1. Log in bij de Google Beheerdersconsole.

    Log in met uw beheerdersaccount (dit eindigt niet op @gmail.com).

  2. Ga op de homepage van de Beheerdersconsole naar Appsand thenG Suiteand thenGmailand thenCompliance.

    Opmerking: U vindt deze instelling wellicht in Appsand thenG Suiteand thenGmailand thenGeavanceerde instellingen.

  3. Selecteer links een organisatie-eenheid.
  4. Scrol naar de instelling Uitgebreide e-mailopslag.
  5. Vink het vakje aan voor Zorg ervoor dat een kopie van alle verzonden of ontvangen e-mails wordt opgeslagen in de postvakken van aangesloten gebruikers.
  6. Klik onderaan op Opslaan.
Was dit nuttig?
Hoe kunnen we dit verbeteren?