Configurare l'archiviazione completa della posta

In qualità di amministratore, puoi assicurarti che una copia di tutti i messaggi inviati e ricevuti nel tuo dominio, inclusi quelli inviati o ricevuti da caselle di posta diverse da Gmail, venga archiviata nelle caselle di posta Gmail degli utenti interessati.

Archiviazione completa della posta e Vault

Se la tua organizzazione utilizza Vault, ti consigliamo di configurare l'archiviazione completa della posta per far sì che Vault abbia accesso completo ai messaggi email della tua organizzazione:

Gli utenti possono inviare messaggi email con altri servizi principali diGoogle Workspace oltre che con Gmail. Ad esempio:

Calendar: inviti in uscita e messaggi inviati con l'opzione Invia email agli invitati di Calendar per desktop.
Drive: contenuti di messaggi inviati quando gli utenti condividono, trasferiscono la proprietà o commentano file su Drive.
Documenti, Fogli, Presentazioni e Disegni Google: messaggi inviati dall'applicazione quando gli utenti inviano i file come allegati email o modificano le approvazioni relative ai file.
Moduli: messaggi email contenenti moduli o link a moduli.
Keep: messaggi email inviati quando gli utenti condividono le note in Keep.

L'archiviazione completa della posta assicura che i messaggi inviati da altri servizi principali vengano visualizzati nelle cartelle "Inviati" degli utenti e che siano quindi accessibili da parte di Vault.

Nota: l'archiviazione completa della posta si applica solo ai servizi principali di Google Workspace. I Servizi Google aggiuntivi potrebbero essere in grado di inviare messaggi email per conto degli utenti. I messaggi inviati da questi servizi potrebbero non essere archiviati nella cartella "Inviati" degli utenti e non essere disponibili per Vault.

Per le organizzazioni in cui i messaggi vengono reindirizzati a server email non Gmail, puoi configurare l'archiviazione completa della posta in modo da assicurarti che tutti i messaggi siano archiviati in caselle di posta di Gmail e siano quindi disponibili per Vault.
Inoltre, puoi configurare questa impostazione se utilizzi un sistema non Gmail in cui i messaggi vengono indirizzati per conto degli utenti mediante il servizio di inoltro SMTP (ad esempio sistemi di monitoraggio di richieste di assistenza, database di bug o sistemi di notifiche automatizzate) e vuoi che i messaggi vengano mostrati nelle caselle di posta di Gmail degli utenti. Questa impostazione è fondamentale per l'archiviazione in Google Vault dei messaggi di tutti gli utenti che attivano l'inoltro SMTP.

Considerazioni preliminari all'attivazione dell'archiviazione completa della posta

Prima di attivare l'archiviazione completa della posta, devi esaminare con attenzione alcune considerazioni importanti.

Non attivare l'archiviazione completa della posta se la tua organizzazione è soggetta a regole di conformità del routing che cambiano il destinatario (e non vuoi che il destinatario originale riceva una copia del messaggio).
Quando il servizio di inoltro SMTP è attivo, se anche l'archiviazione completa della posta è attiva le caselle di posta degli utenti mantengono una copia del messaggio nella cartella Inviati (ad esempio quando invii posta da uno scanner). Questo potrebbe causare il superamento dei limiti per lo spazio di archiviazione, se previsti dalla versione del tuo account. Confronta le versioni.
Se utilizzi Gmail solo per archiviare le email in Vault, devi attivare l'archiviazione completa della posta e inoltrare le email al server di posta on-premise o a un altro provider email.